PAGE財務結算經銷商運營管理系統(DMS)軟件操作說明OperationManual

目錄:TOC\o"1-5"\h\z\u財務結算 1****經銷商運營管理系統(****DMS) 1軟件操作說明 11 前言 41.1 作用（目的） 41.2 適用范圍 41.3 注意事項 42 整車采購 52.1 整車采購預付款 52.1.1 預付款支付 52.2 發票 72.2.1 創建系統內發票 72.2.2 發票過賬 103 整車銷售 113.1 銷售訂金收取 113.2 訂單取消 133.2.1 退訂金 133.2.2 訂單取消 143.3 財務收全款確認 163.4 車輛海關手續 183.5 銷售發票 183.5.1 創建發票 183.5.2 金稅接口導入/導出 203.5.3 發票過賬 263.6 車輛退貨發票紅沖 273.6.1 創建貸方憑證 273.6.2 貸方憑證過賬 294 車輛信息 314.1 車輛成本重估 314.2 車輛狀態變更 335 已過賬單據查詢 355.1 車輛采購 355.1.1 已過賬接收單 355.1.2 已過賬發票 365.2 車輛銷售 375.2.1 已過賬出庫單 375.2.2 已過賬發票 385.2.3 已過賬退貨入庫單 405.2.4 已過賬貸方憑證 416 零件采購 436.1 發票 436.1.1 創建發票 436.1.2 發票過賬 466.2 退貨發票紅沖 486.2.1 創建貸方憑證 486.2.2 貸方憑證過賬 507 供應商應付賬款核銷 528 零件銷售 568.1 收款 568.2 財務確認 588.2.1 現金收訖確認 588.2.2 賒銷出庫確認 608.3 銷售發票 618.3.1 通過發票過賬 618.3.1.1 創建發票 618.3.1.2 金稅接口導入/導出 638.3.1.3 發票過賬 688.4 銷售單中過賬 698.5 退貨發票紅沖 709 零件庫存管理 729.1 庫存盤點 729.2 庫存成本調整 7510 零件查詢 7810.1 零件單位成本查詢 7810.2 零件存貨價值查詢 7811 服務結算 7911.1 服務業務總流程 7911.2 相對應系統流程 7911.3 一般服務結算 8011.3.1 創建結算單 8111.3.2 多種付款方式 8311.3.3 金稅接口導入/導出 8411.3.4 結算單過賬 9011.4 保修結算單過賬 9111.4.1 保修申請運作流程： 9111.4.2 保修發票上傳 9211.4.3 保修結算單過賬 9411.5 免費保養結算 9511.5.1 免費保養申請的運作流程： 9611.5.2 免費保養發票 9611.5.3 免費保養結算單過賬 97DMS財務結算PAGE92前言作用（目的）本操作說明是針對于Incadeaengine3.0.2.0加上對于****經銷店所需業務流程所進行二次開發的經銷商管理系統，目的是幫助用戶盡快的熟悉和掌握系統的使用。本操作手冊是從一個普通操作員的視角去說明該管理系統，盡量避免了過于專業的詞語，文章盡可能的從業務流程出發，用系統來幫助實現業務，從而達到更有效的管理。適用范圍本操作說明適用于****4S店的車輛,零件和服務等過程中所涉及的財務結算業務，包括車輛采購和銷售，零件采購和銷售，服務結算等等內容。注意事項由于在寫文章的過程中，系統會有微小的改動，這可能會導致用戶所見到系統的界面和文章中的圖片會有細微的差別，但不會影響用戶使用該手冊。根據經銷商的需求，我們已經在本系統中，對那些提出在頁面上要限制的字段，也就是必須要輸入的字段，都做了特殊處理，可以讓操作員很清晰的看到哪些項是所限制的必輸項，這樣可以方便用戶對特殊字段的重視，具體的設計方法是在原有基礎上加了一個黑顏色的框，并且把字體加粗后改成紅色，樣式參見。整車采購整車采購預付款實際作業：經銷商下車輛采購訂單給TMCI后，必須先支付一定比例的預付款，TMCI才能確認經銷商的車輛采購訂單。