大行政管理制度?目的本制度旨在規范公司行政事務管理，提高行政工作效率，確保公司各項行政工作有序開展，為公司的穩定運營和發展提供有力支持。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構全體員工。基本原則1.合法性原則：各項行政工作必須符合國家法律法規及相關政策要求。2.高效性原則：優化工作流程，提高工作效率，減少不必要的環節和延誤。3.規范化原則：明確工作標準和規范，確保行政工作的一致性和準確性。4.服務性原則：以服務公司員工和業務發展為宗旨，提供優質、高效的行政服務。行政管理架構與職責行政部門組織架構行政部門設部門經理一名，下轄行政專員、前臺接待、后勤保障等崗位。部門職責1.行政部門經理全面負責行政部門的日常管理工作，制定部門工作計劃并組織實施。協調行政部門與其他部門之間的工作關系，確保行政工作與公司整體業務目標一致。負責行政費用的預算編制、控制和審核，合理配置行政資源。參與公司重要決策和會議，提供行政支持和建議。2.行政專員負責公司文件的起草、審核、印發和歸檔管理。安排公司會議、活動，做好會議記錄和活動組織工作。負責公司辦公用品、設備的采購、管理和維護。協助辦理公司證照的申請、變更、年檢等手續。負責公司對外聯絡和接待工作。3.前臺接待負責公司前臺的日常接待工作，包括來訪人員登記、引導、茶水服務等。接聽公司電話，及時轉接并記錄重要信息。負責公司前臺區域的環境衛生維護。4.后勤保障負責公司辦公區域的環境衛生清潔和綠化養護。管理公司食堂、宿舍等后勤設施，確保正常運行。負責公司車輛的調度、維修和保養，保障車輛安全使用。做好公司安全保衛工作，制定安全制度和應急預案，定期進行安全檢查。辦公環境管理辦公區域規劃1.根據公司組織架構和業務需求，合理劃分辦公區域，明確各部門的辦公位置。2.辦公區域應保持整潔、明亮、通風良好，符合安全、環保要求。辦公設施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、文件柜等辦公設備。2.根據工作需要，定期更新和維護辦公設施，確保其正常使用。環境衛生管理1.制定辦公區域環境衛生標準，明確各區域的清潔責任人。2.定期進行衛生清潔，保持桌面、地面、門窗等干凈整潔。3.合理設置垃圾桶，及時清理垃圾，保持辦公環境整潔衛生。噪音與安全管理1.倡導文明辦公，減少噪音干擾，保持辦公區域安靜有序。2.加強安全管理，制定安全制度和應急預案，定期進行安全檢查，消除安全隱患。3.確保辦公區域消防設施完好有效，員工應熟悉消防器材的使用方法。辦公用品管理辦公用品采購1.行政部門根據辦公用品的使用情況和庫存數量，定期編制采購計劃。2.采購辦公用品時，應選擇質量可靠、價格合理的供應商，簽訂采購合同。3.對采購的辦公用品進行驗收，確保數量、質量符合要求。辦公用品發放1.建立辦公用品領用制度，員工憑領用單領取辦公用品。2.按照辦公用品的使用周期和實際需求，合理發放辦公用品，避免浪費。3.定期統計辦公用品的領用情況，分析使用趨勢，為采購計劃提供依據。辦公用品使用與節約1.員工應愛護辦公用品，合理使用，杜絕浪費。2.提倡無紙化辦公，減少紙張浪費，充分利用電子文檔進行文件處理和傳遞。3.對損壞或丟失的辦公用品，應查明原因，由責任人照價賠償。會議與活動管理會議管理1.會議分類：公司會議分為總經理辦公會、部門例會、專題會議等。2.會議組織行政部門負責會議的組織安排，包括會議時間、地點、議程、參會人員等的確定。提前通知參會人員會議相關信息，準備會議資料。3.會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄會議主要內容、決議和工作安排。4.會議紀要：會后及時整理會議紀要，經相關領導審核后發送給參會人員，并跟蹤會議決議的執行情況。活動管理1.活動策劃：根據公司需求和員工興趣，策劃組織各類文化、體育、團建等活動。2.活動組織制定活動方案，明確活動主題、時間、地點、內容、參與人員等。