#ZehnMalZukunft

UmsetzungswendefürdieVerwaltungs-digitalisierung

Gro?projekteineinerLegislaturerfolgreichrealisieren

Dezember2024

DieVerwaltungsdigitalisierunghateinUmsetzungsproblem:LauteinerStudievonMcKinseyundOxfordGlobalProjectsdauernetwa80%dergro?enIT-Projekte(Budgetvonüber15Mio.EUR)im?ffentlichenSektorl?ngeralsgeplant–imSchnittverl?ngertsichihreDauerumganze47%.UndknappdieH?lftederProjekteüberschreitetihrBudget:DurchschnittlichkostensieamEndemehralsdoppeltsovielwiegeplant.ObdieProjekteauchdengewünschtenEffekthaben,istkaumnachzuvollziehen–nurdreivonüber2.900inderStudieuntersuchtenProjektenmessendieRealisierungdesNutzensnachProjektende.1

DieHerausforderungenzeigensichinDeutschlandbesondersanbeh?rdenübergreifendenGro?projekten.2DiesedauernoftmehralsfünfJahreundhabenBudgetsimdreistelligenMillionenbereichoderh?her.3GleichzeitigsindihreErfolgeinder?ffentlichkeitbislangnurwenigwahrnehmbar:SoentstehtderEindruck,dassderStaatbeiderDigitalisierunghinter-herhinkt.BeiProjektenmiteinerLaufzeitvonmehralsfünfJahren?ndernsichzudemw?hrendderUmsetzungoftdietechnologischenundpolitischenRahmenbedingungen.WirddaraufhindasVorgehenangepasst,verursachtdiesh?ufigweitereKostenundVerz?gerungen.

Damitbeh?rdenübergreifendeGro?projektekünftigschnellermehrNutzenliefern,brauchtesneueAns?tze.EinZielk?nntesein,neueIT-undDigitalprojekteinnerhalbeinerLegislaturperiodeerfolgreichabzuschlie?en.Dafürk?nneneineReformderverwaltungsinternenGovernance,eineverbesserteAufstellungder?ffentlichenIT-Dienstleisteroderauchdigitaltaugliche

GesetzebessereRahmenbedingungenschaffen.4

DochwielassensichspezifischeProjektesogestalten,dassihreErfolgswahrscheinlichkeitsteigt?Die?Basics“sindl?ngstbekannt–dazugeh?renz.B.klardefinierteProjektziele,dasEinbeziehenvonNutzenden,verl?sslicheSch?tzungenundPlanungensowiederEin-satzvonerprobtenTechnologienundStandardl?sungen.DasBundesverwaltungsamtfasstdierelevantenAspekteinseiner?SOS-Methode“pr?gnantzusammen.5Dochgeradebeh?rdenübergreifendeGro?projektebringenspezifischeHerausforderungenmitsich.ErfahrungenaussolchenVorhabeninDeutschlandundinternationaleErfolgsbeispielezeigen,dassinsbesonderesieben?Nutzenbeschleuniger“helfenk?nnen,solcheGro?projekteschnellerundbesserumzusetzen.

1KerstinBalka,BreannaHeslinundSinaRisse-Tenk(2022),Unlockingthepotentialofpublic-sectorITprojects

2Beh?rdenübergreifendeProjektek?nnenverschiedeneBeh?rdenineinemRessort,AkteureausmehrerenRessortsoderausf?deralenEbenen(Bund,L?nder,Kommunen)beinhalten.MancheProjektesindbeh?rden-,ressort-

undebenenübergreifend(z.B.UmsetzungdesOnlinezugangsgesetzes).WirverwendenhiernurdenAusdruck?beh?rdenübergreifend“.

3BeispielsweiseGrobkonzeptzurIT-KonsolidierungBund,beschlossenam20.5.2015,Gesamtkostenfür2015bis

20253,4Mrd.EUR(S.7);UmsetzungdesOnlinezugangsgesetzesseit2017,Gesamtkostenmindestens3Mrd.EUR;Registermodernisierungseit2021,gesch?tzteKosten2Mrd.EUR(S.3und25)

4ViolaHeeger(2024),Digitalisierung:Bundes-CIOwünschtsichmehrZentralisierung

5OrganisationshandbuchdesBundes

UmsetzungswendefürdieVerwaltungsdigitalisierung–Gro?projekteineinerLegislaturerfolgreichrealisieren1

1.Ohne?Nutzeninkasso“

keineMittelfreigeben

EinProjektl?sstsichnurdannsinnvollplanenundumsetzen,wennklarist,welcherNutzen

erzieltwerdensoll,undwennderFortschrittregelm??iggemessenwird.Dannistesm?glich,Ressourcenzielgerichteteinzusetzenundnachzusteuern,wennderErfolgnichtrechtzeitigeintritt.

