秘書實務項目三

會議工作主講教師：目錄01.會議相關知識02.會前工作03.會中工作04.會后工作05.談判工作主要內容一覽01會議相關知識學習目標知識目標1.了解會議的含義及作用2.掌握會議活動的基本要素3.了解會議的類型知識目標能夠掌握會議的基本知識素質目標具備主持會議的能力，具備協調和解決會議中出現的問題的能力任務引入為了迎接兄弟單位與上級有關部門的衛生檢查,某單位領導決定召開一次迎接衛生檢查的動員大會。局長要王秘書起草一份會議通知,請各部門負責人出席。王秘書一邊起草會議通知,一邊思索,某些部門的領導對環境衛生問題一向不大重視,要是他們知道召開衛生工作會議,就可能不出席而派其他人員參加,那該怎么辦?于是,他靈機一動,擬寫了一份會議通知:會議通知經局領導決定。茲定于×月×日×時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議,會議重要,請準時出席。局辦公室×月×日王秘書將會議通知下發后不久,他就接到了不少部門的電話,大都是詢問會議內容,且言語中頗有些責怪的意味。會議的含義及作用會議是一種圍繞特定目標進行的、以口頭發言或書面交流為主要方式的有組織、有計劃的活動。會議的含義會議的作用集思廣益有效溝通明確的指導思想、預期目標、具體議題明確的時間間、地點形成會議的主要條件主持人和與會人員傳達信息資源共享表彰先進樹立典范解決問題推廣經驗會議活動的基本要素會議的類型小型會議中型會議按規模定期性會議和不定期會議多次性會議和一次性會議按時間綜合性會議專題性會議按內容預備會議正式會議按階段決策性會議非決策性會議按性質常規會議網絡會議按方式大型會議特大型會議02會前工作學習目標知識目標1.掌握會議計劃的擬訂內容2.掌握會議計劃的擬訂內容3.掌握布置會場的要點知識目標能夠掌握會前工作的流程和要點素質目標具備嚴謹細致的工作態度,培養創新意識任務引入某次,某地黨代表大會會前,會務組起草的“大會開幕式程序(送審稿)”中列有“奏(或播放)國際歌”這一項。大會秘書處一位負責人審稿時,擬把此項放在大會閉幕式進行,于是把此項目在開幕式的程序中刪除了。后來大會秘書處主要負責人定稿時,又把該項改了回來。會務組的工作人員憑印象只記住已刪除“奏(或播放)國際歌”此項程序,而對后來又被改回來一事未加注意,因此對于在大會開幕式上“奏(或播放)國際歌”一事未做準備。當會議主持人在大會上宣布“奏(或播放)國際歌”時,無法奏出,一時冷場。幸好會務組長急中生智,立即上臺揮拍領唱,這樣才圓了場。會后領導說,對于這一事故應該予以批評,吸取教訓,但在關鍵時刻能及時補救,這一點值得表揚。會前工作——工作流程擬訂會議計劃擬訂會議議程、日程、程序發放會議通知準備會議材料與物品制發會議證件安排會議生活布置會場擬訂會議計劃確定會議名稱、議題等基本要素會議的名稱、議題、與會人員、時間和地點等。成立會務工作機構會務組秘書組接待組宣傳組財務組財務組擬訂會議計劃會議經費的構成交通費+會議室費+住宿費+餐飲費+旅游費+培訓費、演講費及演出費+預算外支出會議經費的籌集根據會議的性質、類型選擇渠道。行政事業經費中劃撥主辦方承擔渠

道與會人員拿出社會贊助通過轉讓由會議產生的無形資產獲得資金其他渠道擬訂會議議程、日程、程序擬訂會議議程1.一般由會議的領導者或主辦方確定。2.由秘書起草要求：應根據議題的內在聯系,按主次、先后排列,并用序號標明,待領導審定后,會前隨會議通知發給與會人員書面結構：標題+題注+正文擬訂會議議程、日程、程序擬訂會議日程1.會議日程是指把會議議程規定的各項活動按單位時間進行具體的落實和安排。2.內容：不僅包括圍繞會議議題的全部活動,還包括會議過程中其他的輔助活動。3.結構：標題+正文擬訂會議議程、日程、程序擬訂會議程序會議程序的書面結構：(1)標題:由會議全稱和“程序”或“順序表”字樣組成。(2)題注:標明會議活動的具體日期,用圓括號括起來。(3)正文:用具體的時間或序號列出相應的活動步驟,要求詳細、明確。發放會議通知會議通知的類型與方式擬訂會議議程、日程、程序會議通知的內容會議程序的書面結構：(1)標題:①

