出納管理的詳細設計

出納管理設計第一節出納管理整體設計第二節出納簽字與支票管理的功能設計

第三節出納賬表的功能設計第四節銀行對賬的功能設計第一節出納管理整體設計

一、出納管理的功能模塊劃分現金和銀行存款是企業的重要貨幣資金，由于它們具有一些特殊的性質，管好、用好這類貨幣資金是現代企業管理的一項重要內容。出納管理功能是出納人員對此類資金進行管理的有效工具。它包括出納簽字、支票管理、現金和銀行存款總賬和日記賬的查詢與輸出、資金日報、期末銀行對賬等功能，并可對現金、銀行存款的收入與支出，以及長期未達賬項等提供審計報告。出納管理的功能模塊劃分如圖4-1所示。

第一節出納管理整體設計

圖4-1

出納管理的功能模塊劃分圖第一節出納管理整體設計

二、出納管理的數據存儲設計

出納管理所涉及到的數據基表，絕大多數在系統管理和憑證管理中已經給出，沒有給出的有支票登記簿數據基表和銀行對賬單數據基表。支票登記簿和銀行對賬單兩個數據基表的名稱分別為Zpdjb和Yhdzd。在Zpdjb基表中存儲支票登記數據，包括已報銷的支票和未報銷的支票，支票登記簿不設計歷史數據基表，該基表的作用是對領用支票進行登記和管理。在Yhdzd

基表中存儲銀行對賬單期初未達項數據和銀行對賬單數據，該基表的作用是在期末進行銀行對賬，編制余額調節表，對長期未達賬進行審計等，銀行對賬單不設計歷史數據基表。Zpdjb和Yhdzd兩個基表的數據結構分別如表4-1和表4-2所示。返回第二節出納簽字與支票管理的功能設計

一、出納簽字的功能設計

為加強企業現金收入和支出的管理，出納人員可通過出納管理功能對制單人員填制的帶有現金或銀行存款科目的憑證進行檢查核對，主要核對收付款憑證的科目金額是否正確，對于審查認為有錯誤或有異議的憑證，應交與制單人員修改后再核對。

只有經出納簽字的憑證才能進行審核和記賬處理。這樣才能確保登記到賬簿的每一筆收付款業務的準確和可靠。在計算機上對收付款憑證進行出納簽字，并將出納簽字結果存入計算機，其目的有兩個，其一是防止其他人員對已出納簽字的收付款憑證進行修改，凡是經出納簽字的收付款憑證，系統將拒絕任何人對其進行修改；其二只有經出納簽字的收付款憑證，即加注出納簽字標志的收付款憑證，才能進行審核和記賬處理，因此，達到了防止未經出納簽字的收付款憑證進入會計信息系統。

第二節出納簽字與支票管理的功能設計

在系統中需要進行出納簽字的收付款憑證有兩種，其一是未進行出納簽字的收付款憑證；其二是經出納簽字，但在記賬前發現有疑義，利用出納簽字功能將其出納標志改為未簽字。在進行出納簽字時，首先要輸入查詢條件，找到出納簽字對象，然后再對查詢出來的收付款憑證進行出納簽字。在出納簽字中，收付款憑證查詢條件的輸入界面如圖4-2所示。在圖4-2中，首先要選擇查詢對象，查詢對象為一組單選項，從中選擇且必須選擇一項；然后再對“收款憑證”和“付款憑證”兩個復選框進行選擇，若憑證設置分收付轉，則這兩個復選框可選，否則這兩個復選框失效；最后輸入憑證號、日期、制單人三個查詢條件項，這三項與憑證審核的對應查詢條件項相同。輸入完查詢條件之后，選“確認”則系統按輸入的查詢條件，在當年憑證基表（Pz）中，將滿足條件的收付款憑證查詢出來。查詢時，若憑證設置分收付轉，則憑證類型根據條件選擇，其值必為“收款”或“付款”或兩者兼有，否則憑證類型值必為“收付”。其查詢結果如4-3所示，若選“放棄”則此次輸入的查詢條件作廢。由于在出納簽字時，其收付款憑證查詢條件一般都是不同的，所以不必設計“輸出”和“引入”功能。第二節出納簽字與支票管理的功能設計

出納簽字功能與憑證審核功能類同，在圖4-3中，顯示滿足條件的待出納簽字憑證，其內容與憑證審核相同。對于未出納簽字的憑證既可以使用“出納簽字”功能逐個憑證簽字，也可以使用“批出納簽字”功能，一次將查詢出來的所有未出納簽字憑證全部簽字通過，以便加快出納簽字速度，但此功能必須謹慎使用。在出納簽字過程中可使用“批取消出納簽字”功能，將已出納簽字但未審核記賬的所有憑證，取消其出納簽字，使其變為未出納簽字。對于已出納簽字但未審核記賬的憑證（包括以前出納簽字的和剛剛出納簽字的憑證），都可以使用“批取消出納簽字”功能，取消其出納簽字，也可以使用“出納簽字”功能逐個取消其出納簽字。出納簽字的具體功能如下。1、出納簽字

