第一章商務秘書概論返回總目錄第一節商務秘書與商務秘書工作第二節商務秘書的職能環境第三節商務秘書工作方法第一節商務秘書與商務秘書工作一、商務秘書及其分類商務秘書一般是指在工商企業擔任秘書職務的人員和這種人員的職務。從廣義上講，為工商企業中的領導班子乃至某些個人服務的，或輔助領導決策，或從事文字工作，或從事行政和日常事務工作，或集多項工作于一身的人員均可視為從事著商務秘書工作；在狹義上，商務秘書就是一種職務名稱。商務秘書分類的方法很多，按型分類是一種重要方法。型的分類法，主要是從秘書的智能特征上去劃分秘書類型的。按這種分類方法商務秘書大體可分為參謀智囊型、秀才文字型、公關事務型、技術能手型四種。

（一）商務秘書部門的設置1.商務秘書部門商務秘書機構是工商企業構成因素中的一個綜合性輔助管理部門。是否需要置專門機構，它的組織形式和人員配備如何，主要取決于工商企業經濟活動和政治活動的需要。二、商務秘書部門⑶設置的秘書機構與所在單位在工作性質上必須相適應，人員條件也必須相適應，合乎精簡、高效和適應需要的原則。⑷秘書機構的設置，還要適應辦公技術發展的要求。1.辦理文書的職能2.信息管理的職能3.督促檢查的職能 4.綜合協調的職能5.后勤保障的職能6.“不管部”的職能（二）商務秘書部門的基本職能

1.商務秘書部門運轉的特點(1)圍繞領導工作的運轉而運轉。(2)工作內容高度綜合，但又與其他職能部門之間互有交叉，因而，既不要隨意超越自己的職責范圍，又要與職能部門間搞好協調與配合。(三)商務秘書部門的運轉機制(3)領導工作的全面性，為領導工作提供全面輔助的秘書部門，必須著眼于全局，淡化部門觀點。(4)不同部類、不同行業、不同層次的秘書部門的實際運轉，存在不同特點。對秘書部門能否正常運轉產生影響和制約的因素很多。從秘書部門自身的角度來說，要優化其運轉機制，需特別注意：(1)優化組織結構，增強整體功能(2)優化工作目標，明確輔助重點(3)優化工作環境，力爭主動服務2.商務秘書部門運轉機制的優化

（一）商務秘書工作的性質1.輔助管理性2.政策性3.綜合性4.事務性5.機要性

三、商務秘書工作的性質、作用和原則1.參謀助手作用2.信息傳遞與信息反饋作用3.綜合協調作用

(二)商務秘書工作的作用

1.保密2.準確3.迅速

(三)商務秘書工作的原則第二節商務秘書的職能環境一、商務秘書職能環境

職能環境是職能活動的基礎。正確認識商務秘書職能環境要素，增強環境意識，有效地調適和改善環境，排除環境障礙，對提高秘書工作效率和效益是必不可少的。商務秘書職能環境分三個層次，即秘書機構內部環境，秘書所在組織內部環境、秘書所在組織外部環境。三個層次的環境相互聯系，對秘書工作有著重要的影響。

商務秘書機構的人員構成、管理制度、分工協作狀況，人際關系和秘書部門負責人的影響力、秘書部門內部的精神、凝聚力，以及秘書的辦公設備和辦公條件等要素，構成了秘書機構的內部環境。(一)商務秘書機構內部環境

商務秘書所在組織內部環境，是指秘書所在組織內部一切影響秘書、秘書群體工作的各種條件和因素的總和。組織內部環境是秘書、秘書機構工作職能的重要基礎，是組織生存、發展的的需要，組織規模、性質、業務范圍，組織的結構、功能、運行的方式，組織的領導體制、管理制度等，對秘書及秘書群體的工作，均有著直接的影響。

(二)商務秘書所在組織內部環境

組織外部環境，是一個開放的具有層次性的龐大的系統。既有宏觀的國際國內政治、經濟、科技、文化等大環境，又有各組織的行業系統環境、地區環境、市場環境、協作與競爭環境、社區環境等，均屬組織外部環境的范疇。商務秘書部門是組織與外部環境溝通、交往的樞紐。(三)商務秘書所在組織外部環境

商務秘書職能環境要素關系，主要指的是秘書職能活動中與各有關方面的關系。要素關系，對秘書職能環境及秘書職能活動都有著不同程度的影響。二、商務秘書職能環境要素關系商務秘書職能環境分三個層次，即秘書機構內部環境、秘書所在組織內部環境、秘書所在組織外部環境。三個層次的環境相互聯系，對秘書工作有著重要的影響。

