某公司物資設(shè)備集中采購(gòu)管理辦法?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物資設(shè)備采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率和物資設(shè)備質(zhì)量，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各單位物資設(shè)備的集中采購(gòu)活動(dòng)，包括生產(chǎn)所需的原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等各類物資。（三）基本原則1.集中采購(gòu)原則：對(duì)通用物資設(shè)備實(shí)行集中采購(gòu)，發(fā)揮規(guī)模采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，降低采購(gòu)成本。2.公開(kāi)公平公正原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循公開(kāi)透明、公平競(jìng)爭(zhēng)、公正評(píng)價(jià)的原則，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等機(jī)會(huì)。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在滿足采購(gòu)需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品。4.成本效益原則：通過(guò)合理的采購(gòu)策略和管理方法，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本與效益的最佳平衡。二、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）集中采購(gòu)管理委員會(huì)1.組成：由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)審議集中采購(gòu)管理的重大決策和制度。審定集中采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。協(xié)調(diào)解決集中采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。監(jiān)督集中采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行情況。（二）集中采購(gòu)執(zhí)行部門1.組成：通常為公司設(shè)立的采購(gòu)部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門。2.職責(zé)負(fù)責(zé)制定集中采購(gòu)實(shí)施細(xì)則和工作流程。組織實(shí)施集中采購(gòu)活動(dòng)，包括編制采購(gòu)文件、發(fā)布采購(gòu)信息、組織評(píng)標(biāo)等。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判和合同簽訂。協(xié)調(diào)處理采購(gòu)過(guò)程中的具體事務(wù)，跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況。建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，評(píng)估供應(yīng)商績(jī)效。（三）需求部門1.職責(zé)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，提出物資設(shè)備采購(gòu)需求，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。參與采購(gòu)文件的編制和評(píng)審，提供技術(shù)支持和需求解釋。協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商考察和驗(yàn)收工作。對(duì)采購(gòu)物資設(shè)備的使用情況進(jìn)行反饋和評(píng)價(jià)。（四）財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)參與集中采購(gòu)預(yù)算的編制和審核。負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的支付和核算管理。對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析和控制，提供財(cái)務(wù)方面的建議。（五）審計(jì)部門1.職責(zé)對(duì)集中采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)行為的公正性等。對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。三、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）采購(gòu)計(jì)劃編制1.需求部門應(yīng)于每年末根據(jù)下一年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、設(shè)備維修計(jì)劃等，編制物資設(shè)備采購(gòu)需求計(jì)劃，詳細(xì)列出所需物資設(shè)備的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.采購(gòu)需求計(jì)劃應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)集中采購(gòu)執(zhí)行部門。3.集中采購(gòu)執(zhí)行部門匯總各需求部門的采購(gòu)需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等，編制年度集中采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間安排等內(nèi)容。（二）采購(gòu)計(jì)劃審批1.年度集中采購(gòu)計(jì)劃報(bào)集中采購(gòu)管理委員會(huì)審議批準(zhǔn)。2.對(duì)于臨時(shí)性、緊急性采購(gòu)需求，需求部門應(yīng)填寫緊急采購(gòu)申請(qǐng)表，說(shuō)明采購(gòu)原因、物資設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)集中采購(gòu)執(zhí)行部門。集中采購(gòu)執(zhí)行部門根據(jù)情況及時(shí)安排采購(gòu)。（三）采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整1.在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃變更、市場(chǎng)供應(yīng)變化等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃的，需求部門應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等。2.采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)審核批準(zhǔn)后，集中采購(gòu)執(zhí)行部門應(yīng)相應(yīng)調(diào)整采購(gòu)安排，并通知相關(guān)部門。四、采購(gòu)方式（一）招標(biāo)采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于采購(gòu)金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的物資設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目，一般采用招標(biāo)采購(gòu)方式。2.招標(biāo)程序集中采購(gòu)執(zhí)行部門編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商報(bào)名參加投標(biāo)。對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，確定合格投標(biāo)人名單。組織投標(biāo)人踏勘現(xiàn)場(chǎng)、召開(kāi)投標(biāo)答疑會(huì)。接收投標(biāo)人的投標(biāo)文件，進(jìn)行開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)。向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并與中標(biāo)人簽訂采購(gòu)合同。（二）競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)1.適用范圍：招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。2.談判程序成立談判小組，由集中采購(gòu)執(zhí)行部門、需求部門、相關(guān)技術(shù)專家等組成。制定談判文件，明確談判項(xiàng)目的技術(shù)、商務(wù)要求等。邀請(qǐng)不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商參加談判。組織談判，與供應(yīng)商就采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)格、技術(shù)、服務(wù)等條款進(jìn)行談判。確定成交供應(yīng)商，談判小組從談判合格的供應(yīng)商中按照談判文件規(guī)定的成交標(biāo)準(zhǔn)確定成交供應(yīng)商，并向其發(fā)出成交通知書。簽訂采購(gòu)合同。（三）詢價(jià)采購(gòu)1.適用范圍：采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購(gòu)方式。2.詢價(jià)程序集中采購(gòu)執(zhí)行部門向不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書。供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。