當實際支付了預付款后，財務要在系統內及時完成預付款支付的操作預付款支付一、打開車輛采購單，點擊功能按鈕“功能”“預付款”，如下圖：二、在出現的預付款界面中輸入付款金額，付款方式，外部單據號，點擊“確認”，如下圖：三、確認后，系統自動過賬并產生財務相關記錄，同時在采購單單頭“預付款金額”字段顯示付款金額，如下圖：發票車輛接收入庫后，收到TMCI開具的增值稅發票后，需要在系統內做相應的發票入賬動作，表示在系統內生成相應的財務應付賬目。創建系統內發票一、點擊整車采購發票，進入采購發票界面。二、按F3創建新的采購發票單頭，系統按規則生成系統內部的發票單據號，如下圖：編號：發票編號，由系統按設置的編號規則自動生成。采購供應商編號：選擇訂單的供應商，點擊從列表中選擇供應商。三、在“供應商發票號”欄中輸入供應商提供的發票單據號四、點擊“功能”獲取接受單：出現“已過賬采購收貨單”界面，顯示所選供應商對應的未結算的接收單記錄。五、“已過賬采購收貨單”界面，在“金額”欄中可以看到原單據中當時的采購總成本。六、選擇供應商相關的收貨記錄，選擇并確認后，會將該采購入庫單上的信息復制到發票單行上，如下圖：七、在收到供應商發票時，可能與采購單上價格不一致，此時需要在采購開票時按發票上金額來調整系統中價格。成本價：在此處輸入發票上的不含稅單價。發票過賬發票信息、價格調整完成后，需要做過賬動作，通過過賬在系統中自動產生相應的應付賬記錄一、點擊右下角功能按鈕“過賬”，可直接過賬，產生應付賬記錄。過賬并打印：在自動過賬同時打印一張憑證。二、點擊后出現“采購過賬提示”界面，如下圖三、確認后系統過賬，產生相應的應付賬記錄。注意：當過賬成功，該單據將被刪除。可以到“車輛采購”“已過賬發票”中查詢。整車銷售車輛銷售完整流程如下：銷售訂金收取銷售合同簽定后，客戶需要交一定額度的訂金，做為確認銷售行為的依據。經銷商只有收到客戶訂金，確認本次銷售行為成立，才可以做后續PDS并允許出庫。一、選擇“功能”“收款”，出現收款界面，輸入訂金金額、付款方式等，如下圖：收款金額：輸入訂金金額。付款方式編號：選擇本次訂金付款方式。外部單據號：外部的單據憑證號等二、確認后，系統自動會產生相關財務分錄信息，同時還可以打印付款憑證給客戶。三、訂金賬過完后，在訂單頭“已收金額”中會顯示相關金額。訂單取消客戶簽訂銷售合同后，由于某些原因客戶需要需要取消合同時，需要在系統內做取消訂單的操作。退訂金一、點擊銷售單中“功能”“收款”，進入“收款/付款”界面。二、選擇“退款”并選擇對應的退款分錄。當選擇退款后需要在“退款應用分錄”中選擇原來收款時產生的財務分錄用于系統自動沖賬。同時“收款金額”自動帶出，為負數。如下圖：收款金額：當選擇了退款分錄號后，自動帶出相應金額，數量為負。退款：當退訂金時需要選擇該項。退款應用分錄號：點擊，進入分類賬界面，選擇原來收款時的分錄。三、點擊確認后，系統自動過賬，產生沖賬分類，同時打印退款憑證。當所有金額退完后，訂單頭中“已收金額”變為0。訂單取消當退完訂金后，才可以取消訂單，同時取消訂單必需輸入取消訂單的原因。一、點擊銷售訂單的“取消原因代碼”右側按鈕，進入原因碼界面，選擇本次取消原因，如下圖：二、點擊界面下方“功能”“取消訂單”，系統將該單刪除，如下圖：注：當取消后銷售單將被刪除。原銷售單可以到整車銷售->定期行動->歸檔訂單中查看。財務收全款確認在交車前需要財務確認，是否可以放行。財務在收完車輛全款后允許出庫，在系統中做確認放行操作，只有做完此步操作及PDS后，車輛才可以做出庫操作。一、在銷售訂單的“發票”頁面，可以查看此單是否收完全款，如下圖：二、當收完款并在系統內做收款操作后，點擊“功能”“現金收訖允許出庫”，做收全款的確認，如下圖：三、當財務收款確認后，在“財務確認”標記上會打上勾，并顯示操作人員及放行日期信息四、如果系統內收款金額與總金額不符時，做財務確認時系統會提示如下信息：五、如果需要取消財務確認，只需要再次點擊“現金收訖允許出庫”并對提示信息做確認即可。