門店記錄憑證管理制度?一、總則（一）目的為加強門店記錄憑證管理，規范記錄憑證的填寫、收集、整理、歸檔和保存，確保門店運營信息的完整性、準確性和可追溯性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有門店，包括直營店、加盟店等。（三）管理原則1.真實性原則：記錄憑證應如實反映門店實際業務情況，不得虛假記錄。2.準確性原則：記錄憑證的填寫應準確無誤，數據清晰、邏輯連貫。3.完整性原則：涵蓋門店運營的各個環節，確保記錄無遺漏。4.及時性原則：及時填寫、收集和整理記錄憑證，不得拖延。5.保密性原則：涉及門店機密的記錄憑證應妥善保管，防止信息泄露。二、記錄憑證的種類及內容（一）銷售記錄1.銷售小票內容：包含商品名稱、規格、數量、單價、總價、銷售時間、銷售人員等信息。用途：作為顧客購買商品的直接憑證，用于核對銷售數據和處理售后。2.銷售日報表內容：匯總當日各商品的銷售數量、銷售額、銷售利潤等數據，以及不同時間段的銷售情況分析。用途：為門店管理層提供每日銷售業績概況，以便進行決策和調整。（二）庫存記錄1.庫存臺賬內容：記錄商品的出入庫日期、數量、批次、庫存余額等信息。用途：實時反映門店庫存動態，便于庫存管理和補貨決策。2.盤點表內容：在定期盤點或不定期抽查時，記錄實際庫存數量，并與庫存臺賬進行核對，標注差異情況及原因。用途：確保庫存數量準確，發現庫存管理中的問題并及時解決。（三）采購記錄1.采購訂單內容：包括采購商品名稱、規格、數量、單價、供應商信息、采購日期、交貨日期等。用途：作為向供應商采購商品的依據，明確采購雙方的權利和義務。2.采購發票內容：記錄采購商品的金額、稅額、發票號碼、開票日期等信息。用途：用于財務核算和報銷，證明采購業務的真實性和合法性。（四）人員考勤記錄1.考勤表內容：記錄員工每日的出勤、遲到、早退、請假、曠工等情況。用途：作為計算員工工資、獎金和進行績效考核的依據。（五）財務收支記錄1.收款憑證內容：記錄門店每日的現金收款、刷卡收款、線上收款等金額及來源。用途：反映門店的收入情況，確保資金及時入賬。2.付款憑證內容：包括支付供應商貨款、員工報銷、水電費等各項支出的金額、用途、支付方式等。用途：規范門店的費用支出，便于財務核算和審計。（六）客戶信息記錄1.客戶檔案內容：記錄客戶基本信息（姓名、性別、聯系方式、地址等）、購買歷史、消費偏好、投訴記錄等。用途：有助于門店進行客戶關系管理，提供個性化服務，提高客戶滿意度和忠誠度。三、記錄憑證的填寫要求（一）基本要求1.記錄憑證應使用黑色或藍色中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水填寫。2.填寫內容應清晰、工整，不得潦草、涂改。如有錯誤，應采用劃線更正法，在錯誤處劃一條紅線，在上方填寫正確內容，并加蓋經手人印章。（二）具體內容填寫要求1.日期：填寫業務發生的實際日期，年、月、日應完整。2.名稱：填寫商品、人員、供應商、客戶等的準確全稱。3.規格：詳細填寫商品的規格型號等信息。4.數量：準確記錄業務涉及的數量，數字書寫規范。5.單價：填寫商品或服務的實際價格。6.金額：根據數量和單價計算得出，計算準確，小數點后保留兩位。7.備注：對特殊情況或需要說明的事項進行簡要備注。四、記錄憑證的收集與整理（一）收集職責1.各崗位員工負責本崗位相關記錄憑證的及時填寫和收集。2.銷售崗位員工在完成每筆銷售業務后，應立即開具銷售小票，并于每日營業結束后，將銷售小票整理匯總，交予財務人員。3.庫存管理人員應每日更新庫存臺賬，在進行庫存盤點后，及時填寫盤點表，并提交給門店負責人。4.采購人員在采購業務發生后，應及時收集采購訂單、采購發票等憑證，并交予財務部門。5.考勤記錄由行政人員負責收集和整理，每月初將上月考勤表提交給財務部門作為工資核算依據。6.財務人員負責收集各類收款憑證和付款憑證，并進行初步審核。（二）整理要求1.