委托書管理制度?總則目的為規范公司委托書的管理，明確委托書的授權范圍、審批流程、使用規范等，確保公司各項業務活動的順利開展，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各分支機構以及全體員工在辦理各類業務時涉及的委托書相關事宜。基本原則1.合法合規原則：委托書的內容和辦理程序必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.明確授權原則：委托書應明確授權事項、權限范圍、有效期限等，避免授權不清導致的風險。3.嚴格審批原則：根據授權事項的重要性和風險程度，進行嚴格的審批流程，確保授權的合理性和必要性。4.檔案管理原則：對委托書進行妥善的檔案管理，以便查詢和追溯。委托書的定義與分類定義委托書是指公司或員工委托他人代表自己行使某種權利、辦理某項事務的書面文件。分類1.法人委托書：以公司名義出具的，委托他人代表公司辦理各類業務的委托書。2.個人委托書：員工個人出具的，委托他人辦理與個人相關業務的委托書。委托書的內容與格式內容要求1.委托雙方信息：包括委托人姓名（或公司名稱）、法定代表人、地址、聯系方式，受托人姓名、地址、聯系方式等。2.委托事項：明確具體委托辦理的業務內容，如簽訂合同、參加會議、辦理證照等。3.授權權限：詳細說明受托人在辦理委托事項過程中具有的權利范圍，例如是否有權代為簽署文件、變更事項、收取款項等。4.有效期限：注明委托書的生效日期和終止日期，確保委托行為在規定時間內有效。5.委托人簽名（或公司蓋章）：委托人需簽字確認或加蓋公司公章，以表明對委托書內容的認可。格式規范1.紙張規格：一般采用A4紙打印。2.字體字號：標題一般用二號宋體加粗，正文用四號宋體，行間距適中。3.排版布局：內容應條理清晰，段落分明，必要時可進行分段、編號等處理。委托書的申請與審批申請流程1.提出申請：委托人根據業務需要，填寫《委托書申請表》，詳細說明委托事項、授權權限、有效期限等內容，并提交相關證明材料（如有）。2.部門初審：委托人所在部門負責人對申請內容進行初步審核，核實委托事項的必要性、真實性以及授權的合理性，簽署初審意見后提交至上級審批部門。審批權限1.一般事項委托：對于金額較小、風險較低的一般性業務委托，由部門負責人審批即可。2.重要事項委托：涉及金額較大、重要合同簽訂、重大決策等重要事項的委托，需經公司分管領導審批。3.重大事項委托：對于可能對公司產生重大影響的委托事項，如涉及公司核心業務、大額資金交易等，需經公司總經理審批。審批流程時間要求各級審批部門應在收到申請后的[X]個工作日內完成審批工作，特殊情況除外。如遇緊急業務需要，可通過特批流程加快辦理。委托書的出具與使用出具要求1.統一編號：公司對出具的委托書進行統一編號管理，編號規則為：年份+部門代碼+順序號。例如：202301001，表示2023年由01部門出具的第001號委托書。2.專人負責：由公司指定專人負責委托書的打印、蓋章等出具工作，確保委托書內容準確無誤，格式規范統一。3.蓋章確認：法人委托書需加蓋公司公章，個人委托書需委托人簽字確認。蓋章或簽字應清晰、完整，不得模糊、遺漏。使用規范1.受托人職責：受托人應嚴格按照委托書授權范圍行使權利，辦理委托事項，并對委托事項的辦理結果負責。在辦理過程中，如遇問題或需要變更授權事項，應及時與委托人溝通。2.禁止轉委托：未經委托人書面同意，受托人不得將委托事項轉委托給他人。3.妥善保管：受托人應妥善保管委托書原件，在辦理完委托事項后，及時將委托書原件交回委托人或公司指定部門存檔。委托書的變更與終止變更1.變更申請：如因業務需要變更委托書內容，委托人應填寫《委托書變更申請表》，說明變更事項及原因，并提交相關證明材料。2.審批流程：變更申請的審批流程與原委托書申請審批流程一致，經各級審批部門批準后方可進行變更。3.重新出具：變更后的委托書經審批通過后，由專人重新出具，并按照原委托書編號規則進行編號。終止1.終止情形：委托書在以下情形下終止：委托事項辦理完畢；有效期限屆滿；委托人撤銷委托；受托人辭去委托；因不可抗力或其他法定事由無法繼續履行委托事項等。2.通知與歸檔：委托書終止后，委托人應及時通知受托人，并將終止情況告知相關部門。同時，將委托書原件及相關辦理資料整理歸檔，以備查閱。委托書的檔案管理檔案建立1.收集整理：公司指定專人負責收集、整理委托書相關資料，包括委托書申請表、審批文件、委托書原件、辦理結果證明等。2.分類歸檔：按照委托書的類別、年份、編號等進行分類歸檔，建立電子檔案和紙質檔案，確保檔案資料的完整性和可查性。檔案查閱1.查閱申請：因工作需要查閱委托書檔案的，需填寫《委托書檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，并經所在部門負責人簽字同意。2.審批權限：一般情況下，查閱本部門委托書檔案由部門負責人審批；查閱其他部門委托書檔案需經公司分管領導審批。3.查閱規定：查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自復印、拍照、涂改或帶走檔案原件。如需復印相關資料，應經檔案管理人員同意，并按照規定辦理復印手續。檔案保管期限委托書檔案的保管期限根據國家法律法規及公司相關規定執行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，經公司檔案管理部門審核批準，可按照規定進行銷毀處理。監督與檢查內部審計公司內部審計部門定期對委托書的管理情況進行審計檢查，重點檢查委托書的申請、審批、出具、使用、變更、終止等環節是否符合本制度規定，是否存在違規操作或風險隱患。日常監督各部門負責人應加強對本部門員工委托書使用情況的日常監督，確保員工嚴格按照制度規定辦理委托事項。發現問題及時糾正，并向公司相關部門報告。違規處理對于違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。給公司造成損失的，應依法承擔