商務秘書人員與領導者的關系，包括秘書人員與領導班子集體的關系、秘書人員與領導人的關系等方面。在集體領導制的前提下，為領導班子服務，是商務秘書工作務必把握的重點。三、商務秘書工作與領導工作

1.擺正位置、自覺服務2.正確領會，貫徹意圖3.加強與領導的思想與情感溝通(一)商務秘書處理與領導人關系的方法

1.為主要領導人服務與為領導班子服務2.為中心工作服務與為日常工作服務3.處理好多頭指示，避免釀成矛盾4.對口請求，避免交叉請求5.逐級請示，避免越級請示6.加強溝通，避免產生誤會7.篩選信息，避免說是道非

(二)商務秘書為領導班子服務應把握的關系

1.為領導工作做鋪墊2.為領導工作代勞3.對領導工作拓展延伸4.為領導工作拾遺補缺(三)商務秘書工作對領導工作的價值體現

1.決策在管理工作中的地位2.科學決策的程序以及商務秘書在決策活動中的工作科學的決策是一個完整的過程，它有一定的程序和步驟：

(四)商務秘書工作與領導決策確定決策目標擬定方案評估選擇方案典型試驗普遍實施第三節商務秘書工作方法

一、商務秘書專項業務與工作方法商務秘書工作的綜合職能和專項業務，二者之間是相互融合、有機聯系的。如秘書的參謀作用，既可以體現在辦事、辦文、辦會等專項業務中，而在辦文、辦會等專項業務中，也需要發揮參謀、協調、信息及督促檢查等綜合職能作用。在實踐中，必須根據實際需要靈活選擇、綜合使用。

(一)秘書協調方法(二)秘書督促檢查方法(三)秘書信息溝通方法(四)秘書公文撰擬方法(五)秘書工作進程調度方法(六)秘書工作時間調度方法

1.計劃使用時間方法2.彈性管理工作時間方法3.反饋控制工作時間方法4.合理使用零碎時間方法秘書工作時間調度方法

商務秘書工作現代化主要包括觀念的現代化和辦公手段的現代化。(一)商務秘書觀念現代化商務秘書觀念現代化，要求在認識上根本實現四個轉變：二、商務秘書工作現代化1.從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事，又出謀獻策。要在新的科學決策環境中充當領導者的智囊和謀士，真正發揮輔助決策的作用。2.從單純收發傳遞信息轉變為綜合處理信息。這里的關鍵問題，就是經由秘書人員對信息進行綜合處理，能夠為決策層提供足夠的、高信度的、深層次的再生信息。3．從單憑老經驗辦事轉變為科學化管理。要集中注意秘書機構的系統結構(組織結構、人員結構、教育培訓結構)的科學化和工作制度、工作方法的科學化。4．從被動服務轉變為主動服務。商務秘書工作的輔助從屬地位決不意味著秘書人員只能被動地為領導者服務，同時應當認識到秘書工作與領導工作的互動關系；只有在被動中力爭主動，才能更有效、更充分地發揮秘書工作的職能。

商務秘書工作手段現代化，在根本上就是實現辦公自動化。辦公自動化也叫辦公自動化信息系統，是指具有現代化思想和技能的辦公人員，利用現代化的技術、設備和科學的管理方法，更有效地收集、整理、加工、傳輸和使用信息，為科學管理與決策提供服務。在現代化的辦公系統中，辦公人員和現代化的辦公設備共同組成了人機信息處理系統。

(二)商務秘書工作手段現代化

就商務秘書工作而言，一個完善的辦公自動化系統應具備如下功能：(1)文字信息處理功能(2)圖像信息處理功能(3)聲音信息處理功能(4)數值計算功能1．辦公自動化的功能(5)信息檢索功能(6)電子郵政功能(7)管理和決策功能(8)行政管理功能(9)各種信息的存貯功能2．辦公自動化的設備第四節商務秘書的職業素養一、商務秘書的職業道德與作風修養(一)忠于職守，服從領導，自覺履行各項職責(二)埋頭苦干，任勞任怨(三)謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務(四)遵紀守法，廉潔奉公，正直無私(五)恪守信用，嚴守機密(六)實事求是，勇于創新

(一)商務秘書的知識結構1．馬克思主義理論知識2．基礎知識3．輔助管理知識4．專業知識二、商務秘書的知識與智能結構

1．秘書的智力結構(1)良好的觀察力(2)持久的記憶力(3)靈敏、超前的思維力(4)豐富的想象力(二)商務秘書的智能結構(1)表達能力(2)管理能力(3)調研能力(4)應變能力(5)商務談判能力(6)操作能力2．秘書的能力結構(一)商務秘書心理品質的構成

1．情感品質(1)高尚的道德情感(2)秘書應該有熱情(3)尊重自己的領導者2．意志品質(1)自覺性