會議接待管理制度?（一）目的為規(guī)范公司會議接待工作，提高接待質(zhì)量和效率，展示公司良好形象，確保會議順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議以及對外接待會議的相關(guān)活動。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情友好的態(tài)度對待參會人員，提供全方位、細(xì)致的服務(wù)，滿足其合理需求。2.規(guī)范有序原則：明確接待流程和標(biāo)準(zhǔn)，做到各項工作有章可循、有條不紊。3.勤儉節(jié)約原則：合理安排接待資源，避免鋪張浪費，在保證接待質(zhì)量的前提下，降低成本。4.安全保障原則：確保參會人員的人身安全和財產(chǎn)安全，為會議提供安全可靠的環(huán)境。二、會議接待組織與分工（一）接待組織架構(gòu)成立會議接待工作小組，由公司人事總監(jiān)擔(dān)任組長，成員包括行政部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及接待工作人員。（二）職責(zé)分工1.組長職責(zé)全面負(fù)責(zé)會議接待工作的統(tǒng)籌安排和協(xié)調(diào)指揮。對接待工作中的重大事項進(jìn)行決策。2.行政部門負(fù)責(zé)人職責(zé)制定接待工作計劃和預(yù)算，報組長審核批準(zhǔn)。負(fù)責(zé)接待場地的安排、布置和設(shè)備調(diào)試。組織接待人員的培訓(xùn)和考核。協(xié)調(diào)與外部酒店、餐飲、交通等供應(yīng)商的合作。對接待過程中的各項費用進(jìn)行審核和報銷。3.相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人職責(zé)協(xié)助行政部門了解會議的主題、議程、參會人員等信息。根據(jù)會議需求，提供必要的業(yè)務(wù)支持和資料準(zhǔn)備。參與接待工作中的相關(guān)會議和活動安排。4.接待工作人員職責(zé)按照接待計劃和流程，具體負(fù)責(zé)參會人員的迎送、簽到、引導(dǎo)、住宿安排、餐飲服務(wù)、會議服務(wù)等工作。及時收集參會人員的反饋意見，解決接待過程中出現(xiàn)的問題。做好接待工作的記錄和總結(jié)，為后續(xù)接待工作提供參考。三、會議接待準(zhǔn)備工作（一）信息收集1.提前與會議主辦方或參會人員溝通，了解會議的基本信息，包括會議主題、時間、地點、參會人數(shù)、會議議程、特殊要求等。2.收集參會人員的姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)系方式、到達(dá)時間、離開時間等詳細(xì)信息。（二）場地安排1.根據(jù)會議規(guī)模和需求，選擇合適的會議場地。場地應(yīng)具備良好的交通便利性、設(shè)施設(shè)備齊全、環(huán)境舒適整潔。2.對選定的場地進(jìn)行實地考察，確保場地的布局、音響設(shè)備、投影儀、燈光等符合會議要求。如有需要，提前進(jìn)行設(shè)備調(diào)試和維護(hù)。3.根據(jù)會議議程和參會人數(shù)，合理安排座位布局，擺放會議資料、文具、水杯等物品。（三）住宿安排1.根據(jù)參會人員的需求和預(yù)算，選擇合適的酒店或住宿地點。酒店應(yīng)距離會議場地較近，交通便利，服務(wù)質(zhì)量良好。2.與酒店溝通，確定房間數(shù)量、房型、價格、入住時間、退房時間等細(xì)節(jié)。提前為參會人員辦理入住手續(xù)，分配房間鑰匙。3.在酒店大堂設(shè)置接待臺，安排專人負(fù)責(zé)引導(dǎo)參會人員前往房間，并協(xié)助解決入住過程中出現(xiàn)的問題。（四）餐飲安排1.根據(jù)會議的性質(zhì)和時長，確定餐飲形式，如自助餐、桌餐、茶歇等。2.選擇合適的餐廳或餐飲供應(yīng)商，提前與對方溝通菜單、用餐時間、特殊飲食要求等事項。3.在會議期間，確保餐飲服務(wù)的質(zhì)量和及時性，合理安排用餐時間，避免影響會議進(jìn)程。（五）交通安排1.根據(jù)參會人員的到達(dá)和離開時間，安排合適的交通方式，如接送機(jī)、租車、市內(nèi)交通等。2.與交通供應(yīng)商提前溝通，確定車輛數(shù)量、車型、司機(jī)信息、接送時間和地點等細(xì)節(jié)。3.在會議期間，確保交通服務(wù)的準(zhǔn)時性和安全性，為參會人員提供便捷的交通保障。（六）資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的會議資料，如會議手冊、報告、文件、演示文稿等。2.對會議資料進(jìn)行排版、印刷、裝訂，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。3.在會議開始前，將會議資料發(fā)放到參會人員手中。（七）人員培訓(xùn)1.對接待工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉接待流程、服務(wù)規(guī)范、溝通技巧等內(nèi)容。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括會議基本信息、參會人員情況、接待注意事項、應(yīng)急處理措施等。3.通過培訓(xùn)，提高接待工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識，確保接待工作的質(zhì)量和效果。四、會議接待流程（一）會前接待1.迎送安排根據(jù)參會人員的到達(dá)時間，提前安排專人前往機(jī)場、車站、碼頭等地點迎接。迎接人員應(yīng)舉有公司標(biāo)識牌，以便參會人員識別。在迎接過程中，熱情友好地與參會人員打招呼，幫助其提取行李，引導(dǎo)其乘坐接送車輛前往酒店或會議場地。會議結(jié)束后，安排專人將參會人員送至機(jī)場、車站、碼頭等地點，確保其順利離開。2.簽到服務(wù)在會議入口處設(shè)置簽到臺，安排專人負(fù)責(zé)簽到工作。