管理制度匯編

行政管理制度

xxx某某網絡有限公司

管理制度匯編

（修正版）

二零零一年十月

行政管理制度

第一章文件管理制度

第一節總則

一、為適應公司全方位規范化科學管理，做好公司文件管理工作，使之規范化和制度化，特

制定本制度。

二、公司文件是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽

工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認真做好文件的管理工作，有效地

為公司發展服務。

三、公司全體員工都應發揚深入調查、聯系群眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作

風，努力提高文件質量和處理效率。

四、文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。公司文件由總

經辦統一發放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

第二節文件分類

一、規定。發布重要的行政規章制度，采取重大的強制性行政措施，用“規定”。

二、決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。經會議討論通過并要求貫

徹的事項，用“決議”。

三、通知。轉發上級機關文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項，用“通

知”。

四、通報。表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息，用“通報”。

五、請示、報告。向上級請求批示與批準，用“請示”。向上級匯報工作、反映情況、提出

建議，用“報告”。

六、批復。答復請示事項用“批復”。

七、函。商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等，用“函”。

八、會議紀要。傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用“會議紀要”。

第三節文件格式

一、文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、

主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部份組成。

二、文件標題應準確簡要概括文件的主要內容。

三、發文字號包括代號、年號、順序號。

四、公司發文代號分為四種：①“XXX發”、②“XXX人發”、③“XXX客發”。冠以上述

發文代號的內發文件應對全公司具有效力，對外發文應代表公司的整體意志。

發文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日常的程

序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉。力避隨意發文。

“XXX發”用于公司及各部門的對內對外發文，由總經辦統一編號；“XXX人發”、

“XXX客發”分別用于人力資源部的對內對外發文及客戶服務中心的對外發文，文件

由發文部門自行編號，總經辦統一認定。（公司其他部門均以“XXX發”的代號發文,

以②、③代號發文，須在發文權限范圍內。）

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。

七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。

八、文件內容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。

九、發文單位必須注明全稱。

十、多頁文件應標明頁碼C

十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側留裝訂位。

十二、文件紙一般使用A4型。

第四節收文

一、收文一律使用《xxx某某網絡有限公司收文簿》。

二、外單位來文均由行政部指定專人收文，由總經辦統一拆封、登記，根據文件屬性及時分

送相關部門。

第五節辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、辦文由總經辦統一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

四、文件的催辦由總經辦負責，防止漏辦或延誤。

五、嚴格按照時限要求完成。

六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續，防止文件遺失。

七、文件辦理完畢后，統一交由總經辦指定專人保管、立卷歸檔。

第六節發文

一、發文一律使用《XXX某某網絡有限公司發文稿紙》。

二、發文程序如下：

公司內部發文：

擬稿人一部門經理核準一主管副總經理一總經辦統一編號一打蓋章（簽字）一發

文f備案

對外發文：

擬稿人一部門經理審核一主管副總經理一總經理核準一總經辦統一編號一打印一蓋章

（簽字）一發文一備案

第七節其他

一、時限要求：

1、特急：限4個工作時內完成。

2、急：限8個工作時內完成。

3、平：限16個工作時內完成。

二、文件的保密要求：

1、絕密文件：閱后應立即退回發文部門，并由發文部門保存在保險柜內。

2、機密文件：閱后應立即保存在保險柜內。

3、秘密文件：閱后立即保存在文件柜內。

三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執行。

第二章檔案管理制度

檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄，是實現今后決策科學化的重要依

據。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。

第五節保存期限

檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦

理：

一、永久保存：1、公司章程；2、股東名簿；3、股東會、董事會、監事會會議紀要；4、公

司證照：5、各級批文；6、印鑒；7、公司年度經營計劃；8、公司年度經營總結；9、

年度財務報表；10、技術資料：11、不動產所有權狀及其他債權憑證；12、人事資料;

13、大型活動圖片、音像資料；14、其他核定須永久保存的文書。

二、十五年保存：1、會計憑證；2、其他經核定須十五年保存的文書。（其它財務檔案的保

存期限按國家相關規定執行）

三、五年保存：1、期滿或解除的合同協議；2、完結后的項目方案；3、其他經核定須保存

五年的文書。

四、一年保存：1、部門工作計劃及工作總結；2、完結后的部門請求報告；3、完結后無長

期保存必要文書。

五、公司規章制度由總經理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。

第六節保管部門

一、財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。

二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

三、股東會、董事會、監事會資料由董事會秘書保管.

