員工檔案管理制度?一、總則1.目的為加強公司員工檔案管理，規范檔案管理工作流程，確保員工檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的管理。3.管理原則員工檔案管理遵循真實、準確、完整、保密的原則，確保檔案信息能夠客觀反映員工的基本情況、工作經歷、業績表現等，同時保護員工個人隱私，防止檔案信息泄露。二、檔案內容1.個人基本信息員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。身份證號碼、聯系方式（包括手機號碼、電子郵箱等）。家庭住址、緊急聯系人姓名及聯系方式。2.入職材料應聘登記表：詳細記錄員工應聘時填寫的個人信息、求職意向、教育背景、工作經歷等內容。面試評估表：包括面試官對員工面試表現的評價、專業技能評估、綜合素質評分等。錄用通知：公司發出的錄用員工的正式文件，明確錄用崗位、薪資待遇、入職時間等關鍵信息。學歷證書、學位證書、職業資格證書等相關證書復印件：驗證員工的學歷和專業技能水平。身份證復印件：確保員工身份信息真實有效。3.工作經歷勞動合同：記錄員工與公司簽訂的勞動合同的期限、工作崗位、薪資待遇、工作地點等條款。崗位變動記錄：包括崗位調動申請表、審批文件，詳細說明員工崗位變動的原因、時間、新崗位信息等。培訓記錄：參加公司內部培訓或外部培訓的相關資料，如培訓課程名稱、培訓時間、培訓效果評估等。績效考核記錄：年度、季度或月度績效考核結果，包括考核指標完成情況、評價等級、績效反饋等。獎懲記錄：公司對員工的獎勵和處罰情況，如表彰決定、獎勵證書、違紀通報、處罰決定書等。4.薪酬福利薪資調整記錄：每次薪資調整的文件，注明調整原因、調整幅度、調整時間等。福利發放記錄：如社保、公積金繳納記錄，各類補貼、獎金發放明細等。5.職業發展員工職業規劃書：員工個人制定的職業發展規劃，包括短期、中期和長期目標，以及實現目標的行動計劃。晉升評審材料：員工晉升時提交的個人述職報告、評審委員會的評審意見、晉升審批文件等。6.其他材料員工離職材料：離職申請表、離職面談記錄、工作交接清單、離職證明等。其他與員工工作和個人發展相關的重要材料，如榮譽證書、發表的文章、參加的項目報告等。三、檔案建立與收集1.新員工檔案建立員工入職時，人力資源部門負責發放《員工檔案信息登記表》，要求員工如實填寫個人基本信息。新員工應在入職一個月內將學歷證書、學位證書、職業資格證書等相關證書原件及身份證原件交人力資源部門審核，審核無誤后留存復印件。人力資源部門按照檔案內容要求，及時收集整理新員工的應聘登記表、面試評估表、錄用通知等入職材料，建立員工檔案。2.檔案材料收集各部門負責人負責及時將本部門員工的崗位變動記錄、培訓記錄、績效考核記錄、獎懲記錄等材料提交給人力資源部門。人力資源部門定期與財務部門核對員工薪酬福利發放情況，收集薪資調整記錄、福利發放記錄等相關材料。員工個人如有獲得榮譽證書、發表文章、參加項目等情況，應主動將相關材料提交給人力資源部門，納入個人檔案。四、檔案整理與歸檔1.檔案整理人力資源部門檔案管理人員對收集到的員工檔案材料進行分類整理，按照檔案內容的類別順序排列，確保材料齊全、完整。對每份檔案材料進行編號，編制檔案目錄，注明材料名稱、日期、頁碼等信息，方便查閱。對破損、褪色的檔案材料進行修復或復制，保持檔案材料的清晰可讀。2.檔案歸檔整理后的員工檔案按照員工姓名順序依次存入檔案柜，并在檔案柜上標明員工姓名、部門等信息。建立電子檔案，將紙質檔案內容掃描錄入電子系統，形成電子檔案庫，方便檔案的查詢和管理。電子檔案應定期進行備份，確保數據安全。五、檔案查閱與借閱1.查閱權限公司內部人員因工作需要查閱員工檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門負責人審批。人力資源部門負責人有權查閱公司全體員工檔案；各部門負責人有權查閱本部門員工檔案；涉及員工晉升、薪酬調整、績效考核等人力資源管理決策的相關人員，經人力資源部門負責人批準后，可查閱相關員工檔案。其他人員因特殊原因需要查閱員工檔案的，需經公司總經理批準，并由人力資源部門指定專人陪同查閱。2.查閱流程查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交相關審批人簽字。將申請表交至人力資源部門檔案管理人員，檔案管理人員根據審批意見，提供相應員工檔案供查閱。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉借他人，查閱過程中不得涂改、損壞檔案材料。查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對檔案無誤后，在《檔案查閱申請表》上記錄查閱情況并簽字。3.借閱權限因工作需要借閱員工檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意，報人力資源部門負責人審批，重要檔案還需經公司總經理批準。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。4.借閱流程借閱申請人填寫《檔案借閱申請表》，提交相關審批人簽字。將申請表交至人力資源部門檔案管理人員，檔案管理人員根據審批意見，辦理檔案借閱手續，填寫《檔案借閱登記薄》，注明借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱時間、預計歸還時間等信息。借閱人員領取檔案后，應妥善保管，不得遺失、轉借、泄露檔案內容。如發生檔案遺失或損壞，借閱人員應承擔相應責任。借閱人員應在規定時間內歸還檔案，檔案管理人員核對檔案無誤后，在《檔案借閱登記薄》上記錄歸還情況并簽字，注銷借閱記錄。六、檔案保管與保密1.檔案保管公司設立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案存放環境安全、整潔。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。如發現檔案遺失、損壞或變質等情況，應立即向上級報告，并采取相應措施進行補救。對超過保管期限的檔案，檔案管理人員應按照公司檔案銷毀規定進行整理和鑒定，提出銷毀意見，報公司領導批準后進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，并在銷毀清單上簽字確認。2.檔案保密檔案管理人員應對檔案內容嚴格保密，不得泄露給無關人員。查閱和借閱檔案的人員應遵守保密規定，不得擅自復制、傳播檔案內容。如因工作需要確需復制檔案材料的，需經人力資源部門負責人批準，并注明用途。對涉及公司商業秘密、員工個人隱私等敏感信息的檔案，應采取加密存儲、限制訪問等特殊保密措施。七、檔案信息化管理1.建立電子檔案系統公司應建立完善的電子檔案管理系統，將員工檔案信息錄入系統，實現檔案的電子化管理。電子檔案系統應具備檔案錄入、查詢、統計、備份等功能，方便檔案的日常管理和使用。2.數據維護與更新檔案管理人員應定期對電子檔案系統中的數據進行維護和更新，確保檔案信息與紙質檔案一致。如員工個人信息發生變化，應及時在電子檔案系統中進行修改，并更新相關檔案材料。3.數據安全管理加強電子檔案系統的數據安全管理，設置不同的用戶權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作檔案信息。定期對電子檔案系統進行安全檢查和維護，防止數據丟失、泄露或被篡改。八、檔案的轉移與注銷1.檔案轉移員工離職時，人力資源部門應在員工辦理完離職手續后，及時將其檔案轉出。檔案轉移至新單位的，人力資源部門應按照新單位要求，將員工檔案整理密封，并開具檔案轉移介紹信，注明員工基本信息、工作經歷、檔案內容清單等。檔案轉移至人才市場或其他檔案托管機構的，人力資源部門應將員工檔案整理后，按照相關規定辦理檔案托管手續，并告知員工檔案托管的相關事宜。2.檔案注銷