采購合同管理規(guī)定?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司采購合同管理，規(guī)范采購合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司所有采購合同的管理，包括但不限于原材料采購合同、設(shè)備采購合同、服務(wù)采購合同等。3.基本原則依法簽訂原則：采購合同的簽訂應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。平等互利原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，確保雙方的合法權(quán)益。協(xié)商一致原則：合同條款應(yīng)經(jīng)過雙方充分協(xié)商，達(dá)成一致意見。誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。二、采購合同的簽訂1.合同簽訂流程采購申請：使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫采購申請單，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容。采購審批：采購申請單經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交采購部門。供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)采購申請單的要求，通過市場調(diào)研、招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇合適的供應(yīng)商。對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行評估，確定合格供應(yīng)商名單。合同談判：采購部門與選定的供應(yīng)商就合同條款進(jìn)行談判，包括價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。談判結(jié)果應(yīng)形成談判記錄，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。合同起草：采購部門根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同條款應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。價(jià)格及付款方式。交貨時(shí)間、地點(diǎn)及交貨方式。質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法。違約責(zé)任及爭議解決方式。其他雙方認(rèn)為需要約定的事項(xiàng)。合同審核：采購合同起草完成后，應(yīng)提交法律部門或法務(wù)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等。法律部門或法務(wù)人員應(yīng)出具審核意見，對合同中存在的問題提出修改建議。合同簽訂：采購合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本的整潔、清晰，雙方簽字蓋章齊全。2.合同簽訂注意事項(xiàng)合同主體資格審查：在簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)審查供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證件，確保供應(yīng)商具有合法的經(jīng)營資格。同時(shí)，要核實(shí)供應(yīng)商的法定代表人或授權(quán)代表的身份信息，確保其有權(quán)簽訂合同。合同條款明確具體：合同條款應(yīng)明確、具體、清晰，避免模糊不清或歧義。對于價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、付款方式等關(guān)鍵條款，應(yīng)詳細(xì)約定，確保雙方的理解一致。合同附件完整性：如果合同有附件，如技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收報(bào)告等，應(yīng)確保附件的完整性，并在合同中明確附件與合同具有同等法律效力。合同印章管理：簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴(yán)格按照印章管理規(guī)定進(jìn)行蓋章。印章管理人員應(yīng)在蓋章前對合同文本進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容符合公司要求。三、采購合同的履行1.供應(yīng)商履約管理供應(yīng)商通知：采購部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)將合同副本發(fā)送給供應(yīng)商，并告知其合同的履行要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。供應(yīng)商跟蹤：采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行跟蹤，了解其生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制、交貨準(zhǔn)備等情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在履約問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施解決。供應(yīng)商協(xié)調(diào)：在供應(yīng)商履約過程中，如遇到不可抗力、政策法規(guī)變化等因素影響合同履行的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，共同協(xié)商解決方案。如需要變更合同條款的，應(yīng)按照合同變更程序辦理。2.公司內(nèi)部協(xié)調(diào)部門溝通：采購部門應(yīng)與使用部門、倉庫管理部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)部門保持密切溝通，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如采購物品的驗(yàn)收、入庫、付款等環(huán)節(jié)，各部門應(yīng)各司其職，確保合同順利履行。信息共享：建立采購合同信息共享平臺，各部門可以實(shí)時(shí)查詢采購合同的履行情況、付款進(jìn)度、質(zhì)量驗(yàn)收結(jié)果等信息。通過信息共享，提高工作效率，加強(qiáng)部門之間的協(xié)作。3.