四、其他檔案均由總經辦指派專人保管。

第七節檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發之日起移交總經辦。

二、公司章程，股東會、董事會、監事會會議紀要、決議，應自簽發之日起三日內移交總經

辦。

三、合同協議應在簽訂之日移交總經辦。

四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的1月和7月。

六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。

七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經辦留存一份。

第八節檔案調閱

一、因工作需要需調閱檔案時，須填寫《檔案調閱申請單》（附表3）,并經相應核準人核

準后方可調閱。

二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調閱

須部門經理核準，跨部門檔案調閱須總經辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印,

使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理

制度》）o

三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。

四、調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。

五、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

七、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。

第九節檔案銷毀

一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。

二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4）,經相應核準人核準后方

可銷毀。

三、部門內部檔案由部門經理核準銷毀；機要檔案由總經理核準銷毀；其余檔案由主管副總

經理核準銷毀。

四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經辦指定專人監督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記

表》（附表5）。

五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的1月和7月。

六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份.總經辦一份。

第十節其他

一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

二、所有檔案應有專柜存放、力口鎖，定期清理通風，防濕。

三、所有檔案不得隨意查閱、復臼，不得置于公共場所。

四、本制度附件包括；《機要檔案管理制度》.

五、以上表格均由總經辦統一編號。

六、各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案。

第三章印章使用管理規定

一、根據公司不同業務的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權益不

受損害.杜絕失誤發生.特規定如下印章使用辦法C

二、印章刻制按公司業務需要由部門提出申請，公司領導批準后，由總經辦統一辦理。印章

刻好后由總經辦辦理印章登記手續，填寫《印章管理登記表》（附表1）,備案并留好

印章樣圖。

三、總經理通過授權賦予一些部門對其部門（專業）印章的保管權和使用權。由被授權人在

總經辦簽字領取印章，指定專人保管。

各部門在使用印章時應嚴格遵守印章授權使用范圍、期限等規定。

四、公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規定見下表:

