電子票管理制度?總則目的為規范公司電子票的管理，確保電子票的開具、獲取、存儲、使用及報銷等流程的順暢、準確與安全，提高工作效率，降低運營成本，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內部涉及電子票業務的所有部門及員工，包括但不限于采購、銷售、財務、行政等部門。基本原則1.合法性原則：電子票的管理應嚴格遵守國家法律法規及相關稅收政策的規定。2.準確性原則：確保電子票信息的真實、準確、完整，與實際業務相符。3.安全性原則：采取有效措施保障電子票數據的安全，防止信息泄露、丟失或篡改。4.便捷性原則：在確保合規與安全的前提下，優化電子票管理流程，提高工作效率，為員工和業務部門提供便利。電子票的開具開具流程1.業務發起：業務部門在發生符合開具電子票條件的業務時，應及時將相關業務信息傳遞給財務部門。業務信息應包括但不限于交易內容、金額、客戶信息等，確保信息準確無誤。2.信息審核：財務部門收到業務部門傳遞的信息后，對其進行審核。審核內容包括業務的真實性、合規性以及信息的完整性。如發現信息有誤或不符合規定，應及時與業務部門溝通并要求更正。3.系統錄入：審核通過后，財務人員在公司使用的電子票開具系統中錄入相關信息，生成電子票。錄入過程應嚴格按照系統操作指引進行，確保電子票票面信息與審核后的業務信息一致。4.電子票交付：電子票開具成功后，系統自動將電子票發送至客戶指定的接收郵箱或其他接收方式。同時，財務人員應記錄電子票的交付時間、交付方式及接收方信息等。開具要求1.票面信息規范：電子票票面應包含稅務機關規定的必填信息，如發票代碼、發票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅額等，且各項信息應清晰、準確、完整。2.與業務匹配：電子票內容應與實際發生的業務內容相符，不得虛開或開具與業務不符的電子票。3.開票時間要求：應在業務完成且符合開票條件后及時開具電子票，不得拖延開票時間，確保電子票的開具時間與業務發生時間合理匹配。電子票的獲取獲取途徑1.供應商提供：在采購業務中，要求供應商按照公司要求提供電子票。公司應在采購合同或相關協議中明確約定電子票的提供事宜，包括電子票的格式、交付方式等。2.自行下載：對于部分可以通過特定平臺或系統獲取的電子票，如公司參加會議、培訓等活動取得的電子票，相關人員應按照規定的流程和方式自行從指定平臺下載電子票，并確保下載的電子票信息完整、清晰。獲取流程1.接收通知：業務人員在收到供應商或相關機構關于電子票獲取的通知后，應及時將通知內容轉發給財務部門，并告知電子票的相關信息，如開票項目、金額等。2.信息核對：財務部門收到業務人員轉發的通知后，與業務信息進行核對，確保獲取的電子票與公司實際業務相符。如發現信息不一致，應及時與相關方溝通核實。3.電子票下載或接收：根據電子票的獲取方式，財務人員或相關授權人員進行電子票的下載或接收操作。對于通過郵箱接收的電子票，應及時查收并妥善保存；對于需從特定平臺下載的電子票，應按照平臺要求進行準確下載，并核對下載的電子票信息。4.登記備案：獲取電子票后，財務人員應及時對電子票進行登記備案，記錄電子票的獲取日期、來源、發票號碼、金額等信息，建立電子票臺賬，以便后續查詢和管理。電子票的存儲存儲方式1.電子存儲：公司應建立專門的電子票存儲系統或利用現有的財務軟件系統對電子票進行存儲。電子票應按照一定的分類規則進行存儲，如按照發票類型、開票日期、業務類別等分類，便于查詢和管理。2.備份存儲：為防止電子票數據丟失，應對電子票存儲數據進行定期備份。備份存儲可以采用外部存儲設備（如硬盤、U盤等）或云存儲服務等方式，備份數據應存儲在安全可靠的地點，并定期進行檢查和維護，確保備份數據的完整性和可恢復性。存儲期限電子票的存儲期限應按照國家法律法規及稅務機關的要求執行。一般情況下，電子票應至少保存5年，以備稅務機關等相關部門檢查。在存儲期限屆滿后，應按照規定的程序進行妥善處理，不得擅自銷毀電子票數據。存儲安全管理1.訪問權限控制：設置不同的用戶角色和權限，只有經過授權的人員才能訪問電子票存儲系統。