展會管理制度?目的為加強公司展會活動的管理，規范展會籌備、參展及后續相關工作流程，提高展會效果，提升公司品牌形象和市場競爭力，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司組織或參與的各類展會活動，包括但不限于國內展會、國際展會、行業展會、專業展會等。展會活動定義本制度所指展會活動是公司為展示產品、技術、服務，推廣品牌形象，拓展市場渠道，加強與客戶、合作伙伴交流合作，而在特定時間、地點舉辦或參與的展覽、展銷、展示會、交流會等活動。展會活動策劃與籌備展會項目立項1.信息收集市場部門定期收集各類展會信息，包括展會名稱、時間、地點、主題、規模、參展范圍、目標受眾、往屆參展情況等。通過行業媒體、專業展會網站、行業協會、合作伙伴推薦等渠道獲取展會信息。2.項目評估市場部門對收集到的展會信息進行分析評估，結合公司年度市場推廣計劃、產品策略、品牌建設目標等，提出展會立項建議。評估內容包括展會的行業影響力、目標受眾與公司目標客戶的契合度、參展成本與預期收益、公司在展會上的競爭優勢等。3.立項審批展會立項建議提交公司管理層審批，審批通過后確定展會項目。立項報告應包括展會基本信息、評估分析、參展目標、預期效果、預算安排等內容。展會籌備小組組建1.人員構成展會籌備小組由市場部門牽頭，成員包括銷售部門、產品研發部門、設計部門、客服部門、行政部門等相關人員。市場部門負責展會整體策劃與協調；銷售部門負責客戶邀約與商務洽談；產品研發部門負責產品展示講解；設計部門負責展位設計與宣傳資料制作；客服部門負責現場客戶接待與咨詢解答；行政部門負責展會后勤保障工作。2.職責分工明確各成員在展會籌備過程中的具體職責，制定詳細的工作任務清單和時間節點安排，確保籌備工作有序進行。展會預算編制1.預算內容展會預算包括展位費用、展品運輸與倉儲費用、宣傳資料制作費用、人員差旅費、餐飲住宿費、現場布置費用、設備租賃費用、公關活動費用等。2.預算編制方法根據展會項目的具體要求和實際情況，結合歷史參展數據和市場行情，采用零基預算法進行預算編制。對各項費用進行詳細估算，確保預算的準確性和合理性。3.預算審批展會預算編制完成后，提交公司財務部門審核，經公司管理層審批后執行。展位設計與搭建1.展位設計要求展位設計應符合展會主題和公司品牌形象，突出產品特色和優勢，具有吸引力和視覺沖擊力。設計方案應充分考慮展位空間布局、展示形式、色彩搭配、燈光效果、互動體驗等因素，確保展位在眾多參展商中脫穎而出。2.展位搭建執行根據設計方案選擇專業的展位搭建商進行展位搭建，簽訂詳細的搭建合同，明確雙方權利義務。搭建過程中，籌備小組應定期與搭建商溝通協調，確保搭建進度和質量，嚴格按照設計方案進行施工，確保展位按時、按質完成搭建。3.展位驗收展位搭建完成后，籌備小組組織相關人員進行驗收，重點檢查展位結構安全、展示效果、設備運行、水電安裝等方面。對驗收過程中發現的問題及時要求搭建商進行整改，確保展位符合要求后交付使用。展品準備與運輸1.展品篩選根據展會主題和目標受眾，結合公司產品策略，從公司現有產品中篩選出適合在展會上展示的展品。展品應具有代表性、創新性、實用性，能夠體現公司技術實力和產品優勢。2.展品包裝對篩選出的展品進行妥善包裝，確保在運輸過程中不受損壞。包裝材料應根據展品特點和運輸要求進行選擇，采用專業的包裝技術和方法，保證展品安全運輸。3.展品運輸安排提前了解展會舉辦地的交通情況和物流運輸要求，選擇合適的運輸方式和物流公司進行展品運輸。制定詳細的展品運輸計劃，明確運輸時間、路線、運輸人員等信息，確保展品按時、安全抵達展會現場。宣傳資料準備1.宣傳資料內容宣傳資料包括公司宣傳冊、產品手冊、海報、宣傳單頁、名片、視頻資料等。宣傳資料應突出公司品牌形象、產品特點、服務優勢、參展信息等內容，設計風格應與展位設計相統一。2.宣傳資料設計制作由設計部門負責宣傳資料的設計制作，與市場部門溝通確定宣傳資料的內容和風格要求。設計制作過程中應注重排版美觀、內容準確、印刷質量，確保宣傳資料能夠有效傳達公司信息。3.宣傳資料審核發放宣傳資料設計制作完成后，提交籌備小組審核，經審核通過后進行印刷制作。在展會前將宣傳資料發放到相關人員手中，確保在展會上能夠及時向客戶提供。人員培訓1.產品知識培訓由產品研發部門對參展人員進行產品知識培訓，包括產品功能、特點、優勢、技術參數、使用方法等內容。確保參展人員能夠準確、詳細地向客戶介紹公司產品，解答客戶疑問。2.銷售技巧培訓銷售部門對參展人員進行銷售技巧培訓，包括客戶溝通技巧、商務談判技巧、銷售話術等內容。提高參展人員的銷售能力和商務洽談水平，促進展會期間的業務成交。3.