基建工程檔案管理制度匯編?一、總則1.目的為加強基建工程檔案管理，確保基建工程檔案的完整、準確、系統和有效利用，特制定本管理制度。基建工程檔案是工程項目建設全過程的真實記錄，對于工程的竣工驗收、后期維護、改建擴建以及項目管理等具有重要意義。2.適用范圍本制度適用于公司所有基建工程項目，包括新建、改建、擴建的建筑物、構筑物、市政工程、設備安裝工程等。3.管理原則基建工程檔案管理遵循統一領導、分級管理、同步歸檔、集中保管的原則。各部門和項目參建單位應明確職責，密切配合，確保檔案管理工作與工程建設同步進行。二、檔案管理職責1.建設單位職責建立健全基建工程檔案管理體系，明確檔案管理部門和人員職責。負責制定基建工程檔案管理制度和工作流程，并監督執行。組織協調各參建單位的檔案管理工作，對檔案工作進行指導、檢查和考核。收集、整理、匯總和保管本單位形成的基建工程檔案，并按規定向有關部門移交。參與工程竣工驗收，對檔案資料進行審查，確保檔案資料符合驗收要求。2.勘察設計單位職責負責收集、整理本單位在工程勘察、設計過程中形成的文件資料，并按合同要求向建設單位移交。對工程變更設計文件及時進行整理歸檔，并確保文件的準確性和完整性。協助建設單位做好工程檔案的編制和整理工作，提供相關技術資料和咨詢服務。3.施工單位職責建立健全項目檔案管理體系，配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位施工過程中檔案資料的收集、整理、歸檔工作。按照工程進度和檔案管理要求，及時整理施工過程中形成的各種文件資料，包括施工技術文件、施工記錄、試驗檢測報告、質量驗收資料、工程變更資料等，并確保文件資料真實、準確、完整。在工程竣工驗收前，將整理好的施工檔案資料移交建設單位審核，對審核提出的問題及時進行整改。負責向建設單位提供工程竣工圖，并確保竣工圖與工程實際相符。4.監理單位職責負責監督檢查施工單位的檔案管理工作，對施工單位提交的檔案資料進行審核和簽認。收集、整理本單位在工程監理過程中形成的文件資料，包括監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理通知單、工程質量評估報告等，并按規定向建設單位移交。協助建設單位做好工程檔案的整理和歸檔工作，對工程檔案的完整性、準確性進行審查。參與工程竣工驗收，對檔案資料進行審查，提出監理意見。三、檔案收集與整理1.收集范圍基建工程檔案收集范圍包括工程項目前期文件、設計文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件等。具體如下：工程項目前期文件：項目建議書、可行性研究報告、環境影響評價報告、項目立項批復、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、施工許可證等。設計文件：初步設計文件、施工圖設計文件、設計變更文件、圖紙會審記錄等。施工文件：施工組織設計、施工技術交底、施工日志、工程測量記錄、材料設備質量證明文件、試驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄、工程質量事故處理記錄、工程變更資料等。監理文件：監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理通知單、工程質量評估報告、監理工作總結等。竣工驗收文件：工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質量保修書、竣工圖等。2.收集要求各參建單位應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整。檔案資料應真實反映工程建設實際情況，不得偽造、篡改。對紙質文件和電子文件應同時進行收集，電子文件應采用通用格式存儲，并確保其可讀性和完整性。收集的檔案資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。3.整理原則基建工程檔案整理應遵循以下原則：分類科學：按照工程項目的形成規律和特點，對檔案資料進行分類整理，便于查找和利用。組卷合理：根據檔案資料的數量和內容，合理組卷，每卷厚度不宜過厚，一般以2030mm為宜。編號規范：對每卷檔案資料應進行編號，編號應具有唯一性，便于識別和管理。裝訂整齊：對紙質檔案資料應進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得缺頁、掉頁。4.整理方法工程項目前期文件：按文件形成時間順序排列，每類文件單獨組卷。設計文件：按專業分類，先初步設計文件，后施工圖設計文件，設計變更文件隨相應專業圖紙一并組卷。施工文件：按施工階段和專業分類，施工技術文件、施工記錄、試驗檢測報告、質量驗收資料等分別組卷，工程變更資料單獨組卷。監理文件：按監理工作階段和文件類型分類，監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理通知單、工程質量評估報告等分別組卷。竣工驗收文件：按文件類型分類，工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質量保修書、竣工圖等分別組卷。