（供應商管理）供應商的管理供應商的管理市場上的供應商何止千家，一個城市的綜合超市潛在供應商可能上萬家，全國范圍內更是上百萬家，如何開發最適合北京華聯綜合超市發展的供應商，并與他們發展互利互惠的商業關系，是每一個地區公司采購部的重大戰略任務。俗話說：“水能載舟，亦能覆舟”。北京華聯好比是舟，而眾多的供應商則是水。如果選擇好的供應商，則他們可成為北京華聯的戰略合作伙伴，雙方可以齊步發展，共創未來；反之則北京華聯的前途就不堪設想了。北京華聯綜合超市的供應商政策如下：供應商政策項目政策說明供貨來本公司廣求貨源，供應商包括：農產品的農民、源生產基地、國內外的制造商、代理商、總經銷、及進出口商。避免向二級批發商、皮包公司（倒爺）及親友所開的公司等供應商進貨，除非事先以書面申請，并獲得上級的同意。供貨家同檔次（通常與價位是同義字）沒有品牌性的商數品，應避免兩家以上的供應商采購，否則客戶會有所混淆，除非該品牌（商品群）有較大的市場規模與季節性的需求。每一個門店總供貨家數應限制在500～700家。“獨家供貨”的情況應盡量避免，除非有很好的理由，并事先以書面申請，并獲得上級的同意。客戶有強烈的品牌選擇需求時，此一政策可按市場規模與季節性的需求酌量調整。供應商每月進貨或銷售金額不足￥1,000者，應予淘汰。（續下頁）項目政策說明選擇要本公司不可能向所有的供應商采購，故供應商的求選擇應謹慎為之，基本上符合下列條件的供應商才可加以考慮：1）價格：愿意以本地最低供貨價格供貨給北京華聯綜合超市。2）誠信：不可有賄賂及違背誠信的行為。3）質量：質量良好，能對其商品質量有所保證。4）包裝：其商品品種、包裝方式及規格是本公司目標顧客群所需要的。5）服務：能在訂貨、配送、售后服務與本公司密切配合。6）批發：愿意經由本公司的銷售渠道批發給零售商，餐飲業或公司行號及企事業單位，拓展其市場占有率。7）貨源：財務穩健，公司或組織管理完善，貨源可靠。8）遠見：不貪圖近利與暴利，愿與本公司一齊成長茁壯。9）促銷：愿意在促銷活動給予大力支持。10）贊助：愿意對各種贊助費用給予大力支持。購銷本公司絕大部分的商品是以購銷的方式買斷經營，降低成本，對售價有絕對的自主權。代銷本公司雖以買斷經營，但仍需與供應商對某些風險較大的品類，或采購人員較無把握的品類，可考慮以代銷的方式經營，采取實銷實結（但供貨價格及售價可能會較高）。代銷商品的供應商可派促銷員駐場銷售，存貨的損耗分擔雙方應事先約定。聯營對于較高單價，銷量小，易失竊、產品生命周期短、市場變化快、或須要專業解說服務的業種，例如：精品、化妝品、音像制品等，可以考慮聯營，采取實銷實結，存貨損耗風險由供應商承擔。（完）供應商管理的目的在于（a）培養有實力且愿與北京華聯綜合超市齊步成長的合作伙伴。（b）淘汰沒有潛力或商業道德，且對北京華聯綜合超市無益的供應商。（c）盡量減少中間環節的不合理加價，以降低進貨成本。（d）爭取最好的商業交易條件。（e）將營業額與利潤額最大化。一般而言，大型供應商（例如：跨國性消費品制造商或國內的知名品牌制造商）在超市的供應鏈占主導地位，他們的商業行為比較規范，較少以賄賂采購人員的方式達成其業務目標，大部分都憑其品牌實力、有優勢的價格、有力度的廣告與促銷及良好的售后服務完成交易。而中小型的供應商（例如：一些私營的批發商、經銷商、工廠或個體戶）比較偏好與采購人員私下打交道，給予各種好處（包括：私人回扣、贈品、娛樂、招待、開支報銷、……等），進而控制采購人員。俗話說：“吃人嘴軟，拿人手短”。腐敗分子在金錢的誘惑下，權錢交易，利欲熏心，任人擺布，最后只好犧牲北京華聯的利益了。所以“篩師供應商”成為供應商管理的一個最重要課題，其實只要采購人員立場端正，要挑選好的供應商不難，在“供應商政策”里有明列“選擇要求”。另外由“供應商基本資料表”、“供應商簡介”、“供應商報價單”、“新供應商問卷調查表”及“新供應商產品問卷調查表”基本上可以看出一個端倪。