外協室管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司外協室的規范化管理，確保外協工作的順利進行，提高工作效率，保證產品質量，降低成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司外協室的所有外協業務及相關人員。（三）基本原則1.合法合規原則：外協業務的開展必須遵守國家法律法規和公司的各項規章制度。2.質量優先原則：確保外協產品和服務符合公司的質量要求和標準。3.成本控制原則：在保證質量的前提下，合理控制外協成本，提高經濟效益。4.合作共贏原則：與外協供應商建立良好的合作關系，實現互利共贏。二、外協室組織架構及職責（一）組織架構外協室設外協主管一名，外協專員若干名。（二）職責1.外協主管職責全面負責外協室的日常管理工作。制定外協工作計劃和預算，并組織實施。開發、評估、選擇和管理外協供應商。負責外協合同的簽訂、執行和跟蹤。協調解決外協過程中的問題和糾紛。定期向上級匯報外協工作進展情況。2.外協專員職責協助外協主管開展外協業務。負責與外協供應商的溝通和協調。跟蹤外協產品的生產進度和質量情況。收集、整理和分析外協相關數據和信息。協助處理外協過程中的文件和資料。三、外協供應商管理（一）供應商開發1.根據公司業務需求，通過多種渠道收集潛在供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產能力、質量控制水平等方面，確定入圍供應商名單。3.向入圍供應商發送《供應商調查表》，要求其填寫公司概況、生產設備、生產工藝、質量體系、售后服務等方面的信息。4.對外協供應商進行實地考察，了解其實際情況，評估其是否具備合作條件。考察內容包括生產現場、質量管理體系、人員配備、設備運行狀況等。（二）供應商評估1.建立供應商評估指標體系，包括質量、價格、交貨期、服務等方面的指標。2.定期（每季度或半年）對供應商進行評估，評估方式包括數據分析、現場審核、客戶反饋等。3.根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優秀供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于不合格供應商，及時淘汰。（三）供應商選擇1.在有外協業務需求時，從合格供應商名單中選擇合適的供應商進行詢價。2.要求供應商提供詳細的報價單，包括產品價格、交貨期、付款方式、運輸方式等。3.對供應商的報價進行比較和分析，綜合考慮質量、價格、交貨期等因素，選擇最優供應商。4.與選定的供應商簽訂外協合同，明確雙方的權利和義務。（四）供應商管理1.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史等。2.定期與供應商溝通，了解其生產經營情況，協調解決合作過程中出現的問題。3.對外協供應商進行培訓，使其了解公司的質量要求和標準，提高其質量意識和管理水平。4.監督供應商的合同執行情況，確保其按時、按質、按量交付產品。四、外協合同管理（一）合同簽訂1.外協業務確定后，由外協專員起草外協合同草案，明確合同雙方的權利和義務、產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.合同草案提交外協主管審核，審核通過后提交公司法務部門審查。3.法務部門審查通過后，由公司授權代表與供應商簽訂正式外協合同。（二）合同執行1.合同簽訂后，外協專員負責將合同副本分發給相關部門，如采購部門、生產部門、質量部門等，確保各部門了解合同要求。2.采購部門根據合同要求，及時向供應商下達采購訂單。3.生產部門按照合同要求組織生產，確保按時、按質、按量完成任務。4.質量部門對產品進行檢驗和驗收，確保產品符合合同要求。（三）合同變更1.