公用物料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司公用物料的管理，規(guī)范公用物料的采購、使用、保管等行為，提高公用物料的使用效率，降低公司運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有公用物料的管理，包括但不限于辦公用品、辦公設備、清潔用品、維修材料等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公用物料由公司指定部門統(tǒng)一采購、調(diào)配和管理。2.合理使用原則：各部門應根據(jù)工作實際需要，合理領用和使用公用物料，避免浪費。3.節(jié)約高效原則：在保證工作正常開展的前提下，盡可能降低公用物料的采購成本和使用成本，提高使用效率。4.定期盤點原則：定期對公用物料進行盤點，確保賬物相符。二、職責分工（一）采購部門1.根據(jù)各部門提交的公用物料需求計劃，結(jié)合庫存情況，制定采購計劃并組織實施采購。2.選擇合格的供應商，建立供應商檔案，負責與供應商進行商務談判、簽訂采購合同等工作。3.負責采購訂單的跟蹤、催貨，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。4.負責采購發(fā)票的審核、報銷等工作。（二）倉庫管理部門1.負責公用物料的驗收入庫工作，核對物料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致，對驗收合格的物料辦理入庫手續(xù)，并登記入賬。2.負責公用物料的存儲保管工作，按照物料的特性和類別進行分類存放，確保物料的安全、完好。3.負責建立公用物料庫存臺賬，定期進行盤點，及時掌握庫存動態(tài)，保證賬物相符。4.根據(jù)各部門的領用申請，負責公用物料的發(fā)放工作，做好發(fā)放記錄。（三）使用部門1.負責編制本部門公用物料需求計劃，并提交給采購部門。2.嚴格按照規(guī)定的流程領用公用物料，合理使用，不得隨意浪費或挪作他用。3.負責本部門公用物料的日常保管和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。4.配合倉庫管理部門做好定期盤點工作。（四）財務部門1.負責審核公用物料采購費用的報銷憑證，按照公司財務制度進行賬務處理。2.定期對公用物料的成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（五）行政部門1.負責制定公用物料管理的相關制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對各部門公用物料的使用情況進行檢查和考核，提出改進意見和建議。3.協(xié)調(diào)解決公用物料管理過程中出現(xiàn)的問題。三、采購管理（一）采購計劃1.各部門應于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門下月工作安排和實際需求，填寫《公用物料需求計劃表》，詳細列出所需物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，提交給采購部門。2.采購部門收到各部門的需求計劃后，結(jié)合庫存情況進行綜合分析，制定月度采購計劃。采購計劃應明確采購物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容。3.對于緊急需求的公用物料，使用部門應填寫《緊急公用物料采購申請表》，說明需求原因、物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責人簽字后，報行政部門審核，行政部門審核通過后交采購部門及時采購。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立供應商評估和選擇機制，對潛在供應商進行調(diào)查和評估，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、交貨及時的供應商作為合作伙伴。2.采購部門應與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式等內(nèi)容。3.采購部門應定期對供應商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等方面。對于表現(xiàn)不佳的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應考慮更換供應商。（三）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購計劃和合同要求，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購部門應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，了解物料的生產(chǎn)進度、運輸情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時協(xié)調(diào)解決，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。3.物料到貨前，采購部門應通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。倉庫管理部門應安排專人負責驗收，按照采購合同和相關標準對物料的品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行檢驗。（四）采購驗收1.驗收人員應認真核對物料的到貨清單與采購訂單是否一致，檢查物料的外觀、包裝是否完好，標識是否清晰。2.對需要進行質(zhì)量檢驗的物料，驗收人員應按照相關標準和檢驗方法進行檢驗，確保物料質(zhì)量符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，驗收人員應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或補足物料，并做好記錄。4.驗收合格的物料，驗收人員應在到貨清單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物料，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理。（五）采購付款1.采購部門應在收到供應商提供的發(fā)票后，及時進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、準確性等。2.審核無誤的發(fā)票，采購部門應填寫《公用物料采購付款申請表》，附上采購合同、到貨清單、驗收報告等相關資料，按照公司財務審批流程進行審批。3.財務部門根據(jù)審批通過的付款申請，按照公司財務制度及時安排付款。四、庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門在收到采購部門通知的到貨信息后，應安排專人負責驗收。