辦公用品采購管理制度

一.總則

1.目的

為加強公司辦公用品管理，控制費用開支，規范公司辦公用品的采

購與使用，本著勤儉節約和有利于工作的原則，根據公司實際情況，特

制定本制度。

2.適用范圍

本管理制度采購物資主要包括XXX（發展工廠及XX工廠）范圍內的

非生產性物資、固定資產類等辦公設備。

3.分類定義

3.1固定資產類辦公用品，如：傳真機、復印機、電腦、打印機、

碎紙機、汽車等。

3.2非消耗性辦公用品，如：辦公桌、辦公椅、計算器、電話機、

打孔機、剪刀、紙刀、白板、文件夾、文件柜等。

3.3消耗性辦公用品，如：筆記本、簽字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、

膠水、復寫紙、釘書釘、回形針、筆芯、公司印刷品、墨盒、復印紙、

傳真紙、水性筆、白板筆、回形針、大頭針等。

4.管理職責

4.1公司行政人資部負責辦公用品的全面管理。

4.2公司行政后勤科具體負責采購計劃的編制與實施，采購付款。

4.3財務部：負責采購付款資料的審核與采購款項的支付。

4.4生產物流部：主要負責物資的驗收入庫管理。

4.5相關部門：負責將部門內的需求評估、采購計劃及時報備至行

政后勤科處。

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二.細則

1.具體規定

1.1辦公用品的申購與發放

1.1.1固定資產類辦公用品的申購，要先計劃并報行政人資部及總

經理批準。

1.1.2非消耗性辦公用品一般以部門為單位發放，部門內共同使用,

個別辦公必需品須經部門主管同意后以個人為單位發放；消耗性辦公用

品根據實際需要以個人為單位發放。發放流程如下：

A、行政人資部制定《采購申請單》，每月遞交申請單一次，經各部

門主管確認后于每月24、25日提交行政人資部，其它時間不接受申請

單。

B、公司行政后勤科科長復核、行政人資部部長審核、總經理批準

后交行政后勤科統一購買。

C、采購回辦公用品經驗收后入庫。各部門領取辦公用品，需填寫

領料單，經部門主管簽字后，由倉庫負責人確定時間統一下發。

D、新員工到職或臨時急用品可根據實際及時購買，行政人資部每

月可適時備用部分用品。

1.2辦公用品的管理

1.2.1固定資產類辦公用品

1.2.1.1進行編號管理，由財務部統一登記用品，并計算其剩余價

值。

1.2.1.2日常的管理由使用部門或使用者進行管理；公司公用品由

行政人資部進行管理。

1.2.1.3出現損壞或故障根據實際情況由行政人資部統一安排修理。

1.2非消耗和消耗性辦公用品。

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1.3.1由各使用部門或使用者管理。

1.3.2非消耗性辦公用品如有損壞應以舊品換新品，如有遺失應由

部門或個人賠償或自購。

1.3.3設立《辦公用品領用單》，由行政人資部統一保管，以便于掌

握辦公用品的領用狀況。

1.3.4員工離職前應如數交回或轉交所領用的非消耗性辦公用品，

由行政人資部確認。

2.緊急采購

2.1各部門遇到必須馬上采購或者維修的情況，可以采取緊急申購,

填寫申購單寫明申購或者維修信息，同時填寫工作聯絡單寫清楚緊急申

購原委，報總經理批準，后勤科優先安排采購和維修。

2.2若無特殊原因超支，公司不再為其購買，但部門負責人為保證

工作的正常進行，自行解決余下時間的辦公用品費用。

2.3月度辦公用品使用定額由上月25日至下月25日為一個周期。

3.采購計劃編制與實施

3.1行政后勤科接到審批手續齊全的申購單，每日制定并調整《采

購計劃與進度跟蹤表》，根據物資輕重緩急合理安排采購時間與順序，

并對采購計劃實施動態管理，避免遺忘。對于采購異常或無法及時采購

到位的物資，采購員要及時與申購部門反饋，并商議補救措施。

3.2采購詢比議定價一詢價

針對采購物資，采購專員從合格供應商名錄中至少選取三家進行詢

價，采購物資合格供方不足三家的，由采購員開發、補足合格供方數量。

具體采購詢價要求如下：

3.2.1采購員要求各供應商進行書面報價；

3.2.2采購同時負責進行網上或電話詢價并作記錄；

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3.2.3詢價過程同時還必須了解產品的質量與服務等情況。

3.2.4采購詢比議定價一比價

采購員將各物料的采購價格信息進行匯總、分析與比較。

3.2.5比價不僅要對價格進行比較，同時一，應對服務、質量控制、

誠信、公司管理與發展前景等進行綜合分析與比較。

3.3.2比價時，除以上的性價比比較外，還應注意與市場平均價格

的比較、各供應商之間的價格的比較、與競爭對手采購價格比較等；

3.3.3采購詢比議定價一議價采購員將詢價及比價的信息進行匯總、

分析，以此作為與供應商談判的依據。

3.3.4采購詢比議定價一定價

采購員匯總詢比議價信息并加以分析，然后編制采購《定價申請

表》，呈報科長、部長審核。

3.3.5合同簽訂

3.3.6后勤科與供應商談判、定價，確定合作關系后，應及時與供

應商簽訂采購合同，明確采購事宜。單筆采購金額超過10000元的物資,

必須簽訂采購合同。采購合同應包含但不限于以下內容：

A、采購物資名稱、品牌.、規格型號、采購數量、單價總價、發票

種類；

B、付款方式、付款時間、發貨周期、交付地點。

C、質量驗收標準，無明確標準的按照樣品驗收或者使用效果驗證;

D、違約條款，包括質量不合格的處理方式，工期延誤的處罰方式,

合同異議的解決方式

E、其他需要說明的事項。

3.3.7采購合同初步擬定后，需交至部長處審核、總經理批準。

4、物資驗收

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采購物資到貨后，后勤科應及時通知倉庫及相關驗收部門，并協助

以上部門一起進行到貨驗收。

4.1采購材料送達公司前，由采購員出具提前通知倉庫根據采購訂

單進行驗收。相關手續保留存檔。

5、采購結算與付款

5.1針對月結供應商，按照合同條款按期支付。付款前，由采購員

收集匯總申購單、訂購合同、檢驗單、送貨單、驗收入庫單、退貨單、

處罰協議等有效付款憑據，先與倉庫進行內部對賬，再與供應商對賬，

對賬一致、確認后，要求供應商根據對賬結果開具發票，并由采購員填

制費用報銷單或匯款申請單附上有效付款憑據遞交財務科進行審核，審

核合格后報總經理審批，審批通過由財務出納進行付款。

5.2采購員根據物資到貨、結算、付款等相關信息登記《采購支付

跟蹤臺賬》，詳細跟蹤、備注采購物資的結算、付款進度。

三.附則

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