Warumistdiesfürbeh?rdenübergreifendeGro?projekteherausfordernd?SolcheVorhabenbasierenmeistaufpolitischenEntscheidungen.IndenentsprechendenGesetzenoderpolitischenErkl?rungenwerdentypischerweiseabstrakteZieleformuliert,umdieInteressenm?glichstvielerStakeholderzuberücksichtigen.DabeisindmeistnochkeinemessbarenNutzenindikatorendefiniert.Diesw?redieAufgabederProjektverantwortlichen,diejedochnachAntrittihrerPositionmeistunmittelbarunterUmsetzungsdruckstehen.Dieeigentlich

unverzichtbareAbstimmungmitdenStakeholderndarüber,wiederNutzenbeziffertwirdundwannerrealisiertseinsollte,wirddeshalboftvernachl?ssigt.

WaskanneineL?sungsein?ProjektverantwortlichemüssendieM?glichkeithaben,ihrVorgehenzukonkretisierenundzupilotieren,bevorsiefestzusagen,wannwelcherNutzeneintrittundwieerzumessenist.NacheinerStartphasemitklardefiniertemZeit-und

KostenrahmensolltediePolitikdannkeineweiterenMittelfreigeben,ohnedassein?Nutzen-inkasso“erfolgt.

Praxisbeispiel.DiebritischeRegierunghat2022festgelegt,dass75LeistungenfürBürger:innenundUnternehmenbis2025onlineverfügbarseinunddieBewertung

?great“erhaltensollen.DazuhatsiemessbareKriteriendafürdefiniert,wanneindigitalerServicealsnutzerfreundlich,barrierefreiundeffizientgilt.überdieZiel-erreichungwirdanParlamentund?ffentlichkeitberichtet.6

6Policypaper(2022),Roadmapfordigitalanddata,2022to2025;CentraldigitalandDataOffice(2023),Whatmakesaservice‘Great’?;UKParliament(2023),Digitaltransformationingovernment:addressingthebarrierstoefficiency

UmsetzungswendefürdieVerwaltungsdigitalisierung–Gro?projekteineinerLegislaturerfolgreichrealisieren2

2.Legoprinzipnutzen

Gro?projektek?nnennurerfolgreichsein,wenndasVorhabenimverfügbarenZeitraumzubew?ltigenist.DazusolltederGesamtumfangzerlegtwerdeninkleine,fürsichgenommenfunktionsf?higeBausteine.VieleprivateUnternehmenfolgenmittlerweilederFaustregel,dasseinUmsetzungsmodulnichtl?ngeralsdreiMonatedauernundnichtmehrals

300.000EURkostensollte.

Warumistdiesfürbeh?rdenübergreifendeGro?projekteherausfordernd?Theoretischist

dasPotenzialgemeinsamerdigitalerL?sungenderVerwaltunghoch–siek?nnendieNutzer-freundlichkeiterh?henunderm?glichenSynergienbeidenIT-Ausgaben.DochdieRealisierungdieserVorteileerfordertmeisteineaufw?ndigeKoordination.Beh?rdenübergreifende

Initiativenstrebenoft?gro?eL?sungen“an,diezahlreicheNutzenpotenzialegleichzeitigerschlie?ensollen.DamitsteigtjedochdasRisikofürZeitverzug,BudgetüberschreitungodernichtfunktionstüchtigeProdukte.

WaskanneineL?sungsein?ErfolgreicheVorhabenverfügendurchausübereineambitio-nierteVision,setzenaberrealistischeZwischenzieleundpriorisierendieBausteine,dieraschdengr??tenNutzenschaffen.WeitereModulek?nneninsp?terenPhasenumgesetztwerden,fallsdieerstenSchritteerfolgreichwaren.