按照記錄憑證的種類和時間順序進行分類整理。2.對于紙張大小不一致的憑證，應進行裁剪或粘貼，使其規格統一。3.去除憑證上的訂書釘、回形針等金屬物品，防止損壞。4.將整理好的記錄憑證裝訂成冊，每冊厚度適中，便于翻閱和保存。五、記錄憑證的歸檔與保存（一）歸檔流程1.整理好的記錄憑證由財務部門負責歸檔。2.按照年度、月份順序，將各類記錄憑證分別裝入檔案盒，并在檔案盒上標注檔案名稱、年份、月份等信息。3.在檔案盒內，按照憑證類別和時間順序依次排列記錄憑證，并編制目錄，注明每份憑證的名稱、日期、頁碼等信息，以便查找。（二）保存期限1.銷售記錄、庫存記錄、采購記錄等與門店運營直接相關的記錄憑證，保存期限為[X]年。2.人員考勤記錄保存期限為[X]年。3.財務收支記錄保存期限為[X]年，其中涉及稅務、審計等重要資料，按照國家相關法律法規規定的期限保存。4.客戶信息記錄應長期保存，直至客戶與門店終止業務關系后[X]年。（三）保存地點記錄憑證應保存在專門的檔案柜中，存放地點應干燥、通風、防火、防潮、防蟲，確保檔案安全。檔案柜應加鎖，并由專人負責管理。六、記錄憑證的查閱與使用（一）查閱權限1.門店內部員工因工作需要查閱記錄憑證的，應填寫《記錄憑證查閱申請表》，經部門負責人批準后，在財務人員陪同下查閱。2.公司管理層因工作需要查閱記錄憑證的，可直接查閱，但應在查閱后及時歸還，并做好查閱記錄。3.外部審計機構、稅務機關等因審計、檢查等工作需要查閱記錄憑證的，應按照相關法律法規規定的程序辦理手續，經公司授權人員批準后，由財務人員陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應愛護記錄憑證，不得在憑證上涂改、標記、抽取、撤換或損壞。2.查閱過程中，如需復印部分憑證內容，應經財務人員同意，并按照規定辦理復印手續。3.查閱完畢后，查閱人員應將記錄憑證及時歸還財務人員，并在《記錄憑證查閱登記表》上簽字確認。（三）使用規定記錄憑證僅用于門店內部管理、財務核算、審計檢查等工作，未經公司書面授權，任何人不得將記錄憑證提供給外部單位或個人使用。七、記錄憑證的銷毀（一）銷毀條件記錄憑證超過保存期限后，經財務部門審核、公司管理層批準，可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.財務部門編制《記錄憑證銷毀清單》，詳細列出擬銷毀的記錄憑證名稱、年份、月份、數量等信息。2.《記錄憑證銷毀清單》經公司管理層批準后，由財務部門會同行政部門共同組織銷毀工作。3.銷毀記錄憑證時，應采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，并由至少兩名監銷人員在場監督，確保銷毀過程符合規定要求。4.銷毀工作完成后，監銷人員應在《記錄憑證銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔保存。八、監督與檢查（一）監督職責1.財務部門負責對門店記錄憑證管理工作進行日常監督，定期檢查記錄憑證的填寫、收集、整理、歸檔和保存情況，發現問題及時督促整改。2.公司審計部門負責對門店記錄憑證管理工作進行定期審計，檢查記錄憑證的真實性、準確性、完整性和合規性，對發現的違規問題提出審計意見和建議。（二）檢查內容1.記錄憑證的填寫是否符合要求，內容是否完整、準確。2.記錄憑證的收集、整理、歸檔是否及時、規范。3.記錄憑證的保存是否安全，是否符合保存期限和保存地點的要求。4.記錄憑證的查閱與使用是否符合規定，有無未經授權提供給外部單位或個人使用的情況。5.記錄憑證的銷毀是否按照程序進行，銷毀清單是否完整、存檔。（三）處罰措施1.對于違反本制度規定填寫、收集、整理、歸檔和保存記錄憑證的員工，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.對于因記錄憑證管理不善導致門店運營信息不準確、不完整，給公司造成損失