車輛海關手續實際作業：TMCI辦理完車輛進口報關手續后，整理經銷商店采購車輛的商檢單和進口貨物證明書號，交給經銷商店財務。系統操作：打開車輛卡片，查找報關手續已完成的車輛，點擊海關頁簽，輸入車輛的商檢單和進口貨物證明書號，最后打勾“手續完畢”。銷售發票當客戶付完全款且客戶車輛海關手續已完成，開具發票增值稅發票給客戶后，需要在系統中做相應的發票入賬動作，表示在系統內生成相應的財務應收賬目。創建發票一、點擊“整車銷售”“發票”，進入銷售發票操作界面。二、按F3創建新的發票單頭，系統自動按規則生成系統內部的發票編號，選擇本次開票的客戶信息，如下圖：編號：車輛發票編號，由系統按設置的編號規則自動生成。訂貨客戶編號：點擊右側，從客戶列表中選擇客戶。二、點擊“功能”“獲取發運單”，選擇該客戶對應的發貨記錄。確認后，相關車輛信息自動帶到發票行中，如下圖：金稅接口導入/導出如果在金稅系統還未開增值稅發票，則可以在本系統中先將要開票的內容導出到金稅系統中，然后在金稅中開完票，再將所開的增值稅票號傳入到系統中，這樣系統發票與實際發票就可以對應了。一、選擇發票下方“功能”“金稅接口”“導出文本文件”，進入導出金稅接口文件對話界面。二、在“導出金稅接口文件”對話界面中，“銷售單頭”頁面為當前銷售單默認內容。三、在“導出金稅接口文件”對話界面中，“選型”頁面中輸入導出的文件名，或點擊右側按鈕，選擇文件保存路徑并輸入文件名，文件固定為TXT文本文件格式。四、以上信息輸入完成后，選擇“確認”，系統將銷售發票中相關金額、作業代碼、零件等信息導出到指定目錄文件中。五、打開金稅系統，選擇“單據傳入”，并選擇剛才從DMS系統銷售發票中導出的文本文件并確認。六、金稅系統在導入文件過程中會校驗導入數據的正確性，無誤后按金稅系統操作方式生成發票并打印增值稅發票。在發票生成時，“單據號”為DMS系統中車輛銷售發票單號。七、發票生成后需要將發票號傳輸到DMS系統的銷售發票中。選擇金稅系統的“發票傳出”。八、在金稅系統發票傳出時，“截止日期”選擇今天，然后在“銷售單據編號”中選擇DMS系統的銷售發票號并確認，系統默認導出的文件保存在C盤根目錄下，文件名為Invout.txt。九、打開DMS系統的車輛銷售發票，選擇“功能”“金稅接口”“導入文本文件”。十、在導入金稅接口對話窗口的“選型”頁面中，選擇C盤下的Invout.txt文件，確認之后在金稅系統中所開的增值稅發票號就顯示在銷售發票單的“外部單據”號中。發票過賬系統發票信息維護完成確認無誤后，需要過賬，使其在財務相關信息中產生記錄。一、選擇“過賬”，點擊后在出現的“銷售過賬提示”界面中確認過賬。二、在“銷售過賬提示”界面中輸入外面單號（實際的發票號），確認后系統自動進行過賬，產生財務相關分錄過賬后該發票單據將被刪除，可以在“整車銷售”“已過賬發票”中查看到相關信息。車輛退貨發票紅沖當車輛退貨時經銷商開了紅字發票時，需要在系統內做紅字發票沖賬操作。創建貸方憑證一、選擇“整車銷售”“貸方憑證”，進入車輛銷售貸方憑證操作界面。二、按F3創建新的紅字發票單頭，系統按規則自動生成單號，同時選擇本次要開票的客戶，如下圖：編號：車輛銷售紅字發票編號，由系統按設置的編號規則自動生成。訂貨客戶編號：點擊從列表中選擇客戶。三、紅字開票時必須指定對應原來的車輛退庫記錄。點擊“功能”“獲得退貨入庫單行”，出現“獲得退貨入庫單行”界面。四、選擇對應的記錄并確認，相關單據信息被復制到貸方憑證單據行中貸方憑證過賬一、貸方憑證單據內信息確認無誤后，選擇“過賬”“過賬”，如下圖：二、在銷售過賬提示界面中可以將實際的紅字發票單據號到輸入“外部單號”中，當確認過賬后，系統自動過賬并形成財務紅沖的相關會計分錄。當過賬完成后，該貸方憑證被刪除，可以到“整車銷售”“已過賬貸方憑證”中查看原單據信息。車輛信息車輛成本重估當某輛車的價值由于市場原因需要變動時，經過財務確認后，通過車輛價值成本重估來完成。