2、批出納簽字

3、批取消出納簽字

第二節出納簽字與支票管理的功能設計

1、出納簽字在圖4-3界面選定一個憑證，即選擇一行，用鼠標雙擊選定的行，或者選擇“出納簽字”，則該行所對應憑證的完整信息就會顯示出來，如圖4-4所示。在該界面除出納簽字外，其他數據只能查閱而不能修改。在圖4-4中，可以查閱憑證的詳細內容，查閱后可對當前憑證進行出納簽字。當選“簽字”時，系統在以綠色顯示出納人姓名的同時，自動將出納人姓名和出納標志“√”寫入Pz數據基表中，寫入時按憑證號找到該憑證，并將該憑證所有記錄的出納人字段全部填入出納人姓名，將出納標志字段全部填入“√”；當選“取消”功能時，系統將原來以綠色顯示的出納人姓名去掉，并自動將Pz數據基表中，該憑證的出納人姓名和出納標志兩個字段清空，清除時先按憑證號找到該憑證，然后將該憑證所有記錄的出納人姓名字段和出納標志字段全部賦空值。在出納簽字過程中，可利用“首張”、“末張”、“上張”、“下張”來尋找要出納簽字的憑證。

第二節出納簽字與支票管理的功能設計

2、批出納簽字在圖4-3中，只有在出納簽字對象全部為未出納簽字憑證時，才可用此功能，否則，若系統發現具有已出納簽字的憑證時，此功能失效。當選“批出納簽字”功能時，系統將所有憑證的出納人姓名全部以綠色顯示，同時自動將出納人姓名和出納標志“√”寫入Pz數據基表中，寫入時按憑證號逐個找到對應的憑證，并將此憑證所有記錄的出納人字段全部填入出納人姓名，將出納標志字段全部填入“√”。3、批取消出納簽字憑證在審核和記賬之前，可以將出納標志取消，使其變為未出納簽字。同樣，使用此功能時也必須謹慎，否則，可能會使已做的出納簽字工作作廢。在圖4-3中，可以對查詢出來的憑證取消其出納標志，當然對于未出納簽字的憑證，取消其出納標志毫無意義，但在出納簽字對象中包含未出納簽字的憑證時，此項功能可以正常進行。當選“批取消出納簽字”功能時，系統將所有憑證的出納人姓名全部清空，并自動將Pz數據基表中，對應憑證的出納人姓名和出納標志兩個字段清空，清除時先按憑證號逐個找到對應的憑證，然后將此憑證所有記錄的出納人姓名字段和出納標志字段全部賦空值。第二節出納簽字與支票管理的功能設計

二、支票管理的功能設計

為了加強企業的銀行支票管理，出納人員通常需要建立支票登記簿，以便詳細登記支票的領用人、領用日期、支票用途和報銷情況等。只有對科目字典中科目賬類設置為“銀行”的科目，才能起用支票登記簿功能登記支票?！爸惫芾怼惫δ懿粌H在出納管理總控菜單下可以調用，而且在出納簽字的圖4-3和圖4-4界面中也可調用。當出納簽字的憑證涉及到銀行科目時，系統要求輸入支票登記信息。支票管理界面如圖4-5所示，此界面的銀行科目由系統根據出納簽字憑證的銀行科目自動填入，以作為默認科目，用戶可根據需要選擇銀行科目，選擇時系統將科目字典中所有科目賬類為“銀行”的科目全部列示出來，用戶可在下拉式列表框中選擇，系統根據選擇的銀行科目列示支票登記信息。當出納簽字憑證涉及到多個銀行科目時，系統逐一要求輸入支票登記信息。這樣設計與管理業務相適應，如果將支票登記設計在制單時進行，則不盡合理，因為制單多由會計人員進行，而支票登記應由出納登記。因此，支票管理設計在出納管理和出納管理的出納簽字中較為合理。在進行出納簽字時輸入有關支票登記信息，并可在此進行查詢輸出支票登記信息。當然在出納管理子系統中也可直接調用支票管理功能。支票管理功能設計

