檔案保密管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案的保密管理，確保公司檔案信息的安全與完整，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理過程中的保密工作。（三）基本原則1.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、人事信息等各類檔案進行嚴格保密，防止信息泄露。2.完整性原則：確保檔案內(nèi)容的完整，不丟失、不損壞、不篡改檔案信息。3.可控性原則：對檔案的查閱、借閱、傳遞、存儲等環(huán)節(jié)進行有效控制，確保檔案在可控范圍內(nèi)使用。二、檔案的分類與保密等級劃分（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司各類文件、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工個人基本信息、勞動合同、薪資福利、培訓(xùn)記錄、考核評價等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：市場營銷、項目策劃、客戶資料、合同協(xié)議等與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝流程、專利技術(shù)等。（二）保密等級劃分1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大技術(shù)機密、戰(zhàn)略規(guī)劃等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失。2.機密級：包含重要業(yè)務(wù)信息、關(guān)鍵技術(shù)資料、部分人事敏感信息等，泄露后會給公司帶來較大的經(jīng)濟損失或不良影響。3.秘密級：一般的業(yè)務(wù)文件、普通人事資料等，其泄露可能對公司造成一定的影響。三、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室：設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全。2.電子存儲設(shè)備：對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，存儲設(shè)備應(yīng)存放在安全的場所。（二）保管要求1.分類存放：檔案應(yīng)按照類別、保密等級進行分類存放，便于查找和管理。2.標(biāo)識清晰：在檔案柜、存儲設(shè)備等顯著位置標(biāo)明檔案類別、保密等級等信息。3.定期檢查：定期對檔案進行檢查，確保檔案的完整性和安全性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。四、檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.絕密級檔案：只有經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準的特定人員才能查閱。2.機密級檔案：經(jīng)部門負責(zé)人批準，相關(guān)人員可以查閱。3.秘密級檔案：一般員工因工作需要，在本部門范圍內(nèi)可以查閱。（二）查閱流程1.填寫申請表：查閱人需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、類別、保密等級、查閱目的等信息。2.審批：申請表經(jīng)相應(yīng)審批人批準后，方可進行查閱。3.查閱登記：在檔案室或指定地點查閱檔案時，應(yīng)進行查閱登記，記錄查閱時間、查閱人、檔案名稱等信息。4.查閱限制：查閱人應(yīng)在規(guī)定的時間和范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等，如需摘抄、復(fù)制等，應(yīng)另行申請并經(jīng)批準。五、檔案的借閱（一）借閱權(quán)限與查閱權(quán)限相同，根據(jù)檔案的保密等級確定借閱人范圍。（二）借閱流程1.填寫申請表：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的用途、歸還時間等。2.審批：申請表經(jīng)審批通過后，方可借閱。3.借閱登記：辦理借閱手續(xù)，登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱人等信息。4.借閱期限：根據(jù)檔案的保密等級和實際情況確定借閱期限，一般絕密級檔案借閱期限不超過[X]天，機密級檔案不超過[X]天，秘密級檔案不超過[X]天。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，歸還時應(yīng)進行檢查，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的傳遞（一）傳遞方式1.紙質(zhì)檔案傳遞：通過專人送達、機要通信等方式進行傳遞，確保檔案在傳遞過程中的安全。2.電子檔案傳遞：采用加密電子郵件、安全的文件傳輸工具等方式進行傳遞，并對電子檔案進行加密處理，防止信息泄露。（二）傳遞流程1.申請：如需傳遞檔案，由相關(guān)部門或人員填寫《檔案傳遞申請表》，注明傳遞檔案的名稱、類別、保密等級、接收部門或人員等信息。2.審批：申請表經(jīng)審批后，方可進行傳遞。3.登記：對傳遞的檔案進行詳細登記，記錄傳遞時間、傳遞人、接收人、檔案名稱等信息。4.簽收：接收人收到檔案后，應(yīng)在傳遞登記表上簽字確認。七、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限：檔案超過規(guī)定的保管期限，且已無保存價值的。2.失去使用價值：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、技術(shù)更新等原因，檔案不再具有使用價值的。3.其他原因：根據(jù)公司規(guī)定需要銷毀的檔案。（二）銷毀流程1.鑒定：由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門對擬銷毀的檔案進行鑒定，確定是否符合銷毀條件。2.審批：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.銷毀方式：紙質(zhì)檔案應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；電子檔案應(yīng)進行徹底刪除或格式化處理，并確保存儲設(shè)備無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。4.記錄：對檔案銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、檔案名稱、數(shù)量等信息。八、保密措施與監(jiān)督（一）保密措施1.人員培訓(xùn)：定期對涉及檔案管理的人員進行保密培訓(xùn)，提高保密意識和技能。2.簽訂保密協(xié)議：與接觸公司檔案的員工簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.安全防護：加強檔案室、存儲設(shè)備等的安全防護措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進入。4.加密處理：對電子檔案進行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限和密碼。（二）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門定期對檔案保密管理情況進行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.日常檢查：檔案管理部門定期對檔案的保管、查閱、借閱、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)進行檢查，確保制度執(zhí)行到位。3.違規(guī)處理：對違反檔案保密管理制度的行為，視