回簽單管理制度?一、總則（一）目的為規范公司回簽單的管理，確保公司業務流程的順暢，保障公司權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及的各類業務回簽單管理，包括但不限于銷售業務、采購業務、項目合作等相關業務產生的回簽單。（三）基本原則1.準確性原則回簽單信息應準確反映業務實際情況，包括但不限于業務內容、數量、金額、交付時間、質量標準等關鍵信息。2.及時性原則相關責任部門和人員應在規定時間內完成回簽單的簽署與傳遞，避免因延誤導致業務流程受阻或公司利益受損。3.完整性原則回簽單應包含所有必要的簽字、蓋章及相關審批環節，確保手續完備。4.可追溯性原則回簽單作為業務過程的重要記錄，應妥善保存，以便在需要時能夠追溯業務詳情。二、回簽單的定義與分類（一）定義回簽單是指公司與外部合作方（如客戶、供應商等）就業務往來事項達成一致后，由合作方簽署確認的書面文件，用于證明雙方對業務內容、條款等的認可。（二）分類1.銷售回簽單用于記錄公司向客戶銷售產品或提供服務的相關信息，包括銷售合同、訂單、送貨單等經客戶確認后的回簽文件。2.采購回簽單涉及公司從供應商處采購物資或服務的確認文件，如采購訂單、收貨單等經供應商簽字的回簽單。3.項目合作回簽單針對公司參與的各類項目合作，與合作方就項目進度、成果交付、費用結算等事項達成一致后的書面確認文件。三、回簽單的生成與流轉（一）生成1.業務發起部門各業務部門在與外部合作方開展業務時，應根據業務內容起草相應的業務文件，如銷售合同草案、采購訂單初稿等，并確保文件內容符合公司業務要求和法律法規規定。2.審核與修訂業務文件起草完成后，應提交給本部門負責人進行審核。部門負責人應從業務合規性、條款合理性、風險控制等方面進行全面審查，并提出修改意見。業務人員根據審核意見對文件進行修訂，確保文件準確無誤。（二）流轉1.發送給合作方經審核修訂后的業務文件由業務發起部門發送給外部合作方。發送方式可根據實際情況選擇郵件、快遞、專人送達等，但應確保合作方能夠及時收到文件，并確認接收情況。2.合作方簽署合作方收到業務文件后，應在規定時間內對文件進行仔細審核。如無異議，應按照文件要求完成簽字、蓋章等簽署手續。對于需要多部門會簽或審批的業務，合作方應根據實際情況依次完成相關流程后再進行簽署。3.回傳公司合作方簽署后的回簽單應及時回傳給公司業務發起部門。業務發起部門在收到回簽單后，應進行初步核對，確保回簽單內容與原業務文件一致，簽字、蓋章等手續齊全。四、回簽單的審核與審批（一）審核1.業務部門初審業務發起部門收到合作方回簽單后，首先由業務人員對回簽單內容進行詳細核對，確保與原業務文件及實際業務情況相符。如發現問題，應及時與合作方溝通解決，并記錄溝通情況。2.相關部門會審（如有需要）對于涉及多個部門的業務，如大型項目合作、復雜采購業務等，業務發起部門應組織相關部門進行會審。會審內容包括業務合規性、技術可行性、財務預算等方面。各部門應根據自身職責對回簽單提出審核意見，業務發起部門匯總各方意見后，對回簽單進行進一步修改完善。（二）審批1.部門負責人審批經初審或會審后的回簽單提交給業務部門負責人進行審批。部門負責人應從部門整體業務目標、風險把控等角度對回簽單進行全面審查，確認回簽單是否符合部門利益和公司整體戰略要求。如無異議，部門負責人在回簽單上簽署審批意見并簽字確認。2.分管領導審批（如有需要）對于重大業務或涉及金額較大的回簽單，需提交分管領導進行審批。分管領導應綜合考慮公司業務發展、市場形勢、風險評估等因素，對回簽單進行最終決策。審批通過后，分管領導在回簽單上簽字確認。五、回簽單的存檔與保管（一）存檔要求1.紙質存檔業務發起部門應將審核審批通過后的回簽單原件按照類別、時間順序進行整理，裝訂成冊，并妥善保管。對于重要業務的回簽單，應建立專門的檔案卷宗，進行單獨存放。