公司檔案管理制度98580?1.目的為了加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構的檔案管理工作。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案管理機構及職責1.檔案管理部門公司設立綜合檔案室，負責公司檔案的集中統一管理。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。制定檔案管理制度和工作流程，并組織實施。對公司各部門的檔案管理工作進行指導和監督。定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的真實性、完整性和安全性。積極開發檔案信息資源，為公司各項工作提供服務。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司各部門在工作中形成的各類文件、資料、報表等。公司簽訂的各類合同、協議、意向書等。公司的規劃、計劃、總結、報告等。公司的財務報表、審計報告、稅務資料等。公司的工程圖紙、設計方案、技術資料等。公司的照片、音像資料、榮譽證書等。2.收集要求各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整。收集的檔案應符合檔案管理的有關規定，字跡清晰、內容完整、簽字蓋章齊全。對電子文件應同時收集其元數據和相關背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。4.整理方法分類：按照檔案的來源、時間、內容等進行分類，可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等，以便于檢索和利用。四、檔案的歸檔與移交1.歸檔時間文書檔案應在次年上半年歸檔。科技檔案應在項目完成后三個月內歸檔。會計檔案應按照國家有關規定定期歸檔。人事檔案應隨時歸檔。2.歸檔要求歸檔的檔案應齊全完整、分類準確、編目規范。歸檔的檔案應一式兩份，一份由綜合檔案室保管，一份由形成部門保管備查。對電子檔案應進行備份，并存儲在不同的介質上，確保電子檔案的安全。3.移交手續各部門向綜合檔案室移交檔案時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。檔案移交清單應一式兩份，雙方各執一份。五、檔案的保管1.保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限在16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限在15年以下的檔案。2.保管條件綜合檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。檔案應存放在專用的檔案柜中，分類存放，并定期進行檢查和清點。3.檔案鑒定綜合檔案室應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀意見。檔案鑒定工作應由檔案管理人員、業務部門人員和有關領導組成鑒定小組進行。4.檔案銷毀對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應按照檔案鑒定小組的意見進行銷毀。檔案銷毀時，應填寫檔案銷毀清單，經主管領導批準后，由兩人以上監銷，并在銷毀清單上簽字確認。檔案銷毀清單應永久保存。六、檔案的利用1.利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外單位人員因工作需要查閱公司檔案，須經公司主管領導批準。2.利用手續查閱檔案時，查閱人員應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱內容、查閱目的等。借閱檔案時，借閱人員應填寫檔案借閱申請表，經部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續借手續。查閱、借閱檔案時，查閱、借閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損等。3.利用服務綜合檔案室應積極為公司員工提供檔案利用服務，及時、準確地提供所需檔案資料。同時，應根據公司工作需要，主動開發檔案信息資源，為公司決策提供參考依據。七、檔案的信息化管理1.信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.信息化建設內容檔案數字化：對公司現有的檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫。檔案管理信息系統建設：開發檔案管理信息系統，實現檔案的在線收集、整理、歸檔、保管、利用等功能。網絡建設：建立公司內部檔案管理網絡，實現檔案信息的共享和傳遞。3.信息化管理要求電子檔案應與紙質檔案具有同等效力，電子檔案的管理應符合國家有關電子文件管理的規定。檔案管理信息系統應具備安全防護功能，確保檔案信息的安全。檔案管理人員應