有些供應商為了某些理由（例如：商業機密）拒絕填寫“供應商基本資料表”，我們應慎重不與他們往來，除非他們的產品在市場上有獨占性，或成為賣方市場，且受北京華聯的目標顧客群所喜愛。供應商管理可分為：（一）新供應商進場，（二）舊供應商清場，（三）舊供應商年度合同，（四）舊供應商年度評估，（五）年度供應商表彰大會。現分述如下：一、新供應商進場：有部分新供應商經營者經常向公司領導抱怨說：“要見北京華聯的采購不容易”。這句話說明了北京華聯的部分采購人員較為牛皮，已有了傲氣，只喜歡或愿意與老供應商交往，把北京華聯的進貨大門關閉了，這是不對的。要知道北京華聯的成長及永續發展，必須靠供應商的支持，有些老供應商由于自身的原因（例如：財力、人力、廣告、促銷、研發、物流、質量……等）無法跟上北京華聯的發展步調，必需要汰換，因此必須補充新血，而且市場不乏好的熱銷商品，但因為種種原因不得其門而入，讓北京華聯錯失了商機。同時，讓有些顧客老是抱怨北京華聯缺少市場上熱銷的商品，或品種不齊全等等。因此，采購人員“引進新供應商”是個重要的課題，不可藉故拒人于千里之外，北京華聯應讓新供應商有機會憑其實力與舊供應商公平競爭。引進新供應商對北京華聯有一些明顯的好處：（a）對老供應商有壓力，俗語說：“有競爭才有進步”。他們會對北京華聯提供更好的交易條件，以保住其生意；（b）新供應商的引進可為北京華聯增加較多的營業外收入，如果一家“1萬元”，一年引進“300家”新供應商，就會為北京華聯增加“300萬元”的其他收入；（c）新供應商通常可彌補北京華聯現有商品結構的不足，可讓北京華聯的品種更齊全；（d）最重要的是，新供應商的供貨及交易條件通常會比老供應商更好，也能提供某些市場上“熱銷”的產品，為北京華聯帶來大量的利益。各地區公司采購部應采用以下的方法引進新供應商：1、建立一個因特網網站，網站有“新供應商進場程序”的信息。2、在各地區公司總部接待柜臺設置一個“公告欄”，把采購部的網址公告，讓新供應商可以上網瀏覽“新供應商進場程序”的信息。3、同時“公告欄”上應說明可以在接待柜臺價購（例如：人民幣200元）“新供應商進場程序”及“供應商手冊”。4、在接待柜臺設置“新供應商登記本”，規定采購部應在一周之內，會正式函覆北京華聯采購部的決定。5、“公告欄”的信息舉例如下：新供應商朋友們：（1）假若你們的產品有“價格、質量、包裝、品種、或服務”上的優勢，北京華聯綜合超市采購部謁誠歡迎你們前來洽談。（2）你們可以經由采購部的網址“”了解與北京華聯交易的程序。（3）你們也可以向本接待柜臺價購“新供應商進場程序”及“供應商手冊”。（4）在你們按“新供應商進場程序”提供“供應商基本資料表”、“供應商簡介”、“供應商報價單”、“新供應商問卷調查表”、“新供應商產品問卷調查表”及“目錄或照片”交給本接待柜臺的一周之內，采購部將正式函覆是否需要進一步約定時間洽談。謝謝你們的合作，歡迎光臨！6、“新供應商進場程序”如附件。7、采購部收到由接待柜臺轉來的“供應商基本資料表”、“供應商簡介”、“供應商報價單”、“新供應商問卷調查表”、“新供應商產品問卷調查表”及“目錄或照片”后，應設立一個登記本，登記“日期、供應商名稱、及資料名稱”，然后交給“采購總監”。“采購總監”研究后，作批示，并交給相關的“采購經理”。“采購經理”做詳細的調查后，與“采購主管”研究后，最后呈報“采購總監”，由“采購總監”作最后決定是否進一步洽商，并正式函覆供應商有關北京華聯采購部的決定。正式的函覆文件舉例如下：尊敬的公司：感謝貴公司200年月日所提供的資料，經采購部研究后，我公司的決定如下： 請盡快與我公司采購主管先生/小姐聯系，電話為轉分機。貴公司的產品在以下幾方面沒有優勢，恕難合作。□價格□質量□包裝□品種□售前服務□售后服務我公司因以下原因暫時無法進一步聯系。1、2、3、4、5、貴公司若不同意本函的決定，還可以書面形式向我公司總經理申訴。