序印章保管

使用范圍使用審批人使用規定備注

號名稱部門

公司對外所有正

式文件，總經理

1公章對內通益等正式總經辦

或授權人

行文

財務報表使用時，

由財務會計部經理

公司正式財務文審批，除支票用印

財務財務財務會計部

2件、報告、證明、按照《財務管理制

專用章會計部經理

票據等度》相關規定外，

其余均由主管副總

經理核準

合同參見”合同參見《合同財務合同需總經理

3公司各類合同總經辦

專用章管理規定》管理規定》核準

法定代表見《財務制

財務見《財務制

4人印（支支票度》有關規

會計部度》有關規定

票）定

法定代表公司正式的合同，

總經理或授《合同管

5人印（除財務報表文件、票總經辦

權人理規定》

支票外）據

公司物品進出證行政

6行政部章行政部經理

明管理部

>公司人事證

明

>員工聘用、解

聘等各類通重大事項與外單位

人力資源人力人力資源部

7知人員出具證明，需

部章資源部經理

>工資發放,調總經理審批

整通知

>對口單位函

件往來

>工程施工告

工程建設維

工程專用示工程建設

8護中心負責

印章>工程建設中維護中心

人

與相關單位

的非正式函

件往來

>用戶通知、告

客服中心示客服客服中心

9

印章>客戶申述處中心經理

理的回復：

五、印章由指定保管人專人妥善保管。保管人對所負責的印章丟失或盜用，所引起的經濟

損失和法律責任等負全部責任。

六、當印章管理人變動或印章在經公司領導審批同意調走時，應及時辦理交接手續，填寫

“印章管理登記表”。

七、印章的使用

1、每枚印章使用前要由經辦人填寫《印章使用審批單》（附表2）,并經指定的審批

負責人進行審核。審批人要按公司有關規定審查要加蓋印章的文本內容是否在授權

的范圍內，審批通過后通知印章保管人員后，方可使用印章。審批人對文本加蓋印

證后的一切經濟損失和法律義務負主要責任。印章保管人須將加蓋印章的文本連同

《印章使用審批單》歸檔保存。

2、公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經部門經理提出書面借用申請，

并經總經理批準簽字后方可借走，借用時須填寫《印章借用申請表》（見附表3）,

并必須兩人以上一起辦理借用手續，在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當天

歸還，不得延誤。章外借期間的使用由部門負責人全權負責。

3、員工如需要公司出具有關證明，本人應先提出書面申請，部門負責人審核，總經辦

簽字后方可蓋章。

八、責任

1、印章使用責任人（簽字人）對印章負有經濟、行政、法律責任。監印人員對違反規

定的簽印有權拒絕用章，卬章保管人員不得私自動用印章。若非法使用印章，一經查

出根據事件的嚴重程序給予嚴厲的行政處分或追究其經濟、法律責任。

2、若印章在使用、保管過程中不慎遺失，則追究責任人相應的行政、經濟責任，給予

嚴厲的處分，并賠償所發生的一切費用。

第四章證照管理制度

一、公司證照由總經辦指定專人統一管理。

二、證照是指由上級主管部門頒發的各類證書、批文等。

如：營業執照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務登記證、ISP經營許可證等等。

三，證照的使用包括借用、女印等。

四、證照使用必須填寫《證照使用申請單》。

五、證照借用程序：

借用人申請一部門負責人復核一主管副總經理審核f總經理核準一辦理借用手續一

歸還借用完畢后，應在時限內歸還證照保理人。

六、證照復印程序：

借用人申請f部門負責人復核一主管副總經理核準f辦理借用手續一歸還

如證照復印件未使用，應立即退還證照保管人。

七、如需使用原件，則須總經理核準。

八、證照復印件必須加蓋“再復印無效章”。

九、證照保管人必須做出登記，認真填寫《證照使用登記表》。

第五章證明函管理制度

一、證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權委托書等。

二、公司證明函由總經辦指定專人統一管理。

三、使用證明函必須填寫《證明函使用申請單》，經部門經理核準后方可。

四、法定代表人證明書、授權委托書須經主管副總經理核準。

五、使用證明函必須做好登記，填寫《證明函使用登記表》。

六、嚴禁開出空白證明函或外借證明函。

七、證明函開出后,使用人應妥善保管C如發生遺失或被盜,應立即向主管領導獷報,并

迅速采取相應措施，避免造成損失；如證明函未使用，應立即退還總經辦。

八、總經辦應妥善保管證明函存根。

第六章會議管理制度

一、總經理辦公例會

1、總經理辦公例會分工作例會和專題會議。

2、工作例會于每周一定期召開，由總經理主持。會議由總經辦召集。

3、專題會議必須由主管副總經理提議，總經理同意后方可召開,

4、總經理會議都應做好會議記錄，必要時應形成會議決議。

二、部門主管工作例會

1、部門主管工作例會于每周一定期召開。

2、公司經營班領導至少應有一人出席，由總經理召集、總經理或副總經理主持。

三、重大事項專題會議

1、需由部門經理提議，由總經辦統一安排。

2、會議由部門經理召集、主持，由主管副總經理核準。

四、部門內工作例會

1、部門內工作例會召開時I'反由部門自定。

2、部門經理主持。

五、以上會議共同事項：

1、專題會議的召開應填寫《會議提案表》。

2、會議經核準召開后，由總經辦發《會議通知單》。

3、所有會議應做好會議記錄。

4、會后形成會議紀要，及時傳達會議精神。

5、以上第一、二、三項會議的會務工作由行政部統一安排。

6、與會者應做好會議準備，準時出席。

7、因故無法出席或無法準時出席者，應以書面形式請假，報上級領導批準，否則作

無故缺席處理。

8、由會議主持人負責會議考勤工作。

9、會間應關閉通訊工具，或將其消音。

第七章物資管理規定

為使辦公用品管理合理、有效，進一步做到規范、標準，結合公司的具體情況，特制

定本規定。

一、本規定將辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。

1、消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復寫紙、卷宗、標

簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書釘等。

2、管理消耗品：鋼筆、簽字筆、白板筆、修正液、打（復）印紙等。

3、管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、計算器、印泥、筆筒等。

二、辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。“個人領用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、