合同履行記錄記錄內(nèi)容：采購部門應(yīng)建立合同履行記錄檔案，詳細(xì)記錄合同簽訂、履行過程中的各項(xiàng)信息，包括合同編號、簽訂時(shí)間、供應(yīng)商名稱、采購物品或服務(wù)名稱、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、實(shí)際交貨時(shí)間、質(zhì)量驗(yàn)收情況、付款情況等。記錄方式：合同履行記錄可以采用紙質(zhì)檔案或電子檔案的形式進(jìn)行保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類整理，便于查閱；電子檔案應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。記錄用途：合同履行記錄是公司進(jìn)行采購合同管理和績效評估的重要依據(jù)。通過對合同履行記錄的分析，可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)改進(jìn)，提高采購合同管理水平。四、采購合同的變更1.變更情形合同簽訂后，因市場價(jià)格波動、原材料價(jià)格上漲、政策法規(guī)變化等原因，需要調(diào)整合同價(jià)格的。因技術(shù)要求變更、產(chǎn)品規(guī)格調(diào)整、交貨時(shí)間變更等原因，需要對合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間等條款進(jìn)行修改的。其他因不可抗力或不可預(yù)見、不可避免的原因，需要變更合同條款的。2.變更流程變更申請：合同履行過程中，如需要變更合同條款的，由合同一方提出變更申請，并填寫合同變更申請單，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響。變更審批：合同變更申請單經(jīng)合同雙方簽字確認(rèn)后，提交原合同審批部門進(jìn)行審批。審批部門應(yīng)根據(jù)變更的具體情況，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估和成本效益分析，決定是否批準(zhǔn)變更。變更通知：合同變更申請經(jīng)批準(zhǔn)后，由采購部門及時(shí)將變更內(nèi)容通知合同另一方，并要求其簽字確認(rèn)。變更通知應(yīng)明確變更的生效時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等內(nèi)容。合同修訂：根據(jù)變更通知的內(nèi)容，對原合同進(jìn)行修訂。修訂后的合同文本應(yīng)經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)，并作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。3.變更注意事項(xiàng)變更程序合規(guī)：合同變更必須按照規(guī)定的程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)的變更無效。變更申請、審批、通知等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格履行，確保變更過程的合法性和規(guī)范性。變更內(nèi)容明確：變更內(nèi)容應(yīng)明確、具體，避免模糊不清或歧義。變更后的合同條款應(yīng)與原合同條款相銜接，確保合同的完整性和一致性。變更風(fēng)險(xiǎn)評估：在進(jìn)行合同變更前，應(yīng)對變更可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，如價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨風(fēng)險(xiǎn)等。針對評估出的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，降低風(fēng)險(xiǎn)對公司的影響。五、采購合同的終止1.終止情形合同履行完畢，雙方的權(quán)利和義務(wù)已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)的。合同經(jīng)雙方協(xié)商一致，同意提前終止的。因不可抗力或不可預(yù)見、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行的。一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同的。2.終止流程終止申請：合同履行過程中，如出現(xiàn)合同終止情形的，由合同一方提出終止申請，并填寫合同終止申請單，詳細(xì)說明終止的原因、時(shí)間及對合同履行的影響。終止審批：合同終止申請單經(jīng)合同雙方簽字確認(rèn)后，提交原合同審批部門進(jìn)行審批。審批部門應(yīng)根據(jù)終止的具體情況，進(jìn)行審核，決定是否批準(zhǔn)終止。終止通知：合同終止申請經(jīng)批準(zhǔn)后，由采購部門及時(shí)將終止通知發(fā)送給合同另一方，并要求其簽字確認(rèn)。終止通知應(yīng)明確終止的生效時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等內(nèi)容。合同結(jié)算：合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算內(nèi)容包括貨款、服務(wù)費(fèi)、違約金等。結(jié)算完成后，雙方應(yīng)簽訂結(jié)算協(xié)議，并辦理相關(guān)手續(xù)。合同歸檔：合同終止后，采購部門應(yīng)將合同履行記錄、變更記錄、終止記錄等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保存。3.終止注意事項(xiàng)終止程序合規(guī)：合同終止必須按照規(guī)定的程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)的終止無效。終止申請、審批、通知等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格履行，確保終止過程的合法性和規(guī)范性。債務(wù)清理：合同終止后，雙方應(yīng)及時(shí)清理債務(wù)，確保雙方的債權(quán)債務(wù)關(guān)系清晰。對于有爭議的債務(wù)，應(yīng)通過協(xié)商或法律途徑解決。資料歸檔：合同終止后，相關(guān)資料的歸檔工作非常重要。資料歸檔應(yīng)完整、準(zhǔn)確，便于日后查閱和審計(jì)。六、采購合同的風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別市場風(fēng)險(xiǎn)：包括市場價(jià)格波動、原材料價(jià)格上漲、市場供應(yīng)短缺等風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致采購成本增加或無法按時(shí)采購到所需物品或服務(wù)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不符合合同要求，可能導(dǎo)致公司的生產(chǎn)經(jīng)營受到影響，甚至引發(fā)客戶投訴和法律糾紛。