印簽卡管理制度?目的為加強公司印簽卡的管理，規范印簽使用行為，維護公司印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，保障公司及相關方的合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構的各類印簽卡管理，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。基本原則1.依法依規原則：印簽卡的管理和使用必須嚴格遵守國家法律法規和公司內部規章制度。2.專人負責原則：明確專人負責印簽卡的保管、使用和登記，確保責任落實到人。3.審批規范原則：建立嚴格的印簽使用審批流程，未經審批不得擅自使用印簽。4.安全保密原則：采取有效措施確保印簽卡的安全存放，防止遺失、被盜用或濫用，對涉及的機密信息嚴格保密。印簽卡的種類及用途公司公章1.用途：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議等的簽署，代表公司的法定效力。2.適用范圍：包括但不限于公司各類公文、重要業務往來文件、對外報送的報表等。合同專用章1.用途：專門用于公司簽訂各類合同、協議等具有法律約束力的文件。2.適用范圍：明確規定適用于公司與外部單位或個人簽訂的采購合同、銷售合同、租賃合同、技術合作合同等各類經濟合同。財務專用章1.用途：主要用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務相關業務。2.適用范圍：如財務報表蓋章、支票背書、銀行匯票開具等財務操作。法定代表人章1.用途：與公司法定代表人身份相關的特定業務使用，如在銀行預留印鑒等。2.適用范圍：在辦理公司銀行賬戶開戶、銷戶、賬戶信息變更，以及涉及法定代表人授權的重要財務支付等業務時使用。印簽卡的制作與啟用印簽卡的制作1.制作要求印簽卡應按照公司規定的格式制作，包括印簽名稱、印簽樣式、啟用日期、保管人等信息。印簽樣式應清晰、規范，與公司既定的印簽樣式一致，采用防偽技術確保印簽的真實性和唯一性。2.制作流程由行政部門根據公司實際需求提出印簽卡制作申請，填寫印簽卡制作申請表，詳細說明印簽的種類、用途、預計啟用時間等信息。申請表經部門負責人審核后，報分管領導審批。審批通過后，行政部門將印簽卡制作申請表及相關印簽樣式提供給指定的制作單位進行制作。制作單位應具備合法的資質，確保印簽卡的制作質量。印簽卡制作完成后，行政部門應進行驗收，檢查印簽卡的內容是否準確、印簽樣式是否清晰、防偽措施是否有效等。驗收合格后，辦理印簽卡的交接手續。印簽卡的啟用1.啟用申請：印簽卡制作完成并驗收合格后，由保管人填寫印簽卡啟用申請表，詳細說明印簽卡的種類、啟用日期、保管人等信息，并附印簽卡樣本。2.審批流程：啟用申請表經保管人所在部門負責人審核后，報分管領導審批。分管領導應嚴格審查印簽卡啟用的必要性和合規性。3.啟用通知：審批通過后，行政部門負責向公司內部相關部門發布印簽卡啟用通知，明確印簽卡的啟用時間、使用范圍、保管人等信息，確保各部門知曉并做好相關工作銜接。4.啟用記錄：在公司印簽管理臺賬中詳細記錄印簽卡的啟用時間、啟用人、審批人等信息，以備查閱和追溯。印簽卡的保管保管人員職責1.專人保管：各類印簽卡應指定專人負責保管，保管人員應具備責任心強、保密意識高的素質。2.安全存放：保管人員應將印簽卡存放在安全可靠的地方，如專門的保險柜或文件柜，并確保存放環境干燥、通風、防火、防盜。3.日常檢查：保管人員應定期對印簽卡進行檢查，查看印簽卡是否完好無損、是否在規定位置存放等，如發現問題應及時報告并采取相應措施。4.交接手續：如因工作調動、離職等原因更換保管人員時，必須辦理嚴格的印簽卡交接手續，由交接雙方及監交人共同簽字確認，并在公司印簽管理臺賬中記錄交接情況。保管場所要求1.安全防護：保管印簽卡的場所應安裝必要的安全防護設施，如監控攝像頭、門禁系統等，確保印簽卡的存放安全。2.限制訪問：嚴格限制無關人員進入印簽卡保管場所，因工作需要進入的，必須經過批準并在專人陪同下進行。3.環境條件：保管場所應保持適宜的溫度、濕度等環境條件，防止印簽卡因環境因素受損。印簽卡的使用使用流程1.申請：使用印簽卡時，申請人應填寫印簽使用申請表，詳細說明使用印簽的事項、用途、文件名稱、份數、使用日期等信息，并附相關文件或資料。2.審批申請表經申請人所在部門負責人審核，確保使用事項符合部門工作要求和公司規定。審核通過后，報分管領導審批。分管領導應根據印簽使用的重要性、風險程度等因素進行嚴格審批。對于涉及重大事項或金額較大的印簽使用，可能還需報公司法定代表人審批。3.用印：審批通過后，申請人持印簽使用申請表到印簽卡保管人處用印。保管人應認真核對申請表上的審批意見、使用事項等信息，確認無誤后，在規定的文件或資料上加蓋印簽，并在印簽使用登記簿上進行詳細登記，記錄印簽使用的日期、事項、申請人、批準人等信息。4.歸還：用印完畢后，申請人應及時將使用過印簽的文件或資料歸還印簽卡保管人，并在印簽使用申請表上簽字確認。保管人應對歸還的文件或資料進行核對，確保文件完整、印簽使用符合要求。使用范圍限制1.