簽字筆、直尺等。“部門領用”系部門共同使用用品，如打孔機、大型釘書機等。

三、消耗品及管理消耗品每月25日申請一次，管理品每季度末的十日內申請一次，原則上

不再另行申請。

四、各部門于每年的1月25日填報《部門年度固定資產申購單》，交行政部匯總，并會同

財務會計部共同擬定《公司年度固定資產購置計劃》。

五、原則上，每人每月發放圓珠筆芯或簽字筆芯一支，便條紙及信紙各一本。每人每季發膠

水一瓶、大頭針、回形針、釘書釘各一盒、筆記本一本。不夠用者，可經部門主管批準

后另行申請。

六、每人及每部門設立“辦公用品領用登記卡”一張，由行政部統一保管，并控制辦公用品

的領用狀況。

七、行政部可向文具批發商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應酌量存庫。

八、新進人員到職時按“新員工辦公用品領用標準”在行政部部門領用，離職時，應將剩余

辦公用品一并退還行政部。

九、印刷品（如信紙、信封、表格等）,除各部門特殊表單外.其印刷、保管均由行政部統

一管理。

十、固定資產、辦公用品丟失或被盜、損壞，公司將根據具體原因追究當事人相關物品凈殘

值予以賠償（保險公司賠付部分除外）。對于重大責任者，除追究經濟責任外，還將視

情節給予相應的行政處罰，甚至追究法律責任。

第八章公司車輛管理規定

一、為加強公司車輛的保管及有效運用，特制訂本制度。

二、本制度適用于公司所有車輛的使用、申請及開車前后應辦的手續，如檢查、保養、修理

及使用中交通法規的違規和車輛損害處理等。

三、本公司的所有車輛統一由行政部管理，并指派專職司機駕駛并負責保養。

四、各部門需要使用車輛時，應事先填寫《派車單》，經本部門經理核準后交行政部統一調

派。行政部經理簽字同意后交專職司機，司機必須按單行車，用車人不按派車單行駛，

司機有權拒絕，如有特殊情況，應及時通知行政部。

五、用車原則：

1、部門經理級以上人員因工作需要可申請用車；

2、公司其他員工因工作急需用車者，需由部門經理核準，方可申請用車。

六、公司非公用派車：

1、部門經理級以上員工因私人性事務用車，需填寫申請單后，經報總經理審批同意，行

政部可根據公司用車情況進行調派。

經呈準的私人性事務用車，申請人應該負擔使用里程的油資及過路橋費停車費及專職

司機的誤餐補助等其它相關費用。

原則上，公司私人性事務用車應由公司指定的專職司機或者有駕駛執照的公司員工（需

經行政部及總經理同意）駕駛，非公司員工不得駕駛本公司車輛。

七、車輛的維修及保養

1、車輛需隨時保持整潔，保證性能良好。車輛專任司機應每周實施定期檢查及保養，以

維持機件的壽命，確保行車安全；

2、車輛的有關證照及保險資料統一由行政部保管，行政部統一建立汽車檔案，并負責按

時進行車輛的保養、年檢及過橋費、養路費等定期費用的繳納。

3、車輛的保養和維修原則上在公司指定廠家進行。如需大修要與廠家簽定協議，車輛維

修完畢需當場進行驗車，確保維修質量，要求廠家出具修車費用決算單交回公司以便

與廠方結算時對帳。

八、車輛安全

1、為保障行車安全，司機在行車前應注意休息并不得飲酒；

2、每次出車前應檢查車況，如車燈、水箱、剎車系統、輪胎等，如發現損壞或其它問

題應及時報告行政部.

3、節假日或夜間，公司車輛原則上應停放在公司指定的停車場，如遇特殊情況需停放

在外，駕駛人應報告行政部。駕駛人應保障車輛的安全并承擔相應的責任。

九、違規和事故的處理：

1、超速、超載、任意停放及違反交通規則之一切罰款由駕駛人自行負責。指定駕駛人

如把車隨便交由其他人駕駛而發生違規，車損等之罰款或損修全由指定駕駛人負責

賠償；

2、無照自駛發生車禍全部賠償由駕駛人自行負貨；有照駕駛如系本身操作不當發生車

禍全部由駕駛人自行負貢。

第九章考勤管理制度

為維護公司正常工作秩序，加強公司員工考勤管理，特制定下列規定：

一、考勤時間：上午9:00-12:00下午13:00-5:30

（如有調整，以行政部發文通知為準），

二、每周工作日為五天，星期六、星期日為法定休息日。

三、具體規定

1、公司員工考勤分為任務目標考勤和作息時間考勤兩類，業務部、工程建設

維護中心員工將根據其工作實際情況化分出任務目標考勤類員工，其他員工將同

公司其他部門員工納入作息時間考勤類.作息時間考勤類員工每天上班時間必須

準時到公司簽到.