Praxisbeispiel.InSingapursindheutevieleBürgerdiensteineinerAppvereint(LifeSG).DerenersteVersionkonzentriertesichzun?chstaufdieBedürfnissejungerElternundFamilien;LeistungenfürweitereZielgruppenundLebenslagenwurdensukzessivehinzugefügt.Singapurn?hertsichsoschrittweisederVision,VerwaltungsleistungenineinerAppzubündeln–ohnegleichdievolleKomplexit?teinerbeh?rdenübergreifendenTransformationbew?ltigenzumüssen.

3.MitgutemNarrativüberzeugen

DamiteinProjekterfolgreichumgesetztwird,müssensichdiewichtigstenAkteureüberdasgemeinsameZielunddenWegdorthineinigsein.

Warumistdiesfürbeh?rdenübergreifendeGro?projekteherausfordernd?SolcheProjektehabenmeistzahlreicheStakeholder,dienichtTeilderumsetzungsbeauftragtenOrganisationsind.Projektverantwortlichek?nnenVer?nderungendeshalbnichtüberWeisungsbefugnissedurchsetzen.Gelingtesihnennicht,dieBeteiligtendurchüberzeugendeKommunikationfürdieMitarbeitundUnterstützungzugewinnen,istderProjekterfolggef?hrdet.

WaskanneineL?sungsein?DieVerantwortlichenmüsseneineüberzeugendeVer?nderungs-geschichte(?Narrativ“)formulierenundandieAkteurekommunizieren.DiesesNarrativerkl?rt,

UmsetzungswendefürdieVerwaltungsdigitalisierung–Gro?projekteineinerLegislaturerfolgreichrealisieren3

warumdiegeplantenVer?nderungenfürdieBeteiligtenvonVorteilsindundfunktionierenwerden.EinprofessionellesKommunikationsteamkannbeidieserAufgabeunterstützen.DarüberhinaussindMultiplikator:inneninallenprojektrelevantenOrganisationenerforderlich.DaszentraleTeamkannsichdazumitdenKommunikationseinheitenderbeteiligtenOrganisa-tionenvernetzen.EinigeProjektesetzenzudemaufcharismatischeFührungspers?nlichkeiten,dieeineVer?nderungsgeschichtebesondersgutvermittelnk?nnen.

Praxisbeispiel.WaseinüberzeugendesNarrativbewirkenkann,zeigtdierasante

DigitalisierungderVerwaltungsangebotederStadtKyjiw.BürgermeisterVitaliKlitschko

pr?gtenachdemrussischenAngriffaufdieUkraine2022denSlogan?Resilienzdurch

Digitalisierung“.HierzuleistetdieAppKyjiwDigitaleinenkritischenBeitrag.DieAppumfasstverschiedeneDienste,diedenMenschendasLebeninKriegszeitenerleichternundsicherermachen.Ursprünglichfürden?ffentlichenNahverkehrkonzipiert,wurdeKyjiwDigitalnachKriegsbeginninnerhalbwenigerMonateumzahlreicheAngeboteerweitert.Heutenutzenmehrals80%derEinwohner:innenvonKyjiwdieseApp.7

4.Demschleichenden

Gremientodvorbeugen

Ingro?enIT-oderDigitalprojektensindpermanentEntscheidungengefragt:WelcheTechno-logiesollverwendetwerden?WelcheFunktionalit?tistnotwendig,welcheverzichtbar?WannkanneineL?sungindenBetriebgehen?FüreineschnelleunderfolgreicheProjektumsetzungistesnotwendig,solcheEntscheidungenm?glichstraschzutreffen.

Warumistdiesfürbeh?rdenübergreifendeGro?projekteherausfordernd?Inder?ffent-

lichenVerwaltunggibteszahlreicheKoordinierungsgremien(z.B.IT-Planungsrat,IT-RatundFachministerkonferenzen),dieh?ufigauchProjektesteuern.DieseGremientagenmeistin

gr??erenZeitabst?ndenundindenSitzungenkonkurrierenzahlreicheThemenumAufmerk-samkeit.ZudemhabenvielederTeilnehmendennurbegrenztesfachlichesundtechnischesWissenzudenInhaltenspezifischerProjekte.H?ufiggiltauchdasEinstimmigkeitsprinzip,dasnotwendigeEntscheidungenerheblichverz?gernkann.

