連鎖餐飲采購管理制度?目的為加強連鎖餐飲企業采購管理，規范采購流程，確保采購工作的高效、有序進行，保證食材及相關物資的質量，降低采購成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于連鎖餐飲企業旗下各門店及配送中心的所有采購活動，包括食材、餐具、設備、辦公用品等各類物資的采購。基本原則1.質量第一原則：優先選擇質量可靠、符合食品安全標準的供應商和產品，確保所采購物資能滿足連鎖餐飲的經營需求和顧客健康要求。2.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略、談判技巧等降低采購成本，提高企業經濟效益。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當交易行為。4.效率原則：優化采購流程，提高采購工作效率，及時滿足各門店及相關部門的物資需求。采購組織與職責采購部門設置連鎖餐飲企業應設立專門的采購部門，根據企業規模和業務需求，合理劃分采購崗位，如采購經理、采購專員等。采購部門職責1.采購計劃制定：根據各門店的經營情況、庫存狀況及市場動態，制定合理的采購計劃，確保物資供應的及時性和準確性。2.供應商開發與管理：負責尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護良好的合作關系。3.采購執行：按照采購計劃和審批后的采購訂單，及時完成物資采購工作，確保采購物資按時、按質、按量交付。4.采購成本控制：通過談判、招標等方式爭取有利的采購價格和條款，降低采購成本。5.采購合同管理：起草、審核、簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況，及時處理合同變更和糾紛。6.質量把控：參與采購物資的驗收工作，確保所采購物資符合質量要求，對不合格物資及時進行處理。7.信息管理：收集、整理、分析采購相關信息，為企業決策提供數據支持。其他部門職責1.門店：及時反饋物資需求信息，協助采購部門進行驗收工作，對采購物資的質量和適用性進行監督。2.財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，監督采購資金的使用，進行采購成本核算和分析。3.質量控制部門：參與采購物資的質量驗收工作，制定質量標準，對不合格物資提出處理意見。采購流程采購申請1.各門店及相關部門根據經營需求和庫存情況，定期填寫物資采購申請表，詳細注明物資名稱、規格、數量、需求時間等信息。2.采購申請表需經部門負責人審核簽字后提交至采購部門。采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對申請內容進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。2.根據采購金額大小，按照企業內部審批流程進行審批。金額較小的采購申請由采購經理審批；金額較大的采購申請需提交至企業高層領導審批。供應商選擇與評估1.供應商尋找：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、參加展會等。2.供應商篩選：根據企業制定的供應商篩選標準，對潛在供應商進行初步篩選，排除不符合要求的供應商。3.供應商評估：對篩選后的供應商進行實地考察和綜合評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制體系、價格水平、服務水平、信譽等方面。4.供應商確定：根據評估結果，選擇合適的供應商，并與其簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。采購訂單下達1.采購部門根據審批后的采購申請和選定的供應商，下達采購訂單。采購訂單應明確物資名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等詳細信息。2.采購訂單需經采購經理審核簽字后發送給供應商。采購合同簽訂1.對于金額較大或采購周期較長的采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務、物資規格和質量標準、價格條款、交貨方式和時間、付款方式等內容。2.采購合同起草后，需經法務部門和財務部門審核，確保合同的合法性和經濟性。審核通過后，由企業授權代表與供應商簽訂合同。采購執行與跟蹤1.采購部門按照采購訂單要求，跟蹤供應商的生產進度和交貨情況，確保物資按時、按質、按量交付。2.如遇供應商交貨延遲、物資質量問題等異常情況，采購部門應及時與供應商溝通協調，采取相應的解決措施，并向相關部門反饋。驗收與入庫1.物資到貨后，采購部門應及時通知質量控制部門、門店及相關部門進行驗收。