上海民辦教育培訓機構行政管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范上海民辦教育培訓機構（以下簡稱"機構"）的行政管理工作，提高管理效率，保障機構各項工作的順利開展，促進機構健康、穩定、可持續發展。2.適用范圍本制度適用于機構內全體員工，包括管理人員、教師、行政人員及其他工作人員。3.基本原則合法性原則：嚴格遵守國家法律法規及上海市相關教育政策規定。規范化原則：各項管理工作依據明確的流程和標準進行操作。效率原則：優化工作流程，提高工作效率，降低運營成本。服務原則：樹立服務意識，為教學一線和學員提供優質的支持與保障。二、組織架構與職責1.組織架構機構設置行政管理部門，下設行政主管、行政專員、前臺接待、后勤保障等崗位。同時，根據業務需要，設置教學管理、市場推廣、財務等部門，各部門相互協作，共同完成機構的各項工作任務。2.行政管理部門職責行政主管職責全面負責行政管理部門的日常工作，制定和完善行政管理規章制度。協調各部門之間的工作關系，確保機構整體工作的順暢運行。負責機構文件、檔案的管理工作，包括文件的起草、審核、印發、歸檔等。組織安排機構的會議、活動等，做好會議記錄和活動總結。負責機構固定資產的管理，定期進行盤點和維護。負責機構的對外聯絡與接待工作，維護良好的公共關系。完成上級領導交辦的其他臨時性工作任務。行政專員職責協助行政主管開展日常行政管理工作，負責具體事務的執行。負責機構辦公用品、耗材的采購、發放與管理工作。負責機構辦公區域的環境衛生管理，監督檢查各部門的衛生情況。負責機構員工考勤的統計與管理工作，及時處理考勤異常情況。協助行政主管做好文件的收發、傳遞、歸檔等工作。完成行政主管交辦的其他臨時性工作任務。前臺接待職責負責機構前臺的日常接待工作，熱情、禮貌地迎接來訪人員，解答咨詢。負責接聽機構電話，及時轉接并記錄重要電話信息，做好電話留言的傳達工作。負責來訪人員的登記、引導工作，確保來訪人員有序進入機構。負責機構前臺區域的衛生清潔與物品整理工作，保持前臺環境整潔。完成行政主管交辦的其他臨時性工作任務。后勤保障職責負責機構教學設施、設備的日常維護與保養工作，確保教學設施、設備正常運行。負責機構水電、消防等設施的管理與維護工作，定期進行安全檢查，消除安全隱患。負責機構食堂、宿舍（如有）的管理工作，保障餐飲質量和住宿安全。負責機構車輛的調度與管理工作，確保車輛正常使用。完成行政主管交辦的其他臨時性工作任務。三、辦公環境管理1.辦公區域規劃根據機構的業務需求和人員配置，合理規劃辦公區域，明確各部門的辦公位置。辦公區域應劃分出辦公區、會議室、接待區、資料室等功能區域，確保各區域布局合理，使用方便。2.辦公環境衛生全體員工應保持辦公區域的整潔衛生，每天上班前進行簡單清掃，下班后清理桌面垃圾，保持地面、桌面、門窗等干凈整潔。行政專員定期組織對辦公區域進行全面清潔，包括地面拖地、門窗擦拭、文件柜整理等，確保辦公環境符合衛生標準。禁止在辦公區域內吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等不文明行為。3.辦公秩序維護員工應遵守辦公秩序，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。工作時間內不得從事與工作無關的事情，如玩游戲、看視頻、聊天等。保持辦公區域的安靜，不得大聲喧嘩、爭吵，如需討論工作應盡量降低音量，避免影響他人。愛護辦公設施、設備，不得隨意損壞或拆卸，如有損壞應及時報修并說明原因。妥善保管個人辦公物品和機構財物，不得隨意丟失或損壞，重要文件和財物應妥善存放，防止丟失或被盜。四、文件與檔案管理1.文件管理文件分類機構文件分為行政文件、教學文件、財務文件、市場文件等類別，根據文件內容和性質進行分類存放。行政文件包括機構章程、管理制度、會議紀要、工作計劃、工作總結等；教學文件包括教學大綱、教案、教材、學生成績等；財務文件包括財務報表、預算決算、報銷憑證等；市場文件包括市場調研報告、宣傳資料、招生計劃等。文件起草與審核各部門根據工作需要起草文件，文件內容應準確、清晰、規范，符合機構的實際情況和相關政策要求。起草后的文件由部門負責人審核，確保文件內容的準確性和可行性，審核通過后提交行政主管進行終審。行政主管對文件進行終審，重點審核文件格式、語言表達、邏輯結構等方面，終審通過后進行編號、印發。文件印發與發放文件印發后，行政專員按照規定的發放范圍進行發放，確保相關人員及時收到文件。