對系統訪問進行嚴格的身份認證和授權管理，防止未經授權的人員訪問或篡改電子票數據。2.數據加密：采用加密技術對電子票存儲數據進行加密處理，確保數據在存儲和傳輸過程中的安全性。加密密鑰應妥善保管，防止泄露。3.安全審計：建立電子票存儲系統的安全審計機制，記錄和監控系統操作日志。定期對操作日志進行審查，及時發現和處理異常操作行為，確保電子票存儲數據的安全。電子票的使用使用范圍1.報銷憑證：電子票作為公司員工報銷費用的合法憑證。員工在進行費用報銷時，應按照公司報銷制度的要求，提供真實、有效的電子票，并確保電子票與報銷業務相符。2.財務核算：財務部門依據電子票進行財務核算，準確記錄公司的收入、成本、費用等經濟業務事項，確保財務報表的真實性和準確性。使用流程1.報銷申請：員工發生費用支出后，按照公司報銷制度的規定填寫報銷申請表，并將電子票作為附件上傳至報銷系統或提交給財務部門。2.報銷審核：財務部門收到員工的報銷申請后，對報銷內容及電子票進行審核。審核內容包括報銷事項的真實性、合規性、電子票的有效性及與報銷申請的匹配性等。如發現問題，應及時與員工溝通核實，并要求補充相關資料或進行更正。3.報銷支付：審核通過后，財務部門按照公司報銷流程進行報銷支付。對于以電子票報銷的費用，應確保支付信息與電子票及報銷申請一致。使用要求1.真實有效：員工使用的電子票必須是真實、合法、有效的，不得使用虛假或作廢的電子票進行報銷。2.妥善保管：員工應妥善保管電子票，防止電子票丟失、損壞或被盜用。如因員工自身原因導致電子票無法正常使用或報銷的，責任由員工自行承擔。3.不得重復報銷：同一筆業務對應的電子票不得重復用于報銷，財務部門在審核報銷時應嚴格把關，防止重復報銷行為的發生。電子票的報銷報銷規定1.報銷時限：公司應規定電子票報銷的時限，一般情況下，員工應在電子票開具之日起[X]天內提交報銷申請。超過報銷時限的，財務部門有權不予受理，但因特殊原因經公司批準的除外。2.報銷附件要求：員工在報銷時，應將電子票原件作為報銷附件，并確保電子票清晰可辨。同時，應按照公司報銷制度的要求，提供其他必要的報銷憑證，如發票清單、合同協議等。3.報銷審批流程：電子票報銷應按照公司既定的報銷審批流程進行，各級審批人員應認真審核電子票及報銷事項的真實性、合規性，確保報銷費用合理、合法。報銷審核要點1.票面信息審核：審核電子票票面信息是否完整、準確，包括發票代碼、發票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅額等。檢查票面信息是否與實際業務相符，有無涂改、偽造等跡象。2.發票真偽驗證：通過稅務機關指定的發票查驗平臺或其他合法途徑對電子票的真偽進行驗證。確保報銷的電子票為真實有效的發票，防止虛假發票報銷。3.業務關聯性審核：審核電子票所對應的業務是否與公司實際發生的業務相關，是否符合公司的費用報銷規定。如發現業務與電子票不相關或不符合報銷規定的，應不予報銷。報銷支付與歸檔1.報銷支付：經審核通過的電子票報銷申請，財務部門應按照公司報銷流程及時進行支付。支付方式可以采用銀行轉賬、支票等方式，確保報銷款項準確無誤地支付給員工。2.報銷歸檔：報銷完成后，財務部門應將電子票及相關報銷憑證按照檔案管理的要求進行歸檔保存。歸檔資料應包括電子票原件、報銷申請表、發票清單、合同協議等，確保報銷檔案資料的完整性和可追溯性。電子票的查驗與真偽鑒別查驗途徑1.稅務機關官方平臺：公司應引導員工及財務人員通過稅務機關指定的官方發票查驗平臺（如國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺）對電子票的真偽進行查驗。在查驗時，應準確輸入電子票的相關信息，如發票代碼、發票號碼、開票日期、金額等，以獲取準確的查驗結果。2.其他可靠渠道：除稅務機關官方平臺外，對于部分特定類型的電子票或因特殊原因無法通過官方平臺查驗的，可通過其他經稅務機關認可的可靠渠道進行真偽鑒別。如與發票開具方聯系核實、參考相關行業協會或機構提供的鑒別服務等。查驗流程1.發起查驗：員工或財務人員在收到電子票后，懷疑電子票真偽或需要進行驗證時，應及時發起查驗操作。按照查驗平臺或其他渠道的要求，準確輸入電子票的相關信息。