一、點擊“車輛”“車輛成本調整單”，進入車輛成本調整日記賬界面二、在“車輛成本調整日記賬-庫存成本調整單”界面中，輸入要調成本的車輛信息，如下圖：單號：本次調整成本的單據號，可以手工輸，也可以在系統中設置規則自動產生車輛識別號：可點擊右側的按鈕進入車輛列表清單，選擇要調成本的車輛倉庫編號、貨位：車輛所在倉庫位置，由車輛識別號自動帶出三、點擊“功能”“計算貶值/升值”，對車輛做價值的估算。四、在“新的總計單位成本”欄中輸入車輛的新的市場價，系統會根據新舊成本的比較，計算出車輛是升值還是貶值，及相應的比例，如下圖“新的總計單位成本：車輛新的成本評估前：顯示原成本信息估價金額：新舊成本的差異值，并自動判斷是升值還是貶值。四、輸入完成并確認后，回到原調整單，點擊“過賬”后，系統更新車輛成本，并產生相關財務分錄車輛狀態變更當車輛狀態發生變化時，需要在系統內做狀態變更的操作。一、點擊“車輛”“車輛狀態變更”，進入車輛狀態變更訂單界面，如下圖：二、按F3創建新的變更單，系統按編碼規則生成變更單單號，如下圖：三、點擊“車輛識別號”右側的按鈕，進入車輛列表，選擇要變更狀態的車輛VIN號。四、在“新車狀態”欄中選擇要變更的狀態，分為“新車、二手車、展示車”，如下圖：五、新的狀態選擇后，相關的過賬組也自動變更。點擊“過賬”，系統產生變更的分錄。同時查看車輛卡片中該車狀態也隨之變更。車輛狀態變更完成后，可以到“車輛”“車輛狀態變更記錄”中查詢所有狀態變更的記錄已過賬單據查詢車輛采購已過賬接收單當車輛接收單過賬完成后，該接收單將被刪除，可以到“已過賬接收單”中查看。一、選擇“整車采購”“已過賬接收單”，進入“已過賬車輛接收單”界面，如下圖：二、已過賬接收單記錄著原過賬單據內容，如下圖：編號：已過賬接收單的編號，在過賬時系統自動生成過賬日期：車輛接收單過賬時的日期訂單號：原車輛采購單已過賬發票當車輛采購發票過完賬，原單據被刪除，過賬記錄可以到“已過賬發票”中查看。一、選擇“整車采購”“已過賬發票”，進入“已過賬車輛采購發票”界面，如下圖：二、過賬發票中記錄原發票內容，“編號”為系統產生的過賬發票單號，“系統發票號”為原發票單號，如下圖：車輛銷售已過賬出庫單當車輛出庫單過賬完成后該發運單被刪除，原單據可以到“整車銷售”“已過賬出庫單”中查看。一、選擇“整車銷售”“已過賬出庫單”，進入“已過賬車輛出庫單”界面，如下圖：二、已過賬接收單記錄著原過賬單據內容，“編號”為系統產生的車輛出庫過賬號，“訂單號”為原車輛銷售號，如下圖：已過賬發票當車輛銷售發票過賬完成后，原單據被刪除，可以在“整車銷售”“已過賬發票”中查看到相關信息。一、選擇“整車銷售”“已過賬發票”，進入“已過賬車輛發票”界面，如下圖：二、已過賬銷售發票記錄著原過賬單據內容，“編號”為銷售發票過賬時的過賬號，“外部單號”為原發票過賬時記錄的內容，此處可以修改，如下圖：三、在“發票”頁面中，“預定編號”為原系統內銷售發票單據號，如下圖：已過賬退貨入庫單當車輛退貨單過賬成功后，該退貨單將被刪除，可以到“整車銷售”“已過賬退貨單”中查看原單據。一、選擇“整車銷售”“已過賬退貨入庫單”，進入“已過賬車輛退貨入庫”界面，如下圖：二、已過賬退貨單中記錄著原過賬單據內容，“編號”為銷售退貨單過賬時產生的單號，“退貨單號”為原車輛銷售退貨單號，如下圖：已過賬貸方憑證當貸方憑證過賬完成后，該貸方憑證被刪除，可以到“整車銷售”“已過賬貸方憑證”中查看相關信息。一、選擇“整車銷售”“已過賬貸方憑證”，進入“已過賬貸方憑證”界面，如下圖：二、已過賬貸方憑證中記錄著原過賬單據內容，“編號”為貸方憑證過賬時產生的單號，“預定編號”為原貸方憑證單號，如下圖零件采購發票實際作業：1）如果經銷商與零件供應商月結，則經銷商月末整理零件供應商當月的供貨明細，與零件供應商對賬，等零件供應商確認一致，則開立發票給經銷商。如每月26日以后，整理北京APC上月26至當月25日的送貨明細表，遞交北京APC。2）如果零件供應商送貨附發票，則經銷商直接收發票，并確認送貨與發票一致。