圖文室管理制度?一、總則（一）目的為加強公司圖文室的管理，規范圖文室的使用流程，提高圖文資料的利用效率，確保圖文資料的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在使用圖文室過程中的管理。（三）職責1.行政部負責圖文室的日常管理工作，包括設備維護、資料整理與歸檔等。制定和完善圖文室管理制度，并監督執行。對圖文室的使用情況進行統計和分析，定期向上級匯報。2.各部門負責本部門圖文資料的收集、整理和提交，確保資料的準確性和完整性。按照規定的流程使用圖文室，合理安排使用時間，提高設備使用效率。教育本部門員工遵守圖文室管理制度，愛護圖文室設施和資料。3.使用人員嚴格遵守圖文室管理制度，按照操作規程使用設備。愛護圖文室的設備和資料，保持圖文室的整潔衛生。使用完畢后，及時整理設備和資料，辦理相關歸還手續。二、圖文室設施與環境管理（一）設施配備1.圖文室內應配備必要的辦公設備，如電腦、打印機、復印機、掃描儀、裝訂機等，以滿足公司日常圖文處理的需求。2.根據實際工作需要，配備相應的辦公桌椅、文件柜、資料架等家具，為員工提供舒適的工作環境。3.安裝必要的安全設備，如滅火器、防盜報警裝置等，確保圖文室的安全。（二）環境要求1.圖文室應保持整潔、明亮、通風良好，溫度和濕度適宜。2.定期對圖文室進行清潔衛生打掃，包括地面、桌面、設備等，保持室內無灰塵、無雜物。3.合理擺放設備和家具，確保通道暢通，便于人員進出和操作。4.在圖文室內設置禁煙標志，禁止吸煙，保持室內空氣清新。三、圖文資料管理（一）資料分類1.圖文資料分為公司文件、部門文件、項目資料、客戶資料、技術資料、宣傳資料等類別。2.各類資料應進一步細分，如公司文件可分為行政文件、財務文件、人力資源文件等；項目資料可按照項目名稱、階段等進行分類。（二）資料收集1.各部門應指定專人負責本部門圖文資料的收集工作，確保資料及時、準確地提交到圖文室。2.資料收集人員應按照資料分類標準，對收集到的資料進行初步整理，確保資料的完整性和規范性。3.對于重要的資料，應進行備份，以防止數據丟失。（三）資料整理與歸檔1.行政部負責對收集到的圖文資料進行統一整理和歸檔，按照資料分類標準進行編號、編目，建立資料檔案。2.資料歸檔應遵循便于查找、便于利用的原則，確保資料存放有序、標識清晰。3.定期對資料檔案進行清查和核對，確保資料的準確性和完整性。對于過期、失效的資料，應及時進行清理。（四）資料借閱1.公司內部員工因工作需要借閱圖文資料，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、數量、借閱時間、歸還時間等信息，并經部門負責人簽字批準。2.行政部根據審批后的《資料借閱申請表》，辦理資料借閱手續，向借閱人發放資料，并登記借閱記錄。3.借閱人應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、污損、遺失。如需復印或摘錄資料，應經行政部同意。4.借閱人應按照規定的時間歸還資料，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。如逾期未還，行政部將督促歸還，并視情節輕重給予相應的處罰。（五）資料查閱1.員工可在圖文室內查閱已歸檔的圖文資料，但應保持安靜，不得影響他人工作。2.如需查閱重要或機密資料，應經部門負責人和行政部負責人批準，并在指定地點查閱。3.查閱資料時，應愛護資料，不得擅自抽取、拆散、調換資料。查閱完畢后，應將資料放回原處。（六）資料銷毀1.對于過期、失效、無用的圖文資料，由行政部定期進行清理，并填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經部門負責人和行政部負責人簽字批準后，方可進行銷毀。3.資料銷毀應采用安全、環保的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保資料信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由監銷人員簽字確認。四、圖文室設備管理（一）設備采購1.根據公司實際工作需要，由行政部制定圖文室設備采購計劃，經公司領導審批后實施。2.設備采購應遵循公開、公平、公正的原則，選擇質量可靠、性能穩定、價格合理的設備供應商。3.采購設備時，應簽訂采購合同，明確設備的規格、型號、數量、價格、售后服務等條款，確保公司權益。（二）設備驗收1.設備到貨后，行政部應組織相關人員按照采購合同和設備清單進行驗收，檢查設備的外觀、數量、規格、型號等是否與合同一致。