文件發放應進行登記，記錄文件名稱、文號、發放部門、發放時間、領取人等信息，以便查詢和追溯。文件歸檔文件辦理完畢后，行政專員應及時將文件進行歸檔，按照文件分類和編號順序進行整理存放。歸檔文件應保持完整、齊全，不得隨意涂改、丟失或銷毀，確保文件的歷史真實性和查閱便利性。2.檔案管理檔案分類機構檔案分為人事檔案、財務檔案、教學檔案、學生檔案、行政檔案等類別，根據檔案內容和性質進行分類管理。人事檔案包括員工入職申請表、勞動合同、工資單、績效考核表、培訓記錄等；財務檔案包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等；教學檔案包括教學計劃、教案、教材、教學評估資料等；學生檔案包括學生報名登記表、學籍檔案、學習記錄、成績報告等；行政檔案包括機構證照、資質文件、合同協議、會議記錄、工作計劃、工作總結等。檔案收集與整理各部門負責本部門檔案的收集與整理工作，按照檔案分類要求，定期將檔案移交至行政部門。行政部門對接收的檔案進行審核和整理，確保檔案資料完整、準確、規范，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充或修正。檔案保管與查閱行政部門設立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮設施等，確保檔案安全存放。檔案查閱應履行審批手續，查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經部門負責人或行政主管批準后，方可查閱檔案。查閱檔案應在檔案保管室內進行，不得將檔案帶出室外，查閱過程中應保持檔案的整潔和完整，不得隨意涂改、損壞或丟失檔案。查閱完畢后，應及時將檔案歸還至檔案保管室，并由檔案管理人員進行核對和簽收。五、會議與活動管理1.會議管理會議分類機構會議分為機構例會、部門會議、專項會議等類別，根據會議的性質和參會人員范圍進行劃分。機構例會由機構管理層主持，全體員工參加，每周[X]召開一次，主要傳達機構工作要求，總結上周工作情況，部署本周工作計劃。部門會議由各部門負責人主持，本部門員工參加，根據工作需要不定期召開，主要討論部門工作進展、存在問題及解決方案，安排部門下一階段工作任務。專項會議根據工作需要由相關部門或人員組織召開，參會人員根據會議主題確定，主要針對特定工作事項進行研究和決策。會議組織會議組織者應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并提前[X]天通知參會人員。會議組織者負責準備會議資料，如會議議程、相關文件、匯報材料等，并確保會議資料齊全、準確。會議開始前，會議組織者應檢查會議場地布置、設備設施等情況，確保會議正常進行。會議記錄與紀要會議過程中，應安排專人進行會議記錄，記錄會議時間、地點、參會人員、會議內容、討論結果、決議事項等信息。會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要，經會議主持人審核后，印發給參會人員和相關部門。會議紀要應明確會議討論的主要內容、達成的共識、決議事項及責任人、完成時間等，確保會議精神得到有效傳達和落實。會議跟進與落實各部門和相關責任人應按照會議決議事項，認真組織實施，確保工作任務按時完成。行政部門負責對會議決議事項的執行情況進行跟蹤和督促，定期向機構管理層匯報工作進展情況，對未按時完成的事項進行協調和解決。2.活動管理活動策劃機構組織的各類活動，如招生活動、校慶活動、員工團建活動等，由相關部門或人員提前進行活動策劃。活動策劃應明確活動主題、目的、時間、地點、參與人員、活動內容、預算等信息，并制定詳細的活動方案。活動方案應經過相關部門負責人審核和機構管理層批準后，方可組織實施。活動組織與實施活動組織者按照活動方案，負責活動的具體組織與實施工作，包括場地布置、人員安排、物資準備、活動流程控制等。在活動實施過程中，應確保活動安全、有序進行，及時處理活動中出現的突發情況，保障參與人員的人身安全和活動的順利開展。活動總結活動結束后，活動組織者應及時對活動進行總結，總結活動經驗教訓，分析活動效果，評估活動達成的目標。活動總結報告應包括活動基本情況、活動實施過程、活動效果評估、存在問題及改進措施等內容，提交給機構管理層和相關部門。六、考勤管理1.考勤制度機構實行[具體考勤制度，如指紋打卡、人臉識別打卡或簽到簽退制度]，員工應按時上下班，不得遲到、早退、曠工。