WaskanneineL?sungsein?Beh?rdenk?nneneinSteuerungsgremiumeinrichten,dassichmitnureinemProjektbefasst.BestenfallsentscheidetdiesesGremiumautonomübereinmehrj?hrigesBudgetundistnichtzuengandenj?hrlichenHaushaltszyklusgebunden.DieMitgliedersolltenerfahrenseinundüberdierelevantefachlicheundtechnischeKompetenzverfügen.AnwichtigenEntscheidungensolltezudemdieminimaleAnzahlvonStakeholdern

7AdamHill(2022),Kyivmayor:“Resiliencethroughdigitalization”;SarahWray(2022),ConnectiontocitizenskeytoKyivsresilience,saysCIO

UmsetzungswendefürdieVerwaltungsdigitalisierung–Gro?projekteineinerLegislaturerfolgreichrealisieren4

beteiligtseinundbeiAbstimmungensollteesm?glichstwenigeVetorechtegeben.SinddieseVoraussetzungenerfüllt,steigendieChancen,dassEntscheidungenschnellundfachkundiggetroffenwerden.

Praxisbeispiel.DasProgrammPolizei20/20(P20)schaffteinegemeinsameIT-Platt-

formfürdigitalePolizeiarbeitinBundundL?ndern.Gesteuertwirdesvoneinemeigens

geschaffenenVerwaltungsrat,derübereinmehrj?hrigesBudgetverfügtundfachliche

sowietechnischeRichtungsentscheidungentrifft.EineGesch?ftsstelleundeinexternesControllingunterstützendenVerwaltungsrat.8SomitistP20wenigerabh?ngigvonden

BestandsgremienderInnenministerkonferenz.VieleStakeholdersehendarindenVorteil,Entscheidungenschnellerundfundierterabstimmenzuk?nnen.

5.ModernePlattformarchitekturwagen

IT-Gro?projektesolltenaufzukunftssichere,zeitgem??eTechnologienundPlattform-architekturensetzen,dieeineschnelleEntwicklungundSkalierungerlauben.

Warumistdiesfürbeh?rdenübergreifendeGro?projekteherausfordernd?

Beh?rdenübergreifendeProjektesindmeistmiteinerkomplexenLandschaftvonBestands-systemenkonfrontiertundvieleBeteiligtewollendiegewohntenFunktionalit?tenbeibehalten.DaherstrebendieVerantwortlichenofteineInteroperabilit?tmitbestehendenL?sungen

an.Dieskannsinnvollsein,abereskannauchzuverpasstenChancenführen.SoeinigtensichBundundL?nder2018zun?chstdarauf,eigeneNutzerkontenfürihrejeweiligenVer-waltungsportalezubehaltenoderneuzuentwickeln–dieseaberinteroperabelzugestalten.9AufgrundtechnischerSchwierigkeitenundderfehlendenVorteileausBürgersicht,haben

BundundL?nder2024entschieden,aufdieinteroperablenNutzerkontenzuverzichten–stattdessensolleseinegemeinsameL?sunggeben.10ImlaufendenBetriebk?nnensovoraussichtlichj?hrlicheKostenvon10Mio.EUReingespartwerden.11

WaskanneineL?sungsein?Projektek?nnenaufneutraleExpertisesetzen,umsicherzustellen,dassdastechnischeL?sungsdesignzeitgem??istundnichtdurchPartikularinteressenbeeinflusstwurde.SinnvollisthierinsbesonderedasEinbindenvonFachleutenausderPrivat-wirtschaft,diedenStandderTechnikeinsch?tzenk?nnen(aberkeineigeneskommerziellesInteresseandemProjekthaben).

8Gesch?ftsordnungdesVerwaltungsrats(2019)

9Bundesrechnungshof(2023),UmsetzungdesOnlinezugangsgesetzes

10BMI,Nutzerkonten;derparalleleBetriebvonNutzerkontenwurdealszuaufwendigbewertet.BMI(2024),VerbindlicheFristenimOZG-?nderungsgesetz;bissp?testens2028solldasgemeinsameNutzerkontoumgesetztsein.

