費用管理辦法總則為了嚴格控制費用支出,提高全員效益觀念,嚴肅財經紀律，規范財務行為，明確費用報銷程序和標準，明確相關人員應承擔的責任，特制定本管理辦法。本管理辦法所定義的費用是指除工資外的所有非貨物購進的付現支出，按管理需要分為以下兩類：1、專控費用：專控費用是指需要通過事前申請，控制費用發生過程的費用。專控費用需事前書面申請，獲批后才能支出。主要包括：①辦公用品（含低耗品）采購②修理費③招待費④宣傳費⑤印刷費⑥廣告費⑦促銷費⑧福利支出⑨差旅費⑩其它金額超過1000元以上的費用。2、其他日常費用：指“1”以外的費用支出，主要包括交通費、電話費、水電費、公雜費、車輛費用（非修理）、郵遞費、房租等。第三條專控費用實行“先申請，后使用”的原則，發生費用前先填寫《費用申請單》（出差申請用《出差申請單》代替），按程序報批后實施；其他日常費用不需要事前申請，發生后憑有效單據報銷。第四條為做好部門費用核算，考核各部門的費用控制情況，各部門發生的費用納入部門預算，共同發生的費用由財務部根據受益多寡的原則按比例分配到各受益部門。費用審批權限和程序費用審批權限公司費用審批實行“一支筆”管理，即所有費用須報總經理審批后方能報銷，具體執行“部門總監--財務總監--總經理”三級審批制度。費用審批程序專控費用：由經辦人填制《費用申請單》，逐級上報審批，獲批后實施，并憑有效單據報銷。審批程序示意如下：費用申請審批程序：填制《費用申請單》→部門總監審批→財務總監審批→總經理審批費用報銷審批程序：填制報銷憑證→財務審單→總經理審批2、其他日常費用：不需要事前申請，發生后直接填寫《費用報銷單》，按報銷程序報銷即可。費用控制和報銷標準第七條公司對辦公費、招待費、差旅費等費用的控制規定如下：（一）辦公費用1、辦公費用指公司管理部門發生的辦公耗費，包括辦公用品采購及其他公雜費。2、對辦公用品采購實行專項控制，列入專控費用。購買前應事前申請，由行政部每月5號、20號匯總各部門的采購申請集中申請費用。2.1部門需要購買辦公用品時，提前填寫《采購申請單》申請購買，經部門總監審批后送行政部審批、備案。部門申請應盡量與公司集中采購時間一致，原則上每月集中申請1-2次。2.2行政部申請費用時，應依據各部門提交申請單匯總填寫《采購申請單》，按程序審批后實施購買。2.3部門采購較貴重物品或非日常辦公用品時，改用專項費用申請形式。3、辦公用品由行政部集中采購，一次購買金額超過2000元的需匯同財務部一同一月以上的，按每人每天按10元補貼。7、外出時發生的招待費，需填寫《費用申請單》或直接再發票背面簽批，臨時招待的需口頭請示總經理，可事后補單。8、多人同行外出辦事時，須最少按同性兩人住一間房的標準執行報銷。報銷時可由一人填單統一報銷費用（需所有當事人簽名），再自行分解。（四）市內交通費1、市內交通費是指因公到廣州市市區辦事，乘坐公共汽車、地鐵、短途巴士、的士等交通工具發生的車票費用。2、市內交通工具應根據辦事的急緩程度分別選擇公共汽車、地鐵、公司公務車、的士等。辦事人員非緊急事務不得乘坐的士，乘坐的士需填寫情況說明獲批后憑單報銷。（五）通訊費1、通訊費指公司各部門辦公電話費及個人通訊補貼。2、公司各部門辦公電話費由公司統一辦理委托銀行扣繳。各部門負責人應監控本部門電話的使用，個人事務不得使用公司電話。行政部應定期與不定期查對公司話費清單，對查出的個人話費雙倍扣回。3、個人通訊費實行定額補貼，具體標準視崗位需要另行制定。（五）車輛費用1、車輛費用包括油款、路橋費、日常維護費、修理費及年檢等其它費用，所有車輛費用統一納歸行政部管理。2、車輛油款由行政部根據實際需要量按月申報購買，每月5號前填寫《費用申請單》，按車牌號列明上月止總行駛里程數、上月實際用量、本月預計用量（用量以金額表示），逐級報批，獲批后實施購買。加油一律使用公司加油卡，由財務部根據行政部申請按月充值。特殊情況自行加油的，需說明情況按流程申請費用。3、日常維護費指日常保養費用，發生時可憑行政部結算單（行政部制定）到指定維修點維護保養，按月憑行政部結算單、維修方結算清單結帳。結帳時行政部應認真核對清單內容與簽名，確認后填寫《費用申請單》申請費用，獲批后到財務部辦理付款手續。《費用申請單》須分車輛填列明細金額。4、車輛小型修理費（修理費在500元以下），控制和結帳付款程序同日常維護。5、車輛大中型修理費，須在修理前填制《費用申請單》逐級申報，列明車輛狀況、需更換的部件、預計費用等，獲批后實施修理。6、公務用車由行政部統一調配管理，用車部門應按行政部相關規定填寫《派車單》申請用車。