局痕跡管理制度?總則目的為加強本局工作管理，規范工作痕跡，確保各項工作可追溯、可查詢、可監督，提高工作效率和質量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本局全體工作人員在履行工作職責過程中形成的各類痕跡資料管理。基本原則1.真實性原則：痕跡資料應如實反映工作開展的過程和結果，確保信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工作的各個環節和方面，保證痕跡資料全面、系統。3.規范性原則：痕跡的記錄、整理、歸檔等操作應符合統一的標準和規范。4.保密性原則：涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的痕跡資料，應嚴格按照保密規定進行管理。痕跡管理內容文件資料痕跡1.收文處理對收到的文件進行登記，記錄文件名稱、文號、來文單位、收文日期等信息。按照規定的流程進行傳閱、批示、辦理，并在文件上注明處理情況和日期。將處理完畢的文件及時歸檔，確保文件流轉過程清晰可查。2.發文管理擬制文件時，明確文件的主題、內容、格式等要求。對發文進行審核、簽發，記錄審核意見和簽發人。編號、排版、印制文件，登記發文日期、文號、份數、發放范圍等。將發文底稿、正本及相關附件一并歸檔保存。3.內部文件本局自行制定的各類規章制度、工作計劃、總結報告等文件，應明確起草人、審核人、批準人。按照規定的格式和編號進行編寫，注明文件生效日期和有效期。定期對內部文件進行清理和修訂，確保文件的時效性和準確性。會議活動痕跡1.會議籌備確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，制定會議議程。準備會議資料，如會議通知、發言稿、匯報材料等，并記錄資料準備情況。安排會議場地布置、設備調試等工作，記錄相關事項和責任人。2.會議記錄安排專人負責會議記錄，準確記錄會議內容、討論要點、決議事項等。會議記錄應使用專用的記錄本，記錄清晰、完整，注明會議主持人、記錄人、日期。會后及時整理會議記錄，形成會議紀要，經審核后發送給參會人員，并歸檔保存。3.活動組織策劃活動方案，明確活動目的、內容、流程、時間、地點等。做好活動宣傳、報名、物資準備、現場布置等工作，記錄相關工作的開展情況。對活動過程進行拍照、錄像，收集活動相關資料，如簽到表、講話稿、圖片、視頻等，活動結束后及時整理歸檔。工作流程痕跡1.業務辦理流程根據本局各項業務工作的特點，制定詳細的業務辦理流程圖，明確每個環節的工作內容、責任人員、辦理時限等。工作人員在辦理業務過程中，應按照流程圖的要求，及時記錄每個環節的辦理情況，如受理時間、辦理進度、審批意見、辦結時間等。建立業務辦理臺賬，對業務辦理情況進行跟蹤和統計，確保業務辦理流程順暢、高效。2.工作交接痕跡工作人員因工作調動、休假等原因需要進行工作交接時，應填寫工作交接清單，詳細列出交接的工作事項、文件資料、未完成的工作任務等。交接雙方應在交接清單上簽字確認，并注明交接日期。接收人應對交接的工作進行認真核對，如有疑問及時與交接人溝通解決。交接完成后，交接清單應歸檔保存。監督檢查痕跡1.內部監督檢查定期開展內部監督檢查工作，制定檢查計劃，明確檢查內容、范圍、方法、時間等。檢查人員應填寫檢查記錄，記錄檢查發現的問題、整改要求、整改責任人、整改期限等。對檢查發現的問題進行跟蹤復查，確保問題得到及時整改。整改情況應記錄在案，并歸檔保存。2.外部監督檢查對于上級部門、審計機關、紀檢監察部門等開展的外部監督檢查，應積極配合，提供相關資料和情況說明。對外部監督檢查提出的意見和建議，應認真研究，制定整改措施，并按時報送整改情況報告。將外部監督檢查的相關資料，如檢查通知、檢查報告、整改報告等進行整理歸檔。痕跡管理方式紙質記錄1.使用統一印制的記錄本、表格、文件等進行紙質痕跡記錄。2.紙質記錄應字跡清晰、內容完整，不得隨意涂改。如有涂改，應在涂改處加蓋涂改人印章或簽字確認。3.定期對紙質記錄進行整理和裝訂，按照類別和時間順序進行存放，便于查閱和保管。電子記錄1.利用辦公自動化系統、電子文檔管理系統等對文件資料、會議記錄、工作流程等進行電子記錄。2.電子記錄應按照規定的格式和命名規則進行存儲，確保數據的準確性和完整性。3.定期對電子記錄進行備份，防止數據丟失。同時，建立數據訪問權限管理制度，確保電子記錄的安全性和保密性。影像記錄1.在重要會議、活動、業務辦理現場等使用照相機、攝像機等設備進行影像記錄。2.影像記錄應清晰、完整，能夠真實反映工作場景和過程。3.及時對影像資料進行整理和分類，標注拍攝時間、地點、內容等信息，并存儲在專用的存儲設備或服務器上。痕跡管理職責部門職責1.辦公室負責本局文件資料痕跡管理的統籌協調工作，制定文件資料管理制度和流程。