四、檔案歸檔與保管1.歸檔時間工程項目前期文件應在項目立項后及時歸檔。設計文件應在設計任務完成后歸檔。施工文件應隨工程進度同步歸檔，分部工程驗收合格后，施工單位應將該分部工程的檔案資料整理歸檔；單位工程竣工驗收前，施工單位應將全部施工檔案資料整理歸檔。監理文件應隨工程監理工作進展及時歸檔。竣工驗收文件應在工程竣工驗收后3個月內歸檔。2.歸檔要求各參建單位應按照檔案管理要求，將整理好的檔案資料一式多份移交建設單位。建設單位應審查檔案資料的完整性、準確性和規范性，對不符合要求的檔案資料應退回參建單位進行整改。歸檔的檔案資料應編制檔案目錄，檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，并裝訂成冊。電子檔案應與紙質檔案同時歸檔，電子檔案應存儲在耐久性好的載體上，并確保其可讀性和完整性。電子檔案應編制相應的目錄，并建立索引，便于查找和利用。3.保管期限基建工程檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體如下：永久保管：工程項目前期文件、涉及工程質量和安全的重要文件、工程竣工驗收文件等應永久保管。長期保管：工程設計文件、施工文件、監理文件等一般應長期保管，保管期限為50年。短期保管：一般性文件資料，如施工過程中的一般性通知、聯系單等，保管期限為10年。4.保管方式基建工程檔案應集中保管在建設單位的檔案管理部門。檔案管理部門應配備專門的檔案庫房，確保檔案存放安全、整潔、有序。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。對電子檔案應進行異地備份，確保檔案數據的安全性。五、檔案查閱與利用1.查閱權限本單位人員因工作需要查閱基建工程檔案，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。外單位人員查閱基建工程檔案，應持有單位介紹信，并填寫檔案查閱申請表，經建設單位檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱重要檔案資料還應經建設單位分管領導批準。查閱檔案資料應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案資料帶出檔案管理部門。如需借閱，應辦理借閱手續，并在規定時間內歸還。2.查閱要求查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。查閱人員如需復印檔案資料，應經檔案管理部門同意，并按規定辦理復印手續。查閱人員查閱檔案資料后，應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續。3.利用服務檔案管理部門應積極為工程建設、維護、改建擴建等提供檔案資料利用服務，根據查閱人員的需求，及時準確地提供相關檔案資料。檔案管理部門應定期對基建工程檔案的利用情況進行統計分析，了解檔案資料的利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進提供依據。六、檔案鑒定與銷毀1.鑒定組織基建工程檔案鑒定工作由建設單位檔案管理部門組織，成立檔案鑒定小組。檔案鑒定小組由建設單位檔案管理部門負責人、相關專業技術人員、監理單位代表、施工單位代表等組成。2.鑒定內容檔案鑒定小組應根據基建工程檔案保管期限的規定，對到期檔案進行鑒定。鑒定內容包括檔案的完整性、準確性、系統性、真實性以及檔案的保存價值等。3.鑒定程序檔案管理部門定期清理到期檔案，列出檔案清單，提交檔案鑒定小組進行鑒定。檔案鑒定小組對到期檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。對擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應編制檔案銷毀清冊，經建設單位分管領導批準后，方可銷毀。4.銷毀要求檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關部門共同派員監銷。監銷人員應認真核對檔案銷毀清冊，確保銷毀的檔案與清冊一致。銷毀后，監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀清冊應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、監督與考核1.監督檢查建設單位檔案管理部門應定期對各參建單位的檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案管理制度的執行情況、檔案資料的收集整理情況、檔案歸檔情況等。對監督檢查中發現的問題，建設單位應及時下達整改通知書，要求參建單位限期整改。參建單位應將整改情況及時反饋建設單位。2.考核評價建設單位應建立基建工程檔案管理考核評價制度，對各參建單位的檔案管理工作進行考核評價。考核評價內容包括檔案管理工作組織情況、檔案資料質量、檔案歸檔及時性等。考核評