3）供應收到零件供應商開具的發票時，需要在系統內做相應的發票入賬動作，確認供應商的應付賬款和零件的存貨價值等。創建發票一、選擇“零件采購”“發票”，進入采購發票操作界面。二、按F3創建新的采購發票單據，系統按規則生成單據編號，同時選擇本次發票的供應商，相關信息自動帶出，在“供應商發票號”欄輸入供應商提供的發票號碼。編號：系統中的采購發票編號，由系統按設置的編號規則自動生成。供應商編號：可點擊，進入供應商列表，選擇本次發票到賬的供應商信息。供應商發票號：供應商提供的紙面的發票號。三、點擊“功能”獲取收貨單：出現“已過賬采購收貨單”界面，顯示所選供應商對應的未結算的零件收貨單記錄。四、“已過賬采購收貨單”界面，在“金額”欄中可以看到原單據中當時的采購總成本。五、選擇供應商相關的收貨記錄，選擇并確認后，會將該采購入庫單上的信息復制到發票單行上，單據頭中“含稅金額”欄顯示了所選收貨信息收貨當時的總成本，如下圖：六、在收到供應商發票時，可能與采購單上價格不一致，此時需要在采購開票時按發票上金額來調整系統中價格。成本價：在此處輸入發票上的不含稅單價。發票過賬發票信息、價格調整完成后，需要做過賬動作，通過過賬在系統中自動產生相應的零件分錄及應付賬記錄。一、點擊右下角功能按鈕“過賬”，可直接過賬，產生應付賬記錄。過賬并打印：在自動過賬同時打印一張憑證。二、點擊后出現“采購過賬提示”界面，如下圖三、確認后系統過賬，產生相應的應付賬記錄。當過賬完成后，該發票將被刪除，可以到“零件采購”“已過賬發票”中查看原單據信息。退貨發票紅沖實際作業：當經銷商將零件退貨出庫給供應商后，供應商開具紅字發票給經銷商，經銷商財務需要將錄入采購貸方憑證。表示在系統中做了對應的紅字發票財務沖賬動作，在系統內扣減零件供應商的應付賬款和自動生成相關會計憑證。創建貸方憑證一、選擇“零件采購”“貸方憑證”，創建一張退貨紅字發票。二、按F3創建新的貸方憑證，系統按規則生成單據編號，同時選擇開了紅字發票的供應商，相關信息自動帶出。編號：系統中的采購貸方憑證單編號，由系統按設置的編號規則自動生成。供應商編號：可點擊，進入供應商列表，選擇供應商信息。三、紅字開票時必須指定對應原來的零件退庫記錄。點擊“功能”“獲得退貨出庫單行”，出現“獲得退貨出庫單行”界面。四、在出現的供應商對應的未做過紅沖操作的退貨歷史清單中選擇本次紅沖的單據，確認后，相關信息被復制到貸方憑證行中。五、在貸方憑證行中，按發票金額，調整本次的成本價，此為不含稅價。貸方憑證過賬貸方憑證單據中信息維護完成并確認無誤后，財務人員做過賬動作，表示紅字發票完成，系統內紅字沖賬過程完成。一、選擇“過賬”“過賬”，出現“采購過賬提示”界面。二、在采購過賬提示界面中可以將實際的紅字發票單據號到輸入“外部單號”中，當確認過賬后，系統自動過賬并形成財務紅沖的相關會計分錄。供應商在貸方憑證行號：可以在此輸入供應商提供的紅字發票等單據信息默認的是“發運并開票”，用戶不可修改。當確認過賬后，原貸方憑證被刪除，可以到“零件采購”“已過賬貸方憑證”中查看原信息。供應商應付賬款核銷實際業務：零件供應商的應付賬款到期后，經銷商現金支付或銀行劃賬等方式付款。打開總賬模塊的付款日記賬輸入付款至供應商等單據類型選擇“付款”，單據號自動生成。類型選擇“供應商”，點擊賬戶編號，選擇付款至供應商輸入付款金額及付款方式等輸入付款金額，注意金額為正數點擊付款方式，選擇付款方法（注：選擇確定付款方法后，系統自動帶入平衡賬戶編號）。選擇確定付款核銷的發票點擊，打開未付款明細（即未沖銷的發票）按外部單號（即增值稅發票號）查找到要沖銷的發票，并確認核銷金額點擊,選擇“設定核銷”，或者按F9,結果：1)付款單號寫入“核銷至分錄號”中。2）核銷金額增加，等于被核銷發票的核銷剩余金額如果多筆發票的剩余金額同時被核銷，則按住Ctrl，點擊發票行(多選),再按F9或點擊設定核銷，系統將付款單號同時寫入核銷發票行的“核銷到分錄號欄位”中。