１、增加支票登記信息在圖4-5界面選“增加”則系統在數據區的最后一行之后，自動增加一個空行，可直接在此空行內輸入新增支票登記信息。（１）領用日期：必須輸入，可用系統日歷表參照輸入，也可直接輸入。其默認值為系統日期。（２）領用部門：可為空，可輸入支票領用人員所在的部門名稱。可采用值列表方式在部門字典中選取。（３）領用人：必須輸入。最多可輸入4個漢字。如果建立核算單位職員字典，可采用值列表方式在職員字典中選取。（４）支票號：必須輸入。輸入支票號碼。（５）金額：必須輸入。輸入支票金額或預計金額。（６）用途：可以為空，可在此輸入支票的用途，一般要求輸入此項，以便了解支票用途，便于對支票進行管理。

（７）報銷日期：由系統自動填寫，也可由用戶手工輸入。當領出支票沒有報銷時，此項為空，當支票已報銷時，此項由記賬處理功能根據銀行科目編號和支票號自動填寫，但對于有些已報銷而由于其他意外因素造成系統未能自動填寫時，用戶可進行手工輸入。（８）備注：可為空，也可輸入與該支票有關的說明信息。支票管理功能設計

2、修改支票登記信息在查詢狀態下，數據不允許修改，只有選擇“修改”功能時才可修改，可直接在圖4-15界面進行修改。3、刪除支票登記信息刪除分逐個刪除和成批刪除兩種功能，刪除具有一定限制，若某支票登記沒有報銷，則該支票登記信息不允許刪除。可直接在圖4-5界面進行刪除。選擇某一（或某些）已報銷支票登記信息記錄，選“刪除”后，被選中的支票登記信息就被刪掉。當選“批刪”功能時，系統要求輸入被刪除已報銷支票的起止日期，經確認后即可刪除此期間的已報銷支票信息?！芭鷦h”功能應慎重使用。4、查詢支票登記信息系統根據選擇的銀行科目列示其支票登記信息，在此基礎上可用“查詢”功能將滿足條件的支票登記信息查詢出來。查詢時先要輸入查詢條件，查詢條件需輸入的數據項與增加支票登記信息所輸入的數據項完全相同，所不同的是輸入查詢條件時，這些數據項并不要求全部輸入，一般只需輸入其中幾項即可，對于有輸入內容的各數據項，組成查詢條件時為邏輯“與”關系，對每個數據項輸入的內容，除支票號為前位匹配關系外，其他數據項為包含關系。支票管理功能設計

輸入的條件越多，查詢出來的支票登記信息就越少，查詢就越精確；否則輸入的條件越少，查詢出來的支票登記信息就越多，查詢就越粗放，如果用戶在查詢條件界面什么也不輸入，則系統將所選銀行科目下的所有支票登記信息全部列出。當選擇“查詢”時，數據區將不會有任何數據，即進入了查詢條件輸入狀態，除“查詢”外，其他功能按鈕全部將失效，當輸入完查詢條件后，再按“查詢”即可將滿足條件的支票登記信息查詢出來。當銀行科目所涉及的支票登記信息較少時此功能不常用。５、打印支票登記信息當支票登記信息不太多時，可全部打印。當支票登記信息比較多時，可先用查詢功能進行查詢，然后再打印。利用查詢功能可以實現對數據的行向篩選。無論是增加、修改、刪除支票登記信息，在完成之后，必須在“保存”與“放棄”之間作出選擇，此時其他功能按鈕失效，選擇“保存”則完成一次支票登記操作，此次增加、修改或刪除的支票登記信息被存儲到支票登記簿基表中；選擇“放棄”則此次操作作廢。當選擇“保存”與“放棄”之一后，其他功能按鈕變為正常色，即為可選狀態，而“確認”和“放棄”又變為失效狀態。返回第三節出納賬表的功能設計

一、現金和銀行存款總賬的功能設計現金和銀行存款總賬查詢不僅可以查詢到總賬科目（一級科目）的年初余額、各月發生額、累計發生額和月末余額，而且還可以查詢到各級現金和銀行存款科目的年初余額、各月發生額、累計發生額和月末余額。在手工核算方式下，由出納負責登記、查詢現金和銀行存款日記賬，而總賬由會計主管負責登記、查詢。在實現電算化以后，出納有必要了解現金和銀行存款的總賬信息，以便于對現金和銀行存款進行有效的控制和管理。在進行現金和銀行存款總賬查詢時，首先要進行查詢條件選擇，其查詢條件輸入界面如圖4-6所示。第三節出納賬表的功能設計

