醫(yī)院關于管理制度的會議第一章總則

為確保醫(yī)院管理決策的高效、規(guī)范及科學性，提高醫(yī)院各項工作的運營效率，明確會議目的、加強會議組織、提高會議質(zhì)量，特制定本會議管理制度。

一、會議目的

1.促進各部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，確保醫(yī)院各項工作順利進行。

2.解決醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學、科研等方面存在的問題，推動醫(yī)院發(fā)展。

3.傳達上級文件精神，部署醫(yī)院重要工作。

二、會議原則

1.精簡、高效：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，減少無效、重復會議，確保會議效果。

2.明確、具體：會議議題應具有針對性、明確性和可操作性，避免空泛、模糊的討論。

3.民主、集中：充分發(fā)揚民主，廣泛聽取意見，集中統(tǒng)一決策。

三、適用范圍

本制度適用于醫(yī)院各類會議，包括但不限于院務會、科室例會、專題協(xié)調(diào)會等。

四、會議組織與管理

1.會議的組織、籌備、召開、記錄、落實等工作由醫(yī)院辦公室負責。

2.各參會部門應按照會議通知要求，準時參加，認真準備會議材料。

3.會議主持人負責維護會議秩序，確保會議按照預定議程進行。

五、會議保密

1.會議內(nèi)容涉及醫(yī)院機密、商業(yè)秘密和個人隱私的，參會人員應嚴格保密。

2.會議記錄、紀要等文件應妥善保管，不得隨意泄露。

六、制度修訂

本會議管理制度根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需要，適時進行修訂。修訂工作由醫(yī)院辦公室負責，報請院務會審議通過后實施。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：根據(jù)醫(yī)院工作需要，明確會議的主要議題和預期目標。

2.制定會議議程：列出會議的主要議題、討論重點和預計時間。

3.發(fā)送會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程、參會人員、準備工作等。

4.準備會議材料：收集與會議議題相關的資料、數(shù)據(jù)、報告等，整理成會議材料，提前發(fā)送給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前進行簽到，確保會議出席情況。

2.會議主持人開場：介紹會議主題、目的、議程和參會人員，強調(diào)會議紀律和保密要求。

3.會議發(fā)言：根據(jù)議程安排，各議題負責人進行發(fā)言，闡述觀點、分析和建議。

4.會議討論：參會人員針對議題展開討論，充分發(fā)表意見，提出建議。

5.會議決策：在充分討論的基礎上，主持人或會議負責人進行總結，形成決策。

三、會議記錄

1.記錄員應認真記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點、討論情況、決策結果等。

2.會議記錄應客觀、真實、全面，不得遺漏重要信息。

3.會議記錄應在會議結束后及時整理，形成會議紀要。

四、會議總結與反饋

1.會議主持人應對會議成果進行總結，強調(diào)決策事項的執(zhí)行和落實。

2.會議紀要應在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送給參會人員，以便了解會議內(nèi)容。

3.參會人員應就會議紀要中的決策事項進行反饋，如有疑問或建議，應及時向會議組織者提出。

五、會議后續(xù)工作

1.會議決策事項的落實：各部門應根據(jù)會議紀要，按時完成決策事項的執(zhí)行。

2.會議效果評估：醫(yī)院辦公室應定期對會議效果進行評估，了解決策事項的落實情況，為改進會議管理制度提供依據(jù)。

3.會議資料的歸檔：將會議通知、會議議程、會議紀要等資料進行歸檔，以備查閱。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應由指定的記錄員在會議結束后及時編制，確保內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議時間、地點、主持人、參會人員、討論議題、決策結果等關鍵信息。

3.會議紀要編制完成后，應由會議主持人或負責人審核批準。

4.審核通過的會議紀要應在規(guī)定時間內(nèi)通過郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)布給所有參會人員及相關執(zhí)行部門。

二、會議決策事項的責任分配

1.會議紀要中明確的決策事項應明確責任部門、責任人及完成時限。

2.責任部門應根據(jù)會議紀要中的要求，制定具體的執(zhí)行計劃，并分配到具體人員。

3.責任人應主動承擔起執(zhí)行任務，確保決策事項按期完成。

三、會議紀要的執(zhí)行監(jiān)督

1.醫(yī)院辦公室應設立專門的監(jiān)督機制，對會議決策事項的執(zhí)行情況進行定期跟蹤。

2.監(jiān)督機制應包括但不限于執(zhí)行進度報告、現(xiàn)場檢查、相關人員訪談等。

3.對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應及時反饋給會議主持人或負責人，以便及時調(diào)整執(zhí)行策略。

四、執(zhí)行結果的評估與反饋

1.責任部門在完成決策事項后，應向醫(yī)院辦公室提交執(zhí)行結果報告。

2.醫(yī)院辦公室應對執(zhí)行結果進行評估，確認是否達到預期目標。

3.對于未按期完成或未達到預期效果的決策事項，應分析原因，并提出改進措施。

4.評估結果和改進措施應及時反饋給相關人員和部門，以便于持續(xù)改進和提升管理效果。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要經(jīng)審核發(fā)布后，應進行電子和紙質(zhì)雙軌歸檔，確保資料的安全和可追溯性。

2.醫(yī)院內(nèi)部應建立會議紀要查閱制度，保證員工可以根據(jù)需要查閱相關會議紀要。

3.對于涉及敏感信息或保密要求的會議紀要，應嚴格按照醫(yī)院保密規(guī)定進行管理。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用需提前預訂，由醫(yī)院辦公室統(tǒng)一管理。

2.預訂會議室時，需提供會議主題、參會人數(shù)、使用時間等信息。

3.醫(yī)院辦公室根據(jù)預訂信息合理安排會議室，確保會議順利進行。

二、會議室設施與管理

1.會議室應配備必要的設施，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等。

2.會議室設施由醫(yī)院辦公室負責維護，確保設施正常運行。

3.使用會議室時，參會人員應愛護設施，不得隨意損壞。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)嚴禁吸煙、喧嘩、進食等不文明行為。

2.會議期間，參會人員應將手機調(diào)至靜音或振動模式，避免影響會議進行。

3.會議結束后，參會人員應整理會議室，將座椅歸位，關閉電器設備，確保會議室整潔。

四、會議室安全與保密

1.會議室應保持通風、照明良好，確保消防設施正常。

2.保密會議需在會議室門口明顯位置放置保密標識，提醒參會人員注意保密。

3.會議室內(nèi)不得私自錄音、錄像，確需記錄的，需經(jīng)會議主持人同意。

五、會議室清潔與維護

1.醫(yī)院辦公室應定期對會議室進行清潔和消毒，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。

2.使用會議室時，如遇設施損壞或衛(wèi)生問題，應及時向醫(yī)院辦公室報告，以便及時處理。

3.會議室內(nèi)不得亂丟垃圾，廢棄物品應投入指定垃圾桶。

六、會議室使用效率提升

1.醫(yī)院辦公室應合理安排會議室使用，避免空置和沖突。

2.鼓勵采用視頻會議、電話會議等遠程會議形式，提高會議室使用效率。

3.定期收集會議室使用反饋，優(yōu)化會議室管理規(guī)定