北京華聯綜合超市有限公司采購部敬啟200 年 月日8、以上函件發出后，采購部應通知接待柜臺銷案，否則接待柜臺應負責追蹤，如果超過十天采購部仍未發函，接待柜臺應通知“總辦主任”，由“總辦主任”調查原因，最終應在十四天之內函覆，以示對新供應商的尊重，并維護北京華聯的信譽。若采購總監決定進一步與新供應商聯系后，采購主管應主動聯系新供應商。經過幾回合的洽談，并初步篩選商品后，應填報“新供應商審批申請書”（如附件）給采購經理與采購總監審批。申請審批時應附上“供應商基本資料表”、“供應商簡介”“供應商報價單”、“新供應商問卷調查表”、“新供應商產品問卷調查表”、“目錄或照片或樣品”及“供應商進場贊助同意書”。采購經理與采購總監對于采購主管所推薦的供應商，應約談其最高業務負責人，除了核實“供應商資料表”、“供應商簡介”、“供應商報價單”“新供應商問卷調查表”及“新供應商產品問卷調查表”的正確性外，最后把雙方合作的利益充分溝通，并試探對方的虛實，畢竟兩家公司的合作（如同男女的聯姻）應更慎重一點較好。采購總監有最終審批權，經審批同意進場后，按正常進場程序，向財務部繳交“進場贊助費”后，由采購主管正式建檔，并下訂單進貨。二、舊供應商清場：有些供應商言行不一致，表現欠佳，呈現一些問題，例如：產品沒有優勢、促銷也不積極、產品質量不穩、包裝不良、送貨不及時、贊助費用很少、拒絕退換貨、供貨價格經常調漲、帳期太短、帳額太小、溝通困難、服務不佳……等。這些都是應該“清場”的微兆，但“清場”不能單憑采購主管說了算，否則因為個人恩怨，變成公報私仇，暗箱操作，這是采購工作的大忌！為了讓“清場”有憑有據，“清場”應該與“進場”一樣有一個類似的程序。“舊供應商清場審批申請表”（如附件）是用來決定“清場”用的。采購主管鑒于某一個供應商的績效不好，遠不如預期，在開發替代供應商的同時，可填寫“舊供應商清場申請表”經由采購經理與采購總監同意下，正式辦理“清場”手續。清場時，應先通知“財務部”暫緩付款，等與供應商談判庫存清理辦法之后，獲得妥善的解決辦法（例如：供應商補價差，或做清倉處理）后，才可做最后的貨款結算。三、舊供應商年度合同：每年年底，除半年內的新供應商外，采購主管應與所有舊供應商談一下年度的合同。“年度交易合作合同書”（如附件）須在年底完成，否則視為自動延長一年。年度合同主要在規范：“價格、價格上漲、條碼、交貨天數、付款方式、付款帳期、商品管理費用、進貨獎勵、節慶贊助、促銷、廣告意向、試吃演示、損耗補償、食品及百貨質量問題、退換貨……等”項目。采購主管在談判年度新合同時，最好能請采購經理或采購總監一起參加，畢竟談判時我方人員愈多愈好，況且集思廣義，添漏補遺，更能讓采購主管如猛虎添翼，氣勢如虹，無往不利。四、舊供應商年度評估：每年底除了要與供應商談一下年度的交易合同外，對內采購主管對其管轄的所有供應商做一個“舊供應商年度評估表”（如附件）。這個表的評估項目與“進場”及“清場”是一樣的，唯增加了實際的年度總銷售額及毛利率。憑這個“評估表”，采購部也可以在年底順便決定年度10～20％應替換的供應商。若總數有500家供應商，則應在此時替換50～100家供應商，汰劣擇優，形成一種“良性循環”。五、年度供應商表彰大會：每年底，各地區公司可舉辦一個“年度供應商表彰大會”，其目的是：（1）感謝供應商一年來的配合與支持及其辛勞。（2）藉表彰大會的透明化，激發起供應商的攀比性及積極性。（3）展現北京華聯的采購及銷售實力，更能吸引新的、有實力的供應商前來洽商。“表彰大會”可以是有償的（例如：由供應商自費參加有餐宴的“頒獎大會”）或無償的。也可以僅有精神獎勵（例如：獎狀或獎牌等），或同時給于物質獎勵（例如：獎金或提前付款等）。更可以請新聞媒體參加報導，以擴大影響力。表彰的內容可以包括：“營業額、營業額增長率、毛利額、毛利增長率、準時交貨率、低或無退貨率、售后服務水平、商品創新、促銷支持力度、廣告支持力度、綜合配合度……等”項目。