月末行政部應匯總各部門用車次數、行使里程數報財務部，以核算部門車輛費用。7、車輛發生違規罰款，除特殊原因外，由違規駕駛者負擔。(七)水電費（略）（八）加班費1、加班費指法定節假日加班補助，以及出現特殊情況急需加班而應支付的加班補貼。沒有特殊原因，為完成日常工作而發生的加班，不屬應付加班費的范圍。2、發生加班費前須填制《費用申請單》，寫明加班原因、人數、時間等，經部門總監簽字后報送人事部審核。人事部審核確認后按月報送總經理審批，據獲批的《費用申請單》編制加班費補貼表，每月15號前連同《費用申請單》復印件送財務部發放。3、特殊崗位津貼性加班費在工資中發放，按專控費用審批程序執行。費用報銷程序第八條費用報銷按費用類別分別按下面的程序執行：專控費用報銷流程：填寫《費用申請單》→按權限審批→填制《費用報銷單》→財務審單→總經理審批→財務付款其他日常費用報銷程序：填制《費用報銷單》→財務審單→總經理審批→財務付款第九條費用發生憑取得的發票等報銷憑證，應于1周內（節假日順延）填報銷單送財務審核，財務部審核合規后每周三集中送總經理核批。第十條費用報銷需報送的單據1、外購物質支出需報送單據：①《采購申請單》②《費用報銷單》③發票④購物清單（經銷方出具并蓋章）⑤入庫單⑥其他資料2、非外購物質支出需報送單據：2.1專控費用需報送單據：①《費用申請單》②《費用報銷單》③發票④其他財務要求提供的資料2.2其他日常費用需報送單據：①費用報銷單②發票③其他財務要求提供的資料2.3報銷差旅費需同時提交《出差申請單》。3、報銷單據的金額應與費用申請單上的一致。申請金額為預計金額的，單據金額不得大于申請金額，若大于申請金額需就超額部分說明原因，并報總經理批準，獲批后據實報銷；單據金額小于申請金額的，按單據金額實報實銷。4、出差不能提供出目標地住宿發票的，按規定的住宿標準的50%報銷（需提供其他發票），不享受差旅補貼；不能提供目標地車票或機票的，所有費用一律不予報銷。5、車輛費用中報銷非修理費用時，需附上《派車單》。第十一條單據粘貼和發票簽名注意事項1、費用單據送財務報銷時，應填寫完整準確，按順序粘貼整齊：《費用報銷單》---《費用申請單》或《采購申請單》--發票---其他單據。2、所有費用報銷單上須有經辦人、證明人簽名。一人辦事的由直接主管簽名證明。第十二條同筆業務不得分開發票或以其它憑證報銷。第十三條關于借款的規定因公司事務才能申請借款。借款時需填寫“借款單”，經總經理審批后到財務部領款。借款金額不得超過借款人工資的50%。前次借款未結清的，原則上不予借款。4、事畢憑費用申請單和發票等單據，按上述規定報銷歸還借款，超過一月的直接從工資里扣除。費用報銷責任界定第十四條、經辦人的責任1、負責相關費用的申請，完成從費用申請到清帳整個費用報銷過程。2、經辦人必須根據費用類別正確選用表格，如實填寫。各項報銷單據、資料必須齊全并按要求粘貼，否則財務部可拒絕受理。3、經辦人對所報項目內容的真實性、準確性，票據的合法性、完整性負責。第十五條部門總監的責任1、負責審查費用項目是否必須，是否合理。2、審查報銷內容的真實性、必要性和合理性，不符合財務制度規定的不得簽字確認。3、以開源節流為出發點，以節約費用，公司利益最大化為根本。第十六條財務審核員的責任1、負責審核單據是否齊全，特別注意審核是否有相關費用申請單，是否經過逐級審批，未經審批或審批人簽字不全的，不得報銷。2、負責審核單據的合法性、真實性、有效性、一致性；審核發票及其清單等是否有出票方蓋章，對有懷疑的單據有權調查和反映。3、負責審核費用開支標準是否符合財務制度的規定；有指標限額的是否在限額內。4、負責審核費用報銷單經手人、證明人簽名是否完整；應在背面簽名的單據是否簽名齊全；是否按順序整齊粘貼所有單據。第十七條審批人的責任1、審核所申請費用的必要性、合理性、合規性。2、審核所申請費用是否影響公司資金正常周轉或公司重大行為。3、財務總監除對費用的合理性、合法性、合規性進行審核外，對單價2000元以上或總額3000元以上的購進、各類大中型修理，應進行詢價并在《費用申請單》上寫明意見。第六章附則第十八條本辦法自發文之日起實施，以前的相關規定同時廢止。第十九條本管理方法解釋權在公司財務部。阿凡達（上海）電子商務有限公司2016年6月22日附：《費用申請單》、〈采購申請單〉費用申請表日期：年月日申請人部門負責人申請事項詳細內容申請金額大寫：小寫：收款人聯系電話財務部意見技術部門意見總經理審批采購申請單日期：年月日申請人部門負責人付款方式