在圖4-6界面，首先在單選組中選擇顯示總賬還是打印總賬；其次在下拉列表中選擇賬頁格式，賬頁格式具有金額式、外幣式兩個可選值，其默認值為金額式；第三在年份選擇中系統默認為當前年份，即對當前年份的現金和銀行存款總賬進行查詢和打印，當然在年份下拉列表框中可選擇以前年份，對以前年度的現金和銀行存款總賬進行查詢和打印。在總賬查詢科目選擇中，系統根據科目字典中的科目賬類將所有現金和銀行存款科目全部列出，包括一級科目和明細科目以供選擇，選擇采用復選方式，可選擇多個科目輸出總賬。可利用“全選”和“全消”功能實現對總賬查詢科目的快速選擇，可以采用復選框來選擇多個總賬科目，如果不設計復選框，也可用鼠標選擇多行的方式實現。總賬科目可以是一級科目，也可以是明細科目。選擇待查詢總賬科目后，如果希望在總賬查詢中包含未記賬憑證，則可選擇包括未記賬憑證選擇框，否則可不選擇。選擇完畢后，若選擇“確認”系統根據選定的總賬格式和會計科目將總賬顯示或打印出來；若選擇“取消”則此次操作作廢。現金和銀行存款總賬顯示界面圖4-7所示。第三節出納賬表的功能設計

在圖4-7中，設計了“打印”和“明細”功能，在圖4-6中可經一次選擇打印多個現金和銀行存款總賬，此時并不顯示總賬，而圖4-7中顯示總賬時也可隨時打印，在查看總賬時可隨時用“明細”功能查看所選現金或銀行存款科目的明細日記賬。在圖4-7中，利用科目選擇可以逐一查看所選科目的現金和銀行存款總賬，在各科目總賬的查看過程中，還可以用賬簿格式選擇功能來隨時改變賬簿格式，系統自動根據科目的性質列出賬簿格式可供選擇（無外幣核算為金額式，有外幣核算為金額式和外幣式）。當選外幣式時，在圖4-7中的借方欄、貸方欄、余額欄為本位幣數據，而在其后還要設計匯率欄和外幣的借方欄、貸方欄、余額欄。總賬需要一次性創建所有總賬數據項，并在有關科目發生額與余額數據填入時，將該填入的數據全部填入，然后根據用戶選擇的賬簿格式顯示總賬，將與格式要求無關的數據屏蔽掉（即變為非顯示項），這樣根據用戶選擇的賬簿格式，由程序控制顯示那些數據項和不顯示那些數據項，如此設計可以簡化程序設計，并可提高系統的運行速度。現金和銀行存款總賬的生成步驟如下。第三節出納賬表的功能設計

現金和銀行存款總賬的生成步驟

1、創建總賬屏幕顯示對象，其數據項包括日期、憑證號、摘要，本位幣：借方、貸方、方向、余額、匯率、外幣：借方、貸方、方向、余額共12個數據項，并定義對應的列標題，年份填入系統參數中的當前核算年份（歷史數據查詢時根據年份選擇填寫）。

2、按選擇的科目編號，從科目字典中讀取該科目的余額方向和1月份該科目的月初余額，如果此科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發生額與余額基表中1月份該科目的外幣月初余額，將其分別填入總賬第一行的本位幣方的“方向”和“余額”欄，以及外幣方的“方向”和“余額”欄，同時將該行的日期填入“01”，摘要填入“上年結轉”。

3、按選擇的科目編號，從科目字典中讀取1月份該科目的借方發生額、累計借方發生額、貸方發生額、累計貸方發生額、月末余額，如果此科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發生額與余額基表中1月份該科目的外幣借方發生額、累計借方發生額、貸方發生額、累計貸方發生額、月末余額。在總賬數據最后增加一空行，將日期的月份填入“01”，將本位幣借方發生額、貸方發生額、月末余額分別填入該行的本位幣借方、貸方、方向（按已讀出的科目余額方向填寫）、余額欄，將外幣借方發生額、貸方發生額、月末余額分別填入該行的外幣借方、貸方、方向、余額欄，同時將摘要填入“本月合計”。再在總賬數據最后增加一空行，同樣將日期的月份填入“01”，將本位幣累計借方發生額、累計貸方發生額和月末余額分別填入該行的本位幣借方、貸方、方向、余額欄，將外幣累計借方發生額、累計貸方發生額和月末余額分別填入該行的外幣借方、貸方、方向、余額欄，同時將摘要填入“本年累計”。

第三節出納賬表的功能設計

現金和銀行存款總賬的生成步驟

4、在憑證基表中，按選擇的科目編號統計1月份涉及到該科目的憑證個數，統計時將相同的憑證號按一個憑證計算，即統計不同憑證號的個數，將統計得出的憑證個數分別填入“本月合計”和“本年累計”行的憑證個數欄。

5、重復第三、四步，再讀取并填入2月份的本期發生額、余額和本年累計發生額，統計并填入2月份憑證個數和1、2月份憑證累計個數等等，直至當前月份為止，若選包括未記賬憑證，則當前月份的本期發生額、余額和本年累計發生額還要將未記賬憑證數據計算在內。

