第八章

E-mail自動化授課教師：余冰冰目錄案例導入01工資條拆分并群發郵件機器人03E-mail自動化概述02下載預算表郵件附件機器人04拓展案例：付款郵件下載及付款信息匯總機器人05單擊此處添加文本具體內容，簡明扼要地闡述您的觀點根據需要可酌情增減文字，以便觀者能夠準確地理解您所傳達的思想素質目標掌握使用SMTP/POP協議發送郵件的相關命令用法；掌握使用SMTP/POP協議接收郵件的相關命令用法；掌握使用IMAP協議接收郵件的相關命令用法；能力目標熟悉E-mail自動化的常用命令和收發郵件的參數設置（授權碼）方法；掌握E-mail自動化流程的設計思路和具體自動化流程設計；利用UiBotCreator開發E-mail自動化流程。知識目標本章學習目標本章主要內容案例導入01案例導入美國富達（AmericanFidelity）是一家為教育、公共部門和其他團體提供保險的企業，每月都需要處理大量的用戶反饋郵件。由于時間、人力資源等問題，這些工作往往會造成積壓無法完成，而且很多郵件無法得到實時有效的回復，大大地降低了客服質量。在得到RPA成功的驗證之后，美國富達迅速將RPA應用在電子郵件提取業務上。首先RPA機器人會打開每一封電子郵件提取所有文本內容，然后根據內置的機器學習算法，將每個客戶反饋信息進行分類。當電子郵件被分好類后，RPA機器人根據用戶規則設定，將郵件自動分發到各個匹配的部門進行后續處理，整個業務流程無需人為干預即可自動完成。如果有需要人工處理的地方，RPA機器人則可以協助員工共同完的。當RPA機器人發現同一用戶反復發多封郵件時，這表明該用戶的情況非常緊急，需要及時處理。這時RPA機器人會立即將這些郵件發送給專人處理，以實現更快，更有效的解決方案，顯著提升客服質量。目前美國富達已經部署了10個RPA機器人來處理電子郵件業務流程，每個月節省25000個工時，員工從繁瑣的郵件篩選中解脫出來，可以把時間和精力用在意見反饋上，很多客戶都表示在反饋方面比以前有了質的提升。案例思考如何通過RPA技術實現電子郵件自動化？RPA技術如何做到既能服務公司內部員工，又能為客戶提供便利呢？0102E-mail自動化

概述流程概述02E-mail概述電子郵件（ElectronicMail，簡稱E-mail）是一種用電子手段提供信息交換的通信方式。它允許用戶通過互聯網發送和接收文本、圖像、聲音等多種形式的郵件。電子郵件通常需要一個電子郵件地址，其格式通常為“用戶名@域名”。電子郵件的出現徹底改變了人們的生活和工作方式，成為現代社會中最為普遍和重要的通信工具之一。通過電子郵件，人們可以隨時隨地與世界各地的人進行溝通和交流，分享信息、交流想法、討論問題等。在商業領域，電子郵件已成為一種基本的溝通工具。企業可以通過電子郵件向員工、客戶和合作伙伴發送消息、公告、廣告等，實現高效的營銷和內部溝通。同時，電子郵件也可以用于個人社交和娛樂等方面，例如與朋友保持聯系、訂閱新聞、參加社區活動等。總之，電子郵件是一種方便、快捷、靈活的通信方式，已經成為人們日常生活和工作中不可或缺的一部分。讓RPA流程來自動發送或接受郵件，是很常見的需求。為了實現郵件的自動發送和接收，通常有兩種方法：一種是直接通過SMTP/POP3/IMAP等郵件協議來實現，一種是通過郵件客戶端來實現。前者不需要在計算機上安裝任何客戶端軟件即可完成，后者需要依賴于郵件客戶端軟件。本章先介紹前者，即直接通過SMTP/POP3/IMAP等郵件協議來實現的方式。使用網絡協議預制件方式,需要通過SMTP和POP3協議進行郵件的收發。使用RPA命令進行E-mail自動收發前必須登錄郵箱進行相應的設置。