員工應在規定的考勤時間內打卡或簽到簽退，如因特殊原因無法按時打卡或簽到簽退，應提前向部門負責人請假，并填寫《請假申請表》，經批準后報行政部門備案。員工請假分為事假、病假、婚假、產假、陪產假、喪假、年假等類別，請假應按照規定的流程進行審批。事假：員工因個人事務需要請假，應提前[X]天填寫《請假申請表》，經部門負責人批準后，報行政主管審核備案。事假期間無工資待遇。病假：員工因病需要請假，應提供醫院出具的病假證明，填寫《請假申請表》，經部門負責人批準后，報行政主管審核備案。病假期間工資待遇按照國家和上海市相關規定執行。婚假、產假、陪產假、喪假、年假：按照國家和上海市相關法律法規執行，員工請假應提前填寫《請假申請表》，經部門負責人批準后，報行政主管審核備案。2.考勤統計與公示行政專員每月定期對員工考勤情況進行統計，統計結果以考勤報表的形式呈現，包括員工出勤天數、遲到次數、早退次數、曠工天數、請假天數等信息。考勤報表經行政主管審核后，在機構內部進行公示，接受全體員工的監督。3.考勤異常處理對于考勤異常情況，如未打卡記錄、遲到早退無正當理由等，行政專員應及時與相關員工溝通核實，并要求員工作出書面說明。如員工對考勤統計結果有異議，可在公示期內向行政部門提出申訴，行政部門應進行調查核實，并將處理結果反饋給員工。七、辦公用品與耗材管理1.采購計劃各部門根據工作需要，每月末向行政部門提交次月辦公用品與耗材的采購計劃，明確所需物品的名稱、規格、數量等信息。行政部門對各部門提交的采購計劃進行匯總和審核，結合庫存情況，制定機構整體的辦公用品與耗材采購計劃。2.采購實施行政部門按照采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。采購過程中應遵循貨比三家、優質價廉的原則，確保采購物品的質量和性價比。采購完成后，行政部門應及時與供應商核對采購物品的名稱、規格、數量、價格等信息，并辦理驗收手續。驗收合格的物品方可入庫，驗收不合格的物品應及時與供應商協商退換貨事宜。3.發放與使用行政專員根據各部門的實際需求，定期發放辦公用品與耗材，并做好發放記錄，記錄發放時間、物品名稱、規格、數量、領取部門、領取人等信息。員工應愛護辦公用品與耗材，合理使用，不得浪費或挪作他用。對于貴重或限量使用的辦公用品，如電腦、打印機等，應按照規定的操作流程使用，如有損壞應及時報修并說明原因。4.庫存管理行政部門設立辦公用品與耗材倉庫，安排專人負責庫存管理工作。倉庫應保持整潔、通風良好，物品擺放整齊有序。庫存管理人員應定期對庫存物品進行盤點，確保賬物相符。盤點過程中如發現庫存短缺或損壞等情況，應及時查明原因，并進行相應的處理。根據庫存盤點結果和采購計劃，及時補充庫存物品，避免因庫存不足影響工作正常開展。八、固定資產管理1.固定資產購置各部門根據工作需要，填寫《固定資產購置申請表》，注明購置固定資產的名稱、規格、型號、數量、用途、預算等信息，經部門負責人審核后，報機構管理層批準。行政部門按照批準的購置申請，負責固定資產的采購工作，采購過程中應遵循相關采購規定和流程，確保采購物品的質量和價格合理。2.固定資產驗收與入賬固定資產購置完成后，行政部門組織相關人員進行驗收，驗收內容包括固定資產的數量、規格、型號、質量、性能等是否符合要求。驗收合格的固定資產，由行政部門填寫《固定資產驗收單》，辦理入賬手續，登記固定資產的名稱、規格、型號、數量、購置時間、使用部門等信息。3.固定資產使用與維護固定資產使用部門負責固定資產的日常使用與維護工作，制定固定資產使用管理制度，明確使用人員的職責和操作規范。使用人員應按照規定的操作流程使用固定資產，定期對固定資產進行清潔、保養和檢查，發現問題及時報修。行政部門負責定期對固定資產進行檢查和維護，確保固定資產正常運行，延長使用壽命。4.固定資產盤點與處置行政部門每年定期組織對固定資產進行全面盤點，盤點結果與固定資產臺賬進行核對，確保賬物相符。對于盤盈、盤虧的固定資產，應查明原因，填寫《固定資產盤盈盤虧報告表》，報機構管理層批準后進行相應的賬務處理。對于閑置、報廢的固定資產，由使用部門提出處置申請，填寫《固定資產處置申請表》，經行政部門審核和機構管理層批準后，按照相關規定進行處置。固定資產處置收入應及時上繳機構財務部門。九、對外聯絡與接待管理1.對外聯絡行政部門負責機構與外部單位、個人的日常聯絡工作，包括電話溝通、郵件往來、文件傳遞等。對外聯絡應使用規范的語言和格式，