2.對設備的性能進行測試，確保設備能夠正常運行。如發現設備存在質量問題或與合同不符的情況，應及時與供應商聯系，要求更換或處理。3.驗收合格后，填寫《設備驗收報告》，由驗收人員簽字確認。設備驗收報告應作為設備入賬和后續管理的依據。（三）設備使用1.圖文室設備由專人負責操作和維護，操作人員應經過專業培訓，熟悉設備的性能和操作規程。2.操作人員應按照設備操作規程進行操作，不得違規操作，以免損壞設備。如發現設備故障，應及時停機，并報告行政部。3.在設備使用過程中，應注意節約紙張、油墨、碳粉等耗材，降低使用成本。（四）設備維護與保養1.行政部應制定設備維護保養計劃，定期對圖文室設備進行維護保養，確保設備的正常運行。2.設備維護保養內容包括清潔設備、檢查設備部件、更換耗材、校準設備等。對于一些關鍵設備，應定期邀請專業技術人員進行全面維護和檢修。3.建立設備維護保養記錄，記錄設備維護保養的時間、內容、維修情況等信息，以便跟蹤設備的運行狀況。（五）設備報廢1.對于已損壞且無法修復或已達到使用年限的圖文室設備，由行政部填寫《設備報廢申請表》，注明設備名稱、型號、購置時間、報廢原因等信息。2.《設備報廢申請表》經部門負責人和行政部負責人簽字批準后，方可進行報廢處理。3.設備報廢應按照公司固定資產管理規定進行處理，如進行資產評估、財務核銷等。報廢設備應妥善保管，不得隨意丟棄。五、圖文室安全管理（一）安全制度1.建立健全圖文室安全管理制度，明確安全責任，加強安全教育，提高員工的安全意識。2.制定安全操作規程，規范員工的操作行為，防止因操作不當引發安全事故。3.加強對圖文室的安全檢查，定期檢查設備、電路、消防等設施，及時發現和消除安全隱患。（二）人員安全1.圖文室工作人員應掌握基本的安全知識和應急處理技能，如火災、觸電等事故的應急處理方法。2.操作人員在使用設備時，應正確佩戴個人防護用品，如手套、護目鏡等，防止發生意外傷害。3.嚴禁在圖文室內使用明火，如吸煙、使用明火取暖等。如需進行電氣焊等動火作業，應辦理動火審批手續，并采取相應的防火措施。（三）設備安全1.定期對圖文室設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行，防止因設備故障引發安全事故。2.設備操作人員應按照操作規程進行操作，不得擅自更改設備參數或進行非法操作。3.對設備的電源線、信號線等進行定期檢查，防止因線路老化、破損等原因引發電氣事故。（四）消防安全1.圖文室內應配備足夠數量的滅火器材，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.保持消防通道暢通，嚴禁在消防通道內堆放雜物。3.組織員工進行消防安全培訓和演練，提高員工的消防安全意識和應急處置能力。（五）數據安全1.加強對圖文室數據的安全管理，采取必要的安全防護措施，如設置密碼、備份數據等，防止數據泄露和丟失。2.對涉及公司機密的圖文資料，應嚴格按照公司保密制度進行管理，限制查閱和使用人員范圍。3.定期對圖文室數據進行備份，并將備份數據存儲在安全的地方，以防止因意外事件導致數據丟失。六、圖文室使用流程（一）預約申請1.員工如需使用圖文室，應提前填寫《圖文室使用申請表》，注明使用時間、使用設備、使用人數、使用內容等信息，并提交給行政部。2.行政部根據圖文室的使用情況進行審核，如申請時間和設備可用，予以批準，并回復申請人。如申請時間沖突或設備不可用，應向申請人說明情況，并協商調整使用時間。（二）使用登記1.申請人在預約時間到達圖文室后，應到行政部辦理使用登記手續，領取相關設備和資料。2.行政部工作人員應核對申請人的身份信息和預約申請信息，確保一致后，為申請人發放設備和資料，并登記使用記錄。（三）使用過程1.申請人應按照預約申請的內容使用圖文室設備，不得擅自更改使用內容或延長使用時間。2.在使用過程中，應愛護圖文室設備和資料，如發現設備故障或資料損壞，應及時向行政部報告。3.保持圖文室的整潔衛生，使用完畢后，應將設備和資料歸位，并清理桌面和地面。（四）歸還手續1.使用完畢后，申請人應到行政部辦理歸還手續，歸還所領取的設備和資料。2.行政部工作人員應檢查設備和資料的完好情況，如發現設備損壞或資料缺失，應要求申請人照價賠償。3.辦理完歸還手續后，行政部工作人員應在使用登記記錄上注明歸還時間，并將設備和資料妥善保管。七、違規處理1.對違反圖文室管理制度的行為，行政部將視情節輕重給予相應的處罰。2.對于輕微違規行為，如未按時歸還資料、未保持圖文室整潔衛生等，行政部將給予口頭警