機關名稱+會議名稱+“通知”，用于正式的重要會議；②

只寫“會議通知”或“通知”，用于事務性或例行性會議。(2)通知對象:

①對象為單位，寫特稱或統；②對象為個人，直接寫與會人員姓名。（通知對象有時未必是參加會議的對象）(3)正文:

會議的目的、名稱和主題+時間+地點+參加對象+其他事項。(4)落款與日期:

寫明主辦單位的全稱,并注明發出通知的日期。(5)回執:一般性回執的正文制成表格形式；簽收性回執要寫明通知的標題和隨寄文件的名稱,要求對方填寫是否能按時參加會議并簽字。擬訂會議議程、日程、程序一般性回執格式擬訂會議議程、日程、程序簽收性回執格式準備會議材料與物品會議的指導文件會議的主題文件會議參考文件會議管理文件

會議文件

會議物品和設施

·

常用文具·

印刷設備·

會場基本設施·

會場裝飾用品·

視聽器材·

通信設施·

交通工具等制發會議證件

會議證件的作用與種類

·會議證件的作用1.

表明會議期間各種人員的身份,便于接待和會場的管理。2.便于代表之間的相互辨認、聯系和交流。3.憑證出入會場,保證會議安全。4.便于統計出席人數。5.

給與會人員留作紀念。

·會議證件的內容1.

內容包括：會議名稱、會徽、姓名、照片、證件種類、組別或代表團名稱、證件編號、會議日期。2.有特殊要求的會議證件還可以設計一些特殊的標記。制發會議證件

會議證件的使用與制作

·佩戴在身上的證件：系帶的卡片、黏性標簽、有夾子的卡片。·桌簽式姓名卡片及座簽式姓名卡片：桌簽、座簽。常見的座簽形式有插入型卡片型和折疊型。

會場路線指示牌

·制作會場指示牌注意事項：慶典性的會議和招待性的會議,指示牌的內容大多是“會議室請往這邊走”,然后下加一個箭頭指明方向。安排會議生活·做好與會人員的生活安排工作,讓他們賓至如歸。·若有外出參觀等活動，需附帶乘車安排。·食宿安排和乘車安排須十分細心,應編制出相應的表格或名單主要內容住宿及乘車安排表布置會場

會場形式布置布置會場安排會議座次(1)凡有正式公布名單的會議,按照名單先后順序排列座次。(2)按照選舉得票多少排列座次,得票數一樣的,以姓氏筆畫為序排列先后順序。(3)按照姓氏漢語拼音為序排列座次。(4)按照姓氏筆畫為序排列座次。安排座次的方法橫排法豎排法左右排列法環境布置會場環境布置包括：主席臺的裝飾、會場的裝飾、色調的選擇、花卉的布置。布置會場主席臺布置技巧(1)國內會議主席臺的座次排列：

身份最高的領導人就座于主席臺前排中央,其他領導人則按先左后右、一左一右、前高后低的順序排列。(2)國際性會議主席臺的座次排列：

主辦方中身份最高的出席者居中,其他來賓按身份高低、先右后左向兩邊排開。(3)主席臺多排座位的排列：

同會場座位布置相比,主席臺的座位布置可以選擇的形式較少,一般都采取橫向排列。講臺講臺一般只設一個,可設在中央,也可設在右側。揭幕架可在主席臺的左側設揭幕架,與講臺對稱。揭幕架上事先放置好所要揭幕的碑、牌、像等,用合適的布料罩住。布置會場會標將會議的全稱以醒目的標語形式懸掛于主席臺前幕的上沿或天幕上。會徽一般懸掛在主席臺的天幕中央,形成會場的視覺中心。天幕、臺布與花卉主席臺的天幕與臺布顏色、裝飾及花卉的選擇,要與會議主題相吻合。03會中工作學習目標知識目標1.掌握會議的報到與引導工作2.掌握組織會議進行的工作3.掌握會議期間的生活服務工作知識目標能夠掌握會中工作的內容和要點素質目標具備團隊合作的精神和敏銳的觀察能力任務引入A公司的新產品發布會即將開始,總經理秘書小桐正站在會議大廳的入口處,她一邊做著最后的檢查,一邊等待嘉賓的到來。她在檢查主席臺嘉賓的簽名時,發現主席臺上放置的名簽有問題,一位董事因故不能前來,名簽卻沒有被撤掉;而另一位嘉賓剛剛來電話說要來,名簽還未準備好。這時她的手機響了,原來是接電視臺記者的汽車在路上拋錨了,重新派車已經來不及了。同時,大會秘書組的工作人員來報,宣傳材料不夠。此時嘉賓已陸續到來。任務引入小桐立即安排負責會場布置的人員撤掉未到嘉賓的名簽,放上新增嘉賓的名簽,同時要再檢查一下主席臺座次,不要顧此失彼;另外通知大會秘書組,要將來賓名單根據變化加以更改,避免會上領導在介紹時出現錯誤。她還通過電話告知接記者車上的秘書:先打出租車去電視臺接記者和攝像設備;并派一輛車去救援壞了的車,或讓壞車原地等待專業救援,同時調整大會的車輛安排計劃。大會宣傳資料不夠,就向與會人員解釋其他宣傳資料正在送來的途中,然后讓秘書組的工作人員立即送原稿回公司加印或在會議地點附近找一處復印服務點加印,并提醒工作人員打出必要的富余資料。小桐自己則遇事忙而不亂、從容鎮定、堅守大廳,準備迎接嘉賓的到來。會議報到與引導工作