2、公出：如因特殊情況第二天需直接外出辦公而不能打考勤者，必須提前填

寫外出申請單，由部門經理簽字同意后交行政部備案。

3、遲到：考慮到市內交通堵塞問題，兩次遲到不扣罰工資，但取消全勤獎，從第三

次起，根據遲到次數每次扣罰工資10元。遲到超過一小時及早退若無適當的理由

按曠工處理。

4、曠工：員工無故不上班，且沒有向有關部門請假或無法出具有關的證明以曠工處

理。曠工半天，扣罰當月工資額的20%；曠工一天，扣罰當月工資額的50%；曠

工兩天以上（含兩天），扣罰當月工資并視情節輕重予以相應的行政處罰處理。

5、因病、事假不能堅持上班者，需書面申請，經部門經理或主管副總經理批準后方

可安排休息。若病假超過二天者，應持醫院有效證明補假。并填寫“請假申請表”，

以便行政部作考勤依據，

6、員工在登記考勤時，不能弄虛作假。否則，作假的時間部份作為曠工處理，最后

考勤的結果統計，由行政部確定后交人力資源部。

7、除公司表揚公布外，對當月全勤的員工，應該由總經理在當月分配（上月的）獎

金時考慮獎勵，或由公司頒發50元獎金；對全年全勤的員工，年底將由公司頒發

500元獎金。

8、行政部經理負責處理日常的考勤工作方面的爭議問題，重大問題向總經理申報處

理。

第十章出差管理制度

為了公司員工出差管理有序，嚴格控制費用開支，根據國家財政部有關規定及

公司具體情況，特制定本規定。

第一節出差

一、本公司員工出差分為：

1、市內出差：出差當日可能返回者。

2、遠途出差：出差必須在外住宿者。

二、出差前應填寫出差申請表，并到有關部門辦理出差借款等手續。

三、出差借款金額：出差人員必須提交出差事由及經費使用申請報告，由所在部門負責人簽

字后報主管副總經理審批C原則卜每人每日不超過本人出差補助標準的總計C返回后二

個工作日之內完成報銷手續，并結清余款。未按時報銷者，財務可于當月工資中先予扣

回，等報銷時再行核付。

四、出差的審核決定權限如下：

1、員工當日出差時由部門經理核準。

2、長途出差：4日內由部門經理核準，4日以上由主管副總經理核準，部門經理以上

人員由主管副總經理核推。

第二節補助標準

一、出差不得報支加班費，但假日出差另計。

二、出差途中除因病或遇意外災害，或因工作實際，需要延時外，應電話請示，不得因私事

或借故延長出差時間，否則其差旅費不予報銷。

三、員工出差旅費，應據實提出收據，不得虛報。如有虛報除將其虛報款項追回外，并視其

情節輕重，酌予懲處。

四、市區內差旅費按以下標準包干使用（詳見人力資源部相關規定），在發放工資時一并發給,

不再另行報銷：

五、遠途出差差旅支付。（市外差旅費標準參見附表1）

1、出差住宿、交通及餐費補助標準（單位：元/天）超標自付，欠標不補。

2、遠途出差需搭乘飛機的，需報經主管副總經理審批，原則上由公司行政部統一購

買機票。

3、乘坐/車、輪船的按實際長途出差需搭乘長途汽車的以實際票面價報銷，火車以

硬座、硬臥價報銷，輪船按三等艙報銷。

第十一章通訊費用管理制度

一、本規定所指的通訊費是指公司員工因公司的業務或工作需要，使用自己購買的

或公司所有的通訊工具（手機、傳呼機）而產生的通訊費用。（通訊費用報銷

標準參見附表2）

二、除特殊情況外，公司不為員工購買通訊工具（手機、傳呼機）和手機卡等，也

不承擔因維修通訊工具所產生的費用。

三、如員工使用的通訊工具為公司所有，其產生的費用應由使用該通訊工具的員工

負擔并按規定報銷。

四、員工應將自己手機及呼機號碼在行政部登記備案，沒有登記的不予以報銷。

五、員工應保證在工作時間內開啟登記報銷的通訊工具，以保證聯絡的暢通。如無

特殊原因在工作時間內關閉通訊工具而影響到公司正常工作的，公司將試情節

輕重予以處罰，嚴重的將取消其報銷資格。

第十二章非工程采購及收貨管理制度

一、所有部門的非工程采購需經過行政部，申請人需在實際采購前向行政部提交由申請人部

門經理批準的非工程采購申請單。申請人可提出對供貨商的建議，由行政部統一采購。

二、經行政部采購的項目包括（不僅限于）下列采購項目：

1、公用事業及電話服務。

2、辦公用品、辦公設施、房屋、倉庫、車輛的租用。

3、機票、酒店代理。

4、貨物運輸、郵政、郵電服務差

5、廣告、印刷服務。

6、辦公保險。

7、與信息系統相關的軟硬件設備及服務。這里的軟硬件設備包括各種電腦、服務器

及周邊設備，如打印機、掃描儀、調制解調器、磁帶機等，網絡設備包括交換機、

路由器、布線系統、布線設備等，以及在上述設備上運行的系統軟件，各種應用

軟件，各種為建設信息系統而需進行外包的服務項目。此類用品的采購需先申報

管理信息部提出采購建議，由行政部按建議具體實施采購。

三、當行政部所獲報價高于采購申請單上申請人所要求價格的5%,或大于人民幣100元，