6、將總賬數據全部填列完成后，如果所選科目是外幣科目，則要根據總賬各行的余額，或發生額，或累計發生額計算匯率。

7、按照選擇的賬簿格式顯示總賬。若選金額式則只顯示本位幣借、貸、余數據。若選外幣式則需顯示本位幣借、貸、余，匯率和外幣借、貸、余數據。外幣式只有對科目性質為外幣核算的科目才為可選。第三節出納賬表的功能設計

二、現金與銀行存款日記賬的功能設計現金和銀行存款日記賬與普通科目明細賬是有區別的，在日記賬中要有日合計數，而在明細賬中不要求有日合計數，日記賬只能按日期和憑證號排序，而明細賬可以按其他條件排序。在出納總控菜單下，現金日記賬和銀行存款日記賬是兩個不同的子菜單，其輸出的內容不同，但其功能相同。在進行現金和銀行存款日記賬查詢時，首先要進行查詢條件選擇，其查詢條件輸入界面如圖4-8所示。

圖4-8中，系統根據子菜單選擇和科目字典中的科目賬類將所有現金科目和銀行存款科目全部列出，包括一級科目和明細科目以供選擇，除了按月查和按日查單選組外，其他選擇項與圖4-6界面各對應選擇項完全相同。當選則按月查時需要輸入起止月份，輸入時可用下拉列表框在12個月份可選值中選擇，當選則按日查時需要輸入起止日期，輸入時可用系統日歷表參照輸入。選擇完各項查詢條件并經確認后，系統將按查詢條件輸出現金或銀行存款日記賬，其顯示界面如圖4-9所示。第三節出納賬表的功能設計

在圖4-9中，設計了打印、鎖定、憑證、總賬等功能，其中科目選擇與圖4-7相同，賬簿格式選擇包括金額式和外幣式兩種，其默認值為金額式。利用“打印”功能可以將顯示的日記賬內容打印出來。當顯示現金或銀行存款日記賬數據時，賬簿格式不同，所顯示的內容也不同，如果賬簿欄目較多，需要設計水平數據滾動條來左右移動查看數據，移動時系統將“日期”和“憑證號”兩欄鎖定不動，當用戶需要將摘要欄鎖定時，可用“鎖定”功能鎖定或解除鎖定摘要欄。在查看現金或銀行存款日記賬時，如果需要查看憑證信息，可用鼠標雙擊某一行或選“憑證”功能，則系統根據光標所在行的憑證號將對應憑證顯示出來，其顯示的憑證內容與憑證查詢所顯示的憑證內容相同。當需要了解日記賬科目對應的總賬信息時，選“總賬”功能來查看其總賬。

按月份生成日記賬的過程與生成總賬的過程有類似之處，其步驟如下：

1、創建日記賬屏幕顯示對象，其數據項包括日期、憑證號、摘要，本位幣：借方、貸方、方向、余額、匯率、外幣：借方、貸方、方向、余額共12個數據項，并定義對應的列標題，年份填入系統參數中的當前核算年份（歷史數據查詢時根據年份選擇填寫）；

第三節出納賬表的功能設計

２、全部填列到日記賬中（是否包括未記賬憑證視終止日期和該選項而定），其內容有日期、憑證號、摘要，本位幣：借方或貸方、匯率，外幣：借方或貸方，其中無論是本位幣還是外幣，憑證的一條記錄只能填列其借方數和貸方數中的一方；

3、在日記賬中按日期計算各日的借方、貸方合計數，并將計算得出的各日合計數全部填列到日記賬中，填列的內容有日期、憑證號、摘要，本位幣：借方、貸方、匯率，外幣：借方、貸方共8個數據項，其中各日合計數的摘要全部填入“本日合計”；

4、按選擇的科目編號和月份范圍，從科目字典中讀取該科目的余額方向和起始月份該科目的月初余額，如果此科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發生額與余額基表中起始月份該科目的外幣月初余額，并在日記賬中新增一行，將其分別填入日記賬中本位幣的方向和余額欄，以及外幣的方向和余額欄，將該行的摘要填入“上期結轉”（若起始月份為“０１”則填入“上年結轉”）；第三節出納賬表的功能設計

5、按選擇的科目編號和月份范圍，從科目字典中讀取起始月份該科目的借方發生額、累計借方發生額、貸方發生額、累計貸方發生額、月末余額，如果此科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發生額與余額基表中起始月份該科目的外幣借方發生額、累計借方發生額、貸方發生額、累計貸方發生額、月末余額，并在日記賬中新增一行，將本位幣借方發生額、貸方發生額、月末余額分別填入日記賬中該行本位幣的借方、貸方、方向（按已讀出的科目余額方向填寫）、余額欄，將外幣借方發生額、貸方發生額、月末余額分別填入日記賬該行外幣的借方、貸方、方向、余額欄，同時將摘要填入“本月合計”。然后再在日記賬中新增一行，將本位幣累計借方發生額、累計貸方發生額、月末余額分別填入日記賬該行的本位幣借方、貸方、方向、余額欄，將外幣累計借方發生額、累計貸方發生額、月末余額分別填入日記賬該行的外幣借方、貸方、方向、余額欄，同時將摘要填入“本年累計”；

