檔案管理制度范本?一、總則1.目的為加強本單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。3.檔案管理原則遵循集中統(tǒng)一管理原則，維護檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性，實現檔案管理的規(guī)范化、科學化和現代化。二、檔案管理機構及職責1.檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導和具體實施。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。制定和執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序進行。對檔案進行安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取必要的防護措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。積極開展檔案利用工作，為單位各項工作提供及時、有效的檔案信息支持。負責檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。參與檔案鑒定、銷毀等工作，提出處理意見和建議。三、檔案的收集1.收集范圍本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等各種載體的材料。上級機關下發(fā)的與本單位工作相關的文件、指示、通知等。本單位對外交往中形成的合同、協(xié)議、信函、證書等文件材料。本單位內部機構設置、人員任免、規(guī)章制度等文件材料。本單位重要會議、重大活動形成的文件、照片、錄像等資料。本單位科研、生產、經營等活動中形成的技術文件、成果報告、財務報表等材料。2.收集要求各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保應歸檔的文件材料及時、完整地收集齊全。收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對電子文件的收集，應確保其內容的完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲要求進行保存。四、檔案的整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案的來源、時間、內容、形式等特征進行分類，可采用年度機構保管期限分類法或年度問題保管期限分類法等。編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等，準確反映檔案的內容和存放位置。裝訂：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。五、檔案的分類與編號1.檔案分類文書檔案：主要包括本單位各類文件、通知、報告、請示、批復、會議記錄等。科技檔案：涵蓋科研項目檔案、產品檔案、設備檔案等，記錄科研、生產、技術等方面的活動。財務檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務資料。人事檔案：涉及員工個人基本信息、工作經歷、考核評價、工資福利等內容。業(yè)務檔案：根據本單位業(yè)務特點，如市場營銷檔案、客戶檔案、合同檔案等，分類管理與業(yè)務活動相關的文件材料。聲像檔案：包括照片、錄像、錄音等資料，真實記錄單位重要事件和活動。實物檔案：如獎杯、獎牌、證書、印章等具有保存價值的實物。2.編號規(guī)則文書檔案：采用年度保管期限流水號的編號方式。例如，2023年永久保存的第1份文件編號為2023永久001。科技檔案：按照項目編號分類號順序號進行編號。如科研項目編號為KY202301，其技術文件分類號為J，第5份文件編號為KY202301J005。財務檔案：以年度類別序號編號。如2023年會計憑證編號為2023憑證001。人事檔案：統(tǒng)一編號，每人一個檔案號。業(yè)務檔案：根據業(yè)務類型制定編號規(guī)則，如市場營銷檔案按客戶編號業(yè)務類別日期順序編號。聲像檔案：按照年度內容主題順序號編號。例如，2023年單位組織的一次重要會議錄像編號為2023重要會議001。實物檔案：以實物名稱年度序號編號。如獎杯編號為獎杯2023001。六、檔案的保管1.保管場所設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.保管設備配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等，定期檢查和維護設備，保證其正常運行。3.檔案上架按照檔案分類編號順序，將檔案整齊排列上架，并在檔案柜上標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。4.庫存檔案檢查定期對庫存檔案進行檢查，每年至少全面檢查一次，發(fā)現問題及時處理。檢查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則根據國家有關規(guī)定和本單位實際情況，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值，區(qū)分保管期限。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作。3.鑒定方法審查檔案的內容、來源、時間、形式等，判斷其歷史價值和現實利用價值。參考檔案的保管期限表，結合實際情況確定檔案的保管期限。對保管期滿且無保存價值的檔案，填寫檔案鑒定銷毀審批表。4.銷毀程序檔案鑒定銷毀審批表經檔案鑒定小組審核、單位領導批準后，方可進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止失泄密。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案鑒定銷毀審批表上簽字，并注明銷毀日期和方式。八、檔案的利用1.利用原則遵循保密、規(guī)范、高效的原則，在確保檔案安全的前提下，積極為單位各項工作提供檔案信息服務。2.利用方式查閱：本單位員工因工作需要可查閱檔案，填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出。借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，須經單位主管領導批準，辦理檔案借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還日期。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。復制：根據利用者需求，可提供檔案復印件。復制檔案應經檔案管理部門負責人批準，并注明用途。3.利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用者姓名、部門、利用內容、審批情況等，以便統(tǒng)計和查詢。九、檔案的信息化管理1.信息化建設目標逐步實現檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務水平，實現檔案信息資源的共享和有效利用。2.數字化加工對重要檔案進行數字化加工，掃描形成電子檔案，并進行數據掛接和存儲，建立電子檔案數據庫。3.系統(tǒng)功能建立檔案管理信息系統(tǒng)，具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現檔案管理的自動化和規(guī)范化。4.數