11SieheBMI(2023),EntwurfeinesGesetzeszur?nderungdesOnlinezugangsgesetzessowieweitererVorschriftenzurDigitalisierungderVerwaltung

UmsetzungswendefürdieVerwaltungsdigitalisierung–Gro?projekteineinerLegislaturerfolgreichrealisieren5

Praxisbeispiel.D?nemarkhateinenIT-ExpertenratmitVertreter:innenausVerwaltungundPrivatwirtschaftetabliert.DieserbewertetfürjedesVorhabenmitKostenüber2Mio.EUR(15Mio.DK),obVorgehenundtechnischeArchitekturzielführendundzukunftsf?higsind.Seit2011hatderRatmehrals150solcherBeurteilungendurch-geführtundsozuminternationalanerkanntenErfolgderVerwaltungsdigitalisierunginD?nemarkbeigetragen.12

6.RichtigesTeamamrichtigen

Platzeinsetzen

DasLeitungsteamfüreinIT-Gro?projektben?tigteinebreitePalettevonWissenundF?higkeiten.Dazugeh?reneintiefesVerst?ndnisderfachlichenBelange,NutzerbedürfnisseundrechtlichenRahmenbedingungen,KenntnisseimklassischenundagilenProjekt-managementsowiehoheTechnologiekompetenz.NurwenigePersonenerfüllenalldieseVoraussetzungengleichzeitig–interdisziplin?raufgestellteTeamssinddeshalbunerl?sslich.

Warumistdiesfürbeh?rdenübergreifendeGro?projekteherausfordernd?Karrierewegeinder?ffentlichenVerwaltungbegünstigeneinenFokusauffachlicheundjuristischeF?higkeiten.SoverfügendieLeitungsteamsfürgro?eIT-Vorhabenoftnichtüberallenotwendigen

Kompetenzen.Hinzukommt,dassTeams,dieinklassischenBeh?rdenstrukturenarbeiten,mehrZeitmitaufw?ndigenAbstimmungenundderKommunikationderProjekterfordernisseverbringen,alsdiesineineragilarbeitendenOrganisationnotwendigw?re.

WaskanneineL?sungsein?DieFederführungfürwichtigeVorhabenkannanInnovations-laboreübertragenwerden.FürdieseEinheitenlassensichTeamsmitallenerforderlichenKompetenzenzusammenstellen–inklusiveTalentenausderPrivatwirtschaft.Innovations-laborebietenzudemdieM?glichkeit,bestimmteF?higkeitengezieltzust?rken,ein?kosystemausgeeignetenPartnernaufzubauenundProjekteabseitsbremsenderStrukturenagildurchzuführen.

Praxisbeispiel.DasInnovationslaborBaden-WürttemberghatTalentemitVerwaltungs-erfahrungundhoherTechnologiekompetenzangeworbenundvernetztsichintensivmitderGovTech-Szene,WissenschaftundZivilgesellschaft.Esarbeitetentkoppeltvom

t?glichenVerwaltungsablauf,mitdirekterSteuerungdurchdiepolitischeLeitungsebenederLandesregierung.Soistesz.B.gelungen,densouver?nenKI-AssistentenF13inner-halbwenigerMonatealsPrototypzuentwickeln.Nachetwa1,5JahrenProjektlaufzeit

wurdeerindergesamtenLandesverwaltungausgerolltundBeh?rdeninganzDeutsch-landangeboten.

12StatensIT-Rad(2023),StatusRapport2023(S.13)undStatensITAbouttheAgencyforGovernmentalITServices

UmsetzungswendefürdieVerwaltungsdigitalisierung–Gro?projekteineinerLegislaturerfolgreichrealisieren6

7.?RotesTelefon“einrichten

Gro?eIT-undDigitalprojekteben?tigenvonderpolitischenLeitungsebeneoftkurzfristigeEntscheidungenzueinerSachfrage,dieFreigabevonRessourcenoderauchnurein?ffentlichesSignalderUnterstützungfürdasVorhaben.

Warumistdiesfürbeh?rdenübergreifendeGro?projekteherausfordernd?H?ufigsinddieProjektverantwortlicheninkomplexeHierarchienundGremieneingebunden–entsprechendlangekannesdauern,biseinAnliegendiepolitischeEbeneerreicht.

WaskanneineL?sungsein?Gro?eIT-undDigitalprojektesolltenpolitische?Sponsor:innen“haben.Sinddieseschwerzufinden,soistdasProjektgenerellzuhinterfragen.DieProjekt-leitungsolltemitdiesenPersonenindirektemKontaktstehen,ihrVorgehenerl?uternundm?glicheHindernissefrühzei