質保金管理暫行規定?一、總則1.目的為加強公司質保金管理，規范質保金的收取、使用、退還等行為，保障公司合法權益，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于公司所有涉及質保金的業務活動，包括但不限于銷售合同、工程合同、服務合同等。3.定義質保金是指公司在與客戶簽訂相關合同時，為保證合同標的物在質保期內正常運行，由客戶按照合同約定比例向公司預留的一定金額的款項。質保期是指合同雙方約定的，供應商對其所提供的產品或服務承擔質量保證責任的期限。

二、質保金的收取1.收取原則質保金的收取應嚴格按照合同約定執行，確保金額準確、比例合規。在簽訂合同前，業務部門應充分評估合同風險，明確質保金的收取條款，并提交財務部門審核。2.收取比例根據不同業務類型和風險程度，確定合理的質保金收取比例。一般情況下，質保金比例不得低于合同金額的[X]%，但最高不得超過合同金額的[X]%。對于風險較高的業務，可適當提高質保金比例。具體比例由業務部門根據實際情況提出建議，經公司領導審批后執行。3.收取方式質保金應在合同約定的時間內，由客戶一次性支付至公司指定的銀行賬戶。業務部門應在收取質保金后及時通知財務部門進行賬務處理，并提供相關的合同及收款憑證等資料。

三、質保金的使用1.使用范圍質保金主要用于在質保期內對合同標的物出現的質量問題進行維修、更換、賠償等費用支出。具體使用范圍包括但不限于：因產品質量問題導致的維修費用，包括零部件更換、人工維修等費用；因服務質量問題導致的客戶損失賠償費用；因質量問題引發的法律糾紛所產生的訴訟費用、律師費用等。2.使用審批質保金的使用需由相關業務部門提出申請，填寫《質保金使用申請表》，詳細說明使用原因、金額、涉及合同等信息，并附相關證明材料。申請表經業務部門負責人審核簽字后，提交財務部門審核。財務部門審核通過后，報公司領導審批。經審批同意后，財務部門方可辦理質保金的支付手續。3.使用記錄財務部門應建立質保金使用臺賬，詳細記錄每筆質保金的使用情況，包括使用時間、金額、用途、涉及合同等信息。業務部門應配合財務部門做好質保金使用記錄的核對工作，確保記錄準確無誤。

四、質保期管理1.質保期起始質保期自合同標的物驗收合格之日起計算。業務部門應在合同簽訂后及時組織客戶進行驗收，并在驗收合格后出具《驗收報告》。《驗收報告》應明確驗收日期、驗收結論等信息，并由客戶簽字確認。2.質保期跟蹤在質保期內，業務部門應定期對合同標的物進行回訪，了解其運行情況，及時發現并解決可能出現的質量問題。回訪記錄應詳細記錄回訪時間、回訪內容、客戶反饋等信息，并歸檔保存。對于客戶反饋的質量問題，業務部門應及時響應，組織相關人員進行分析和處理。3.質保期延長如因特殊原因需要延長質保期，業務部門應與客戶協商一致，并簽訂補充協議。補充協議應明確延長后的質保期起止時間、雙方權利義務等內容。業務部門應在簽訂補充協議后及時通知財務部門，財務部門根據補充協議對質保金的管理進行相應調整。

五、質保金的退還1.退還條件在質保期屆滿且合同標的物無質量問題或雖有質量問題但公司已按照合同約定履行了維修、更換、賠償等義務后，公司應按照合同約定及時退還質保金。業務部門應在質保期屆滿前[X]天，對合同標的物進行全面檢查，并向客戶出具《質保期屆滿確認函》，確認合同標的物在質保期內無質量問題或公司已履行了相關義務。2.退還申請客戶在收到《質保期屆滿確認函》后，如無異議，應向公司提交《質保金退還申請表》，申請退還質保金。申請表應注明合同編號、客戶名稱、退還金額等信息，并加蓋客戶公章。業務部門收到客戶的《質保金退還申請表》后，應進行審核，確認客戶是否已按照合同約定履行了全部義務。審核通過后，業務部門在申請表上簽字確認，并提交財務部門。3.退還審批財務部門收到業務部門提交的《質保金退還申請表》后，應核對相關合同及質保期屆滿確認函等資料，確認無誤后，報公司領導審批。經審批同意后，財務部門按照合同約定的退還方式和時間，將質保金退還至客戶指定的銀行賬戶。4.退還記錄財務部門應建立質保金退還臺賬，詳細記錄每筆質保金的退還情況，包括退還時間、金額、客戶名稱、涉及合同等信息。業務部門應配合財務部門做好質保金退還記錄的核對工作，確保記錄準確無誤。

六、質保金的賬務處理1.收取時的賬務處理財務部門在收到質保金后，應按照以下會計分錄進行賬務處理：借：銀行存款貸：其他應付款質保金[客戶名稱]2.使用時的賬務處理質保金用于支付質量問題相關費用時，財務部門應按照實際支出金額，做如下會計分錄：借：其他應付款質保金[客戶名稱]貸：銀行存款/庫存現金/應付賬款等同時，根據費用性質，分別計入相關成本或費用科目，如：借：主營業務成本/銷售費用/管理費用等貸：庫存商品/應付職工薪酬等3.退還時的賬務處理財務部門在退還質保金時，應按照以下會計分錄進行賬務處理：借：其他應付款質保金[客戶名稱]貸：銀行存款

七、監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門應定期對質保金的收取、使用、退還等情況進行審計監督，檢查是否存在違規操作、賬務處理不當等問題。如發現問題，應及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。2.外部檢查接受相關政府部門、行業監管機構等的檢查時，公司應積極配合，如實提供質保金管理的相關資料和情況。對于檢查中提出的問題，應認真整改，確保公司質保金管理工作符合法律法規和監管要求。3.責任追究對于在質保金管理過程中存在違規行為的部門和個人，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。如因違規行為給公司造成損失的，應依法承擔賠償