配置第三方登錄QQ郵箱步驟1：打開瀏覽器，登錄QQ郵箱，點擊“設置”按鈕，再點擊“賬戶”標簽頁，找到“POP3/IMAP/SMTP/Exchange/CardDAV/CalDAV服務”，注意新開通的QQ郵箱賬號在14天后才能夠開啟IMAP/SMTP服務。步驟2：開啟“POP3/SMTP服務”和”IMAP/SMTP服務“（服務默認是關閉的），這個時候QQ郵箱系統會生成一串授權碼，將這串授權碼保存好（只會顯示1次），后續的郵件收取和郵件發送操作都使用這串授權碼，而不是使用您郵箱的原始密碼。步驟3：當SMTP和POP3等協議開啟后，則“服務狀態”顯示為“服務已開啟”。E-mail自動化的相關命令E-mail自動化命令在命令樹的“網絡-SMTP/POP”和“網絡-IMAP”目錄下，主要包括發送郵件、連接郵箱、斷開郵箱連接、獲取郵件列表、刪除郵件和下載附件等。發送郵件命令基于POP3協議接收郵件命令基于IMAP協議接收郵件命令檢索預算表郵件發送郵件命令“發送郵件”命令是基于SMTP協議，SMTP協議的全稱是“SimpleMailTransferProtocol”，即簡單郵件傳輸協議。它是一組用于從源地址到目的地址傳輸郵件的規范，通過它來控制郵件的中轉方式。在命令區域“網絡”的“SMTP/POP”分類下，選擇并插入一條“發送郵件”命令，該命令將使用SMTP協議給指定郵箱發送一封郵件。

基于POP3協議接收郵件命令POP的含義是郵局協議，它負責從郵件服務器中檢索電子郵件，POP3(PostOfficeProtocol3)即郵局協議的第3個版本，是因特網電子郵件的第一個離線協議標準。POP協議在今天的互聯網上早已廣泛使用。用POP協議可以收郵件，但會稍微復雜一點兒。一條命令是不夠的，需要多條命令配合才行。UiBotCreator中基于POP3協議接收郵件命令序號命令名稱使用協議主要功能1連接郵箱POP3連接一個郵箱，并作為操控對象2斷開郵箱連接POP3斷開通過連接命令（Connect）連接上的郵箱服務器的連接3獲取郵件列表POP3獲取收件箱中的郵件列表，列表為一個數組，數組中的每一項為郵件對象4刪除郵件POP3指定郵件對象刪除對應郵件，在使用該命令刪除郵件后，必須調用斷開郵箱連接（Mail.Disconnect）命令，才能真正刪除成功。如果郵件服務器設置了“禁止收信軟件刪除郵件”，則依然無法刪除5下載附件POP3下載郵件中的附件基于POP3協議接收郵件命令斷開郵箱連接獲取郵件列表連接郵箱020301刪除郵件04下載附件05基于POP3協議接收郵件命令斷開郵箱連接獲取郵件列表連接郵箱020301刪除郵件04下載附件05基于POP3協議接收郵件命令斷開郵箱連接獲取郵件列表連接郵箱020301刪除郵件04下載附件05基于POP3協議接收郵件命令斷開郵箱連接獲取郵件列表連接郵箱020301刪除郵件04下載附件05基于POP3協議接收郵件命令斷開郵箱連接獲取郵件列表連接郵箱020301刪除郵件04下載附件05基于IMAP協議接收郵件命令互聯網信息訪問協議（IMAP）是一種優于POP的新協議。和POP一樣，IMAP也能下載郵件、從服務器中刪除郵件或詢問是否有新郵件，但IMAP克服了POP的一些缺點。例如，它可以決定客戶機請求郵件服務器提交所收到郵件的方式，請求郵件服務器只下載所選中的郵件而不是全部郵件?？蛻魴C可先閱讀郵件信息的標題和發送者的名字再決定是否下載這個郵件。通過用戶的客戶機電子郵件程序，IMAP可讓用戶在服務器上創建并管理郵件文件夾或郵箱、刪除郵件、查詢某封信的一部分或全部內容，完成所有這些工作時都不需要把郵件從服務器下載到用戶的個人計算機上。