會計憑證的裝訂與保管一、概念解釋

根據財政部《會計基礎工作規范》第五十五條的規定，記賬憑證登記完畢后，應當按照分類和編號順序進行保管，不得散亂或丟失。為此，必須對會計憑證進行裝訂，對于記賬憑證，應當連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號順序，折疊整齊；按期裝訂成冊，加具封面，在封面上編好卷號，并在明顯處標明憑證種類編號，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章；最后按編號順序入柜，以便調閱。

二、業務要點

1.裝訂前的準備工作

會計憑證裝訂前，應做好相關的準備工作，即對會計憑證進行排序、粘貼和折疊。具體如圖3-3所示。

2．會計憑證的保管

會計憑證是重要的會計檔案和經濟資料，每個企業都要建立保管制度，對其進行妥善保管。對各種會計憑證要分門別類、按照編號順序進行整理并裝訂成冊。封面上須有會計憑證的名稱、起訖號、時間以及有關人員的簽章。對于會計憑證，應妥善保管，存保管期間，會計憑證不得外借;對于超過規定期限（一般是15年）的會計憑證，要嚴格依照有關程序進行銷毀；對于需永久保留的有關會計憑證，不得銷毀。

(1)傳遞

會計憑證的傳遞是指會計憑證從編制時起到歸檔時止，在企業內部各有關部門及人員之間的傳遞程序和傳遞時間。為了使會計憑證能夠及時地反映各項經濟業務、提供會計信息、發揮會計監督的作用，必須正確、及時地進行會計憑證的傳遞，不得積壓。

《會計基礎工作規范》第五十四條規定：各企業會計憑證的傳遞程序應當科學、合理，具體辦法由各企業根據會汁業務需要自行規定。正確組織會計憑證的傳遞，對及時處理和登記經濟業務、明確經濟責任以及實行會計監督具有重要的作用。從某種意義上說，會計憑證的傳遞在企業內部經營管理的各環節中起著協調和組織的作用。會計憑證傳遞程序是企業管理規章制度的重要組成部分，其主要作用有以下兩點。

①有利于完善經濟責任制度。經濟業務的發生、完成及記錄是由若干責任人共同負責、分工完成的。會計憑證作為記錄經濟業務、明確經濟責任的書而證明，體現了經濟責任制度的執行情況。通過對會計憑證傳遞程序和傳遞時間的規定，企業可以進一步完善其經濟責任制度，使各項業務的處理順利進行。

②有利于及時進行會計記錄。從經濟業務的發生到賬簿登記需要一定的時間，通過對會計憑證進行傳遞，可以使會計部門盡早了解經濟業務的發生和完成情況，并能夠及時記錄經濟業務、進行會計核算、實行會計監督。

(2)復制

原始憑證不得外借，其他單位如因特殊原因確實需要使用原始憑證時，須經本單位會計機構負責人、會計主管人員批準后方可復制。對于向外單位提供的原始憑證復制件，應當在專設的登記簿上進行登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或蓋章。

(3)遺證

從外單位取得的原始憑證如有遺失，應當取得原開出單位蓋有公章的證明，并注明原憑證的號碼、金額和內容等，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批準后，方能代作原始憑證。符確實無法取得證明，如火車票、船票、飛機票等憑證，當事人須詳細寫明情況，并由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導批準后，代作原始憑證。

三、應用實務

會計憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會計憑證按照編號順序，外加封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽。在封面上，應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號數，以及記賬憑證和原始憑證的張數，并在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。會計憑證的裝訂主要有以下幾點要求。

1．薄厚均勻

裝訂的厚度一般為2.5厘米，最厚不應該超過3.5厘米，以便裝訂、審閱和保管。

2．結實牢固

會計憑證的裝訂應采用角訂法，順序如圖3-4所示。

3.憑證封面的要求

憑證封面的規格分為11厘米*22厘米和11厘米*25.5厘米兩種，封面紙質應當耐磨、耐拉，一般為牛皮紙，上印黑色字，單頁。憑證封面上的內容如圖3-5及3-6所示。

4．特種原始憑證

特種原始憑證是針對某些數量過多的同類原始憑證，如收料單等不便附在記賬憑證后面一同裝訂的情況而設計的。對于這些憑證，可在匯總后單獨裝訂、保管，制成特種原始憑證匯總表。

特種原始憑證匯總表的規格為9.15厘米x20.5厘米，上印黑色字，其格式、內容和記賬憑證大致相同（如表3-24所示）。特種原始憑證匯總表一式兩份，一份作為封面與原始憑證一同裝訂，另一份作為原始憑證附在有關記賬憑證上與記賬憑證一同裝訂、同時歸檔。

5.重要原始單據的裝訂

重要原始單據應單獨編目、另外裝訂和保管，并在有關的記賬憑證和原始憑證上相應地注明日期和編號，如合同、契約、提貨單、押金收據等；對重要的空白憑證也應妥善裝訂和保管，以防丟失，如空白支票、支票及其他結算憑證等。

小編寄語：會計學是一個細節致命的學科，以前總是覺得只要大概知道意思就可以了