·會議接站

·會議報到①

確定迎接規格

②做好接站準備

③設立接待標志

④掌握抵達情況

⑤介紹賓主雙方(1)會議報到的方式：①由與會人員本人持會議通知親自報到。②由與會人員本人持單位介紹信親自報到③由本單位與會人員代為報到。(2)與會人員報到時,秘書應做的工作：1.查驗證件2.確認報到人身份,并填寫有關信息。3.統一接收審查與會人員隨身帶來材料,經審查后再統一分發。4.分發會議文件、證件、文件袋等會議用品。5.預收會務費、食宿費、資料費等費用,當場開具收據。6.安排與會人員住宿。會議報到與引導工作

·會議簽到會議簽到的作用(1)便于統計實到人數,以確定法定性會議的有效性。(2)檢查缺席情況,以便及時通知有關人員到會,或通知缺席對象另行補會。(3)慶典性、紀念性和追悼性會議活動的簽到表可以珍藏,留作永久的紀念。(4)與會人員的親筆簽名是其參加會議活動的書面證明,可為日后的查考提供歷史憑據。封面簽到表會議報到與引導工作

·會議引導

會議引導是指會議活動期間會務人員為與會人員指引會場、座位、展區、餐廳、住宿的房間,以及與會人員詢問的路線、方向和具體的位置。

要求：1.負責引導的禮儀人員要統一著裝,熟悉會場的布局,以及各種配套設施的情況。2.大型會議活動的禮儀人員要了解本地的交通、旅游、購物等情況,以備與會人員隨時咨詢。3.國際性會議的禮儀人員要掌握外語會話能力。組織會議進行的工作01檢查會場準備情況會場的安全保衛工作：(1)與會人員入場時的驗證與收票工作。(2)保持會場內的秩序,維護場內設備。(3)關注會場內各種設備的使用情況。(4)做好會場內的安全保衛工作。會場的保密工作：(1)應有相應的值班制度與要求(2)對保密文件的分發、收回及會議內容的保密要制定一套嚴格的程序與制度。02

會場的安全保衛和保密工作03

會議交通服務1.

籌備會議用車。2.

擬訂會議用車制度和紀律會議用車或會議工作機構用車。3.

合理調度會議用車,確保會議進程按計劃實施。4.

