非營利組織周例會流程制定一、制定目的及范圍為提高非營利組織的工作效率，加強團隊溝通與協作，特制定周例會流程。本流程適用于組織內所有部門和團隊，旨在確保會議高效、有序進行，提高決策的及時性和執行力。二、會議目標會議目標明確，包括但不限于以下幾點：1.交流各部門工作進展，分享成功經驗與問題。2.討論存在的挑戰，集思廣益，尋找解決方案。3.制定下周工作計劃，明確各項任務的責任人。4.提升團隊凝聚力，促進成員之間的互動與理解。三、會議頻率與時間周例會每周舉行一次，建議選擇每周一上午9:00至10:30進行。會議時長控制在90分鐘以內，以保證討論的集中與高效。四、會議參與人員參會人員包括組織的各部門負責人、項目經理、相關工作人員及其他需要參與的人員。每次會議由組織的負責人主持。五、會議前準備1.會議議程制定會議議程由會議主持人提前制定，并在會議前至少兩天通過郵件發送給所有參會人員。議程應包括各部門匯報的主題、討論事項及其他待決事項。2.匯報材料準備各部門需提前準備匯報材料，內容包括工作進展、遇到的問題及下周計劃。匯報材料應簡明扼要，控制在5-10分鐘內。3.會議室及設備準備會議室應提前預定并確認設備完好，包括投影儀、白板及音響設備等。如需遠程參會，需提前測試視頻會議工具的可用性。六、會議流程1.會議開始會議主持人準時開始會議，簡要介紹會議的目的和議程，確保所有與會人員清楚會議的重點。2.各部門匯報各部門根據議程依次進行匯報。匯報時應突出重點，時間控制在規定范圍內，確保每個部門都有足夠的發言時間。3.問題討論在各部門匯報結束后，進入問題討論環節。與會人員可針對匯報中提到的問題進行深入討論，提出建議與解決方案。4.制定工作計劃會議最后，針對下周的工作安排進行討論。確定各項任務的責任人及完成時間，確保每項工作都有明確的執行主體。5.總結與反饋會議結束前，主持人對會議進行總結，重申重要事項與責任分配。參會人員可提出對會議流程及內容的反饋，以便持續改進。七、會議記錄1.記錄要求會議記錄由指定人員負責，需詳細記錄各部門匯報內容、討論結果及責任分配。會議記錄應簡潔明了，突出關鍵信息。2.記錄分發會議結束后，會議記錄應在24小時內整理完成，并通過電子郵件發送給所有參會人員及未能參會的相關人員，確保信息傳達及時。八、反饋與改進機制1.反饋收集定期收集參會人員對會議的反饋，包括會議內容、時間安排、流程等方面的意見。可通過問卷或郵件方式進行收集。2.改進實施根據反饋意見，定期對會議流程進行評估與改進，確保會議形式與內容能適應組織的發展需求及團隊的變化。3.培訓與指導為提升會議效率，可定期組織會議管理的培訓，提高與會人員的會議參與意識和表達能力，確保會議更具成效。九、注意事項1.遵循時間參會人員應嚴格遵守會議時間，提前到達會議室，確保會議按時開始。會議期間應保持專注，避免無關話題的干擾。2.尊重發言各參會人員在發言時應尊重他人的意見，積極傾聽，避免打斷他人的發言，創造良好的討論氛圍。3.保密性會議中討論的敏感信息應保持保密，未經過授權不得向外部泄露，確保組織內部信息的安全性。十、總結周例會作為非營利組織內部溝通的重要環節，其流程的制定與執行關乎團隊的高效運作。通過明確的會議目標、合理的流程設計及有