驗收人員應按照采購合同和相關標準對物料進行驗收，確保物料的品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等符合要求。2.驗收合格的物料，驗收人員應在到貨清單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。入庫時，倉庫管理人員應按照物料的類別和存放要求，將物料分類存放在指定的倉庫區(qū)域，并做好標識。3.倉庫管理部門應建立公用物料入庫臺賬，詳細記錄物料的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商等信息。入庫臺賬應及時更新，確保賬物相符。（二）存儲保管1.倉庫管理人員應根據(jù)物料的特性和類別，對公用物料進行分類存放，確保物料的安全、完好。對于易燃易爆、有毒有害等危險物料，應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。2.倉庫應保持通風良好、干燥整潔，溫度、濕度應符合物料存儲要求。定期對倉庫進行檢查和清理，防止物料受潮、變質(zhì)、損壞等情況發(fā)生。3.倉庫管理部門應建立物料盤點制度，定期對公用物料進行盤點。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點時，應做到賬物相符，如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應及時查明原因，并進行調(diào)整。（三）出庫管理1.各部門因工作需要領用公用物料時，應填寫《公用物料領用申請表》，注明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人簽字后，提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門收到領用申請后，應根據(jù)庫存情況進行審核。如庫存充足，應及時辦理出庫手續(xù)，并按照規(guī)定的發(fā)放方式將物料發(fā)放給領用部門；如庫存不足，應及時通知采購部門進行采購。3.倉庫管理人員應在物料出庫時，做好發(fā)放記錄，詳細記錄物料的出庫日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領用部門等信息。發(fā)放記錄應及時更新，確保賬物相符。（四）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期組織公用物料的盤點工作，盤點人員應認真核對物料的實際數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致。2.盤點結(jié)束后，盤點人員應填寫《公用物料盤點表》，詳細記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應查明原因，屬于正常損耗的，應按照規(guī)定進行核銷；屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。3.倉庫管理部門應根據(jù)盤點結(jié)果編制盤點報告，報送行政部門和財務部門。行政部門應根據(jù)盤點報告對庫存管理情況進行分析和總結(jié)，提出改進措施；財務部門應根據(jù)盤點結(jié)果進行賬務調(diào)整。五、使用管理（一）領用規(guī)定1.各部門應嚴格按照規(guī)定的流程領用公用物料，不得擅自超領或多領。2.對于貴重或限量使用的公用物料，領用部門應填寫詳細的使用計劃，并經(jīng)部門負責人和相關領導審批后，方可領用。3.領用的公用物料應妥善保管，不得隨意丟棄、損壞或挪作他用。如因工作需要變更用途或轉(zhuǎn)借他人，應提前辦理相關手續(xù)。（二）使用監(jiān)督1.行政部門應定期對各部門公用物料的使用情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.各部門負責人應加強對本部門公用物料使用情況的管理，教育員工節(jié)約使用公用物料，杜絕浪費現(xiàn)象。3.員工在使用公用物料過程中，如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題或其他異常情況，應及時報告部門負責人或倉庫管理部門。（三）報廢與回收1.對于已損壞、無法使用或已過使用期限的公用物料，使用部門應填寫《公用物料報廢申請表》，注明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因等信息，經(jīng)部門負責人簽字后，提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門收到報廢申請后，應組織相關人員進行鑒定，確認是否符合報廢條件。如符合報廢條件，應按照公司規(guī)定的報廢流程進行處理，并做好記錄。3.對于可回收利用的公用物料，倉庫管理部門應進行回收，并妥善保管，以便再次利用。六、核算與分析（一）成本核算1.財務部門應定期對公用物料的采購成本、使用成本等進行核算，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。2.公用物料的采購成本包括采購價格、運輸費用、裝卸費用、保險費用等；使用成本包括物料消耗、維修費用、折舊費用等。3.財務部門應根據(jù)核算結(jié)果，編制公用物料成本報表，分析成本構(gòu)成和變動情況，提出降低成本的建議和措施。（二）數(shù)據(jù)分析1.行政部門應定期對公用物料的采購、使用、庫存等數(shù)據(jù)進行分析，了解公用物料的使用情況和需求趨勢，為采購計劃的制定和庫存管理提供參考依據(jù)。2.通過數(shù)據(jù)分析，可發(fā)現(xiàn)公用物料管理過程中存在的問題，如采購成本過高、庫存積壓、浪費現(xiàn)象嚴重等，并及時采取相應的措施進行改進。3.行政部門應建立公用物料管理數(shù)據(jù)分析檔案，將分析結(jié)果和改進措施進行記錄和存檔，以便日后查閱和參考。七、考核與獎懲（一）考核內(nèi)容1.采購部門的考核內(nèi)容包括采購計劃的準確性、采購成本的控制、供應商的管理、采購訂單的執(zhí)行情況等。2.倉庫管理部門的考核內(nèi)容包括物料的驗收入庫、存儲保管、出庫發(fā)放、庫存盤點等工作的準確性和及時性。3.使用部門的考核內(nèi)容包括公用物料需求計劃的編制、領用的合理性、使用的節(jié)約性、物料的保管和維護等情況。（二）考核方式1.行政部門應定期對各部門公用物料管理工作進行考核，考核方式可采用日常檢查、定期評估、數(shù)據(jù)分析等相結(jié)合的方式。2.日常檢查主要檢查各部門公用物料管理工作的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄和反饋；定期評估根據(jù)設定的考核指標，對各部門公用物料管理工作進行全面評估；數(shù)據(jù)分析主要通過對公用物料采購、使用、庫存等數(shù)據(jù)的分析，評估各部門公用物料管理工作的成效。（三）獎懲措施1.對于在公用