對駕駛人員的管理。組織會議進行的工作04會議記錄、會議紀要、會議簡報與新聞報道會議記錄：會議記錄：(2)會議記錄的要求：

①

速度;②

紀實性。(3)記錄會議的重點。會議紀要目的：①讓與會人員帶回去作為傳達、貫徹會議精神的依據；②上報,使上級主管部門和有關單位了解會議的情況或予以轉發。目的：組織會議進行的工作04會議記錄、會議紀要、會議簡報與新聞報道會議紀要目的：①讓與會人員帶回去作為傳達、貫徹會議精神的依據；②上報,使上級主管部門和有關單位了解會議的情況或予以轉發。類型：例行會議紀要、工作會議紀要。內容：會議情況簡述、對會議主要精神的闡發。擬寫要求：應做到“記實、記要”。會議簡報要求“快、新、實、短”。新聞報道秘書在會前與新聞媒體聯系好,邀請他們到會報道,并及時將會議精神宣傳出去組織會議進行的工作05對會議發言人的管理及其他工作會議紀要1.會議組織者要安排好會議發言人的人選及發言順序,要注意每個人的發言時間及內容的合理性。2.確定發言人后,要對發言人發出邀請,當發言人到會后,根據計劃安排發言人的順序,確定每個人的發言時間。3.會務人員還需備一些常用藥品,以備與會人員急用。4.會議進行時,會務人員要做好與會人員需要的傳真或復印等工作。會議期間的生活服務工作及時訂購回程票打印并分發會議代表通信錄組織拍攝會議集體照及活動照做好會中與會人員的食宿服務04會后工作學習目標知識目標1.掌握送別會議代表的要求2.掌握會場的善后工作3.掌握整理會議文件的要求4.掌握會務工作的總結和反饋工作知識目標能夠掌握會后工作的內容和要求素質目標具備及時跟進的能力,以及分析和評估的能力任務引入A公司2022年業務洽談會終于圓滿結束,張副總經理對這次會議的組織表示滿意。在安排好與會人員離會后,秘書小萌馬上將此次會議所產生的文件收集起來,包括會議方案、議程表、日程表、邀請函、受邀請客戶名單、開幕詞、會議記錄、會議發言等文件,并將其分門別類地整理好,形成一個主題為“2022年業務洽談會文件”的卷宗。任務引入找原統計數據的工作人員時,發現該工作人員到醫院看病去了。好不容易找到他,他卻記不起數據是多少了。找救災辦的工作人員也沒用,因為昨日數字是估計數,別人并不清楚。想找原材料,但又在省委領導手中。綜合科全體動員為此事奔忙,還是沒有結果。匯報材料催得很急,只能向省委領導秘書說明情況,并希望秘書想辦法抄下數據。出人意料的是,秘書早在他的筆記本中留下了這些數據,問題迎刃而解。送別會議代表結清會議費用分發回程票,安排車輛和人員送站會議結束時,應通知與會人員到會務組領取代為預定的回程車(機)票,同時,提前安排車輛和人員根據與會人員的離去時間組織送站,會議組織者應根據車輛的承載量安排合適的車輛為與會人員送行。會場的善后工作清理會場歸還所借物品結算會議開支費用(1)拿走通知牌和方向標志。(2)清理會場內的其他物品。(3)通知配電人員和服務人員關閉會場電源。整理會議文件整理、分發會議記錄形成大會決議、簡報或紀要收全會議材料,匯編會議文件,并分類、立卷、歸檔匯編會議文件一般可分為兩種：①檔案資料需要的匯編②供學習使用的匯編會務工作的總結和反饋工作——總結

·會務工作總結的主要內容1.檢查會議預案所制定的各項會議工作是否準確到位,有無遺漏和重復之處。2.檢查會務工作機構之間及與相關部門、單位的協調狀況。3.檢查每個會務人員是否完成會務工作及完成質量。4.總結進一步提高會議效率與效益的方法。

·會務工作總結的方法1.會務人員在會后進行個人書面總結。2.各會務工作部門或相關部門分別進行小組總結和相互評議。3.必要時進行大會交流、總結與表彰,以起到激勵和鼓勵的作用。會務工作的總結和反饋工作——反饋

·會后信息反饋的主要內容1.下級單位傳達和貫徹落實會議做出的決定、決議及有關精神是否迅速、及時。2.下級單位在貫徹落實會議精神方面有哪些經驗。3.下級單位在貫徹落實會議決定、決議時遇到哪些困難和問題,這些困難和問題是由什么原因造成的。

·會后信息反饋的方法1.通過電話向有關方面口頭催詢交接情況,然后向上級單位匯報。2.要求有關方面提交書面報告,經秘書部門匯總整理后呈交上級單位。3.秘書部門派人深入有關單位實地檢查和催詢,了解情況,寫出調查報告呈交上級單位。4.經領導批準后,一些貫徹精神的好經驗、好方法可以采用簡報的形式予以推廣。05談判工作學習目標知識目標1.掌握談判的準備工作、過程2.掌握秘書受權談判的策略知識目標能夠掌握談判工作的要點素質目標具備敏銳的洞察力和判斷力,樹立誠信、可靠的良好形象。任務引入A公司和B公司在一個最新項目上準備達成合作,最后一輪的談判已經定好時間。然而,就在談判前一天,A公司擔任主談的張總經理突然接到來自C國的消息,稱A公司在C國的子公司受地方暴亂牽連,損失慘重。張總經理決定親自到C國處理事故,找到助理林娜,授權林娜作為張總經理的全權代表,在明天的談判上擔任主談,并當場簽署了一份授權委托書。林娜覺得肩上責任重大,遂將為張總經理緊急訂票、準備出國手續等事宜交給秘書小李。林娜抓緊時間與張總經理溝通談判事宜,包括己方可以承受的最低價格等一些細節。張總經理又交代了一些注意事項。等一切已經溝通得差不多時,林娜對明天的談判已經心中有譜,張總經理也已經準備啟程。任務引入在談判的準備階段及前幾輪的談判中，林娜已經做了許多準備工作，對這次談判還是有充分把握的，加上與張總經理臨行前的溝通，林娜駕輕就熟地圓滿完成了談判任務，雙方最后達成合作。張總經理處理完C國的事情回來時,正好趕上雙方的慶祝宴會。張總經理對林娜的表