指導和監督各部門文件資料的收文、發文、歸檔等工作。負責本局會議活動的組織協調，做好會議活動痕跡資料的收集、整理和歸檔工作。保管本局重要文件資料和檔案，按照規定提供查閱服務。2.各業務部門負責本部門業務工作痕跡資料的記錄、整理和保管。按照文件資料管理制度和業務辦理流程，做好文件的起草、審核、簽發、歸檔等工作。組織開展本部門的會議和活動，及時記錄相關情況，并將痕跡資料報送辦公室歸檔。配合辦公室做好內部監督檢查和外部監督檢查痕跡資料的提供和整改工作。工作人員職責1.文件資料管理人員負責文件資料的收發、登記、傳閱、整理、歸檔等具體工作。嚴格遵守文件資料管理規定，確保文件資料的安全和保密。及時更新文件資料管理系統，保證文件資料信息的準確和完整。2.會議記錄人員認真做好會議記錄工作，準確記錄會議內容和決議事項。會后及時整理會議記錄，形成會議紀要，并按照要求發送給相關人員。妥善保管會議記錄資料，便于查閱和追溯。3.業務辦理人員在業務辦理過程中，按照規定記錄工作痕跡，確保業務辦理流程清晰、可查。及時整理和歸檔業務辦理過程中形成的各類文件資料，保證資料的完整性和準確性。配合做好工作交接和監督檢查等痕跡管理工作。痕跡資料歸檔與保管歸檔范圍1.各類文件資料，包括收文、發文、內部文件、會議文件、業務文件等。2.會議活動相關資料，如會議通知、議程、記錄、紀要、活動方案、圖片、視頻等。3.工作流程記錄，如業務辦理臺賬、工作交接清單、檢查記錄等。4.監督檢查資料，如內部監督檢查計劃、報告、整改記錄，外部監督檢查通知、報告、整改報告等。歸檔要求1.歸檔資料應齊全、完整，符合真實性、完整性、規范性要求。2.按照文件資料的類別、時間順序進行分類整理，編制目錄和索引，便于查找和利用。3.歸檔的紙質資料應裝訂整齊，電子資料應存儲在專用的存儲設備或服務器上，并建立相應的索引目錄。4.對歸檔資料進行編號和標識，確保每份資料都有唯一的編號，便于管理和查詢。保管期限1.永久保管本局制定的重要規章制度、長期規劃、總結報告等文件資料。涉及本局重大決策、重要業務活動、重大案件等具有長期保存價值的文件資料。上級部門下發的具有長期指導意義的重要文件。2.定期保管一般文件資料保管期限為[X]年，期滿后經鑒定可進行銷毀。會議活動資料、工作流程記錄、監督檢查資料等保管期限根據實際情況確定，一般不少于[X]年。保管措施1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.建立檔案管理制度，明確檔案管理人員職責，定期對檔案進行檢查和盤點，確保檔案的安全和完整。3.對電子檔案采取加密存儲、異地備份等措施，防止數據丟失和損壞。4.嚴格控制檔案查閱權限，查閱檔案應辦理登記手續，經批準后方可查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。痕跡資料查閱與利用查閱權限1.本局工作人員因工作需要查閱本局痕跡資料的，應填寫查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱本局痕跡資料的，應持單位介紹信和有效身份證件，經本局分管領導批準后，方可查閱。查閱內容涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的，應嚴格按照保密規定辦理相關手續。3.查閱檔案資料應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案資料帶出指定地點。查閱程序1.查閱申請人填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.申請表經所在部門負責人或分管領導批準后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據申請表提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內容等。4.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認。利用規定1.查閱痕跡資料僅供查閱人在規定的范圍內使用，不得擅自復制、傳播、泄露檔案內容。2.如需復制檔案資料，應按照檔案管理部門的規定辦理相關手續，經批準后方可復制。復制的檔案資料應與原件一致，并注明復制日期、復制人等信息。3.檔案管理部門應積極為利用者提供服務，根據利用需求，對檔案資料進行整理、匯編等加工，為工作決策和研究提供參考依據。痕跡資料銷毀銷毀范圍1.已到保管期限且無保存價值的檔案資料。2.經鑒定確認不再具有保存意義的文件資料、會議活動資料、工作流程記錄、監督檢查資料等。3.因機構改革、工作調整等原因不再適用的文件資料。銷毀程序1.檔案管理部門定期對檔案資料進行清理，提出銷毀意見，編制銷毀清單。2.銷毀清單經檔案