6、重復第五步，再讀取并填入月份范圍中下一月份的本月合計數和本年累計數等等，直至月份范圍的終止月份為止，若選包括未記賬憑證，則當前月份的本月合計數和本年累計數中還要將未記賬憑證數據計算在內；第三節出納賬表的功能設計

7、分別將“本日合計”行、“本月合計”行、“本年累計”行的日期和憑證號填入適當的數值，使其按日期和憑證號排序時，能夠排在正確的位置，經排序后再將這些行的憑證號清空，將“本月合計”和“本年累計”行的日期列中的日列數據清空，將月列數據保留，即對于合計和累計行只需說明月份；

8、根據期初余額，將憑證號為空的行剔除，按憑證號不為空的行逐行計算余額；

9、按照選擇的賬簿格式顯示日記賬。其中外幣式只有對科目性質為外幣核算的科目才為可選。按日期生成的日記賬：

與按月份生成的日記賬不同，按日期生成的日記賬沒有“本月合計”行和“本年累計”行，其生成步驟如下：

1、創建日記賬屏幕顯示對象，其數據項和列標題定義與按月份生成的日記賬相同；

2、按選擇的科目編號和日期范圍，將憑證基表中該科目，該日期范圍內的憑證數據記錄全部填列到日記賬中，其內容、填列方法、及其數據計算都與按月份生成日記賬的第2步相同；第三節出納賬表的功能設計

３、與按月份生成日記賬的第3步相同；

4、首先按選擇的科目編號和起始日期的月份，從科目字典中讀取該科目的科目余額方向和此月份該科目的月初余額，如果該科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發生額與余額基表中此月份該科目的外幣月初余額，然后再根據選擇的科目編號和起始日期對憑證基表中該科目的借方發生額和貸方發生額進行匯總，其匯總的起始日期為此月1號，終止日期為條件選擇起始日期的前一日，最后根據此月的月初余額和匯總得出的借方發生額、貸方發生額就能計算出期初余額。在日記賬中新增一行，將科目余額方向和計算得出的期初余額分別填入日記賬中本位幣的方向和余額欄，以及外幣的方向和余額欄，同時將該行的摘要填入“上期結轉”；

5、將“本日合計”行的日期和憑證號填入適當的數值，使其按日期和憑證號排序時，能夠排在正確的位置，經排序后再將這些行的憑證號清空；

6、根據期初余額，將憑證號為空的行剔除，按憑證號不為空的行逐行計算余額；

7、按照選擇的賬簿格式顯示日記賬。其中外幣式只有對科目性質為外幣核算的科目才為可選。第三節出納賬表的功能設計

三、資金日報的功能設計該功能用于查詢某日現金及銀行存款科目的發生額及余額。在查詢之前，首先要輸入資金日報的查詢條件，然后根據輸入的查詢條件輸出資金日報，其查詢條件輸入界面如圖4-10所示。在圖4-10中，首先輸入資金日報的查詢日期，輸入時可用系統日歷表參照輸入（可以為以前年度日期）；然后選擇資金日報的科目級次，如只查詢一級科目可輸入1-1，如不輸入則查詢一級至末級科目。如果要輸出的資金日報包括未記賬憑證，則可選擇包括未記賬憑證，否則可不選擇包括未記賬憑證。選擇完各項資金日報查詢條件后，若選擇“確認”則系統根據選定的條件顯示資金日報；若選擇“取消”則此次操作作廢。資金日報如圖4-11所示。在圖4-11中，利用“打印”功能可打印出顯示的資金日報數據。資金日報的生成步驟如下：

1、創建資金日報的屏幕顯示對象，其數據項包括科目編號、科目名稱、幣種、方向、昨日余額、今日共借、今日共貸、方向、今日余額。資金日報的日期根據選擇的日期自動生成；

2、按條件選擇所選的科目級次，將科目字典中科目賬類為“現金”和“銀行”的科目編號和科目名稱全部填列到資金日報的科目編號和科目名稱列中。第三節出納賬表的功能設計

3、根據所選日期所在月份，對科目字典中科目賬類為“現金”和“銀行”的科目逐一進行處理，讀取各科目的余額方向和此月份各科目的月初余額，如果某科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發生額與余額基表中此月份該科目的外幣月初余額，然后再根據選擇的日期對憑證基表中各現金和銀行存款科目的借方發生額和貸方發生額進行匯總，其匯總的起始日期為選擇日期所在月份的1號，終止日期為條件選擇日期的前一日，最后根據選擇日期所在月份的月初余額和匯總得出的、各科目的借方發生額和貸方發生額計算出昨日余額，并將各科目的余額方向和各科目的昨日余額填列到資金日報的“方向”和“昨日余額”欄中，再按條件選擇日期對現金和銀行存款科目進行匯總，將匯總得出的、各科目的借方發生額和貸方發生額分別填列到資金日報的“今日共借”和“今日共貸”欄中；