展會禮儀培訓行政部門或專業禮儀機構對參展人員進行展會禮儀培訓，包括形象禮儀、接待禮儀、溝通禮儀等內容。提升參展人員的整體形象和職業素養，為客戶提供優質的服務體驗。客戶邀約1.邀約目標確定根據展會參展目標和目標受眾分析，確定客戶邀約名單和邀約目標數量。邀約名單應包括現有客戶、潛在客戶、合作伙伴、行業專家、媒體記者等。2.邀約方式采用多種邀約方式，如電話邀約、郵件邀約、短信邀約、社交媒體邀約等。針對不同類型的客戶，制定個性化的邀約話術和邀請函，提高邀約成功率。3.邀約跟進對邀約客戶進行跟進，及時了解客戶的反饋和意向，解答客戶疑問，確認客戶是否參展。對確定參展的客戶，提前做好接待安排和溝通對接工作。展會活動執行展會現場布置1.布置時間在展會開幕前一天完成展位現場布置工作，確保展位整潔、美觀、有序。2.布置內容按照設計方案進行展位現場布置，包括展品陳列、宣傳資料擺放、設備調試、燈光音響調試、展示道具安裝等。設置咨詢臺、洽談區、演示區、互動體驗區等功能區域，營造良好的參展環境。3.現場檢查布置完成后，籌備小組再次對展位進行檢查，確保各項布置工作符合要求，設備運行正常，宣傳資料齊全。展會期間工作安排1.人員分工明確展會期間各人員的工作職責，確保各項工作有人負責、有序開展。市場部門負責展會整體協調和活動策劃；銷售部門負責客戶接待、商務洽談和業務成交；產品研發部門負責產品講解和技術答疑；設計部門負責展位維護和宣傳資料更新；客服部門負責客戶咨詢解答和投訴處理；行政部門負責后勤保障和現場秩序維護。2.客戶接待熱情接待來訪客戶，主動介紹公司和產品情況，引導客戶參觀展位，解答客戶疑問。對重要客戶或潛在客戶，安排專人進行接待和陪同，深入溝通交流，了解客戶需求和意向。3.商務洽談銷售部門積極與客戶進行商務洽談，介紹公司產品優勢、合作政策和解決方案，爭取達成合作意向或業務成交。對洽談過程中客戶提出的問題和需求，及時反饋給相關部門，共同研究解決方案，提高客戶滿意度。4.產品展示與講解產品研發部門和相關技術人員在展位演示區進行產品展示和講解，通過實物演示、操作講解、視頻播放等方式，向客戶展示公司產品的功能、特點和優勢。根據客戶需求和關注點，有針對性地進行產品講解，突出產品價值和對客戶的利益。5.互動體驗活動在展位設置互動體驗區，開展形式多樣的互動體驗活動，如產品試用、游戲互動、技術演示等，吸引客戶參與，增強客戶對公司產品和品牌的了解和認知。安排專人負責互動體驗活動的組織和引導，確保活動順利進行。6.宣傳推廣活動利用展會現場的宣傳渠道和資源，如海報、宣傳單頁、電子顯示屏等，進行公司品牌和產品宣傳推廣。積極參與展會主辦方組織的各類宣傳活動，如新聞發布會、論壇研討會、產品推介會等，提升公司在行業內的知名度和影響力。7.后勤保障工作行政部門做好展會期間的后勤保障工作，包括餐飲供應、飲用水保障、設備維護、安全保衛、環境衛生等。確保展會現場秩序良好，為參展人員和客戶提供舒適、便捷的參展環境。展會活動記錄與總結1.活動記錄安排專人負責展會活動記錄，包括客戶信息、洽談內容、業務成交情況、客戶反饋意見等。記錄方式可采用紙質記錄、電子表格記錄、錄音錄像等多種形式，確保記錄準確、完整。2.效果評估展會結束后，對展會效果進行評估，評估指標包括參展人數、客戶質量、業務成交金額、品牌知名度提升、市場反饋等。通過問卷調查、客戶訪談、數據分析等方式收集相關信息，對展會效果進行客觀評價。3.經驗總結根據展會活動記錄和效果評估結果，對展會籌備和執行過程中的經驗教訓進行總結。分析成功之處和不足之處，提出改進措施和建議，為今后的展會活動提供參考。展會活動后續跟進客戶跟進1.意向客戶跟進對展會期間收集到的意向客戶進行及時跟進，通過電話、郵件、拜訪等方式與客戶保持溝通，進一步了解客戶需求，提供詳細的產品資料和解決方案，促進業務成交。建立意向客戶跟進臺賬，記錄跟進過程和結果，定期對跟進情況進行總結分析。2.合作客戶維護對展會期間達成合作意向或簽訂合作協議的客戶，做好后續維護工作。及時履行合作協議，提供優質的產品和服務，定期回訪客戶，了解客戶使用情況和滿意度，加強與客戶的合作關系，促進長期合作。市場反饋收集與分析1.反饋收集通過問卷調查、客戶訪談、社交媒體監測等方式，收集展會期間客戶對公司產品、品牌、服務、展位設計等方面的反饋意見。鼓勵客戶提出寶貴的建議和意見，以便公司及時改進和優化相關工作。2.反饋分析對收集到的市場反饋進行整理和分析，找出存在的問題和不足之處。分析客戶需求和市場趨勢的變化，為公司產品研發、市場推廣、品牌建設等方面提供決策依據。資料歸檔與費用結算1.資料歸檔展會活動結束后，將展會籌備和執行過程中的相關資料進行整理歸檔，包括展會立項報告、預算報表、展位設計方案、宣傳資料、客戶名單、活動記錄、效果