資料管理制度執行記錄?一、總則（一）目的為了加強公司資料管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本資料管理制度執行記錄。（二）適用范圍本制度適用于公司內各部門、各崗位涉及的各類資料管理，包括但不限于文件、合同、檔案、數據等。（三）基本原則1.集中統一原則：公司資料實行集中統一管理，由專門的部門或人員負責。2.分類管理原則：根據資料的性質、用途等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。4.高效利用原則：充分發揮資料的作用，提高工作效率。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發布的各類規章制度、通知、通報等。2.業務文件類：涉及公司業務活動的合同、協議、報告、方案等。3.財務文件類：財務報表、賬目、審計報告等。4.人事文件類：員工檔案、考勤記錄、培訓資料等。5.技術文件類：研發資料、技術圖紙、工藝文件等。6.客戶資料類：客戶信息、往來函件、合作項目資料等。7.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料。（二）編號規則1.采用數字與字母相結合的方式進行編號。2.編號格式為：[分類代碼][年份][順序號]。3.分類代碼：用大寫字母表示各類資料，如"xZ"表示行政文件類。4.年份：用四位數字表示資料產生的年份。5.順序號：按照資料產生的先后順序依次編號。三、資料收集與整理（一）收集渠道1.各部門定期將本部門產生的資料提交給資料管理部門。2.通過公司內部辦公系統、郵件等方式收集相關資料。3.外部獲取的資料，如政府文件、行業報告等，由相關部門及時提交給資料管理部門。（二）整理要求1.資料管理部門對收集到的資料進行分類、編號，并建立電子和紙質檔案。2.對資料進行審核，確保資料的真實性、準確性和完整性。3.對不符合要求的資料，及時返回相關部門進行補充或修改。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.電子資料存儲在公司服務器的指定文件夾中，并定期進行備份。2.紙質資料存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列。（二）保管措施1.資料管理部門設置專人負責資料的保管，定期對資料進行檢查和清點。2.確保檔案柜的安全，配備必要的防火、防潮、防蟲等設備。3.對重要資料實行加密存儲，限制訪問權限。五、資料借閱與使用（一）借閱申請1.公司內部人員因工作需要借閱資料，需填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱目的、預計歸還時間等。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交給資料管理部門審批。（二）借閱審批1.資料管理部門根據借閱申請進行審核，對于涉及重要機密的資料，需經公司領導審批。2.審批通過后，資料管理部門為借閱人辦理借閱手續，發放資料。（三）借閱期限1.一般資料的借閱期限為[x]個工作日，如需延長借閱期限，需提前辦理續借手續。2.重要資料的借閱期限根據實際情況確定，最長不超過[x]個工作日。（四）歸還要求1.借閱人應在規定的借閱期限內歸還資料，如有特殊情況需要延期，應提前向資料管理部門說明原因。2.資料歸還時，資料管理部門應對資料進行檢查，如發現資料有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的責任。（五）使用規范1.借閱人應妥善保管借閱的資料，不得擅自轉借、復印、傳播或用于其他非工作目的。2.在使用資料過程中，應注意保護資料的安全和保密，不得泄露資料內容。六、資料共享與發布（一）共享范圍1.根據工作需要，確定資料共享的范圍和人員。2.共享資料應設置相應的訪問權限，確保資料的安全性。（二）發布流程1.資料管理部門負責資料的發布工作，發布前需對資料進行審核。2.審核通過后，將資料發布到公司內部辦公系統或指定的共享平臺上，并通知相關人員。（三）更新維護1.對共享資料進行定期更新和維護，確保資料的時效性和準確性。2.對于已發布的資料，如發現錯誤或需要修改，應及時進行更新，并通知相關人員。七、資料保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機密的資料，實行嚴格的保密制度，明確保密責任人和保密范圍。2.與接觸機密資料的人員簽訂保密協議，明確保密義務和違約責任。3.加強對資料存儲和傳輸過程的安全管理，采用加密技術等手段防止資料泄露。（二）安全管理1.建立資料安全管理制度，加強對資料存儲設備、網絡環境等的安全監控。2.定期進行數據備份，防止因意外事件導致資料丟失。3.對發生的資料安全事故，及時進行調查和處理，并采取相應的防范措施。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料超過保存期限，且已無保留價值。2.資料因其他原因需要銷毀，如公司業務調整、資料錯誤等。（二）銷毀流程1.資料管理部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等。2.申請表經所在部門負責人和公司領導審批后，由資料管理部門組織實施銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。4.對于重要資料的銷毀，應采用粉碎、焚燒等方式進行，確保資料無法恢復。九、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對資料管理制度的執行情況進行監督檢查，發現問題及時整改。2.資料管理部門負責對各部門資料管理工作進行指導和監督，確保資料管理工作規范有序。（二）考核評價1.將資料管理工作納入公司績效考核體系，對資料管理部門和相關人員進行考核評價。2.考核內容包括資料的收集、整理、存儲、保管、借閱、共享、銷毀等環節的工作質量和效率。3.根據考核結果，對表現優