公司接待管理制度?一、總則（一）目的為規范公司接待工作，樹立良好的公司形象，加強與外界的溝通與交流，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門對外來賓客的接待活動，包括但不限于商務洽談、合作交流、參觀考察、會議活動等。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌的態度對待來訪賓客，提供周到、細致的服務，讓賓客感受到公司的友好與尊重。2.對口接待原則：根據來訪賓客的目的和性質，由相關對口部門負責接待工作，確保接待工作的專業性和針對性。3.勤儉節約原則：在接待過程中，嚴格控制接待費用，杜絕鋪張浪費，注重接待效益。4.安全保密原則：確保賓客的人身安全和公司的商業機密安全，嚴格遵守保密規定。二、接待組織與分工（一）接待工作領導小組成立公司接待工作領導小組，由公司總經理擔任組長，副總經理擔任副組長，各部門負責人為成員。領導小組負責統籌協調公司的接待工作，制定接待工作方針和政策，審批重要接待方案。（二）接待部門職責1.行政部門負責接待工作的整體協調和安排，制定接待計劃和預算。安排車輛、住宿、餐飲等后勤保障工作。負責接待場所的布置和環境衛生。協助對口部門做好接待過程中的其他相關工作。2.對口接待部門負責與來訪賓客的前期溝通，了解來訪目的、行程安排等信息。制定具體的接待方案，明確接待流程和人員分工。負責與賓客進行業務洽談、會議組織等工作。負責接待過程中的資料準備、介紹講解等工作。3.其他部門根據接待工作的需要，配合行政部門和對口接待部門做好相關工作，如提供技術支持、安全保衛等。三、接待流程（一）接待申請1.對口接待部門在接到來訪信息后，應及時填寫《接待申請表》，詳細說明來訪賓客的基本情況、來訪目的、行程安排、接待規格等內容。2.將《接待申請表》提交至行政部門審核，行政部門根據接待工作領導小組的意見進行審批。3.經審批通過的接待申請，由行政部門負責安排后續的接待工作。（二）接待準備1.制定接待方案：對口接待部門根據審批通過的接待申請，制定詳細的接待方案。接待方案應包括接待人員安排、接待日程安排、接待資料準備、接待費用預算等內容。2.通知相關人員：行政部門根據接待方案，通知相關部門和人員做好接待準備工作，如安排車輛、預訂酒店、準備餐飲等。3.資料準備：對口接待部門負責準備與來訪賓客業務相關的資料，如公司簡介、產品資料、項目介紹等，以便在接待過程中向賓客進行介紹和展示。4.接待場所布置：行政部門根據接待規格和來訪賓客的特點，對接待場所進行布置，如擺放鮮花、懸掛橫幅、準備茶水等，營造良好的接待氛圍。（三）迎接賓客1.根據來訪賓客的行程安排，安排專人提前到達指定地點迎接賓客。迎接人員應佩戴公司標識，舉止文明，熱情大方。2.迎接人員與賓客見面后，應主動自我介紹，歡迎賓客來訪，并協助賓客提取行李、引導上車等。3.在前往公司的途中，迎接人員可向賓客簡要介紹公司的基本情況和本次接待的大致安排，讓賓客對公司有初步的了解。（四）接待安排1.會議活動根據接待方案，安排會議室，并做好會議設備的調試和準備工作，如投影儀、音響設備、麥克風等。會議期間，安排專人負責會議記錄、茶水服務等工作，確保會議的順利進行。會議結束后，安排人員引導賓客參觀公司的相關部門或設施，讓賓客進一步了解公司的業務和發展情況。2.商務洽談根據來訪賓客的業務需求，安排對口業務部門的人員與賓客進行商務洽談。洽談人員應提前做好準備工作，熟悉相關業務情況，明確洽談目標和重點。洽談過程中，要注重溝通技巧，尊重賓客的意見和建議，積極尋求合作機會，達成合作意向。洽談結束后，安排人員與賓客進行合影留念，并贈送公司的紀念品。3.參觀考察根據來訪賓客的參觀考察需求，制定詳細的參觀考察路線和內容安排。