人事檔案管理制度?一、總則1.目的為了加強公司人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高人事管理工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。3.基本原則人事檔案管理應遵循真實、完整、及時、保密的原則，確保檔案信息的準確性和安全性。

二、檔案管理職責1.人力資源部門職責負責制定和完善人事檔案管理制度，并組織實施。負責收集、鑒別、整理、歸檔員工的人事檔案材料。負責辦理員工人事檔案的查閱、借閱和轉遞手續。負責保管員工的人事檔案，確保檔案的安全和完整。負責定期對人事檔案進行清查、核對，及時發現和解決檔案管理中存在的問題。2.員工所在部門職責負責協助人力資源部門收集本部門員工的人事檔案材料，并及時移交人力資源部門。負責督促本部門員工及時辦理檔案材料的補充和更新手續。負責按照規定的程序和要求查閱、借閱本部門員工的人事檔案。3.檔案管理人員職責負責檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號、裝訂、上架等。負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。負責按照規定的程序和要求辦理檔案的查閱、借閱和轉遞手續。負責定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確和完整。負責保守檔案機密，不得泄露檔案內容。

三、檔案內容1.員工基本信息員工登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯系方式等。身份證復印件。學歷學位證書復印件。專業技術資格證書復印件。職業資格證書復印件。2.工作經歷勞動合同、聘用合同。工作履歷表，包括工作單位、職位、工作時間、離職原因等。培訓記錄，包括培訓課程、培訓時間、培訓機構等。績效考核記錄，包括考核時間、考核結果、考核評語等。3.薪酬福利工資單、獎金發放記錄。社會保險繳納記錄。住房公積金繳納記錄。其他福利發放記錄。4.獎懲情況獎勵證書、榮譽稱號。處罰決定、違紀記錄。5.其他材料體檢報告。員工離職證明。其他與員工有關的重要材料。

四、檔案收集與整理1.檔案收集人力資源部門應定期收集員工的人事檔案材料，確保檔案內容的及時更新。員工所在部門應在員工入職、離職、晉升、調動等情況發生后，及時將相關材料移交人力資源部門。員工本人應按照規定的要求，及時向人力資源部門提交個人檔案材料。2.檔案整理檔案管理人員應按照檔案內容的類別和時間順序，對收集到的檔案材料進行分類整理。對每份檔案材料進行編號，并建立檔案目錄，以便于查閱和管理。對檔案材料進行裝訂，確保檔案的整齊和美觀。

五、檔案保管1.保管要求公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關規定。檔案管理人員應定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確和完整。對破損、褪色、霉變的檔案材料，應及時進行修復或復制。2.安全保密檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理的保密制度，不得泄露檔案內容。未經授權，任何人不得查閱、借閱人事檔案。查閱、借閱檔案時，應嚴格按照規定的程序和要求辦理手續。檔案管理人員應定期對檔案的安全保密情況進行檢查，發現問題及時處理。

六、檔案查閱與借閱1.查閱權限公司內部人員因工作需要查閱人事檔案的，應填寫《人事檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門負責人審批。人力資源部門負責人審批同意后，檔案管理人員應按照規定的程序和要求提供查閱服務。查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記簿上簽字，并注明查閱時間、查閱內容等。2.借閱權限公司內部人員因工作需要借閱人事檔案的，應填寫《人事檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門負責人審批。人力資源部門負責人審批同意后，檔案管理人員應按照規定的程序和要求辦理借閱手續。借閱檔案時，借閱人員應出具借條，并注明借閱時間、借閱內容、歸還時間等。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。借閱人員應在規定的時間內歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理延期手續。3.查閱、借閱限制涉及員工個人隱私的檔案材料，如體檢報告、獎懲情況等，未經員工本人同意，不得查閱、借閱。檔案管理人員不得私自查閱、借閱人事檔案。查閱、借閱檔案時，不得將檔案帶出檔案庫房。

七、檔案轉遞1.轉遞條件員工離職、調動、退休等情況發生時，人力資源部門應及時辦理檔案轉遞手續。檔案轉遞應遵循保密、安全、及時的原則，確保檔案的完整和準確。2.轉遞程序人力資源部門應根據員工的轉遞情況，填寫《人事檔案轉遞通知單》，并將通知單和檔案一并密封。檔案管理人員應按照規定的方式和渠道，將檔案轉遞給接收單位。檔案轉遞后，檔案管理人員應及時與接收單位聯系，確認檔案是否已安全送達。接收單位收到檔案后，應在《人事檔案轉遞通知單》上簽字蓋章，并將通知單返回人力資源部門。

八、檔案信息化管理1.信息化建設公司應建立人事檔案信息化管理系統，實現檔案信息的電子化存儲、檢索和管理。檔案管理人員應將員工的人事檔案材料及時錄入信息化管理系統，確保檔案信息的準確和完整。2.信息安全公司應加強人事檔案信息化管理系統的安全防護，設置用戶權限，防止信息泄露和非法訪問。檔案管理人員應定期對信息化管理系統進行備份，防止數據丟失。對涉及員工個人隱私的檔案信息，應采取加密存儲和傳輸等措施，確保信息安全。

九、檔案清理與銷毀1.清理范圍已離職員工的人事檔案，在離職后[X]年內未辦理轉遞手續的，應進行清理。檔案材料已超過保管期限，且無保存價值的，應進行清理。檔案材料存在虛假、偽造等問題的，應進行清理。2.清理程序人力資源部門應定期對人事檔案進行清理，確定需要清理的檔案名單。檔案管理人員應按照清理名單，對檔案進行核對和整理。對需要銷毀的檔案，應填寫《人事檔案銷毀申請表》，經人力資源部門負責人審批同意后，報公司領導批準。檔案銷毀應在公司紀檢監察部門的監督下進行，確保銷毀過程的合規和安全。檔案銷毀后，檔案管理人員應在《人事檔案銷毀申請表》上簽字，并將申請表歸檔保