例會室管理制度?一、總則（一）目的為規范例會室的使用與管理，提高會議室使用效率，確保各類會議及活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門在例會室召開的各類會議、培訓、研討及其他相關活動。（三）管理原則1.統一管理原則：例會室由公司行政部門統一管理和調配，確保資源的合理利用。2.預約優先原則：各部門如需使用例會室，應提前預約，按照預約順序安排使用。3.高效利用原則：鼓勵充分利用例會室資源，提高使用效率，避免資源閑置。4.愛護設施原則：使用部門和人員應愛護例會室內的設施設備，保持環境整潔。二、例會室使用規定（一）預約流程1.各部門使用例會室前，需填寫《例會室使用申請表》，詳細注明使用時間、使用部門、參會人數、會議主題等信息。2.將申請表提交至行政部門，行政部門根據例會室的使用情況進行審核和安排。3.審核通過后，行政部門將以郵件或其他方式通知申請部門預約成功，并告知具體的使用時間和注意事項。（二）使用時間1.例會室的正常使用時間為工作日的[具體時間段]，如有特殊需求，可提前與行政部門溝通協商。2.單次使用例會室的時間原則上不超過[X]小時，確因會議或活動需要延長使用時間的，需提前向行政部門說明情況并獲得批準。（三）參會人數限制例會室的座位數量有限，為保證會議效果和參會人員的舒適度，各部門應根據實際參會人數合理預約會議室。一般情況下，[會議室名稱]可容納[X]人，[會議室名稱]可容納[X]人，以此類推。如參會人數超過會議室最大容納人數，應提前與行政部門溝通，另行安排合適的會議室。（四）使用變更與取消1.如因特殊情況需要變更例會室使用時間或參會人員名單，申請部門應至少提前[X]小時通知行政部門，并提交變更后的《例會室使用申請表》。2.如因不可抗力等原因需要取消例會室預約，申請部門應及時通知行政部門，否則將按照未使用處理，并承擔相應的責任。三、例會室設施設備管理（一）設施設備清單例會室內配備的設施設備包括但不限于桌椅、投影儀、音響設備、白板、電腦、空調等。行政部門應定期對設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）設施設備使用1.使用部門和人員在使用例會室設施設備時，應嚴格按照操作規程進行操作，避免因操作不當造成設備損壞。2.如需使用投影儀、音響設備等專業設備，應提前向行政部門申請，由行政部門安排專業人員進行操作和指導。3.使用過程中如發現設施設備出現故障或異常情況，應立即停止使用，并及時通知行政部門進行維修。（三）設施設備維護與保養1.行政部門應定期對例會室設施設備進行清潔、保養和檢查，及時發現并解決潛在問題。2.對于易損部件和耗材，如投影儀燈泡、白板筆等，行政部門應建立庫存管理制度，及時進行更換和補充，確保設施設備的正常使用。3.設施設備的維修和保養工作應由專業人員負責，嚴禁非專業人員擅自拆卸和維修設備。四、例會室環境衛生管理（一）衛生要求1.使用部門和人員應保持例會室內環境整潔，會議結束后及時清理桌面、地面，將垃圾帶走。2.嚴禁在例會室內吸煙、吐痰、亂扔雜物等，保持空氣清新。3.不得在例會室內張貼、涂寫與會議無關的內容，如需張貼宣傳資料等，應提前向行政部門申請并獲得批準。（二）清潔安排1.行政部門負責例會室的日常清潔工作，每天在會議結束后對例會室進行全面清掃，包括桌面、地面、門窗、設備等的清潔。2.對于使用頻率較高的例會室，行政部門可根據實際情況增加清潔次數，確保環境始終保持整潔。3.各部門在使用例會室過程中如發現環境衛生問題，應及時通知行政部門進行處理。五、安全管理（一）消防安全1.例會室內應配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并確保其處于正常可用狀態。2.使用部門和人員應熟悉消防器材的位置和使用方法，不得隨意挪動或損壞消防器材。3.嚴禁在例會室內私拉亂接電線、違規使用大功率電器等，防止發生火災事故。4.會議結束后，應及時關閉電器設備、照明燈具等，切斷電源，消除火災隱患。（二）人員安全1.進入例會室的人員應遵守秩序，不得在室內追逐打鬧、大聲喧嘩，確保自身和他人的安全。2.如遇緊急情況，如地震、火災等，應保持冷靜，按照應急預案迅速撤離現場，并及時通知相關部門。六、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門負責對例會室的使用情況、設施設備維護、環境衛生等進行定期監督檢查，發現問題及時督促整改。2.公司其他部門有權對例會室的使用和管理情況進行監督，如發現違規行為可向行政部門舉報。（二）考核辦法1.對于嚴格遵守例會室管理制度、合理使用資源、愛護設施設備的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。2.對于違反例會室管理制度的部門和個人，行政部門將視情節輕重給予警告、罰款等處罰，并責令其限期整改。如因違規行為造成例會室設施