需在申請人部門主管重新加簽后，方可向供貨商簽發采購訂單。

四、所有采購訂單需由行政部發出，采購訂單應由行政部授權簽發。

五、采購訂單應依據采購申請，發給經審核的供應商。無采購申請，行政部不能發出訂單,

采購訂單發出前，不得支付任何采購預付款。

六、所有收貨必須由獨立于采購人的收貨人完成。收貨必須在訂單完成之后，否則收貨人員

有權拒絕收貨。

七、庫管人員負責核實發票上的數量、金額是否和訂單一致，據此填寫收貨報告。收貨人員

立即通知申請人取走貨物，申請人須在收貨單上簽字。簽字的收貨報告、采購申請單、

發票交給財務財務會計部作為付款憑證。

八、行政部每十天對未完成訂單進行跟蹤。對滯期30天的訂單將在跟蹤后，決定訂單有效

性。

第十三章庫房管理辦法

第一節總則

1、為加強庫房管理，提高庫房管理質量，特制定本辦法。

2、本辦法中所指的庫房管理包括：物資的驗收、保管、發放、回收、登記造冊等

工作。

3、本人司的庫房管理依本辦法執行。

第二節物資運行流程

1、入庫程序：

采購員采購一供貨商供貨一采購員檢驗物資質量一采購員填寫《入庫單》，并簽字一庫

管員清點物質數量，并在《入庫單》上簽字一登賬或錄入數據庫一財務稽核

2、領料程序：

需求單位需求部門填報物資需求計劃單一項目工程師公司領導審核、并簽字一領料單位

專人領料人填寫《領料單》，并簽字一庫管人員發料，并簽字一登賬或錄入數據庫一財

務稽核

3、退庫程序：

領料人填寫《退料單》，并簽字一項目工程師領料人部門經理審核，并簽字一庫管人員

驗收，并簽字一登賬或錄入數據庫一財務稽核

4、庫管人員在入庫單、領料單或退料單簽字后，應在24小時內及時登賬或錄入數據庫，并

在登賬或錄入數據庫后24小時內將單據或數據資料交財務稽核

第三節物資的驗收

1、物資的驗收由采購員和庫管員共同完成。

采購員對物資的質量負責。

庫管員對物資的數量負責。

2、驗收時應核對供方“送貨單”內容填寫是否詳細,是否已填寫了物資的品名、編號、型

號、規格、數量等內容；核對實物；物資及包裝上是否貼有標簽c

3、嚴格做到五不點收：憑證手續不全不收；品種規格不符不收；品質不符合要求不收；無

計劃不收；逾期不收。

4、對于不合格品，采購員要催促供方及時換貨。

5、采購員在送貨單上注明到貨時間。

6、采購員填寫《入庫單》，在庫管員處辦理入庫。

7、驗收合格后，采購員和庫管員均應在《入庫單》上簽字確認。

8、物資入庫后，庫管員應及時編寫貨號，編制入庫檔案。

第四節物資的發放

1、物資的發放應依次進行。

2、為防止錯發、重發和漏發，要求做到：“三核對”、“五不發”，“三核對”：領料單

與實物相核對、領料單與物卡相核對、物卡與實物想核對。“五不發”：無計劃不發、

手續不齊不發、涂改不清不發、規格型號不對不發、未驗收入庫不發。

3、物資發放出庫時，必須嚴格檢查《領料單》和審批手續；物資發放后，應即時登記入帳,

并整理有關憑證資料。

4、庫管員接到《領料單》時，應檢查其內容是否填寫齊全以及是否有其部門經理或指定專

人的簽單，手續不全不予發放。

5、庫管員接手續齊全的《領料單》后，應按所列項目和數量準備貨品，等待發放。

6、物資發放時間為：周一至周五（節假日除外）

上午9：00-11：40下午16：00-17：10

此時段外，原則上不進行物資發放（非常緊急事件除外）。

7、部門因特殊原因經公司領導批準后可領取備用物品。領用時間為每周五下午或節假日前

一天的下午。

8、必須將前一次的剩余備用物品退庫后方可再次領取備用物品。

第五節物資的回收

1、領料人對所領物資應做到專物專用，不得隨意挪作他用，若有剩余應及時辦理退庫。

2、辦理退庫手續，應填寫《退料單》，并由工程項目經理或部門經理審核，再交庫管員.

3、退料單上應注明退料原因，物資詳細情況。

4、退庫時，工程項目經理應到場核對物資品質，確認后在庫管員處辦理退庫手續。

5、庫管員應按入庫驗收標準對所退物資進行驗收、清點。

6、物資的回收時間為：周一至周五（節假日除外）

上午9：00-11：40下午16：00-17：10

此時段外，原則上不進行物資回收。

第六節物資的盤點

1、物資盤點分定期盤點與不定期盤點。定期盤點即指每月月底進行一次全面的盤點；不定

期盤點即指監管部門對庫房進行不定期的抽查。

2、物資盤點的主要內容：檢查物資的帳面數量與實存數量是否相符；檢查物資的收發情況;

檢查物資的堆放及維護情況；檢查各種物資有無超儲積壓及損壞；檢查安全消防設施。

3、對物資的盤點一般采用實地盤點法。

4、盤點時相關人員（財務、庫管人員）必須在場。

5、按盤點計劃有步驟進行，防止重復復點或漏盤。

6、盤點后，盤點人員均應在盤點報告上簽字，并報公司領導審閱。

7、庫管員應隨時與采購部門溝通庫存情況,并定期向其遞交盤點報告.

