檔案管理制度x5?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、錄像等。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。建立檔案檢索工具，編制檔案目錄，方便檔案的查詢和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。對(duì)檔案的鑒定、銷毀進(jìn)行審核，并按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等工作，并定期移交至公司檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，及時(shí)提供所需檔案資料。按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。對(duì)本部門檔案的形成、積累和整理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案的質(zhì)量和完整性。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。公司內(nèi)部的各類管理制度、規(guī)定、通知、通報(bào)等文件。公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。公司的工程建設(shè)項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收文件等。公司的科研項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。公司的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料、獎(jiǎng)懲記錄等。公司的設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置合同、說明書、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄等。公司的市場(chǎng)營(yíng)銷文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、客戶資料等。公司的會(huì)議記錄、紀(jì)要、活動(dòng)方案、宣傳資料等。其他具有保存價(jià)值的文件材料。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。檔案收集人員應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)文件材料進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，紙張應(yīng)符合檔案保存要求。3.整理方法檔案管理部門按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。每一類檔案按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，編制頁碼，并填寫檔案目錄。對(duì)于文件較多的類別，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行細(xì)分，設(shè)立二級(jí)或三級(jí)類目。整理后的檔案應(yīng)整齊、規(guī)范，便于查閱和保管。四、檔案的分類與編號(hào)1.分類原則檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性和靈活性的原則，根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和形成特點(diǎn)進(jìn)行分類。2.分類方法公司檔案分為以下十大類：行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等文件，公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、通知、通報(bào)等。黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件。經(jīng)營(yíng)管理類：包括公司經(jīng)營(yíng)決策、市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等方面的文件。生產(chǎn)技術(shù)類：包括公司生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量控制等方面的文件。基本建設(shè)類：包括公司工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件。科研項(xiàng)目類：包括公司科研項(xiàng)目的申報(bào)、研究、成果鑒定等文件。設(shè)備儀器類：包括公司設(shè)備購置、安裝調(diào)試、維修保養(yǎng)、報(bào)廢等文件。會(huì)計(jì)檔案類：包括公司財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等文件。人事檔案類：包括公司員工入職、離職、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等文件。其他類：包括上述各類未涵蓋的具有保存價(jià)值的文件材料。3.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用"年度+類別代碼+順序號(hào)"的形式，具體如下：年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如"2023"。類別代碼：根據(jù)檔案分類，用兩位字母表示，如"XG"表示行政管理類。順序號(hào)：按照檔案排列順序，用四位數(shù)字表示，如"0001"。示例：2023年行政管理類的第一份檔案編號(hào)為"2023XG0001"。五、檔案的保管與保護(hù)1.保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。長(zhǎng)期保管：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.保管要求檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.保護(hù)措施建立檔案安全保密制度，嚴(yán)格限制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不泄露。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感。加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，防止檔案被盜、被篡改等情況發(fā)生。對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份、加密等措施，確保電子檔案的安全。六、檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱內(nèi)容，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.借閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊情況不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，并辦理延期手續(xù)。3.外單位查閱與借閱外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。外單位查閱或借閱檔案的范圍和方式應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大查閱或借閱范圍。外單位查閱或借閱檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱或借閱記錄。外單位如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍有保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、形成時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。2.銷毀規(guī)定對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等。《檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)督銷毀過程，并在《檔案銷毀清單》上簽字。銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清單》上注明"已銷毀"字樣，并將《檔案銷毀清單》歸檔保存。八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.數(shù)字化掃描對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案保存要求。掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄，與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。3.信息系統(tǒng)功能檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，方便檔案的管理和利用。系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)