簽到臺應(yīng)擺放簽到簿、筆、會議資料等物品。引導(dǎo)參會人員簽到，發(fā)放會議資料，并提醒其注意會議時間和相關(guān)事項。3.引導(dǎo)入座安排工作人員在會議場地內(nèi)引導(dǎo)參會人員按照座位安排圖就座。對于重要嘉賓或領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)引導(dǎo)其前往指定的貴賓席就座。在參會人員入座后，檢查其座位上的資料是否齊全，并提供必要的幫助。（二）會中服務(wù)1.茶水服務(wù)在會議開始前，為參會人員提供茶水服務(wù)。茶水應(yīng)保持溫度適宜，及時續(xù)杯。根據(jù)參會人員的需求，提供不同種類的飲品，如咖啡、茶包、礦泉水等。2.會議設(shè)備保障安排專人負(fù)責(zé)會議設(shè)備的操作和維護(hù)，確保音響設(shè)備、投影儀、燈光等設(shè)備正常運行。在會議過程中，及時處理設(shè)備出現(xiàn)的故障和問題，保證會議的順利進(jìn)行。3.應(yīng)急處理制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對會議過程中可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如設(shè)備故障、人員突發(fā)疾病等。安排應(yīng)急人員隨時待命，確保能夠及時、有效地處理突發(fā)情況。（三）會后服務(wù)1.會議資料回收在會議結(jié)束后，安排工作人員回收會議資料，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性。對回收的會議資料進(jìn)行整理和歸檔，以便后續(xù)查閱和使用。2.送別參會人員會議結(jié)束后，安排專人與參會人員進(jìn)行溝通，了解其對接待工作的滿意度和意見建議。為參會人員提供必要的幫助，如預(yù)訂返程車票、機(jī)票等。熱情友好地送別參會人員，感謝其對會議的支持和參與。五、會議接待費用管理（一）預(yù)算編制1.行政部門根據(jù)會議接待的規(guī)模、規(guī)格、時間等因素，提前編制接待費用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括場地租賃、住宿、餐飲、交通、資料印刷、禮品等各項費用。2.接待費用預(yù)算報公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）費用報銷1.接待工作人員應(yīng)及時收集接待過程中的各項費用發(fā)票和憑證，按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行整理和粘貼。2.填寫費用報銷單，注明費用明細(xì)、金額、報銷事由等信息，并附上相關(guān)發(fā)票和憑證。3.費用報銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報銷。（三）費用控制1.嚴(yán)格按照接待費用預(yù)算執(zhí)行，控制各項費用支出，避免超支。2.在接待過程中，如因特殊情況需要增加費用支出，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實施。3.定期對會議接待費用進(jìn)行統(tǒng)計和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化接待費用管理。六、會議接待禮儀規(guī)范（一）儀表儀態(tài)1.接待工作人員應(yīng)保持良好的儀表儀態(tài)，穿著整潔得體的服裝，佩戴工作牌。2.注意個人衛(wèi)生，保持頭發(fā)整齊、面容整潔、指甲干凈。3.站立姿勢端正，行走步伐輕盈，坐姿優(yōu)雅大方，表情親切自然。（二）語言表達(dá)1.使用禮貌用語，如"您好""謝謝""請""對不起"等。2.說話聲音適中，語速平穩(wěn)，表達(dá)清晰準(zhǔn)確。3.注意語言的規(guī)范性和專業(yè)性，避免使用粗俗、不當(dāng)?shù)恼Z言。（三）行為舉止1.主動與參會人員打招呼，熱情友好地迎接和送別。2.在引導(dǎo)參會人員時，應(yīng)走在前方適當(dāng)位置，并用手勢示意方向。3.為參會人員提供服務(wù)時，動作要輕緩、穩(wěn)重，避免過于急促或粗暴。4.尊重參會人員的隱私和個人空間，不隨意打聽或泄露其個人信息。七、會議接待保密管理（一）保密制度1.接待工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對會議涉及的機(jī)密信息、商業(yè)秘密等予以保密。2.不得向無關(guān)人員泄露會議內(nèi)容、參會人員名單、會議資料等信息。3.在接待過程中，如涉及保密文件或資料的傳遞和使用，應(yīng)按照公司的保密規(guī)定進(jìn)行操作。（二）保密措施1.對會議資料進(jìn)行分類管理，標(biāo)明保密級別，采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等。2.在會議場地內(nèi)，設(shè)置專門的保密區(qū)域，存放保密文件和資料，并安排專人負(fù)責(zé)管理。3.對接待工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和防范能力。八、會議接待投訴處理（一）投訴受理1.設(shè)立投訴渠道，如投訴電話、郵箱、意見箱等，方便參會人員對接待工作提出投訴和建議。2.對接收到的投訴信息進(jìn)行及時記錄，包括投訴內(nèi)容、投訴人姓名、聯(lián)系方式等。（二）投訴處理1.接到投訴后，及時安排專人進(jìn)行調(diào)查和處理。調(diào)查人員應(yīng)與投訴人取得聯(lián)系，了解具體情況，并收集相關(guān)證據(jù)。2.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，制定相應(yīng)的處理措施，如道歉、整改、賠償?shù)取Ｌ幚泶胧?yīng)及時反饋給投訴人，并征求其意見。3.對投訴處理情況進(jìn)行跟蹤和記錄，確保問題得到徹底解決。（三）投訴總結(jié)