8、庫管員應于當日將前日的領存報表整理，每周末交部門主管。

9、非人為原因造成的物品報廢，如：質量不合格、受潮、因堆放擠壓造成變形損壞等，應

辦理報損手續。

第七節物資的搬運

1、按類搬運，以便于堆放，裝卸和清點。

2、搬運時要注意人員和物資的安全，避免人員傷亡和物資損壞。

3、放置物件時，要小心輕放，不能猛撞，以防損壞物價。

4、庫房內的所有物資必須按類堆放，并標貼物卡。

第八節物資的安全

1、庫房鑰匙僅限于庫管人員保管。

2、做好消防工作，提高對消防安仝工作的認識，落實各項消防措施。

3、庫房中應配備相應數量的滅火器等消防設備。

4、做到每月防火檢查，消除隱患，一旦發生火災，應沉著，冷靜，及時撥打“119”火警

臺，并正確使用滅火器，盡力控制火勢。

5、庫房內不得存放炸藥、劇毒、放射性物品。

6、應經常檢查電線是否有破損現象。

7、嚴禁用紙、布或其他可燃物遮擋燈具。

8、庫房內不準使用電爐等電熱器具，不準私拉亂接。

9、庫房內嚴禁吸煙，使用明火。

10、人員離開庫房時，必須關閉所有電源，鎖好所有門窗。

11、保安人員每30分鐘巡視庫房及周邊環境一次。

12、保安人員24小時值班，一旦發生險情，應及時聯絡庫管人員并采取補救措施，嚴重時

應撥打“110”。

13、除工作人員外，其他人員一律人得擅入庫房。

14、每日下班前，庫管人員與保安做好交接班登記。

第九節庫房的清潔

1、庫房內配備常規潔具，當每日進行清掃。

2、每周做一次大掃除，由公司清潔工配合庫房員完成。

3、空置的包裝箱、袋、紙應及時處理，嚴禁堆放在庫房內。

第十節考勤制度

1、庫管員是必須嚴格按公司制度進行上、下班打卡制度。

2、上午上班，庫管員必須在公司前臺處打卡，9：00前到達庫房，準備發料。

3、24小時保持通訊暢通。

4、若離開庫房，應告之公司前臺或庫房保安去向及返回時間。

5、若請假，需提前一天提出申請，經批準后方可休假。

附表:差旅費報銷標準（單位:元/天）

職務地區住宿市內交通費餐費

執行部門：責任人簽名:

總經理或主經濟特區、直轄市、省會城市

管副總經理實報實銷

市外其他城市

市內

經濟特區、直轄市、省會城市40010080

部門經理級市外其他城市3508060

市內3005040

經濟特區、直轄市、省會城市3509070

高級專業人

員市外其他城市3007050

市內2505030

經濟特區、宜轄市、省會城市2006060

專業人員市外其他城市1505040

市內1003030

經濟特區、直轄市、省會城市1505050

普通員工市外其他城市1004040

市內1003030

注：憑票報銷，超標自付，欠標不補

公司辦公室工作手冊

員工手冊提綱

一.總經理致詞

二.公司簡介

企業文化。

企業形象標志及其詮解。

企業目標及前景。

企業歷史梗概及業績。

股東及其背景。

企業經營范圍。

三.組織系統

組織機構圖。

部門與職能介紹。

主要領導人介紹。

四.員工的權利與義務

對員工的基本要求。

員T的權利△

員工和義務。

A.

五.公司考勤制度

作息時間。

考勤。

請假。

假期。

加班。

六.人事任免

人事職級。

聘用與辭退。

晉升與降級。

崗位調配。

七.薪資及福利

工資制度。

津貼及補貼。

獎金制度。

醫療及保險。

其他福利項目。

職業培訓。

八.獎勵，懲罰條例

獎懲范圍和條件。

獎懲種類。

獎懲標準。

獎懲程序。

九.員工行為規范

十，安全守則

十一，員工申訴和爭議程序及處理行政管理

第一節總則

第?百五十三條為完善公司的行政管理機制，建立規范化的行政管理，提高行政管理

水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循?，照章辦事，制定制度.

