租賃外部管理制度?一、總則（一）目的為規范公司租賃外部資源的行為，提高資源利用效率，降低租賃成本，保障公司租賃業務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門因業務需要租賃外部設備、場地、交通工具等各類資源的活動。（三）基本原則1.合法性原則：租賃活動必須遵守國家法律法規和相關政策規定。2.經濟性原則：在滿足業務需求的前提下，盡量選擇成本效益最優的租賃方案。3.規范性原則：租賃流程應規范、透明，確保租賃活動的公平、公正、公開。4.安全性原則：租賃的外部資源應符合安全標準，保障公司人員和財產安全。二、租賃需求申請與審批（一）需求提出1.各部門根據業務開展的實際需要，填寫《租賃需求申請表》，詳細說明租賃資源的名稱、規格、數量、租賃期限、用途等信息。2.對于臨時性、突發性的租賃需求，應在申請表中注明緊急情況及預計解決時間。（二）部門審核1.部門負責人對本部門提交的租賃需求進行審核，重點審查需求的合理性、必要性以及與部門業務目標的關聯性。2.如需求涉及多個項目或業務環節，部門負責人應組織相關人員進行討論，確保租賃資源能夠有效支持各項工作的開展。（三）財務審核1.財務部門根據公司預算安排和資金狀況，對租賃需求的費用預算進行審核。2.審核內容包括租賃費用的合理性、支付方式的可行性以及對公司財務狀況的影響等。（四）分管領導審批1.分管領導對租賃需求申請進行全面審批，綜合考慮業務需求、財務狀況、資源利用效率等因素。2.對于重大租賃項目或金額較大的租賃申請，分管領導應提交公司領導班子會議審議。（五）審批結果反饋1.審批通過的租賃需求申請，由行政部門負責登記并納入租賃計劃安排。2.審批未通過的申請，行政部門應及時反饋給申請部門，說明原因。申請部門如有異議，可在規定時間內進行申訴，由相關領導再次進行審核。三、租賃供應商選擇與管理（一）供應商篩選1.行政部門通過多種渠道收集租賃供應商信息，建立租賃供應商名錄。渠道包括但不限于網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.根據公司租賃業務的特點和需求，制定供應商篩選標準，對收集到的供應商進行初步篩選。篩選標準可包括供應商的資質、信譽、服務質量、價格水平、設備狀況等方面。（二）供應商評估1.對于初步篩選合格的供應商，行政部門組織相關人員進行實地考察和評估。評估內容包括供應商的經營場所、設備儲備、人員配備、售后服務能力等。2.向供應商索取相關證明材料，如營業執照、資質證書、業績案例等，核實其真實性和有效性。3.收集其他用戶對供應商的評價和反饋，了解其在行業內的口碑。（三）供應商確定1.根據供應商評估結果，行政部門提出擬合作的供應商名單，提交公司領導審批。2.經審批確定的供應商，由行政部門與其簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。合作協議應包括租賃設備或資源的詳細信息、租賃價格及支付方式、服務內容及標準、違約責任等條款。（四）供應商管理1.行政部門定期對供應商的服務質量進行評估和考核，建立供應商評價檔案。評價指標可包括設備交付及時性、設備維護保養情況、故障解決效率、客戶滿意度等。2.根據評估結果，對表現優秀的供應商給予適當獎勵，對不符合要求的供應商及時提出整改意見或終止合作。3.加強與供應商的溝通與協調，及時解決合作過程中出現的問題，確保租賃業務的順利進行。四、租賃合同簽訂與執行（一）合同簽訂1.行政部門根據審批通過的租賃需求和確定的供應商，起草租賃合同。租賃合同應符合法律法規要求，明確雙方的權利義務、租賃期限、租金及支付方式、設備交付與驗收、維修保養責任、違約責任等條款。2.合同初稿完成后，提交法律部門進行審核。法律部門重點審查合同條款的合法性、完整性和風險防范措施，提出修改意見。3.根據法律部門的審核意見，行政部門對合同進行修改完善，確保合同內容準確無誤。修改后的合同經公司法定代表人或授權代表簽字蓋章后生效。（二）合同執行1.行政部門負責跟蹤租賃合同的執行情況，確保雙方按照合同約定履行各自的義務。2.按照合同約定的時間和方式，及時向供應商支付租金等費用。