2.獲取查驗結果：提交查驗信息后，等待系統或相關渠道返回查驗結果。查驗結果應明確顯示電子票的真偽情況，如"一致"表示電子票為真票，"不一致"表示電子票可能存在問題。3.結果處理：根據查驗結果進行相應的處理。如查驗結果為真票，可正常進行后續的報銷、入賬等操作；如查驗結果為假票，應及時與開票方聯系核實情況，并按照公司規定進行處理，如拒絕報銷、追究相關責任等。電子票的紅沖與作廢紅沖條件1.開票有誤：電子票開具后，發現票面信息有誤，如發票代碼、發票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅額等填寫錯誤，且不符合作廢條件的，應進行紅沖處理。2.銷售退回：因銷售業務發生退回，已開具的電子票需要進行沖減的，應進行紅沖處理。3.服務中止：提供的服務因某種原因中止，已開具的電子票需要進行沖減的，應進行紅沖處理。紅沖流程1.申請紅沖：由業務部門或財務部門提出電子票紅沖申請，并說明紅沖原因。申請時應提供相關證明材料，如業務變更協議、退款證明等，確保紅沖申請的合理性和真實性。2.審核批準：紅沖申請提交后，按照公司內部審批流程進行審核批準。審批人員應認真審核紅沖原因及相關證明材料，確保紅沖操作符合規定。3.紅沖開具：經審核批準后，由財務人員在電子票開具系統中進行紅沖操作，開具紅字電子票。紅字電子票應在票面左上角注明"紅字"字樣，其他信息與原藍字電子票一致，但金額、稅額等為負數。4.紅沖記錄：財務部門應建立電子票紅沖記錄臺賬，記錄紅沖電子票的相關信息，如紅沖日期、紅沖原因、原藍字電子票號碼等，以便后續查詢和管理。作廢條件與流程1.作廢條件：電子票開具后，如發生以下情況可進行作廢處理：發票尚未交付給購買方；購買方拒收發票且銷售方未抄稅、未記賬。2.作廢流程：由開票方在電子票開具系統中發起作廢申請，經系統驗證符合作廢條件后，進行作廢操作。作廢后的電子票應在系統中標記為"作廢"狀態，且不得再用于任何業務。同時，開票方應將作廢電子票的相關信息進行記錄備案。電子票管理的監督與檢查內部監督1.財務部門監督：財務部門作為電子票管理的主要責任部門，應定期對電子票的開具、獲取、存儲、使用及報銷等環節進行自查。檢查內容包括電子票信息的準確性、合規性，操作流程的執行情況，存儲數據的安全性等。如發現問題，應及時采取措施進行整改，并向公司管理層報告。2.審計部門監督：公司審計部門應定期或不定期對電子票管理情況進行審計監督。審計內容包括電子票管理制度的執行情況、財務核算的準確性、報銷業務的合規性等。通過審計監督，發現電子票管理過程中存在的問題和風險，并提出改進建議和措施，促進公司電子票管理水平的提升。外部檢查應對1.稅務機關檢查：積極配合稅務機關對公司電子票管理情況的檢查。在稅務機關檢查前，財務部門應做好電子票資料的整理和準備工作，確保能夠及時、準確地提供相關資料。對于稅務機關提出的問題和要求，應認真對待，及時整改，并按照規定進行反饋和處理。2.其他監管部門檢查：對于其他監管部門對公司電子票管理情況的檢查，同樣應高度重視，積極配合。按照監管部門的要求，提供真實、完整的電子票相關資料，如實反映公司電子票管理情況。對于檢查中發現的問題，應及時整改，并采取有效措施加強管理，防范類似問題再次發生。違規處理違規行為界定1.虛開電子票：虛構業務開具電子票或開具與實際業務不符的電子票，屬于虛開電子票行為。2.使用虛假電子票報銷：員工使用偽造、變造或虛假的電子票進行報銷，以騙取公司費用的行為。3.電子票管理不善：因保管不當導致電子票丟失、損壞，影響公司正常業務處理或財務核算；未按照規定流程進行電子票的開具、獲取、存儲、使用及報銷等操作，造成公司損失或稅務風險的行為。處理措施1.對于虛開電子票行為：一經發現，將依法追究相關責任人的法律責任，并追回已開具的電子票及相應款項。同時，公司將視情節輕重，對相關責任人給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰。2.對于使用虛假電子票報銷行為：公司將不予報銷相關費用，并追回已支付的款項。對涉事員工給予批評教育、罰款等處罰；情節嚴重的，將解除勞動合同，并依法追究其法律責任。3