做好活動的宣傳推廣、物資準備、現場布置等工作。3.活動預算：提前編制活動預算，報公司領導審批后執行。4.活動總結：活動結束后，及時總結經驗教訓，為今后的活動組織提供參考。車輛管理車輛配置與調度1.根據公司業務需求，合理配置公務車輛。2.行政部門負責車輛的調度安排，根據工作需要及時調配車輛，確保員工公務出行需求。車輛使用登記1.建立車輛使用登記制度，員工使用車輛時應填寫《車輛使用申請表》，注明使用時間、事由、目的地等信息。2.行政部門根據申請情況進行審核，合理安排車輛，并做好登記記錄。車輛維護與保養1.制定車輛維護保養計劃，定期對車輛進行保養、維修，確保車輛性能良好。2.車輛發生故障或事故時，駕駛員應及時報告行政部門，并按照規定進行處理。車輛安全管理1.加強駕駛員安全教育，提高安全意識，遵守交通規則，確保行車安全。2.定期對車輛進行安全檢查，及時發現和排除安全隱患。3.做好車輛保險、年檢等工作，確保車輛合法合規使用。證照管理證照種類公司證照包括營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書、商標注冊證等。證照辦理與變更1.行政部門負責證照的辦理、變更、年檢等工作，按照相關規定準備資料，及時辦理手續。2.證照辦理過程中，應妥善保管相關資料和文件，確保手續齊全、合規。證照保管與使用1.設立專門的證照保管檔案，指定專人負責證照的保管。2.嚴格證照使用審批流程，因工作需要使用證照時，應填寫《證照使用申請表》，經相關領導審批后，方可借用。3.借用人員應妥善保管證照，按時歸還，如有遺失或損壞，應承擔相應責任。印章管理印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。印章刻制與備案1.印章的刻制由行政部門統一辦理，按照規定程序到公安機關指定的刻章單位刻制。2.印章刻制完成后，應及時到公安機關進行備案登記。印章保管與使用1.設立印章保管專柜，指定專人負責印章的保管。2.嚴格印章使用審批流程，使用印章時應填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、蓋章文件名稱等信息，經相關領導審批后，方可蓋章。3.印章使用過程中，應確保蓋章位置準確、清晰，蓋章文件應留存一份復印件備案。4.嚴禁在空白紙張、合同等文件上加蓋印章。印章廢止與銷毀1.印章因磨損、遺失、變更等原因需要廢止時，行政部門應及時辦理廢止手續。2.廢止的印章應進行銷毀處理，銷毀過程應有專人監督，并做好記錄。檔案管理檔案分類公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案等。檔案收集與整理1.各部門負責本部門檔案資料的收集、整理工作，定期移交行政部門歸檔。2.行政部門按照檔案管理規定，對收集的檔案資料進行分類、編號、裝訂等整理工作。檔案保管與查閱1.設立檔案庫房，配備必要的檔案保管設施，確保檔案安全存放。2.建立檔案查閱制度，嚴格查閱審批流程，查閱檔案時應填寫《檔案查閱申請表》，經相關領導審批后，方可查閱。3.查閱檔案人員應愛護檔案，不得涂改、損壞、轉借檔案。檔案銷毀1.定期對已過保管期限或無保存價值的檔案進行清理，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經相關領導審批后，由專人負責監督銷毀過程，并做好記錄。信息管理公司網站與社交媒體管理1.行政部門負責公司網站的建設、維護和更新，及時發布公司動態、產品信息等內容。2.規范公司在社交媒體平臺上的信息發布，維護公司形象和聲譽。內部信息溝通平臺管理1.建立公司內部信息溝通平臺，如內部郵件系統、即時通訊工具等。2.員工應正確使用信息溝通平臺，確保信息傳遞及時、準確、安全。3.對重要信息進行分類管理，設置不同的權限，確保信息的保密性和安全性。信息安全管理1.制定信息安全管理制度，加強信息安全意識教育，提高員工信息安全防范能力。2.采取必要的技術措施，如防火墻