4、在資金日報表中，根據已填列的昨日余額方向和余額、今日共借、今日共貸，計算出今日余額方向和余額，并將其填入資金日報的今日余額方向和余額欄中；

5、顯示生成的資金日報。

返回第四節銀行對賬的功能設計

由于企業與銀行的賬務處理和入賬時間不同，往往會發生雙方賬面記錄不一致的情況，為了防止記賬發生錯誤，正確掌握銀行存款的實際余額，企業必須定期將銀行存款日記賬與銀行對賬單進行核對，并及時編制銀行存款余額調節表，這就是銀行對賬內容。在起用銀行對賬功能時，首先要錄入銀行期初的未達賬項，然后再根據銀行對賬的起用日期，確定企業銀行存款日記賬的期初未達賬項，至此才進入銀行對賬的正常運行狀態。其對賬流程如圖4-12所示。在圖4-12中，在正常啟用銀行對賬之后，其對賬程序首先是填制憑證并進行記賬處理；然后在期末時錄入銀行對賬單；第三將錄入銀行對賬單與登記的銀行存款日記賬進行勾對，產生余額調節表，若余額調節表不平，則需要進行反復勾對，直到平衡為止；最后可對對賬情況進行查詢，并核銷已對賬記錄。圖4-12銀行對賬的處理流程返回第四節銀行對賬的功能設計一、對賬期初未達賬項錄入為了保證銀行對賬的正確性，在使用“銀行對賬”功能進行對賬之前，必須首先要錄入銀行對賬單和單位日記賬的未達賬項，并勾對確定單位日記賬的未達賬項。通常用戶在使用會計軟件時，并不起用銀行對賬功能，待系統正常運行一段時間之后，才啟用“銀行對賬”功能，啟用時各銀行存款科目可分期啟用，但必須在某月份的月初啟用。錄入對賬期初未達賬鄉功能界面如圖4-13所示。

1、銀行對賬單期初未達賬項錄入

該功能用于錄入對賬單期初未達賬項數據，其錄入界面如圖4-14所示。利用“增加”功能可新增一空行，在此空行內可輸入一條銀行對賬單期初未達賬項信息；利用“刪除”功能可刪除一條銀行對賬單期初未達賬項信息；利用“修改”功能可對輸入錯誤的數據進行修改；利用“打印”功能可將銀行對賬單期初未達賬項信息打印出來。在增加、刪除或修改之后，要用“保存”功能將所做的改動保存起來，否則所做的工作作廢。第四節銀行對賬的功能設計2、錄入并確定單位日記賬期初未達賬項該功能用于錄入并確認單位日記賬期初未達賬項，其錄入界面如圖4-15所示。其中各項功能與對賬單期初未達賬項數據錄入相同。在輸入完成之后“確認”時，系統并不保存錄入的信息，所錄入的憑證數據在憑證基表中已經存在，由于在圖4-12中“確認”時已將憑證基表中啟用月份之前的，有關所選科目的憑證記錄全部設置為已勾對，而此時所錄入的是日記賬期初未達賬項，所以要根據此時錄入的信息，在憑證基表中查詢與之對應記錄，并將其已勾對標志改為未勾對，即將其置為空。此過程是自動對賬的反過程，在核對時科目編號、日期、憑證號、結算方式、票號和借貸方金額各數據項必須完全相符，對于檢查相符的憑證，將其對應的記錄勾對標志置為空，即變為未達賬項，同時在圖4-15中，將其核對標志置為“〇”，說明該筆業務為未達賬項，否則對于檢查不相符的憑證應對圖4-15中的各有關數據進行修改，直到與憑證基表中的對應數據相符為止。因為此時錄入的全部是未達賬項，所以必須在憑證基表中找到與之相符憑證。第四節銀行對賬的功能設計二、錄入銀行對賬單該功能在銀行對賬期初數據處理完成，銀行對賬功能正常投入運行之后才可使用，該功能用于錄入期末銀行對賬單數據，其錄入界面如圖4-16所示，其錄入功能與銀行對賬單期初未達賬項錄入類同，所不同的是在圖4-14中不輸入，也不計算余額，其原因是對賬期初銀行賬面余額中已包含對賬單未達賬項，而在圖4-16中需要根據對賬單期初余額計算每筆對賬單余額，該余額數據由系統自動計算，不需錄入。在“保存”之前，操作員必須認真檢查最后余額數據是否與銀行余額數據相等，若不等則錄入的對賬單數據必有錯誤，需要仔細核對每筆數據的正確性，核對無誤后可選“保存”，系統將錄入的對賬單數據和此次計算得出的銀行賬面余額數據存儲起來，銀行賬面余額數據是不斷更新的，每一次錄入銀行對賬單數據其數值都會發生變化，但其值始終與銀行存款對賬前的賬面余額相等，也就是說某賬套、某銀行存款科目，其票號為“000”的記錄始終存儲該賬套、該銀行存款科目對賬前的賬面余額數據，該數據只隨銀行對賬單的數據更新而更新，而與對賬單未達賬項無關，既該數據只在錄入期末銀行對賬單數據時發生變化，而與銀行對賬期初未達賬項和對賬結果數據無關。第四節銀行對賬的功能設計三、對賬

