檔案管理制度80?一、總則1.目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產、經營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。3.基本原則檔案管理遵循集中統一管理、維護檔案的完整與安全、便于開發(fā)利用的原則。二、檔案管理機構及職責1.檔案管理部門公司設立綜合檔案室，負責集中統一管理公司各類檔案。2.綜合檔案室職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司各類檔案，確保檔案的完整與安全。建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。按照規(guī)定向有關部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經批準后組織實施銷毀。負責檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。對公司各部門的檔案管理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務培訓。3.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，確保檔案資料的齊全、完整。按照公司檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交綜合檔案室。協助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時歸還檔案。接受綜合檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務培訓，提高本部門檔案管理水平。三、檔案的收集與歸檔1.收集范圍公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等各種形式的材料，均屬收集歸檔范圍。具體包括：行政管理類：公司各類文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、資質證書、榮譽證書等。經營管理類：市場營銷文件、合同協議、招投標文件、客戶資料、財務報表、審計報告等。生產技術類：產品研發(fā)資料、工藝文件、技術標準、質量檢驗報告、設備檔案等。基本建設類：工程項目立項文件、可行性研究報告、設計圖紙、施工文件、竣工驗收文件等。其他類：根據公司實際情況確定的其他需要歸檔的文件材料。2.收集要求各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。對具有保存價值的電子文件，應同時收集其元數據和相關背景信息，確保電子檔案的可讀性和完整性。3.歸檔時間一般文件材料應在次年上半年歸檔。重要會議、重大活動形成的文件材料應在活動結束后一周內歸檔。工程項目文件材料應在項目竣工驗收后三個月內歸檔。會計檔案應按照國家有關規(guī)定定期歸檔。4.歸檔程序各部門兼職檔案員對收集到的檔案材料進行初步整理，按照分類方案進行分類、編目，編制移交清單。在規(guī)定的歸檔時間內，將整理好的檔案及移交清單一并移交綜合檔案室。綜合檔案室對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。審核合格后，辦理檔案接收手續(xù)。四、檔案的整理1.整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類方法公司檔案采用年度機構（問題）保管期限分類法。先按年度分類，再按機構（問題）分類，最后按保管期限分類。3.整理要求對歸檔的文件材料進行裝訂、編頁、編目、裝盒等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。永久、長期保存的檔案應采用優(yōu)質檔案盒和檔案卷皮進行裝訂和裝盒。編制檔號，檔號應包括全宗號、年度、機構（問題）代碼、保管期限代碼、件號等要素，確保檔號的唯一性和系統性。編寫卷內文件目錄，卷內文件目錄應包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目，便于查找和核對檔案內容。填寫備考表，備考表應包括本卷情況說明、整理人、檢查人、日期等內容，用于記錄檔案整理過程中的相關情況。五、檔案的保管1.保管條件綜合檔案室應具備符合檔案保管要求的專用庫房，庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設施設備，確保檔案的安全。檔案應分類存放，排列有序，便于查找和管理。2.保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案主要包括公司設立、合并、分立、終止等重要文件，年度財務決算報告，重要的合同協議，公司主要領導的任免文件等。長期保存的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性的文件材料、設備檔案、生產技術檔案等。短期保存的檔案保管期限為15年以下，主要包括臨時性的文件材料、一般性的業(yè)務報表等。3.檔案清查綜合檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量準確、質量完好。清查內容包括檔案的數量、保管狀況、存放位置等，發(fā)現問題及時處理，并做好清查記錄。4.檔案統計綜合檔案室應建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統計，并及時向上級主管部門報送檔案統計報表。檔案統計數據應準確、及時、完整，為檔案管理決策提供依據。六、檔案的利用1.利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.利用范圍公司內部各部門因工作需要可查閱、借閱檔案。外單位因工作需要查閱公司檔案，須經公司主管領導批準，并辦理相關手續(xù)。3.查閱、借閱手續(xù)公司內部人員查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，經本部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。外單位人員查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，提交單位介紹信，經公司主管領導批準后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱。借閱檔案須填寫《檔案借閱申請表》，經本部門負責人和綜合檔案室負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。查閱、借閱檔案應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室，嚴禁在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等。4.利用登記綜合檔案室應對檔案查閱、借閱情況進行詳細登記，登記內容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）檔案名稱、用途、歸還日期等。5.檔案復制因工作需要復制檔案的，須填寫《檔案復制申請表》，經綜合檔案室負責人批準后，由檔案管理人員進行復制。復制的檔案應加蓋"復制件"章，并注明復制日期、份數等。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準確判定檔案的保存價值。2.鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、各部門兼職檔案員及相關業(yè)務人員組成，負責對檔案進行定期鑒定。3.鑒定內容檔案的內容是否反映公司主要職能活動，是否具有查考利用價值。檔案的形成時間、來源、形式等是否符合公司檔案管理規(guī)定。檔案的完整程度、字跡清晰程度、載體質量等是否符合保管要求。4.銷毀程序檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。《檔案銷毀清冊》經公司主管領導批準后，由綜合檔案室組織實施銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。已銷毀的檔案應在檔案目錄和檢索工具中注明"已銷毀"字樣。八、檔案信息化管理1.信息化建設目標公司檔案信息化建設的目標是實現檔案管理的數字化、網絡化、智能化，提高檔案管理效率和服務水平，為公司發(fā)展提供有力的檔案信息支持。2.信息化建設內容建立檔案管理信息系統，實現檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等業(yè)務流程的信息化管理。對重要檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現電子檔案的在線查詢和利用。加強檔案信息安全管理，采取數據備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。3.電子檔案管理電子檔案應與紙質檔案同步歸檔，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。電子檔案應按照國家有關標準和規(guī)范進行分類、編目、存儲，建立電子檔案元數據，便于檢索和利用。定期對電子檔案進行備份，備份數據應異地存儲，確保數據安全。嚴格控制電子檔案的訪問權限，對不同級別的用戶設置不同的訪問權限，防止電子檔案信息泄露。九、獎勵與處罰1.獎勵對在檔案管理工作中表現突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括：通報表揚。頒發(fā)榮譽證書。給予一定的物質獎勵。2.處罰對違反本制度的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、