更可以針對供應商的業務人員及北京華聯的采購人員頒獎給“最佳業務能手”及“最佳采購能手”等，以激勵買賣雙方關鍵人員，獎項可以是：“獎狀、獎牌、獎金、或國外旅游”等。各地區公司在這方面的投入愈多，下一年的回報肯定會愈大。附：新 供 應 商 進 場 程 序瀏覽采購部網頁，了解向北京華聯總部接待柜臺“新供應商進場程序”價購“新供應商進場程序”及“供應商手冊”供應商提出更好的說明，請北京華聯考慮是供應商決定是否提出與 否北京華聯交易更好的理由否供應商決定是否向北京否華聯總經理提出申訴是向北京華聯總經理停止與北京提出書面申訴華聯洽談北京華聯總經理約見供應商北京華聯總經理否指示是否繼續洽談是

將“供應商基本資料表”、“供應商簡介”、“新供應商問卷調查表”“新供應商產品問卷調查表”、“目錄或照片”及“供應商報價單”交給北京華聯總部柜臺“采購部”于一周內以函件正式答復是否進一步洽談是北京華聯采購主管主動與新供應商聯系，并進一步洽談采購主管提出新供應商審批申請書，最后由采購總監審批新供應商向財務部繳交“進場贊助費”采購主管正式在電腦建“供應商檔、商品檔及促銷檔”采購主管正式下“初訂單”北京華聯綜合超市有限公司填表日期（適合200年月日供應商基本資料表者打“√”）銷售銷售名稱總部總部電話傳真供號碼號碼應銷售商銷售部總部郵編電子地址郵箱成立日年月日資本￥萬員工人期額人數主要股1．2．3．4．5．東姓名職稱主要客1．2．3．4．5．戶名稱1.盈利：□是□否□不清楚；比同業：□高□相等□低□狀況不清楚2. 資金供應商狀況：□充足□剛好□緊張□不足□不清楚綜合狀3.存貨：□充足□剛好□緊張□不足□時多時少□不清況楚4. 銷售狀況：□良好□一般□較差□很差□不清楚5.人員：□穩定□流動率尚低□流動率較高□流動率很狀況高□不清楚6.配送：□良好□剛好□緊張□不足□不清楚狀況□內資企業□合資企業□外資企業□股份制□國有企業□集供應商體企業□私營企業□上市公司屬性□制造商□進口商□經銷商□代理商□一級批發商□二級批發商□其它：目前主1.2.3.4.5.6.7．要商品其它總計品牌商品品%%%%%%%100.銷售額本市市%%%%%%%場份額年廣告促銷費萬萬萬萬萬萬萬萬（萬）生產能力（以數量表示）目前產能%%%%%%%%利用率最近四年年年年（預估）年總營業￥萬￥萬￥萬￥萬額KAC主要銷經銷代理批發零售（主其它：其它：商直要/重總計售渠道商商商供點客戶）銷售占％％％％％％％100.客戶數家家家家家家家家零售網家家家家家家家家提供以下證件（有者請打“√”）：1.□營業執照副本7.□商標注冊證（制造商適用）2.□稅務登記表（國稅、地稅）8.□衛生許可證（食品制造商適用）3.□生產許可證（制造商適用）9.□安全認證（長城標：電工類商填表人全國銷售部姓名負責人公職稱職稱章聯系電聯系電話話手機手機北京華聯綜合超市供應商簡介供應郵商名 地址編稱成立沿革發展歷程未來發展計劃請附上全公司組織圖及業務部門組織圖。組織圖應至少包目前組織括：“部門名稱”、“領導姓名及職務”、“部門主要職能”及“員工人數”。請參考附件的范例。產銷情況財務情況優勢與劣勢對北京華聯的業務目標業務負責職務日期200年月日人注：本表格空格不夠時，請自行以白紙打印。供應商組織圖范例供應商名稱：填表日期： 年 月日（一）所有部門：主1.1.1.1.1.1.1.要2.2.2.2.2.2.2.職能:3.3.3.3.3.3.3.4.4.4.4.4.4.4.5.5.5.5.5.5.5.（二）業務部門：姓名業務部經理姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名XX組主管XX組主管XX組主管XX組主管XX組主管XX組主管XX組主管XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工主要職能:

1.2.3.4.5.