銀行對賬采用自動對賬與手工對賬相結合的方式。自動對賬是計算機根據對賬依據自動進行核對與勾對，在核對與勾對中，借貸方向相同和金額相等是必要條件，其他可由用戶選擇的條件為結算方式相同、票號相同、日期在多少天之內。對于已核對上的業務，系統將自動在銀行存款日記賬和銀行對賬單雙方寫上兩清標志，并視為已達賬項。對于在兩清欄未標有兩清標志的記錄被視為未達賬項。由于自動對賬是以銀行存款日記賬和銀行對賬單雙方對賬依據完全相同為條件的，所以為了保證自動對賬的正確和徹底，使用者必須保證對賬數據的規范與合理，如銀行存款日記賬和銀行對賬單的票號編碼規則必須統一等。手工對賬是自動對賬的補充，用戶使用自動對賬后，可能還有一些特殊的已達賬項還沒有核對出來，而被視為未達賬項，用戶可用手工對賬功能來加以補充和更正，以確保對賬的正確性。對賬界面如圖4-17所示。在圖4-17中的單位日記賬方，系統根據選擇的科目編號，在憑證基表中將該科目的所有對賬標志為空（未勾對）的記錄全部列示出來，以便與銀行對賬單方的數據進行勾對。而在銀行對賬單方系統根據選擇的科目編號，從銀行對賬單基表中將該科目的所有本期對賬單數據和上期未達賬項數據全部列示出來，以便與單位日記賬方的數據進行勾對。但在銀行對賬單方列示的數據中不包括票號為“000”的記錄，票號為“000”的記錄存儲所選科目的銀行賬面余額數據，而此余額數據不需與單位日記賬進行勾對。第四節銀行對賬的功能設計1、自動對賬

在圖4-17界面選擇“對賬”功能，則系統進行自動對賬，對賬前需選擇對賬條件，除借貸方向相同和金額相等外，還有其他條件需要選擇，其界面如圖4-18所示。（1）在截止日期處直接或用系統日歷表參照輸入對賬截止日期，對賬截止日期不輸則將按所有日期進行核對，一般可不輸對賬截止日期，如果用戶輸入對賬截止日期，系統則將至截止日期前的日記賬和對賬單進行勾對。（2）系統默認的對賬條件為日期相差12天之內，結算方式和票號相同，此三項條件為復選框形式，用戶可以根據業務需要確定自動對賬條件。日期相差天數可直接修改。（3）輸入對賬條件后，選“確定”功能，系統開始按照用戶設定的對賬條件對賬，自動對賬兩清的記錄標記“

”，且已兩清的記錄背景色為綠色。第四節銀行對賬的功能設計２、手工對賬手工對賬直接在圖4-17界面進行，其對賬步驟如下。（1）在單位日記賬中選擇要進行勾對的記錄。（2）選擇“對照”功能后系統將在銀行對賬單區顯示票號、金額和方向同單位日記賬中當前記錄相同或相似的銀行對賬單數據，用戶可參照進行勾對。用鼠標再選擇“對照”功能則為取消對照，銀行對賬單區又將顯示所有的數據。（3）如果對賬單中有同當前日記賬相對應的記錄，但卻未勾對上，則在當前單位日記賬的“兩清”區雙擊鼠標左鍵，將當前單位日記賬標上對賬兩清標記“〇”，同樣用鼠標雙擊銀行對賬單中對應的對賬單的兩清區，也標上兩清標記。（4）將當前光標移到單位日記賬中下一未兩清日記錄上，重復作第2、3步，直到找出所有的已達賬項為止。

無論是采用自動對賬，還是采用手工對賬，在圖4-16界面都要選擇“確定”功能，將本次對賬結果分別存入憑證基表和銀行對賬單基表。

第四節銀行對賬的功能設