在支付前，應核對發票等相關憑證，確保支付的準確性和合規性。3.督促供應商按時交付租賃設備或資源，并組織相關人員進行驗收。驗收內容包括設備的數量、規格、質量、性能等是否符合合同要求。如發現問題，應及時與供應商溝通解決，直至達到驗收標準。4.在租賃期間，如因業務需求發生變化或其他原因需要變更租賃合同條款，應按照合同變更的相關程序進行操作。變更申請應經相關部門和領導審批后，與供應商協商簽訂補充協議。五、租賃資源使用與維護（一）使用管理1.各部門負責租賃資源的具體使用，應按照租賃合同約定的用途合理使用租賃設備或場地。2.建立租賃資源使用臺賬，詳細記錄租賃資源的領用、歸還時間，使用情況等信息。3.對于租賃的設備，使用部門應安排專人負責操作和管理，確保設備的安全使用。操作人員應經過專業培訓，熟悉設備的性能和操作規程。（二）維護保養1.供應商應按照合同約定對租賃設備進行定期維護保養，確保設備處于良好的運行狀態。2.使用部門在使用過程中發現設備出現故障或異常情況，應及時通知供應商進行維修。同時，做好故障記錄，協助供應商分析故障原因，以便采取有效的改進措施。3.行政部門負責監督供應商的維護保養工作，定期對租賃設備進行檢查，確保維護保養工作落實到位。（三）安全管理1.租賃資源的使用應符合安全要求，各部門應加強對租賃資源使用過程中的安全管理，制定相應的安全操作規程和應急預案。2.對租賃場地的安全設施進行定期檢查，確保消防、通風、水電等設施正常運行。對租賃設備的安全性能進行檢測，確保設備不存在安全隱患。3.組織相關人員進行安全培訓和教育，提高安全意識和應急處理能力。在租賃期間發生安全事故，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行救援和處理，并及時報告公司領導和相關部門。六、租賃費用管理（一）費用預算1.各部門在提出租賃需求申請時，應同時編制租賃費用預算，明確租賃費用的預計金額和支付方式。2.財務部門根據公司預算管理制度，對各部門的租賃費用預算進行審核和匯總，納入公司年度預算計劃。（二）費用支付1.財務部門按照租賃合同約定的支付方式和時間，及時向供應商支付租賃費用。在支付前，應審核相關憑證，確保支付的準確性和合規性。2.如因特殊情況需要延期支付租賃費用，應提前與供應商協商溝通，并取得對方的同意。同時，應向公司領導報告延期支付的原因和預計支付時間。（三）費用核算與分析1.財務部門定期對租賃費用進行核算，確保費用支出與租賃合同約定一致。同時，對租賃費用的使用情況進行分析，評估租賃業務的成本效益。2.行政部門協助財務部門進行租賃費用的核算和分析工作，提供相關的租賃業務信息和數據支持。3.根據費用核算和分析結果，如發現租賃費用過高或存在不合理支出等情況，應及時采取措施進行調整和優化。七、租賃資源歸還與結算（一）歸還1.租賃期限屆滿或租賃合同提前終止時，使用部門應按照合同約定及時將租賃資源歸還供應商。2.在歸還租賃資源前，使用部門應對租賃資源進行清理和檢查，確保設備完好無損、場地整潔干凈。如發現租賃資源存在損壞或丟失等情況，應按照合同約定承擔相應的賠償責任。3.行政部門負責組織租賃資源的歸還驗收工作，與供應商共同核對租賃資源的數量、規格、質量等信息，確認無誤后辦理歸還手續。（二）結算1.租賃資源歸還后，行政部門應及時與供應商進行結算。結算內容包括租金、押金、維修費用、賠償費用等。2.雙方按照合同約定對結算金額進行核對，如有異議應及時協商解決。核對無誤后，供應商應向公司開具發票，公司財務部門按照規定進行付款結算。3.財務部門負責對租賃業務的結算情況進行統計和分析，建立租賃業務財務檔案，以備查閱和審計。八、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對租賃業務進行審計監督，檢查租賃流程的合規性、租賃合同的執行情況、租賃費用的支出合理性等。2.審計部門有權調閱相關文件、資料和數據，對有關人員進行詢問和調查。發現問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監督1.接受政府相關部門、行業協會等外部機構的監督檢查，積極配合