UiBotCreator中基于IMAP協議接收郵件命令序號命令名稱使用協議主要功能1連接郵箱IMAP連接IMAP接收郵件服務器，返回一個可操控的連接對象2斷開郵箱連接IMAP斷開IMAP連接3獲取郵箱文件夾列表IMAP根據指定的IMAP連接，獲取郵箱中的系統文件夾和我的文件夾列表4獲取郵件列表IMAP獲取郵箱文件夾中的郵件列表，返回為一個數組，數組中的每一項為郵件消息對象5移動郵件IMAP將指定的郵件移動至指定的郵箱文件夾，移動成功返回true,移動失敗返回false6查找郵件IMAP指定查找關鍵字，檢索郵件標題來獲取對應的郵件,返回為一個數組，數組中的每一項為郵件消息對象7下載附件IMAP下載郵件中的附件，如附件名稱出現中文亂碼，須設置正確的字符集進行解碼，如"gb2312"等8刪除郵件IMAP刪除指定郵件基于POP3協議接收郵件命令斷開郵箱連接獲取郵箱文件夾列表連接郵箱020301獲取郵件列表04移動郵件05查找郵件06下載附件07刪除郵件08斷開郵箱連接獲取郵箱文件夾列表連接郵箱020301獲取郵件列表04移動郵件05查找郵件06下載附件07刪除郵件08基于POP3協議接收郵件命令斷開郵箱連接獲取郵箱文件夾列表連接郵箱020301獲取郵件列表04移動郵件05查找郵件06下載附件07刪除郵件08基于POP3協議接收郵件命令斷開郵箱連接獲取郵箱文件夾列表連接郵箱020301獲取郵件列表04移動郵件05查找郵件06下載附件07刪除郵件08基于POP3協議接收郵件命令斷開郵箱連接獲取郵箱文件夾列表連接郵箱020301獲取郵件列表04移動郵件05查找郵件06下載附件07刪除郵件08基于POP3協議接收郵件命令斷開郵箱連接獲取郵箱文件夾列表連接郵箱020301獲取郵件列表04移動郵件05查找郵件06下載附件07刪除郵件08基于POP3協議接收郵件命令斷開郵箱連接獲取郵箱文件夾列表連接郵箱020301獲取郵件列表04移動郵件05查找郵件06下載附件07刪除郵件08基于POP3協議接收郵件命令斷開郵箱連接獲取郵箱文件夾列表連接郵箱020301獲取郵件列表04移動郵件05查找郵件06下載附件07刪除郵件08基于POP3協議接收郵件命令檢索預算表郵件企業郵箱里面每天都會收到很多郵件，有各種報表、預算表等等?，F在需要將公司下屬的各個分公司報送的9月份預算表郵件檢索出來，以便進行后續的匯總統計。下面將使用RPA技術實現此項業務?！緦嶒灉蕚洹块_始此項實驗前，需要你準備一個可用的QQ郵箱并提前向該郵箱發送實驗所用的“預算表郵件”?！邦A算表郵件”各項主要內容如表所示。序號郵件主題郵件附件1重慶分公司2023年9月預算表重慶分公司2023年9月預算表.xlsx2北京分公司2023年9月預算表北京分公司2023年9月預算表.xlsx3廣州分公司2023年9月預算表廣州分公司2023年9月預算表.xlsx4哈爾濱分公司2023年9月預算表哈爾濱分公司2023年9月預算表.xlsx5合肥分公司2023年9月預算表合肥分公司2023年9月預算表.xlsx6昆明分公司2023年9月預算表昆明分公司2023年9月預算表.xlsx7上海分公司2023年9月預算表上海分公司2023年9月預算表.xlsx8天津分公司2023年9月預算表天津分公司2023年9月預算表.xlsx9西安分公司2023年9月預算表西安分公司2023年9月預算表.xlsx10香港分公司2023年9月預算表香港分公司2023年9月預算表.xlsx“檢索預算表郵件”操作步驟連接郵箱查找郵件新建流程塊020301輸出調試04“檢索預算表郵件”操作步驟連接郵箱查找郵件新建流程塊020301輸出調試04“檢索預算表郵件”操作步驟連接郵箱查找郵件新建流程塊020301輸出調試04“檢索預算表郵件”操作步驟連接郵箱查找郵件新建流程塊020301輸出調試04工資條拆分并