嚴禁私用：印簽卡只能用于公司正常的業務活動，嚴禁個人私自使用印簽卡辦理與公司業務無關的事項。2.不得外借：印簽卡不得外借他人使用，如因特殊情況確需外借的，必須經過嚴格的審批流程，并由借用人承擔相應的法律責任。3.特定用途：嚴格按照各類印簽卡規定的用途使用，不得擅自擴大使用范圍。例如，公司公章不得用于開具虛假證明、未經授權的合同簽訂等違規行為。使用監督1.定期檢查：行政部門應定期對印簽卡的使用情況進行檢查，查看印簽使用申請表的填寫是否規范、審批流程是否執行到位、印簽使用登記簿的記錄是否準確等。2.異常監控：對印簽卡的使用頻率、使用事項等進行分析，發現異常情況及時進行調查和處理。如短期內頻繁使用同一印簽辦理某類業務，或出現涉及重大風險的印簽使用事項等，應重點關注并查明原因。3.責任追究：對于違反印簽卡使用規定的行為，一經發現，將追究相關責任人的責任。情節嚴重的，將依法依規追究法律責任。印簽卡的廢止與銷毀廢止情形1.機構變更：因公司機構調整、重組等原因，導致原印簽卡不再適用。2.印簽損壞：印簽卡出現損壞、磨損等情況，無法正常使用。3.業務終止：與印簽卡相關的業務已經結束，不再需要使用該印簽卡。4.其他原因：因其他不可抗力或公司規定的原因，需要廢止印簽卡。廢止流程1.申請：由印簽卡保管人或相關部門提出印簽卡廢止申請，填寫印簽卡廢止申請表，詳細說明廢止的原因、印簽卡的種類等信息。2.審批：申請表經保管人所在部門負責人審核后，報分管領導審批。分管領導應根據廢止原因進行審查，確保廢止的必要性和合規性。3.通知：審批通過后，行政部門負責向公司內部相關部門發布印簽卡廢止通知，明確印簽卡廢止的時間、原因等信息，要求各部門停止使用該印簽卡，并做好相關文件和資料的清理工作。4.記錄：在公司印簽管理臺賬中詳細記錄印簽卡的廢止時間、廢止原因、審批人等信息，以備查閱和追溯。銷毀流程1.銷毀申請：印簽卡廢止后，由保管人填寫印簽卡銷毀申請表，申請對廢止的印簽卡進行銷毀，并附印簽卡樣本。2.審批：申請表經保管人所在部門負責人審核后，報分管領導審批。分管領導應審查銷毀申請的合理性和合規性。3.銷毀實施：審批通過后，由行政部門會同審計部門等相關人員共同實施印簽卡的銷毀工作。銷毀方式應確保印簽卡無法恢復使用，如采用粉碎、焚燒等方式。4.銷毀記錄：在印簽卡銷毀過程中，應安排專人進行監督，并做好銷毀記錄，記錄銷毀的時間、地點、方式、參與人員等信息。銷毀記錄應保存一定期限，以備審計和查詢。印簽卡管理的信息化建立印簽管理系統1.系統功能：公司應建立專門的印簽管理系統，實現印簽卡信息的電子化管理。系統應具備印簽卡的制作、啟用、保管、使用、廢止、銷毀等全流程記錄功能，能夠實時查詢印簽卡的狀態和使用情況。2.信息錄入：將印簽卡的基本信息、保管人信息、使用記錄等準確錄入印簽管理系統，確保系統數據與實際情況一致。3.權限設置：根據不同人員的工作職責和權限，設置在印簽管理系統中的操作權限。例如，保管人具有印簽卡的日常保管和使用登記權限，審批人具有印簽使用的審批權限等，防止越權操作。數據備份與安全1.數據備份：定期對印簽管理系統中的數據進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并分別存放在不同的地點。備份周期可根據公司實際情況確定，如每周或每月進行一次全量備份，每天進行增量備份。2.安全防護：采取有效的安全防護措施，保障印簽管理系統的數據安全。如安裝防火墻、防病毒軟件，設置用戶密碼和加密機制等，防止數據泄露、篡改或丟失。3.應急處理：制定印簽管理系統數據安全應急預案，如遇到系統故障、數據丟失等情況，能夠及時采取恢復措施，確保印簽管理工作的正常進行。監督與檢查內部審計監督1.定期審計：公司內部審計部門應定期對印簽卡管理情況進行審計，審查印簽卡的制作、啟用、保管、使用、廢止、銷毀等環節是否符合本制度規定，是否存在違規操作和風險隱患。2.專項審計：根據公司業務發展和管理需要，可針對印簽卡管理的特定事項進行專項審計，如印簽卡使用頻率較高的業務領域、涉及重大金額的印簽使用等，深入查找問題并提出改進建議。3.審計報告：內部審計部門應及時出具審計報告，向公司管理層匯報印簽卡管理審計情況，對發現的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。日常監督檢查1.行政部門檢查：行政部門作為印簽卡管理的日常牽頭部門，應定期對印簽卡的保管和使用情況進行檢查。檢查內容包括印簽卡的存放是否安全、使用審批流程是否執行到位、印簽使用登記簿記錄是否準確等。2.部門自查：各部門應定期對本部門使用印簽卡的情況進行自查，確保印簽使用符合規定，并及時發現和糾正存在的問題。3.問題整改：對于監督檢查中發現的問題，責任部門應及時進行整改，并將整改情況報告給行政部門。行政部門應跟蹤整改效果，確保問題得到徹底解決。附則解釋權本制度由公司行政部門負責解釋。如遇本制度未涵蓋的情況或對制度條款的理解存在歧義，由行政部門會同相關部門進行研究并做出解釋。修訂與更新1.修訂依據：隨著公司業務發展、法律法規變化以及管理要求的提高，本制度將適時進行修訂。修訂的依據包括公司內部管理需求的變化、國家法律法規和