文檔印章管理制度?一、總則（一）目的為加強公司文檔印章管理，維護公司印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的各類文檔印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章等。（三）基本原則1.依法合規原則：印章的使用必須嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定。2.謹慎使用原則：嚴格控制印章的使用范圍和審批程序，確保印章使用的必要性和安全性。3.專人保管原則：指定專人負責印章的保管，明確保管人的職責和權限。4.登記備案原則：對印章的刻制、啟用、變更、停用、銷毀等情況進行詳細登記備案。二、印章的種類及用途（一）公司公章1.用途：代表公司對外行使權利和承擔義務，用于各類重要文件、合同、協議、信函等的簽署。2.使用范圍：包括但不限于公司對外簽訂的合同、協議；向政府部門、企事業單位報送的重要文件；公司出具的各類證明、介紹信等。（二）合同專用章1.用途：專門用于公司對外簽訂各類合同、協議。2.使用范圍：僅限于公司與外部單位簽訂的經濟合同、業務合作協議等。（三）財務專用章1.用途：用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務活動。2.使用范圍：包括但不限于支票、匯票、發票、收據等財務票據的加蓋。（四）法人章1.用途：代表公司法定代表人行使職權，用于特定的財務文件、合同等的簽署。2.使用范圍：一般用于銀行預留印鑒、重大財務事項的審批文件等。（五）部門章1.用途：用于各部門內部文件、資料的往來，以及與本部門業務相關的對外聯系。2.使用范圍：如部門間的工作聯系函、業務報表、內部審批文件等。三、印章的刻制與啟用（一）刻制流程1.因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數量等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司行政部門審核。2.行政部門審核通過后，提交公司分管領導審批。3.經公司分管領導批準后，由行政部門統一安排到公安機關指定的具有資質的印章刻制單位進行刻制。4.刻制完成后，刻制單位應提供印章印模及相關證明文件，交行政部門留存備案。（二）啟用流程1.新印章刻制完成后，行政部門應填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、啟用范圍等信息，并附上印章印模。2.《印章啟用申請表》經行政部門負責人簽字確認后，報公司分管領導審批。3.經公司分管領導批準后，行政部門發布印章啟用通知，明確印章的啟用時間、啟用范圍、使用規定等事項。4.印章啟用后，由行政部門負責將印章交接給指定的保管人，并辦理交接手續。四、印章的保管（一）保管人員1.公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章由行政部門指定專人保管；部門章由各部門指定專人保管。2.印章保管人應具備良好的職業道德和責任心，熟悉印章管理規定，嚴格遵守印章使用流程。（二）保管要求1.印章保管人應將印章存放在安全可靠的地方，如保險柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.印章保管人不得將印章隨意放置或交予他人代管，確因工作需要臨時外出時，應將印章妥善委托他人代管，并辦理交接手續。3.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。五、印章的使用（一）使用流程1.填寫《印章使用申請表》：用印申請人應詳細填寫《印章使用申請表》，注明用印事項、用印文件名稱、份數、用印日期、申請人姓名等信息，并附上相關文件或資料。2.審批：一般事項用印：由部門負責人簽字審批后，交印章保管人用印。重要事項用印：經部門負責人簽字后，還需報公司分管領導審批；涉及重大決策、重要合同等事項的用印，需經公司總經理審批。3.用印：印章保管人在審核《印章使用申請表》及相關文件資料無誤后，按照審批意見進行用印。用印時應確保印章清晰、端正，與文件內容一致。4.登記：印章保管人在用印后，應及時在《印章使用登記簿》上進行登記，記錄用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數、申請人姓名、審批人等信息。（二）使用范圍限制1.嚴禁將公司印章用于任何違法違規活動或與公司業務無關的事項。2.未經公司書面授權，任何人不得擅自使用公司印章對外提供擔保、抵押、質押等。3.涉及公司重大利益、重要決策的文件、合同等，必須經公司法定代表人或授權代表簽字后方可加蓋印章。（三）特殊情況處理1.緊急情況下需用印，但無法按照正常審批流程進行時，用印申請人應電話請示相關領導同意后，先行用印，并在事后及時補辦審批手續。2.因工作需要攜帶印章外出時，必須經公司分管領導批準，并填寫《印章外出攜帶申請表》，注明外出事由、攜帶時間、攜帶地點等信息。印章外出期間，必須由兩人以上共同保管，確保印章安全。六、印章的變更與停用（一）變更1.因公司名稱變更、業務調整等原因需要變更印章時，由行政部門填寫《印章變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內容等信息，并附上相關證明文件。2.《印章變更申請表》經行政部門負責人簽字確認后，報公司分管領導審批。3.經公司分管領導批準后，按照印章刻制與啟用的流程辦理新印章的刻制與啟用手續，并及時將舊印章交回行政部門。4.行政部門應將印章變更情況及時通知相關部門和人員，并對涉及印章變更的文件、資料進行清理和更新。（二）停用1.因公司名稱變更、業務調整、印章損壞等原因需要停用印章時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，注明停用原因、停用日期等信息，并附上相關證明文件。2.《印章停用申請表》經行政部門負責人簽字確認后，報公司分管領導審批。3.經公司分管領導批準后，行政部門發布印章停用通知，明確印章停用時間、停用原因等事項。4.印章停用后，由行政部門負責將印章收回，并妥善保管。對于重要印章，如公司公章、合同專用章等，應進行封存，并登記備案。七、印章的銷毀（一）銷毀條件1.因公司名稱變更、業務調整等原因停用的印章，在確認不再使用后，應及時進行銷毀。2.因印章損壞、遺失等原因需要重新刻制的，原印章應進行銷毀。（二）銷毀流程1.由行政部門填寫《印章銷毀申請表》，注明印章名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，并附上相關證明文件。2.《印章銷毀申請表》經行政部門負責人簽字確認后，報公司分管領導審批。3.經公司分管領導批準后，行政部門會同審計部門、法務部門等相關人員共同對印章進行銷毀。4.印章銷毀過程應進行拍照或錄像，并由參與銷毀的人員簽字確認。銷毀完成后，填寫《印章銷毀登記表》，記錄印章名稱、銷毀日期、銷毀方式、參與人員等信息。八、監督與檢查（一）內部監督1.公司行政部門負責定期對印章的保管、使用情況進行檢查，確保印章管理規范、安全。2.審計部門負責對印章使用的合規性進行審計監督，發現問題及時提出整改意見。3.法務部門負責對涉及印章使用的法律風險進行審查，確保公司印章使用符合法律法規要求。（二）違規處理1.對于違反本制度規定使用印章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規使用印章