會計檔案管理制度?一、總則1.目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有序，提高會計檔案的利用效率，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》等相關法律法規，結合本公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。3.定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案管理職責1.財務部門職責負責會計檔案的整理、裝訂、保管和移交工作。按照國家有關規定和本制度的要求，定期對會計檔案進行清查，確保會計檔案的安全與完整。建立會計檔案查閱、借閱登記制度，按照規定辦理查閱、借閱手續。負責向檔案管理部門提供會計檔案的相關資料，協助檔案管理部門做好會計檔案的管理工作。2.檔案管理部門職責負責接收、保管財務部門移交的會計檔案，按照檔案管理的要求進行整理、分類、編號、存儲等工作。制定會計檔案的保管期限、銷毀程序等，并監督執行。為會計檔案的查閱、借閱提供必要的場所和設施，按照規定辦理查閱、借閱登記手續，并及時催還。負責會計檔案的安全保護工作，防止會計檔案的損壞、丟失、泄密等情況發生。3.其他部門職責各部門應積極配合財務部門和檔案管理部門的工作，及時將涉及會計檔案的資料移交財務部門，不得自行留存或銷毀。三、會計檔案的內容1.會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經濟業務發生時取得或填制的，用以記錄和證明經濟業務發生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為記賬依據的憑證。2.會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據總分類科目開設賬戶，用來登記全部經濟業務，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細賬是根據明細分類科目設置的，用來對會計要素的具體內容進行明細分類核算的賬簿；日記賬是按照經濟業務發生或完成的時間先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿；固定資產卡片是記錄固定資產詳細信息的卡片式賬簿；其他輔助性賬簿是為了補充總賬、明細賬等賬簿資料而設置的賬簿。3.財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。財務會計報告是企業對外提供的反映企業某一特定日期財務狀況和某一會計期間經營成果、現金流量等會計信息的文件，包括會計報表及其附注和其他應當在財務會計報告中披露的相關信息和資料。4.其他會計資料包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。四、會計檔案的整理與裝訂1.會計憑證的整理與裝訂每月終了，會計人員應將本月的記賬憑證按照編號順序進行整理，檢查附件是否齊全，對附件進行粘貼和折疊，使其整齊美觀。將整理好的記賬憑證按照憑證編號順序排列，加上封面和封底，用棉線在左上角裝訂牢固，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數等內容。對于數量較多的原始憑證，可以單獨裝訂保管，并在記賬憑證封面上注明"附件另訂"及原始憑證名稱和編號。2.會計賬簿的整理與裝訂年度終了，會計人員應將各賬簿打印輸出，整理齊全。對于活頁式賬簿，應抽出空白賬頁，填寫賬簿啟用表和賬戶目錄，并將賬頁連續編號，然后裝訂成冊。在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、冊數、編號等內容，并加蓋單位公章和會計主管人員名章。3.財務會計報告的整理與裝訂年度終了，財務部門應將全年的財務會計報告按照規定的格式和內容進行整理，確保報告的完整性和準確性。將財務會計報告加上封面，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、報告種類等內容，加蓋單位公章和單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構負責人（會計主管人員）名章。五、會計檔案的保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿保管期限為30年；固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年；年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料銀行存款余額調節表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書永久保管。六、會計檔案的保管與存儲1.保管要求會計檔案應妥善保管，存放有序，方便查閱，防止毀損、散失和泄密。會計檔案不得外借，如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由財務部門臨時保管一年，期滿后，應當由財務部門編造清冊，移交本單位檔案管理部門保管；未設立檔案管理部門的，應當在財務部門內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。2.存儲方式會計檔案可以采用紙質形式或電子形式進行存儲。采用電子形式存儲的會計檔案，應符合《會計檔案管理辦法》等相關規定，確保電子會計檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。紙質會計檔案應存放在專門的檔案柜中，保持干燥、通風，防止受潮、發霉、蟲蛀等情況發生。電子會計檔案應存儲在磁性介質或光盤等存儲介質上，并定期進行備份，存儲在不同的物理位置，以防數據丟失。同時，應建立電子會計檔案的索引和檢索系統，便于快速查找和使用。七、會計檔案的查閱與借閱1.查閱規定本單位人員因工作需要查閱會計檔案時，應填寫《會計檔案查閱申請表》，經財務部門負責人批準后，在檔案管理部門或財務部門指定的地點查閱。查閱時，不得擅自將會計檔案攜帶外出，嚴禁在會計檔案上涂改、標記、拆散原卷冊等。外單位人員查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經本單位負責人批準后，方可查閱。查閱時，應有本單位財務部門或檔案管理部門人員在場陪同，查閱人員只能查閱與介紹信中所說明的查閱目的相關的會計檔案，不得查閱與該目的無關的會計檔案。2.借閱規定本單位人員因工作需要借閱會計檔案時，應填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱理由、借閱期限等內容，經財務部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應重新辦理審批手續。外單位人員原則上不得借閱會計檔案，如因特殊原因確需借閱的，應經本單位負責人批準，并辦理嚴格的借閱手續。借閱期限不得超過[X]個工作日，借閱期間應妥善保管會計檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄會計檔案內容。借閱人員歸還會計檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案的數量、內容等是否完整，如有短缺、損壞等情況，應查明原因，及時處理。八、會計檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作公司應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。會計檔案鑒定工作應由財務部門牽頭，組織檔案管理部門、審計部門等相關人員共同進行。鑒定過程中，應全面審查會計檔案的內容、保管期限等，對仍有保存價值的會計檔案，應當重新確定保管期限；對保管期滿且無保存價值的會計檔案，應當予以銷毀。2.銷毀程序經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序進行銷毀：由財務部門編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。單位負責人、檔案管理部門負責人、財務部門負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。由檔案管理部門和財務部門共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。九、監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門應定期對會計檔案管理工作進行監督檢查，重點檢查會計檔案的整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環節是否符合本制度的規定，發現問題及時督促整改。財務部門應加強對會計檔案管理工作的日常自查，確保會計檔案管理工作規范有序。