群發郵件機器人03需求分析人力資源部小熊每月要從員工工資匯總表逐條提取每名員工的工資信息制作每名員工的工資條，然后通過電子郵箱將員工個人工資條發送給本人。截止目前，他每月要手工從公司的員工工資匯總表（示例如下）中閱讀相關信息，制作成“×××（員工工號）工資條.xlsx”，然后通過電子郵箱逐個發送郵件（工作流程如下圖所示）。這項工作重復度高，人工摘錄易出錯。了解到RPA技術后，小熊希望有一個機器人能幫助他進行員工個人工資條的制作以及通過電子郵箱群發的工作。

人工工資條制作及發送工作流程

員工工資匯總表示例自動化流程設計RPA咨詢分析師在分析小熊的需求后，結合痛點問題，設計工資條制作和發送機器人工作流程如下圖所示。該流程與現有的流程相比，機器人替代小吳讀取員工工資匯總表，并自動生成每個員工的工資條，然后讀取員工個人信息表中的電子郵箱信息并自動發送工資條附件。機器人減輕了小吳的機械重復性工作量，也減少了人工操作錯誤，有利于提升小熊的工作滿意度。工資條拆分并群發郵件機器人工作流程自動化流程實現針對以上工資條拆分并群發郵件機器人工作流程，在UiBot中，采用“生成工資條”和“發送工資條”兩個流程塊來實現其功能。開發流程如圖所示。開發步驟【實驗準備】新建一個“工資條拆分并群發郵件機器人”流程，該流程包含“生成工資條”和“分發工資條”兩個流程塊。準備一個可用的QQ郵箱，掃描右方二維碼下載“工資條制作和發送機器人”實驗材料，并將其保存在該流程的res文件夾下。“生成工資條”流程塊開發步驟獲取打開的“員工工資表.xlsx”工作簿名稱計算出工作表中有數據的行數打開“員工工資表.xlsx”020301機器人批量生成員工個人工資條04關閉“員工工資表.xlsx”05“生成工資條”流程塊開發步驟獲取打開的“員工工資表.xlsx”工作簿名稱計算出工作表中有數據的行數打開“員工工資表.xlsx”020301機器人批量生成員工個人工資條04關閉“員工工資表.xlsx”05“生成工資條”流程塊開發步驟獲取打開的“員工工資表.xlsx”工作簿名稱計算出工作表中有數據的行數打開“員工工資表.xlsx”020301機器人批量生成員工個人工資條04關閉“員工工資表.xlsx”05“生成工資條”流程塊開發步驟獲取打開的“員工工資表.xlsx”工作簿名稱計算出工作表中有數據的行數打開“員工工資表.xlsx”020301機器人批量生成員工個人工資條04關閉“員工工資表.xlsx”05“生成工資條”流程塊開發步驟獲取打開的“員工工資表.xlsx”工作簿名稱計算出工作表中有數據的行數打開“員工工資表.xlsx”020301機器人批量生成員工個人工資條04關閉“員工工資表.xlsx”05“生成工資條”流程塊開發步驟獲取打開的“員工工資表.xlsx”工作簿名稱計算出工作表中有數據的行數打開“員工工資表.xlsx”020301機器人批量生成員工個人工資條04關閉“員工工資表.xlsx”05“生成工資條”流程塊開發步驟獲取打開的“員工工資表.xlsx”工作簿名稱計算出工作表中有數據的行數打開“員工工資表.xlsx”020301機器人批量生成員工個人工資條04關閉“員工工資表.xlsx”05“分發工資條”流程塊開發步驟利用機器人向所有的員工單獨發送工資條獲取員工電子郵箱信息0102“分發工資條”流程塊開發步驟利用機器人向所有的員