參觀考察路線應涵蓋公司的主要部門、生產車間、研發中心等，讓賓客全面了解公司的運營情況。安排專業的講解人員為賓客進行講解，講解內容應客觀、準確、生動，突出公司的優勢和特色。在參觀考察過程中，要注意維護公司的生產秩序和環境衛生，確保賓客的人身安全。（五）餐飲安排1.根據接待規格和來訪賓客的飲食習慣，合理安排餐飲。餐飲標準應符合公司的相關規定，注重菜品質量和服務水平。2.如需安排宴請，應提前確定宴請的時間、地點、人員等信息，并按照公司的宴請制度進行審批。宴請過程中，要注意禮儀規范，控制飲酒量，避免鋪張浪費。（六）住宿安排1.根據來訪賓客的行程安排和接待規格，為賓客預訂合適的酒店。酒店應選擇交通便利、環境舒適、服務良好的酒店。2.提前與酒店溝通，確定房間數量、房型、價格等信息，并辦理好相關預訂手續。3.安排專人負責接送賓客往返酒店，確保賓客的出行方便。（七）送客1.根據來訪賓客的行程安排，提前安排車輛和人員送客。送客人員應提前到達賓客住宿地點或公司門口，等候賓客。2.送客時，要與賓客親切道別，感謝賓客的來訪，并歡迎賓客再次光臨。3.如賓客需要乘坐飛機、火車等交通工具離開，送客人員應協助賓客辦理登機、乘車手續，并確保賓客順利離開。四、接待費用管理（一）費用預算1.對口接待部門在制定接待方案時，應同時編制接待費用預算。接待費用預算應包括交通、住宿、餐飲、禮品、資料等各項費用支出，并詳細列出費用明細和金額。2.行政部門對對口接待部門提交的接待費用預算進行審核，審核通過后報接待工作領導小組審批。（二）費用報銷1.接待工作結束后，對口接待部門應及時整理接待費用的相關票據，并按照公司的財務報銷制度進行報銷。報銷票據應真實、合法、有效，且與接待費用預算相符。2.行政部門對報銷票據進行審核，審核無誤后提交至財務部門進行報銷。財務部門按照公司的財務制度進行報銷處理。（三）費用控制1.嚴格控制接待費用支出，不得超出接待費用預算。如因特殊情況需要增加接待費用，應提前報接待工作領導小組審批。2.加強對接待費用的審計和監督，定期對接待費用的使用情況進行檢查和分析，發現問題及時整改。五、接待禮儀規范（一）儀容儀表1.接待人員應保持良好的個人形象，穿著整潔、得體，符合職業身份。2.頭發應梳理整齊，面部應保持清潔，不得留怪異發型和胡須。3.女性接待人員應化淡妝，不得佩戴過多的首飾。（二）言行舉止1.接待人員應舉止文明，禮貌待人，使用文明用語，如"您好"、"請"、"謝謝"、"對不起"等。2.站立時應挺胸收腹，雙手自然下垂或放在身前，不得彎腰駝背、東倒西歪。3.行走時應步伐輕盈，速度適中，不得奔跑、大聲喧嘩。4.與賓客交談時應保持目光交流，認真傾聽賓客的講話，不得打斷或敷衍了事。（三）接待禮儀1.迎接賓客時，應主動上前迎接，與賓客握手，并致以親切的問候。2.引導賓客時，應走在賓客的左前方，距離賓客約半步，并用手勢示意方向。3.為賓客介紹公司人員時，應按照職務高低依次介紹，先介紹主人，后介紹賓客。4.宴請賓客時，應提前安排好座位，引導賓客就座。就餐過程中，應注意禮儀規范，如使用公筷公勺、不隨意吸煙等。5.送客時，應與賓客握手道別，并目送賓客離開。六、保密規定（一）保密內容1.在接待過程中，涉及公司的商業機密、技術秘密、客戶信息等重要信息，接待人員應嚴格保密，不得泄露給任何無關人員。2.接待過程中使用的各類文件、資料、數據等，應妥善保管，不得隨意丟棄或外傳。（二）保密措施1.接待人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.在接待場所，應設置必要的保密設施，如文件柜、保險柜等，確保重要信息的安全。3.對接待過程中涉及的重要信息，應采用加密存儲、加密傳輸等方式進行處理，防止信息泄露。（三）責任追究1.如發現接待人員違反保密規定，泄露公司重要信息