1.1.1.1.1.1.2.2.2.2.2.2.3.3.3.3.3.3.4.4.4.4.4.4.5.5.5.5.5.5.日期：200年月日北京華聯綜合超市供應商報價單供價格結構（人民幣、含稅）目樣應商品陳錄品每交商列尺寸銷售箱貨華銷國際條碼品名及規格長×寬×產地二批一批連鎖單位件天零售聯售商商店是否是否高數數訂價進排（公分）進價進價進價價名1入天￥￥￥￥￥2入天3入天4入天5入天6入天7入天8入天9入天10入天11入天12入天13入天14入天15入天注（1）在報價之前，供應商應先完整填寫“供應商基本資供應商名：料表”及“供應商簡介”。稱（2）請供應商務必按商品本身的“銷售排名”順序填寫。地址如果欄位不夠，請自行復印電話公“空白表格”，并更正“銷售排名”順序。傳真章報價人（3）如以上報價不實，一經查證屬實，華聯將立即停止一切交易，并全數退貨。（4） “華聯進價”系是“到岸價”，即供應商必需將商品按職務指定位置貼好“華聯店內碼”或印上“國際條碼”，整齊碼放在“華聯”指定的棧板及位置上，并當面點交給“華聯收貨部”。北京華聯綜合超市新供應商問卷調查表供應商名稱地址感謝貴公司考慮與北京華聯綜合超市合作，共同拓展市場，雙贏雙利。請就近先考察北京華聯的門店，并閱讀“供應商手冊”，然后回答以下問題，適合貴公司的意見者，請在“方格”內打“√”。門店：考察次□沒有□一次□兩次數□三次以上對門店的□應降低□應提升□應改善□應增加建議價格服務布局品種門店考察□其他：門店：考察次□沒有□一次□兩次數□三次以上對門店的□應降低□應提升□應改善□應增加建議價格服務布局品種□其他：供應商手冊□尚未閱讀□略為閱讀□詳細閱讀閱讀一次□閱讀兩次□閱讀三次以上高檔□中高檔□中檔□中低檔□低檔家庭用□專業用□所有年齡□特定年齡應商□所有性別□特定性□所有文化水平□特定文化水產品定位別平所有職業□特定職□所有商圈□特定商圈業供應商能力是否能協助北京華聯降低□能□不能□不確定采購成本是否能協助北京華聯降低□能□不能□不確定營運成本是否能協助北京華聯增加□能□不能□不確定銷售份額全國連□是□否□不清楚，目前門店數：家店，個鎖城市天天低□是□否□不清楚，比市價便宜：～％供應商對價北京華聯的品種齊□5,000個以下□5,000～10,000個□認識全度10,000個以上來客數比本市同類超市：□多□相同□少□不清楚客單價比本市同類超市：□多□相同□少□不清楚銷售額比本市同類超市：□多□相同□少□不清楚姓職關系□朋友□同學□別人介名務紹北京華聯的姓職關系□朋友□同學□別人介熟人名務紹姓職關系□朋友□同學□別人介名務紹公姓電司名話可以打聽公姓電供應商的人司名話公姓電司名話對北京華聯⒈的⒉綜合建議⒊供應商業務職 務 日期年月日負 責 