按F9或點擊設定核銷分錄，取消已設定的核銷分錄。點擊確認,確認沖銷發票。按F11或點擊過賬，核銷供應商應付賬款。過賬后，產生類型為付款的供應商分類賬，減少供應商的應付賬款零件銷售收款在銷售合同簽定后，客戶需要交一定額度的訂金，做為確認銷售行為的依據。經銷商只有收到訂金確認本次銷售行為成立，才允許零件出庫。根據各經銷店管理需要，決定零件銷售是否需要收取訂金或必需交全款。一、在訂單頭中“結算員”欄中點擊進入列表清單，選擇本次收款的結算員，并在“發票”頁面中“付款方式”中確定本次客戶付款的方式。二、選擇“功能”“收款”，出現收款界面，輸入金額等，如下圖：收款金額：輸入本次收入金額付款方式編號：選擇本次預收金付款方式外部單據號：輸入客戶給的付款的憑證號，支票號等三、以上信息確認后，系統過賬自動并產生相關財務分錄信息，同時還可以打印付款憑證給客戶。四、在訂單頭中“已收金額”顯示所收的金額數。財務確認在零件正式銷售出庫前需要財務確認，是否可以放行。可以通過以下2種方式完成1、點擊“功能”現金收訖允許出庫2、點擊“功能”允許賒銷出庫現金收訖確認一、當收完款并在系統內做收款操作后，點擊“功能”“現金收訖允許出庫”，做收全款的確認，如下圖：二、當財務收款確認后，在單據“發票”頁面中“財務確認標記“”欄上會打上勾，并顯示操作人員及放行日期信息。三、如果需要取消財務確認，只需要再次點擊“現金收訖允許出庫”并對提示信息做確認即可。賒銷出庫確認當客戶沒有付完全款，同時經銷店同意零件先出庫時，財務可以在銷售單中做賒銷出庫確認操作。一、點擊“功能”“允許賒銷出庫”，如下圖：二、當財務收款確認后，在單據“發票”頁面中“財務賒銷標記”欄上會打上勾，并顯示操作人員及放行日期信息。三、如果需要取消財務確認，只需要再次點擊“允許賒銷出庫”并對提示信息做確認即可。注意：1、2種方式可以任選一種，如果選擇現金放行后再選擇賒銷放行，后選的無效。2、如果需要取消財務確認，只需要再次點擊“現金收訖允許出庫”或“允許賒銷出庫”即可。銷售發票當客戶付完全款并對客戶開具發票后，需要在系統中做相應的發票入賬動作，表示在系統內生成相應的財務應收賬目。銷售發票可以通過手創建并過賬完成，也可直接在零件柜臺銷售單中過賬完成，通過發票過賬創建發票一、點擊“零件柜臺銷售”“發票”，進入銷售發票操作界面。二、按F3創建新的發票單頭，系統自動按規則生成系統內部的發票編號，選擇本次開票的客戶信息，如下圖：編號：零件銷售發票編號，由系統按設置的編號規則自動生成。訂貨客戶編號：點擊右側，從客戶列表中選擇客戶。三、點擊“功能”“獲取發運單”，選擇該客戶對應的所有未開票的發貨記錄。確認后，相關零件信息自動復制到發票行中，如下圖：金稅接口導入/導出如果在金稅系統還未開增值稅發票，則可以在本系統中先將要開票的內容導出到金稅系統中，然后在金稅中開完票，再將所開的增值稅票號傳入到系統中，這樣系統發票與實際發票就可以對應了。一、選擇發票下方“功能”“金稅接口”“導出文本文件”，進入導出金稅接口文件對話界面。二、在“導出金稅接口文件”對話界面中，“銷售單頭”頁面為當前銷售單默認內容。三、在“導出金稅接口文件”對話界面中，“選型”頁面中輸入導出的文件名，或點擊右側按鈕，選擇文件保存路徑并輸入文件名，文件固定為TXT文本文件格式。四、以上信息輸入完成后，選擇“確認”，系統將銷售發票中相關金額、零件等信息導出到指定目錄文件中。五、打開金稅系統，選擇“單據傳入”，并選擇剛才從DMS系統結算單中導出的文本文件并確認。六、金稅系統在導入文件過程中會校驗導入數據的正確性，無誤后按金稅系統操作方式生成發票并打印增值稅發票。在發票生成時，“單據號”為DMS系統中零件銷售發票單號。七、發票生成后需要將發票號傳輸到DMS系統的銷售單中。選擇金稅系統的“發票傳出”。八、在金稅系統發票傳出時，“截止日期”選擇今天，然后在“銷售單據編號”中選擇DMS系統的銷售單號并確認，系統默認導出的文件保存在C盤根目錄下，文件名為Invout.txt。