交貨風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商未能按時(shí)交貨或交貨數(shù)量不足，可能導(dǎo)致公司的生產(chǎn)計(jì)劃延誤，影響公司的正常運(yùn)營。信用風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商的信譽(yù)不佳，可能導(dǎo)致其無法履行合同義務(wù)，如拖欠貨款、提供虛假信息等。法律風(fēng)險(xiǎn)：采購合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)可能存在法律風(fēng)險(xiǎn)，如合同條款違法、合同糾紛處理不當(dāng)?shù)取?.風(fēng)險(xiǎn)評估可能性評估：對識別出的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性進(jìn)行評估，分為高、中、低三個(gè)等級。影響程度評估：對風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后可能對公司造成的影響程度進(jìn)行評估，分為重大、較大、一般三個(gè)等級。風(fēng)險(xiǎn)矩陣?yán)L制：根據(jù)可能性評估和影響程度評估的結(jié)果，繪制風(fēng)險(xiǎn)矩陣，直觀展示各類風(fēng)險(xiǎn)的等級和分布情況。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：建立市場價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，及時(shí)掌握市場價(jià)格動態(tài)，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款或采用套期保值等方式降低價(jià)格波動風(fēng)險(xiǎn)。優(yōu)化采購計(jì)劃，提前儲備原材料，避免市場供應(yīng)短缺。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商質(zhì)量管理，對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估和審核，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。在合同中明確質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任，加強(qiáng)采購物品的檢驗(yàn)檢測，確保質(zhì)量符合要求。交貨風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的交貨條款，明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式等要求。建立供應(yīng)商交貨跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握交貨進(jìn)度，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)。對于重要物資的采購，可以要求供應(yīng)商提供擔(dān)保或采取預(yù)付款等方式降低交貨風(fēng)險(xiǎn)。信用風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：在選擇供應(yīng)商時(shí)，對其信譽(yù)進(jìn)行充分調(diào)查和評估，優(yōu)先選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商。在合同中約定信用條款，如付款方式、逾期付款違約金等，加強(qiáng)對供應(yīng)商的信用管理。定期對供應(yīng)商的信用狀況進(jìn)行評估，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)合同法律審查，確保合同條款合法合規(guī)。建立合同糾紛處理機(jī)制，明確糾紛處理流程和責(zé)任分工。在遇到合同糾紛時(shí)，及時(shí)咨詢法律專業(yè)人士，依法維護(hù)公司的合法權(quán)益。七、采購合同的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督部門公司設(shè)立采購合同監(jiān)督小組，由采購部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。采購合同監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對采購合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督內(nèi)容合同簽訂監(jiān)督：檢查采購合同的簽訂是否符合規(guī)定的流程，合同條款是否合法、完整、準(zhǔn)確，合同雙方的簽字蓋章是否齊全。合同履行監(jiān)督：檢查供應(yīng)商的履約情況，包括交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款情況等是否符合合同約定。檢查公司內(nèi)部各部門在合同履行過程中的協(xié)作配合情況，是否存在推諉扯皮、延誤工作等現(xiàn)象。合同變更監(jiān)督：檢查合同變更是否按照規(guī)定的程序進(jìn)行，變更申請、審批、通知等環(huán)節(jié)是否合規(guī)，變更后的合同條款是否與原合同條款相銜接。合同終止監(jiān)督：檢查合同終止是否按照規(guī)定的程序進(jìn)行，終止申請、審批、通知等環(huán)節(jié)是否合規(guī)，合同終止后的結(jié)算、歸檔等工作是否及時(shí)、準(zhǔn)確。3.檢查方式定期檢查：采購合同監(jiān)督小組定期對采購合同進(jìn)行檢查，檢查周期根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每季度或每半年檢查一次。不定期抽查：采購合同監(jiān)督小組不定期對采購合同進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查合同履行過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。專項(xiàng)檢查：針對采購合同管理中存在的突出問題或重大風(fēng)險(xiǎn)，開展專項(xiàng)檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。4.問題處理問題發(fā)現(xiàn)：采購合同監(jiān)督小組在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)記錄并形成檢查報(bào)告。檢查報(bào)告應(yīng)詳細(xì)說