在合同執行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，由外協專員提出變更申請，說明變更原因和內容。2.變更申請提交外協主管審核，審核通過后提交公司法務部門審查。3.法務部門審查通過后，與供應商協商簽訂合同變更協議。（四）合同終止1.合同執行完畢后，由外協專員負責辦理合同終止手續，清理合同文件和資料。2.如因供應商違約等原因導致合同提前終止，由外協專員負責追究供應商的違約責任，維護公司的合法權益。五、外協生產管理（一）生產計劃下達1.根據銷售訂單和庫存情況，制定外協生產計劃，明確產品規格、數量、交貨期等要求。2.生產計劃下達給外協供應商，要求其按照計劃組織生產。（二）生產進度跟蹤1.建立生產進度跟蹤機制，通過定期與供應商溝通、現場檢查等方式，及時了解生產進度情況。2.對于生產進度滯后的供應商，及時發出預警通知，要求其采取措施加快生產進度。（三）質量控制1.向供應商明確產品質量標準和檢驗要求，要求其建立質量管理體系，確保產品質量。2.質量部門對外協產品進行檢驗和驗收，對于不合格產品，要求供應商返工或換貨，直至符合質量要求。3.定期對外協產品的質量情況進行統計分析，總結質量問題，提出改進措施，防止問題再次發生。（四）成本控制1.與供應商協商確定合理的產品價格，在保證質量的前提下，降低外協成本。2.加強對外協過程的成本監控，及時發現和解決成本超支問題。六、外協產品檢驗與驗收（一）檢驗標準1.明確外協產品的檢驗標準，包括外觀、尺寸、性能、包裝等方面的要求。2.檢驗標準應符合國家法律法規和行業標準，以及公司的質量要求。（二）檢驗流程1.外協產品到貨后，由質量部門按照檢驗標準進行檢驗。2.檢驗方式包括抽檢、全檢等，根據產品特點和批量大小確定。3.檢驗合格的產品辦理入庫手續，檢驗不合格的產品填寫《不合格品處理單》，通知供應商進行返工或換貨。（三）驗收1.產品檢驗合格后，由采購部門組織相關部門進行驗收。2.驗收內容包括產品質量、數量、交貨期、包裝等方面，確保符合合同要求。3.驗收合格后，出具驗收報告，作為結算貨款的依據。七、外協費用管理（一）費用預算1.外協主管根據外協業務計劃，編制外協費用預算，包括采購成本、運輸費用、檢驗費用等。2.費用預算提交公司財務部門審核，審核通過后納入公司年度預算。（二）費用結算1.外協產品驗收合格后，采購部門根據合同約定，及時與供應商辦理費用結算手續。2.結算時，要求供應商提供合法有效的發票，按照合同約定的付款方式支付貨款。3.財務部門對外協費用進行審核和記賬，確保費用支出的合理性和合規性。（三）費用控制1.建立外協費用控制機制，定期對外協費用進行統計分析，及時發現費用超支問題。2.對于費用超支的情況，分析原因，采取措施進行控制，如與供應商協商降價、優化采購方案等。八、文件與資料管理（一）文件管理1.建立外協文件管理制度，明確文件的分類、編號、審批、發放、回收、存檔等流程。2.外協文件包括外協合同、采購訂單、生產計劃、質量標準、檢驗報告、驗收報告等。3.對外協文件進行定期整理和歸檔，確保文件的完整性和可追溯性。（二）資料管理1.收集、整理和保存與外協業務相關的資料，如供應商資料、產品圖紙、技術文件等。2.資料應分類存放，便于查閱和使用。3.定期對資料進行備份，防止資料丟失。九、信息溝通與協調（一）內部溝通1.建立外協室與公司內部各部門之間的溝通機制，定期召開溝通會議，通報外協工作進展情況，協調解決問題。2.加強與采購部門、生產部門、質量部門等的協作，確保外協業務的順利進行。（二）外部溝通1.保持與外協供應商的密切溝通，及時了解其生產經營情況，協調解決合作過程中出現的問題。2.積極與客戶溝通，了解客戶對外協產品的需求和意見，及時反饋給供應商，確保產品符合客戶要求。十、績效考核與獎懲（一）績效考核1.建立外協室人員績效考核制度，明確考核指標、考核方法和考核周期。2.考核指標包括工作業績、工作能力、工作態度等方面。3.定期對外協室人員進行績效考核