收貨章管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范公司收貨章的使用與管理，確保收貨流程的準確性、規范性和安全性，維護公司的合法權益，保障公司正常的生產經營秩序。2.適用范圍本制度適用于公司內部涉及貨物接收、驗收等相關業務活動中收貨章的使用與管理。3.定義收貨章是公司用于確認貨物已按規定程序接收并驗收合格的專用印章。二、收貨章的保管1.保管部門收貨章由公司采購部門指定專人負責保管。2.保管要求收貨章應存放在安全、保密的專用地點，確保印章存放環境安全，防止印章被盜用、遺失或損壞。保管人員應妥善保管收貨章，不得隨意將印章轉借他人使用。如遇特殊情況需臨時交接印章，必須經部門負責人批準，并辦理交接手續，明確交接責任。保管人員應定期對收貨章進行檢查，確保印章完好無損。如發現印章有損壞或遺失跡象，應立即向部門負責人報告，并采取相應的補救措施。三、收貨章的使用1.使用原則收貨章必須嚴格按照規定的用途和審批程序使用，不得超出規定范圍使用。收貨章的使用應確保真實、準確、合法，不得在空白文件、單據或其他未經審核的材料上加蓋印章。使用收貨章應進行登記，詳細記錄使用時間、使用人、使用事項、蓋章文件名稱及編號等信息，以便于追溯和查詢。2.使用流程貨物接收環節采購人員在收到供應商交付的貨物后，應及時通知質量檢驗部門進行檢驗。質量檢驗部門按照相關標準和流程對貨物進行檢驗，檢驗合格后，填寫《貨物驗收單》。采購人員持經質量檢驗部門簽字確認的《貨物驗收單》到保管人員處辦理貨物入庫手續。保管人員核對貨物數量、規格、型號等與《貨物驗收單》一致后，在《貨物驗收單》上簽字確認。采購人員將《貨物驗收單》提交給收貨章保管人員，由保管人員在《貨物驗收單》上加蓋收貨章。加蓋收貨章的位置應清晰、端正，確保印章與文字內容不重疊、不模糊。其他涉及收貨確認的業務環節如遇其他業務活動需要使用收貨章確認貨物接收情況，相關人員應填寫《收貨章使用申請表》，詳細說明使用原因、使用事項、涉及的貨物信息等內容。《收貨章使用申請表》經部門負責人審核簽字后，提交給收貨章保管人員。保管人員對《收貨章使用申請表》進行審核，確認無誤后，按照申請表上的要求在相關文件或單據上加蓋收貨章，并在《收貨章使用登記表》上進行登記。四、收貨章使用的審批1.審批權限收貨章的使用實行分級審批制度。一般情況下，單次使用收貨章涉及金額在[X]元以下的，由采購部門負責人審批；單次使用收貨章涉及金額在[X]元以上（含[X]元）的，由公司分管采購的副總經理審批。對于特殊情況或重要業務活動需要使用收貨章的，應提交公司總經理審批。2.審批流程使用人填寫《收貨章使用申請表》，詳細說明使用原因、使用事項、涉及的貨物信息及金額等內容。將《收貨章使用申請表》依次提交給部門負責人、分管副總經理（如有需要）、總經理（如有需要）進行審批。審批人員應認真審核申請表內容，對不符合規定或存在疑問的申請予以退回，并注明原因。經審批通過的《收貨章使用申請表》交回收貨章保管人員，保管人員方可按照申請表上的要求加蓋收貨章。五、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對收貨章的使用情況進行審計檢查，重點檢查收貨章的使用是否符合規定的流程和審批權限，使用記錄是否完整、準確，印章保管是否安全等。2.日常監督檢查采購部門負責人應定期對收貨章的使用情況進行檢查，確保收貨章使用規范、登記完整。同時，應加強對保管人員的管理和監督，督促其嚴格履行印章保管職責。3.違規處理對于違反本制度規定使用收貨章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。情節較輕的，給予警告處分；情節嚴重的，將依法追究相關人員的責任，如造成經濟損失的，責令其承擔相應的賠償責任。如發現收貨章被盜用、遺失或損壞，保管人員應立即向公司報告，并采取相應的措施防止損失擴大。同時，公司將對事件進行調查，查明原因，追究相關人員的責任。六、印章的更換與廢止1.更換因磨損、損壞等原因需要更換收貨章時，保管人員應填寫《收貨章更換申請表》，詳細說明更換原因，并附上原印章。《收貨章更換申請表》經部門負責人審核簽字后，提交給公司行政部門。行政部門根據申請情況制作新的收貨章，并負責收回原印章進行銷毀處理。新印章啟用后，保管人員應及時更新印章使用登記記錄，并將新印章的印模報公司行政部門備案。2.廢止因公司業務調整、印章樣式變更等原因需要廢止收貨章時，保管人員應填寫《收貨章廢止申請表》，詳細說明廢止原因。《收貨章廢止申請表》經部門負責人審核簽字后，提交給公司行政部門。行政部門負責對廢止印章進行收繳，并統一銷毀處理。印章廢止后，保管人員應停止使用該印章，并在印章使用登記記錄中注明廢止日期。七、附則