集中采購(gòu)執(zhí)行部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書，并簽訂采購(gòu)合同。（四）單一來(lái)源采購(gòu)1.適用范圍：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的。發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的。必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。2.采購(gòu)程序需求部門提出單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)，說(shuō)明采購(gòu)原因、供應(yīng)商名稱等。集中采購(gòu)執(zhí)行部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)集中采購(gòu)管理委員會(huì)批準(zhǔn)。與單一供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.集中采購(gòu)執(zhí)行部門建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的基本條件，如具有合法經(jīng)營(yíng)資格、良好的信譽(yù)、較強(qiáng)的生產(chǎn)供應(yīng)能力、質(zhì)量保證體系等。2.供應(yīng)商應(yīng)向集中采購(gòu)執(zhí)行部門提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資料，申請(qǐng)成為公司供應(yīng)商。3.集中采購(gòu)執(zhí)行部門對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估供應(yīng)商的綜合實(shí)力。審核通過(guò)的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商分類管理1.根據(jù)供應(yīng)商的規(guī)模、信譽(yù)、供應(yīng)產(chǎn)品質(zhì)量等情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類，如A類優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、B類合格供應(yīng)商、C類一般供應(yīng)商。2.對(duì)不同類別的供應(yīng)商采取不同的管理策略。例如，A類供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策，加強(qiáng)與他們的戰(zhàn)略合作；B類供應(yīng)商保持正常的合作關(guān)系，定期進(jìn)行評(píng)估；C類供應(yīng)商進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和改進(jìn)，如連續(xù)評(píng)估不合格，可考慮淘汰。（三）供應(yīng)商考核與評(píng)價(jià)1.建立供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)體系，從產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期考核評(píng)價(jià)。2.需求部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資設(shè)備的使用情況進(jìn)行反饋，提供質(zhì)量、性能等方面的評(píng)價(jià)意見(jiàn)。3.集中采購(gòu)執(zhí)行部門根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲。對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款等；對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改，直至取消供應(yīng)商資格。六、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)項(xiàng)目確定成交供應(yīng)商后，集中采購(gòu)執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)物資設(shè)備的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門或法律顧問(wèn)審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。（二）合同執(zhí)行1.采購(gòu)合同生效后，供需雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。2.需求部門應(yīng)及時(shí)跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.集中采購(gòu)執(zhí)行部門負(fù)責(zé)督促供應(yīng)商按時(shí)交貨、保證產(chǎn)品質(zhì)量等，對(duì)供應(yīng)商的合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（三）合同變更與解除1.在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如需變更合同條款，供需雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為采購(gòu)合同的補(bǔ)充文件，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定原因需要解除采購(gòu)合同的，供需雙方應(yīng)按照法律規(guī)定和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）合同結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同約定和驗(yàn)收情況，辦理采購(gòu)資金的支付結(jié)算。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求提供合法有效的發(fā)票，經(jīng)審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門方可支付貨款。七、采購(gòu)驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.采購(gòu)物資設(shè)備的驗(yàn)收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)格等進(jìn)行。2.對(duì)于國(guó)家有強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的物資設(shè)備，應(yīng)符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）驗(yàn)收程序1.采購(gòu)物資設(shè)備到貨前，需求部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收方案、組織驗(yàn)收人員等。2.物資設(shè)備到貨后，需求部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收，驗(yàn)收人員應(yīng)包括技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等。3.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等進(jìn)行檢查，并填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。4.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資設(shè)備，需求部門應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資設(shè)備，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。（三）驗(yàn)收記錄與檔案管理1.驗(yàn)收過(guò)程中應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，包括驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，作為采購(gòu)檔案的重要組成部分，以備查閱和審計(jì)。八、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.集中采購(gòu)執(zhí)行部門和相關(guān)部門應(yīng)識(shí)別采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握物資設(shè)備價(jià)格變化趨勢(shì)。通過(guò)簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式，鎖定采購(gòu)價(jià)格，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在合同中明確違約責(zé)任。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)并采取措施防范。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格采購(gòu)物資設(shè)備的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)驗(yàn)收管理，確保采購(gòu)物資設(shè)備質(zhì)量合格。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的供應(yīng)商追究責(zé)任。4.法律風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購(gòu)程序合法合規(guī)。加強(qiáng)合同管理，審核合同條款，避免法律糾紛。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)集中采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的執(zhí)行情況、采購(gòu)