會議本管理制度?一、總則（一）目的為加強公司會議管理，規范會議本的使用與管理，提高會議效率和質量，確保會議精神得到有效傳達和落實，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于董事會、股東會、經理辦公會、部門例會、專題研討會等。（三）基本原則1.統一規范原則：對會議本的格式、內容記錄要求等進行統一規范，確保記錄的準確性和一致性。2.高效實用原則：以提高會議效率和效果為目標，使會議本的使用有助于會議的組織、決策和執行。3.安全保密原則：會議本涉及公司重要信息，應妥善保管，防止信息泄露。二、會議本的采購與發放（一）采購1.行政部門負責根據公司實際需求，統一采購會議本。2.采購會議本時，應選擇質量可靠、規格合適的產品，并考慮價格因素，確保性價比最優。3.采購的會議本應具備足夠的頁數，以滿足一段時間內會議記錄的需求。（二）發放1.行政部門根據會議本的使用范圍，將其發放至各部門或相關人員。2.對于定期召開會議的部門或崗位，應定期發放新的會議本；對于臨時性會議較多的部門或人員，可根據實際情況隨時發放。3.發放會議本時，應做好記錄，包括領取人姓名、部門、領取時間等，以便進行管理和追溯。三、會議本的使用規范（一）記錄要求1.會議記錄人員應提前到達會議現場，準備好會議本和筆等記錄工具。2.記錄內容應完整、準確、清晰，包括會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員、主持人、會議議程、發言內容、決議事項等。3.對于重要發言，應盡量記錄原話；對于決議事項，應明確記錄決議內容、責任人、完成時間等。4.會議記錄應使用規范的文字和符號，避免使用模糊、歧義或難以辨認的字跡。5.如有必要，可采用錄音、錄像等輔助記錄方式，但應確保記錄的合法性和有效性。（二）書寫規范1.會議本應使用黑色或藍色中性筆書寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆。2.書寫應工整、清晰，不得潦草、涂改。如需涂改，應在涂改處加蓋記錄人員的印章或簽名，并注明涂改日期。3.會議記錄應按照會議議程順序依次記錄，不得跳躍或遺漏。（三）分類記錄1.對于不同類型的會議，應使用不同的會議本進行記錄，以便于分類管理和查閱。2.在會議本的封面上應注明會議類型、年份、月份等信息，以便快速查找。3.同一會議本內，應按照會議日期順序依次記錄會議內容，每一頁記錄一個會議的相關信息。（四）備份與共享1.重要會議的會議本記錄應進行備份，可采用電子文檔或紙質復印件的形式保存。2.備份的會議本記錄應妥善保管，存儲在安全的地方，并定期進行檢查和維護，防止數據丟失或損壞。3.根據需要，會議本記錄可在一定范圍內進行共享，但應遵循公司的信息安全管理規定，確保信息的保密性和安全性。四、會議本的保管與存檔（一）保管1.參會人員應妥善保管自己的會議本，不得隨意丟棄或轉借他人。2.會議結束后，記錄人員應及時將會議本整理好，交至行政部門或指定的保管地點。3.行政部門應安排專人負責會議本的保管，確保會議本存放有序，便于查找和使用。（二）存檔1.行政部門應定期對會議本進行整理和歸檔，按照年份、會議類型等進行分類存放。2.會議本的存檔期限應根據公司檔案管理規定執行，一般重要會議的會議本應長期保存。3.在存檔過程中，應確保會議本的完整性和可讀性，如有損壞或字跡模糊等情況，應及時進行修復或處理。五、會議本的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱會議本時，應填寫《會議本查閱申請表》，注明查閱的會議名稱、時間、查閱目的等信息。2.《會議本查閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，交至行政部門。3.行政部門根據申請表的內容，為查閱人員提供相應的會議本，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、歸還時間等。4.查閱人員應在行政部門指定的地點查閱會議本，不得將會議本帶出指定區域，查閱過程中應愛護會議本，不得涂改、損壞或丟失。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱會議本的，應填寫《會議本借閱申請表》，詳細說明借閱的會議本名稱、時間、借閱期限、借閱目的等信息。2.《會議本借閱申請表》經所在部門負責人和行政部門負責人簽字同意后，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管借閱的會議本，不得轉借他人或用于其他非借閱目的。如發生會議本丟失、損壞等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。5.借閱人員歸還會議本時，應確保會議本的完整性和可讀性，行政部門應對歸還的會議本進行檢查，如發現問題，應及時與借閱人員溝通解決。六、會議本的銷毀（一）銷毀條件1.會議本已超過存檔期限，且確認不再具有保存價值的。2.會議本因損壞、丟失等原因無法正常使用，且已無修復或替代可能的。（二）銷毀流程1.行政部門負責提出會議本銷毀申請，填寫《會議本銷毀申請表》，注明銷毀的會議本名稱、數量、年份、銷毀原因等信息。2.《會議本銷毀申請表》經行政部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。3.經審批同意后，行政部門安排專人負責會議本的銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀方式、參與人員等。4.會議本的銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保會議本中的信息無法恢復。5.銷毀工作完成后，行政部門應將《會議本銷毀申請表》及銷毀記錄存檔，以備查閱。七、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門應定期對會議本的使用、保管、存檔等情況進行監督檢查，確保各項制度得到有效執行。2.監督檢查內容包括會議本記錄的準確性、完整性，會議本的保管情況，查閱與借閱手續的辦理情況等。3.對于監督檢查中發現的問題，行政部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.將會議本管理工作納入公司績效考核體系，對相關部門和人員進行考核。2.考核指標包括會議本記錄質量、會議本保管情況、查閱與借閱手續辦理及時性等。3.根據考核結果，對表現優秀的部門和人員給予獎勵，對未達到要求的部門和人員進行相應的處罰。