九、打開DMS系統的零件銷售發票，選擇“功能”“金稅接口”“導入文本文件”。十、在導入金稅接口對話窗口的“選型”頁面中，選擇C盤下的Invout.txt文件，確認之后在金稅系統中所開的增值稅發票號就顯示在銷售發票單的“外部單據”號中。發票過賬系統發票信息維護完成確認無誤后，需要過賬，使其在財務總賬相關信息中產生記錄。一、選擇“過賬”，點擊后在出現的“銷售過賬提示”界面中確認過賬。二、在“銷售過賬提示”界面中輸入外面單號（實際的發票號），確認后系統自動進行過賬，產生財務相關分錄。外部單號：可以輸入客戶提供的發票號等單據號碼過賬類型系統默認“發運并開票”當過賬完成后，原發票被刪除，可以到“零件柜臺銷售”-->“已過賬發票”中查看原單據信息。銷售單中過賬銷售發票過賬可直接在零件柜臺銷售單中過賬完成。一、打開零件柜臺銷售單據，原銷售單上點擊“打印”“結算單”。二、點擊“過賬”，出現“銷售過賬提示”界面，輸入客戶發票等外部單據號。過賬類型可以選擇“發票”，也可以選擇“發運并開票”。過賬后，系統會將原銷售單刪除，可以到“零件柜臺銷售”—>“定期行動”“已歸檔訂單”中查看。歸檔原因顯示“過賬”。退貨發票紅沖財務人員對退貨做賬面沖賬處理，可以根據銷售員提供的退貨號，在原退貨單上做發票過賬。打開零件退貨單，調整退貨單的價格。二、選擇“過賬”“過賬”，出現銷售過賬提示界面。在銷售過賬提示界面中，選擇“發票”或“發運并開票”并確認，系統自動進行過賬，產生財務紅沖記錄。當過賬完成后，原退貨單被刪除，可以到“零件柜臺銷售”“定期行動”“歸檔退貨單”中查看原單據。歸檔原因為“過賬”。在銷售退貨單中做了“發票”或“發運并開票”的過賬后，自動產生貸方憑證的過賬記錄，可以到“零件柜臺銷售”“已過賬貸方憑證”中查看紅沖發票的過賬記錄。零件庫存管理庫存盤點實際作業：1）經銷店每個月要進行零件庫存的盤點，核對系統的賬面庫存數量與倉庫的實際庫存數量，再將實盤數更新到系統內，保證賬物一致。2）財務必須對盤盈虧確認，才能過賬。如果盤點差異率過大，則必須復盤。一、選擇“零件”“庫存盤點清單”，進入零件庫存轉移界面。二、在“庫存盤點清單”界面中，選擇“功能”“計算庫存”，先統計當前系統內的賬面數。如下圖：三、系統計算賬面庫存并出現提示對話界面，可根據實際需要選擇相應內容，在“編號”中如果不指定具體零件編號，則表示全部零件。四、確認后系統統計零件當前賬面庫存數。五、系統計算完當前庫存后，可以打印空白盤點標簽做為實物盤點的依據。選擇“功能”“打印盤點單”。六、當實物盤點后，對于盤點后有差異的部分需要將實物盤點數輸入系統。如下圖：數量（賬面）：系統計算的賬面庫存量數量（實盤）：默認等于賬面數，當有不同時可以手工輸入實盤數量數量：實盤數與賬面之前的差異數量，系統中都為正數，通過分錄類型來區分是盤盈還是盤虧。分錄類型：正調整==盤盈，負調整==盤虧七、實際盤點數據輸入完成后，要將實盤數量覆蓋到系統中，做盤點覆蓋動作。選擇“過賬”，系統自動做數量更新，并產生相應分錄。庫存成本調整實際作業：當零件升值或貶值時，需要通過調整零件的單位成本，增加或減少零件的庫存成本。一、選擇“零件”“定期行動”“調整成本-零件分錄”二、選擇調整分錄成本的時間并確認，系統將對零件的銷售成本、庫存成本做調整三、做完“調整成本-零件分錄”后可以做庫存成本的調整。選擇“零件”“庫存成本調整單”，通過此功能經銷商可以定期對零件進行成本更新。四、選擇“功能”“計算庫存價值”，在出現的對話框中選擇要調整的零件，過賬日期、調整類型、單據號，系統開始計算價值。五、在計算出的零件信息中，調整新的成本值。在“單位成本（重估）”欄輸入新的成本價格。六、當庫存成本價值信息輸入完成后，選擇“過賬”，系統過賬，調整零件成本，并產生相關分錄。零件查詢零件單位成本查詢零件卡片的發票框中，單位成本（平均）（本幣）記錄零件即時移動加權單位成本。