2.電子存檔同時，應將回簽單的電子掃描件或電子文檔存儲在公司指定的電子存儲系統中。電子文檔應按照規范的命名規則進行命名，以便于查詢和檢索。（二）保管期限回簽單的保管期限應根據業務性質和相關法律法規要求確定。一般情況下，銷售業務回簽單、采購業務回簽單等應至少保管[X]年，項目合作回簽單應保管至項目結束后[X]年。在保管期限內，應確保回簽單的完整性和可查閱性。（三）查閱與借閱1.查閱權限公司內部人員因工作需要查閱回簽單時，應填寫《回簽單查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案保管部門進行查閱。檔案保管部門應指定專人負責協助查閱，并做好查閱記錄。2.借閱權限如需借閱回簽單原件，必須經過嚴格的審批流程。借閱人應填寫《回簽單借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等內容，經部門負責人、分管領導審批同意后，方可辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應提前辦理續借手續。借閱人應妥善保管所借閱的回簽單原件，不得擅自復印、轉借或涂改。歸還時，檔案保管部門應對回簽單原件進行仔細核對，確保無損壞、缺失等情況。六、回簽單的異常處理（一）回簽延遲1.及時溝通若發現合作方未在規定時間內完成回簽單簽署，業務發起部門應及時與合作方取得聯系，了解延遲原因。如因合作方內部流程繁瑣、文件審核時間較長等原因導致延遲，應與合作方協商確定新的回簽時間節點，并督促其盡快完成簽署。2.風險評估對于回簽延遲可能對公司業務造成的影響進行風險評估。如延遲可能導致業務進度受阻、客戶滿意度下降、合同違約等風險，應及時向部門負責人和相關領導匯報，并制定相應的應對措施。（二）回簽內容不符1.差異核對當發現回簽單內容與原業務文件存在不符時，業務發起部門應與合作方進行詳細核對，明確差異所在及原因。如因雙方理解偏差、業務變更等原因導致差異，應與合作方溝通協商，達成一致意見后對回簽單進行修改。2.重新簽署對于修改后的回簽單，應按照本制度規定的流程重新進行審核、審批，并由合作方重新簽署確認。確保回簽單內容準確反映業務實際情況，避免因回簽內容不符引發的糾紛和風險。（三）丟失或損壞1.掛失與補辦如發現回簽單原件丟失或損壞，業務發起部門應立即向檔案保管部門掛失，并及時與合作方溝通說明情況。經合作方同意后，可根據原業務文件及相關溝通記錄，重新起草回簽單，并按照規定流程進行審核、審批和簽署。2.記錄備案同時，應對回簽單丟失或損壞的情況進行詳細記錄備案，包括丟失或損壞的時間、原因、處理過程等信息，以便日后查閱和追溯。七、監督與考核（一）監督機制1.內部審計監督公司內部審計部門應定期對回簽單管理情況進行審計檢查，重點審查回簽單的生成、流轉、審核、審批、存檔等環節是否符合本制度規定，是否存在違規操作或風險隱患。對于審計發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.業務部門自查各業務部門應定期對本部門回簽單管理工作進行自查自糾，確保回簽單管理工作規范有序。自查內容包括回簽單的執行情況、流程合規性、文件保管等方面。對于自查發現的問題，應及時進行整改，并將自查情況報公司管理層。（二）考核措施1.考核指標設定將回簽單管理工作納入公司績效考核體系，設定相應的考核指標，如回簽單及時率、回簽單準確率、回簽單檔案完整率等。具體指標及權重可根據公司實際情況進行設定。2.考核結果應用根據考核結果，對在回簽單管理工作中表現優秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對因工作失誤導致回簽單管理出現問題，給公司造成損失的部門和個人，按照公司相關規定進行處罰。處罰措施