第二節文件收發規定

第一百五十四條公司文件由指定的擬稿人擬稿，屬董事會秘書核稿，屬公司文件由辦

公室主任擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發，屬公司的由總經理簽發，屬黨內的

由黨委書記簽發。

屬于秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，

由專人印制、報送。

第一百五十五條已簽發的文件由核稿人登記，并按“X企、董、黨、工、團、婦”等

內容編號后，送文印室打印。

第一百五十六條文件由文印室負責校對，并送擬稿人核稿人審查合格后，方能復印、

辛

nn_o

第一百五十七條文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接

件人等事項清楚，并報告報送結果。

第一百五十八條經簽發的文件原稿送保密（檔案）室存檔。

第一百五十九條外來的文件由辦公室專人負責簽收。簽收入應于接件當日即按文件的

要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接后即時報送。

第三節文印室管理規定

第一百六十條文印室人員應遵守公司的保密規定，禁止非文印室人員進入文印室，不

泄露工作中接觸的公司保密事項。

第一百六十一條打印文件，應按文件收發規定由主管領導簽署，電報、傳真、復印由

部門主任（部長）簽署。

打印文件，發電報、傳真、電傳，復印文件資料，均需分類逐項登記，以備查驗。

文印室人員必須按時、按質、按量完成每項打字、電報、電傳、傳真、復印任務，不得

積壓［遲誤。工作任務緊張時，應加班完成。工作中如遇不清楚的地方，應及時與有關人員

校對清楚。

第一百六十二條電報、電傳、傳真、文件、復印件應及時發送給有關人員。因積壓遲

誤而致工作失誤、損失的，追究當事人的責任。

第一百六十三條復印機由專人管理，非專管人員不準亂開機及印。

第一百六十四條原則上不接受外單位、個人的資料打印、復印，如確定需要，經辦公

室主任批準后辦理登記收費手續。

收費標準按市場價格由計劃財務部確定。收據由計劃財務部出具.所收取的費用按旬上

交計劃財務部。

第一百六十五條文印室應每月統計核算費用上報辦公室，同時抄報計劃財務部。

第一百六十六條文印室人員應愛護各種設備，節約用紙，降低消耗、費用。對種設備

應按規范要求操作、保養，發現故障，應及時報請維修，以免影響工作。

第一百六十七條嚴禁私事使用傳真電話。違犯者除補交電話費外，并視情節輕重給予

罰款處理，屢教不改者予以除名。

第四節電腦室管理規定

第一百六十八條電腦室人員遵守公司的保密規定，禁止非電腦室人員進入電腦室。輸

入電腦的信息屬公司機密，未經批準不準向任何人提供、泄露。違者視情節輕重給予處理。

第一百六十九條電腦室人員必須按照要求和規定采集、輸入、輸出信息，為領導和有

關部門決策提供信息資料。

采集、輸入信息以及時、準確、全面為原則。

第一百七十條信息載體必須安全存放、保管，防止丟失或失效。任何人得將信息載體

帶出電腦室。

第一百七十一條電腦室人員應愛護各種設備，降低消耗、費用。對各種設備應按規范

要求操作、保養。發現故障，應及時報請維修，以免影響工作。

第一百七十二條電腦室應每月統計核算費用上報辦公室，同時抄報計劃財務部。

第一百七十三條嚴禁將電腦用開私人學習或玩游戲。違犯者視情節輕重給予罰款處理

或行政處分；屢教不改者予以除名。

第一百七十四條電腦室設備應由專業人員操作、使用。禁止非專業人員操作、使用，

否則，造成設備損壞的應照價賠償。

第五節辦公用品領用規定

第一百七十五條公司各部門所需的辦公用，由辦公室統一購置，各部門按實際需要領

用。

第一百七十六條各部門專用的表格，由各部門制度格式，由辦公室統一訂制。

第一百七十七條辦公室用品用能用于辦公，不得移作他用或私用。

第一百七十八條所有員工對辦公用呂必須愛護，勤儉節約，杜絕浪費，禁止貪污，努

力降低消耗、費用。

第一百七十九條購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用，由辦公室主任審批，購置大

宗、高級辦公用品，必須按財務管理規定報總經理批準后始得購置。

第六節電話使用規定

第一百八十條電話為辦公配備、使用。私事打市內電話不得妨礙聯系公務。

第一百八十一條禁止員工為私事掛發長途電話。違者除補交長途電話費外，給予罰款

處理。確有急事者，應先請示部門領導同意，并按郵電部門規定交長途電話費。

第一百八十二條聯系業務時應盡量減少掛發長途電話，降低費用。

第七節車輛使用管理規定

上第一百八十三條