工單獨發送工資條獲取員工電子郵箱信息0102“分發工資條”流程塊開發步驟利用機器人向所有的員工單獨發送工資條獲取員工電子郵箱信息0102“分發工資條”流程塊開發步驟利用機器人向所有的員工單獨發送工資條獲取員工電子郵箱信息0102“分發工資條”流程塊開發步驟利用機器人向所有的員工單獨發送工資條獲取員工電子郵箱信息0102運行測試結果流程小結郵件發送失敗在開發過程中，需要確保郵件服務器設置正確，郵件發送過程中可能會遇到網絡問題、郵件服務器故障等問題，需要及時排查并解決。郵件格式錯誤在生成工資條時，需要確保工資條格式正確，否則可能導致郵件發送失敗或郵件內容顯示異常。郵件附件過大在發送工資條時，如果附件過大，可能會導致郵件發送失敗或郵件服務器拒絕接收。需要確保附件大小在允許范圍內，或者對附件進行壓縮處理。郵件發送頻率過高在開發過程中，需要注意郵件發送頻率，避免因發送頻率過高而被郵件服務器封禁。1.開發易錯點流程小結2.流程適用性適用于需要批量生成員工個人工資條并通過電子郵箱群發的場景。該流程可以減輕員工的機械重復性工作量，減少人工操作中的錯誤，提高工作效率。適用于財務共享中心自動報稅場景。業務單位發送郵件給到機器人郵箱，機器人篩選郵件后通過正文獲取需要處理公司的名稱，在本地的數據字典（Excel）中獲取到公司代碼，稅號等信息，進行數據填報，并將填報結果郵件反饋指定人員。下載預算表

郵件附件機器人04需求分析每月20日前，各分公司都需要通過電子郵件將下一個月的預算表發送總公司匯總，預算表的名稱格式為“××分公司×年×月預算表.xlsx”,財務部小余每個月都需要通過公司郵箱下載大量的預算表（工作流程如下圖所示）。這項工作重復度高，人工操作易出錯。了解到RPA技術后，小余希望有一個機器人能幫助他進行預算表自動下載工作。人工下載預算表郵件附件工作流程自動化流程設計數智運營中心的小郭在分析小余的需求后，結合該流程痛點問題，設計下載預算表郵件附件機器人工作流程（如下圖所示）。該流程與現有的流程相比，機器人替代小余逐個查找并打開預算表郵件，然后下載郵件附件并保存到計算機中。機器人減輕了小余的機械重復性工作量，也減少了人工操作中錯誤，有利于提升工作滿意度。下載預算表郵件附件機器人工作流程自動化流程實現針對以上下載預算表郵件附件機器人工作流程，在UiBot中，采用一個“下載預算表郵件附件機器人”流程塊來實現其功能。下載預算表郵件附件機器人開發流程開發步驟【實驗準備】新建一個“下載預算表郵件附件機器人”流程，該流程僅有“下載預算表郵件附件機器人”一個流程塊。開發實現步驟依次讀取郵件，并保存到指定的文件夾中循環結束，退出郵箱獲取當月郵箱中所有分公司發送的預算表郵件010203開發實現步驟依次讀取郵件，并保存到指定的文件夾中循環結束，退出郵箱獲取當月郵箱中所有分公司發送的預算表郵件010203開發實現步驟依次讀取郵件，并保存到指定的文件夾中循環結束，退出郵箱獲取當月郵箱中所有分公司發送的預算表郵件010203運行測試測試運行，“下載預算表郵件附件機器人”運行結果，如圖所示。流程小結郵箱授權碼設置錯誤在連接郵箱時，需要正確設置郵箱的授權碼，否則會導致連接失敗。郵件附件保存路徑設置錯誤在下載郵件附件時，需要正確設置附件的保存路徑，否則會導致附件無法保存到指定位置。郵件附件格式判斷錯誤在下載郵件附件時，需要正確判斷附件的格式，否則會導致附件無法正確識別和下載。郵件附件下載失敗處理在下載郵件附件時，需要正確處理下載失敗的情況，例如重試下載或跳過下載等。1.開發易錯點流程小結2.流程適用性適用于需要自動下載郵件附件的場景，例如公司財務主管需要下