驗收人員根據采購合同和質量標準，對物資的數量、質量、規格等進行檢驗。2.驗收合格的物資辦理入庫手續，填寫入庫單；驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。付款結算1.財務部門根據采購合同和驗收合格的入庫單，審核采購付款申請。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間進行付款結算。2.采購部門應及時收集整理采購發票等相關憑證，交財務部門進行賬務處理。采購預算管理預算編制1.采購部門根據企業年度經營計劃和各門店的業務需求，結合歷史采購數據和市場價格變動趨勢，編制年度采購預算。2.年度采購預算應包括各類物資的采購數量、采購金額、采購時間等詳細信息，并分解到季度和月度。3.采購預算編制完成后，需經財務部門審核和企業高層領導審批。預算執行與控制1.采購部門應嚴格按照采購預算執行采購任務，不得隨意突破預算。如遇特殊情況需要調整預算，應按照企業內部預算調整流程進行審批。2.財務部門定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中的偏差，并提出改進措施。供應商管理供應商開發1.采購部門根據企業經營需求和發展戰略，制定供應商開發計劃，明確供應商開發的目標、范圍和方式。2.通過多種渠道收集潛在供應商信息，對潛在供應商進行初步篩選和評估，確定符合條件的供應商進行實地考察。3.實地考察內容包括供應商的生產場地、生產設備、質量控制體系、管理水平、員工素質等方面。考察結束后，撰寫考察報告，評估供應商是否具備合作條件。供應商評估1.建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估。評估指標包括質量、價格、交貨期、服務、信譽等方面。2.采購部門根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、待改進供應商和不合格供應商。3.對于優秀供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于待改進供應商，要求其限期整改，整改仍不合格的，取消合作資格。供應商激勵與約束1.激勵措施：對于表現優秀的供應商，采購部門可以采取增加采購量、給予價格優惠、延長付款期限等激勵措施，提高供應商的積極性和合作意愿。2.約束措施：在采購合同中明確供應商的違約責任，如交貨延遲、質量問題等應承擔的賠償責任。對于違反合同約定的供應商，采購部門有權采取扣除貨款、暫停合作、取消合作資格等約束措施。供應商信息管理1.建立供應商信息檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評估結果等內容。2.定期更新供應商信息檔案，確保信息的準確性和完整性。3.采購部門應與供應商保持良好的溝通與聯系，及時了解供應商的經營狀況和市場動態，為企業采購決策提供參考。采購風險管理風險識別1.采購部門應識別采購過程中可能面臨的風險，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、市場供應風險等。2.對識別出的風險進行分析，評估其發生的可能性和影響程度。風險應對措施1.供應商違約風險：選擇信譽良好、實力較強的供應商，簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，加強對供應商的監督和管理。2.質量風險：建立嚴格的質量驗收標準，加強對采購物資的質量檢驗，選擇質量可靠的供應商，要求供應商提供質量保證文件。3.價格波動風險：關注市場價格動態，與供應商協商簽訂價格調整條款，采用套期保值等金融工具進行價格風險管理。4.市場供應風險：開發多個供應商，建立供應商儲備庫，與供應商保持良好的溝通與合作關系，及時了解市場供應情況，制定應急預案。風險監控與評估1.建立采購風險監控機制，定期對采購風險進行監控和評估，及時發現風險變化情況。2.根據風險監控和評估結果，調整風險應對措施，確保采購風險得到有效控制。采購績效評估評估指標1.采購成本：評估采購物資的價格水平，計算采購成本節約率等指標。2.采購質量：考核采購物資的質量合格率，統計因質量問題導致的損失金額。3.交貨期：評估供應商的交貨準時率，計算延遲交貨次數和延遲天數。4.服務水平：評價采購部門與供應商及內部部門的溝通協調情況，收集相關部門的滿意度評價。5.采購效率：考核采購流程的執行效率，如采購申請處理時間、訂單下達時間、合同簽訂時間等。評估方法1.定期收集采購相關數據，按照評估指標進行計算和分析。2.采用定性與定量相結合的評估方法，如問卷調查、現場訪談、數據分析等。3.與采購部門及相關人員進行溝通，了解采購工作的實際情況和存在的問題。評估周期采購績效評估周期為季度或年度，根據評估結果進行總結和分析，提出改進措施和建議。評估結果應用