人北京華聯綜合超市新供應商產品問卷調查表（適合者打“√”，請按一個品牌填寫一張）供應商名地郵編稱址電話品牌及貨□自制□進口□代理□購銷品類名稱源□代銷□聯營□其他：年齡□所有年齡層□0～5歲□5～12歲□13～19歲□20～50歲□50歲以上姓別□男女都適用□男性適用□女性適用□農民□國企職工□事業單位工職業□私企職□集體職□外企職工工工□個體供應商家庭人□所有家□1～3人/□4～6人/□7人/數庭戶戶以上產品定位□0～500元□500～1,000□1,000家庭月元2,000元收入□2,000～□5,000元以5,000元上商圈□0～500米□500～1,000□1～3公里（距北米京華聯□3～5公里□5～10公里□10公里以門店）以上產品生命□萌芽期□成長期□成熟期□飽和期□衰退期周期產品質量□高檔□中高檔□中檔□中低檔□低檔產品責任□沒有投保□有投保，保險公司：，保額：事故￥/險質量管理□ISO認證□其他方式（簡述）：□說明清楚適合自□說明不清楚須有促□無任何選式銷售銷員解說字說明產品包裝□有打洞適合吊掛□塑料或彩盒包裝適合疊放式式陳列列□紙箱包裝□其它包裝：國際條碼□有□無□正申請中，預計個月落實主要直接第一家牌，其檔次為：□高檔□中檔□低檔第二家牌，其檔次為：□高檔□中檔□低檔競爭對手第三家牌，其檔次為：□高檔□中檔□低檔與主要直第一家□我公司價格較低□我公司價格相同□我公價格較低接競爭第二家□我公司價格較低□我公司價格相同□我公對手的價價格較低格對比第三家□我公司價格較低□我公司價格相同□我公價格較低與主要競第一家□我公司質量較高□我公司質量相同□我公質量較低爭第二家□我公司質量較高□我公司質量相同□我公對手的質質量較低量對比第三家□我公司質量較高□我公司質量相同□我公質量較低與北京華品牌價格質量服務（售前聯現有商售后）品的對比⒈□較好□相同□□較好□相同□□較好□相較差較差較差□較好□相同□□較好□相同□□較好□相較差 較差 較差□較好□相同□□較好□相同□□較好□相較差較差較差供應商業務部職務日期年月日負責人※供應商填寫不實，北京華聯有權停止合作。供應商供應商名稱北京華聯綜合超市編號新供應商進場審批申請書□蔬果組□肉品組□水□酒飲組□休閑食品組□精品組□文教組□文體組□家居組□大生產組食百家電組鮮□面包熟食組□日配組品□糧油組□沖調組□日貨□小家電組□DIY組□婦嬰組□家紡組□化組服飾組采購主管評估（打采購經理評估（打采購總監評估（打“√”）“√”）“√”）評估項目好一般差好一般差好一般差（10（7（5（10（7（5（10（7（5分）分）分）分）分）分）分）分）分）（1）價格：愿以最低價格供貨（2）誠信：不可有賄賂及違背誠信行為（3）質量：質量有保障（4）包裝：商品及包裝符合顧客需要（5）服務：能配合北京華聯的營采作業及售后服務（6）批發：愿意經由北京華聯批發給專業客層（7）貨源：財務及管理完善，貨源可靠（8）遠見：不貪近利，愿與北京華聯齊步成長（9）促銷：促銷支持力度（10）贊助：贊助金支持力度總分分分分預估每月銷售額及毛利￥萬％￥萬％￥萬％率是否有特殊關系□是:□否□是:□否□是:□否綜合評估（針對優缺點）同意進場與否□同意□不同意□同意□不同意□同意□不同意簽字（采購主管）（采購經理）（采購總監）日期200年月日200年月日200年月日附件：1、供應商基本資料表。2、供應商簡介。3、供應商報價單。4、目錄、照片、或樣品。5、進場贊助同意書。供應商