實驗室檔案管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范實驗室檔案的管理，確保實驗室檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護，為實驗室的教學、科研、管理等工作提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于實驗室所有檔案的管理，包括但不限于實驗教學檔案、科研項目檔案、儀器設備檔案、人員檔案、安全管理檔案等。3.管理原則實驗室檔案管理遵循集中統一、分類管理、規范有序、安全保密的原則。

二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善實驗室檔案管理制度，并組織實施。負責實驗室檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統計等工作。負責建立實驗室檔案信息管理系統，實現檔案的信息化管理。負責檔案的查閱、借閱和利用服務工作，按規定提供檔案資料。負責對檔案管理人員進行培訓和考核，提高檔案管理水平。2.檔案形成部門職責負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并及時移交檔案管理部門。負責確保本部門檔案的真實性、完整性和準確性，對歸檔材料的質量負責。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱和利用工作，按要求提供相關信息。3.檔案管理人員職責認真貫徹執行檔案管理的法律法規和本制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等，確保檔案管理工作規范有序。負責檔案信息的錄入、維護和更新，保證檔案信息系統的正常運行。熱情接待檔案查閱、借閱人員，按規定辦理查閱、借閱手續，及時提供檔案資料。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整，發現問題及時報告并采取措施解決。

三、檔案的收集與整理1.收集范圍實驗教學檔案：包括教學大綱、實驗指導書、實驗計劃、實驗報告、學生成績等。科研項目檔案：包括項目申請書、立項批復、研究報告、成果鑒定材料、論文發表、專利申請等。儀器設備檔案：包括儀器設備購置合同、驗收報告、使用說明書、操作規程、維修記錄等。人員檔案：包括實驗室人員基本信息、培訓記錄、考核材料、獲獎證書等。安全管理檔案：包括安全管理制度、安全檢查記錄、事故報告及處理材料等。其他與實驗室工作相關的檔案資料。2.收集要求各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。檔案形成部門應在工作結束后或項目完成后及時將相關檔案材料整理好，移交檔案管理部門。收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，格式規范，簽字蓋章齊全。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。區分不同價值和保管期限，便于保管和利用。按照分類方案進行整理，同一類別的檔案應集中排列，編號清晰。4.整理方法分類：根據檔案的內容和性質，將檔案分為實驗教學檔案、科研項目檔案、儀器設備檔案、人員檔案、安全管理檔案等類別。編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，目錄應打印清晰，裝訂成冊。裝訂：對紙張規格不一致或破損的檔案材料進行整理和修復，然后按照一定順序裝訂成冊，確保整齊牢固。

四、檔案的分類與編號1.分類方案實驗教學檔案：分為教學大綱、實驗指導書、實驗計劃、實驗報告、學生成績等二級類目。科研項目檔案：按照項目類別分為縱向科研項目檔案、橫向科研項目檔案，每類項目再分為項目申報、立項批復、研究過程、成果驗收等二級類目。儀器設備檔案：根據儀器設備的類別分為大型儀器設備檔案、通用儀器設備檔案，每類設備檔案再分為購置合同、驗收報告、使用說明書、操作規程、維修記錄等二級類目。人員檔案：分為個人基本信息、培訓記錄、考核材料、獲獎證書等二級類目。安全管理檔案：分為安全管理制度、安全檢查記錄、事故報告及處理等二級類目。2.編號規則檔案編號采用"實驗室代碼+檔案類別代碼+年度+順序號"的結構。實驗室代碼：由實驗室名稱的漢語拼音首字母大寫組成，如"物理實驗室"代碼為"WL"。檔案類別代碼：按照上述分類方案，分別用兩位數字表示，如實驗教學檔案代碼為"01"，科研項目檔案代碼為"02"等。年度：用四位數字表示檔案形成的年份，如"2023"。順序號：按照檔案形成的先后順序，用三位數字表示，從"001"開始編號。例如，物理實驗室2023年形成的第5份實驗教學檔案，編號為"WL012023005"。

五、檔案的保管1.保管期限實驗室檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：主要是反映實驗室重要歷史事件、重大科研成果、長期保存有價值的檔案材料，如實驗室發展規劃、重大科研項目總結報告、重要儀器設備的購置合同等。長期保管的檔案：保管期限為15年至50年，包括一般性科研項目檔案、實驗教學檔案、人員檔案等。短期保管的檔案：保管期限為5年以下，如臨時性的實驗計劃、短期的安全檢查記錄等。2.保管方式檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。檔案應分類存放，按照編號順序排列，便于查找和管理。對電子檔案應進行備份，存儲在不同的介質上，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全性和完整性。3.庫房管理檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。嚴格控制檔案庫房的訪問權限，非檔案管理人員未經允許不得進入庫房。定期對檔案庫房進行清查和盤點，核對檔案的數量、質量和保管狀況，發現問題及時處理。

六、檔案的查閱與借閱1.查閱規定因工作需要查閱檔案的人員，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內容、用途等信息，經所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審批。檔案管理部門應根據申請內容，確定是否提供查閱服務，并告知查閱人員查閱的地點和時間。查閱檔案時，查閱人員應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自翻閱、抽取、涂改、損壞檔案。查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。2.借閱規定因特殊情況需要借閱檔案的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、數量、期限、用途等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。檔案借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應提前辦理續借手續。借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損，不得擅自復制、摘錄檔案內容。借閱人員應按時歸還檔案，如發現檔案丟失或損壞，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的賠償責任。

七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務人員和檔案管理人員組成。鑒定小組應根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。對仍有保存價值的檔案，應重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》。2.銷毀程序《檔案銷毀清冊》經檔案鑒定小組組長簽字確認后，報實驗室負責人審批。經批準銷毀的檔案，應在檔案管理人員和監銷人員的共同監督下進行銷毀，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀完畢后，檔案管理人員和監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。

八、檔案信息化管理1.信息化建設目標建立實驗室檔案信息管理系統，實現檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理，提高檔案管理工作的效率和質量。2.系統功能要求檔案錄入功能：能夠方便快捷地錄入檔案的基本信息、內容摘要、掃描圖像等。檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，快速準確地查找所需檔案。檔案借閱管理功能：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人員、借閱時間、歸還時間等，便于跟蹤管理。檔案統計分析功能：對檔案的數量、類別、保管期限等進行統計分析，為實驗室管理提供決策支持。數據備份與恢復功能：定期對檔案數據進行備份，確保數據的安全性，在數據出現問題時能夠及時恢復。3.數據錄入與維護檔案管理人員應按照檔案整理的結果，及時將檔案信息錄入檔案信息管理系統，確保錄入數據的準確性和完整性。定期對檔案信息管理系統中的數據進行維護，更新檔案的狀態、借閱情況等信息，保證系統數據的時效性。加強對檔案信息管理系統的安全防護，設置不同的用戶權限，防止數據泄露和非法訪問。

九、監督與考核1.監督檢查實驗室應定期對檔案管理工作進行監督檢查，檢查檔案管理制度的執行情況、檔案的收集整理情況、檔案的保管利用情況等。檔案管理部門應定期對檔案管理工作進行自查，及時發現問題并采取措施加以整改。對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.考核評價建立檔案管理工作考核評價機制，對檔案管