零件存貨價值查詢點擊零件卡片發票框中“單位成本（平均）（本幣）”的，下拉查看零件的出入庫值分錄。單位成本（平均）=調整成本合計/已開票數量合計服務流程服務結算服務業務總流程服務的核心流程如下圖：整個使用手冊將會完全根據這個步驟來進行操作使用相對應系統流程一般服務結算實際作業：1.服務顧問確認車輛維修完成后，打印《結算單》給客戶確認維修項目及金額等。2.客戶確認簽核《結算單》后，服務顧問交《結算單》給財務結算員，再由財務結算員從服務委托書中創建結算單。3.如果結算單開票客戶是車主，則當車主交款給財務結算員后，財務結算員過賬結算單，系統確認服務結算完成并自動產生相應的會計憑證。4.如果結算單的開票客戶是保險公司，則必須等保險公司確認并劃賬到經銷商店后，財務員結算員確認保險理賠金額與結算單金額一致，過賬結算單。5.如果結算單的開票客戶是雷克薩斯整車保修客戶且維修類型是免費保養或PDS，操作如下：1）首先由經銷商店維修專員將免費保養申請遞交給TMCI判定,由TMCI保修專員判定申請維修作業項目等是否屬于免費保養范圍。2）TMCI判定確認后，將判定結果通知經銷商店。3）經銷商店維修專員確認后，通知財務開立發票給TMCI4)TMCI付款或劃賬給經銷商店后，財務結算員過賬結算單。6.如果結算單的開票客戶是雷克薩斯整車保修客戶且維修類型是鈑金，噴漆和機電維修等，則表示此服務屬于保修，操作如下：1）首先由經銷商店維修專員從結算單創建從保修申請單，檢查確認后遞交給TMCI判定,由TMCI保修專員判定申請維修作業項目等是否屬于保修范圍。2）TMCI判定確認后，將判定結果通知經銷商店。3）經銷商店維修專員確認后，通知財務開立發票給TMCI4)TMCI付款或劃賬給經銷商店后，財務結算員過賬結算單。創建結算單財務結算員根據服務顧問打印的預售結算單，在系統內創建結算單。一、選擇“服務管理”服務委托書，進入服務委托書操作界面。二、按F5進入單據列表，可以通過服務委托書單號、客戶名、車輛VIN號、車牌號等方式進行查詢、過濾，找到要操作的單據，確認后回到單據界面。三、在“開票客戶”頁面中，輸入付款方式及結算員信息。點擊“付款方法代號”右側按鈕，進入付款方式列表，選擇本次客戶付款的方式。點擊“結算員”左側的按鈕，進入結算員列表，選擇本次結算人員的名稱。四、點擊“功能”創建結算單，出現“創建服務結算單”的提示界面，確認后，系統根據服務單自動創建結算單，如下圖：五、從服務委托書創建結算單成功后，系統自動顯示所建立的結算單據，單據中相關客戶、車輛信息都從原服務委托書中直接關聯過來，如下圖：編號：系統自動生成的結算單號服務委托書號：相對應的源服務委托書號外部單號：可以記錄外部的單據、票證號，如支票號、貸記憑證號等編號：服務結算時在系統內對應的財務科目結算價格，從服務單上取得，可以調整多種付款方式如果客戶付款時有多種付款方式，可以在“多種付款方式”頁面中輸入。點擊“付款方式代碼”欄右側的按鈕，進入付款方式列表，選擇付款方式，并輸入各自的付款金額，如下圖：金稅接口導入/導出如果在金稅系統還未開增值稅發票，則可以在本系統中先將要開票的內容導出到金稅系統中，然后在金稅中開完票，再將所開的增值稅票號傳入到系統中，這樣系統發票與實際發票就可以對應了。一、選擇結算單下方“功能”“金稅接口”“導出文本文件”，進入導出金稅接口文件對話界面。二、在“導出金稅接口文件”對話界面中，“銷售單頭”頁面為當前結算單默認內容。三、在“導出金稅接口文件”對話界面中，“選型”頁面中輸入導出的文件名，或點擊右側按鈕，選擇文件保存路徑并輸入文件名，文件固定為TXT文本文件格式。四、以上信息輸入完成后，選擇“確認”，系統將結算單中相關金額、作業代碼、零件等信息導出到指定目錄文件中。五、打開金稅系統，選擇“單據傳入”，并選擇剛才從DMS系統結算單中導出的文本文件并確認。六、金稅系統在導入文件過程中會校驗導入數據的正確性，無誤后按金稅系統操作方式生成發票并打印增值稅發票。在發票生成時，“單據號”為DMS系統中結算單號。七、發票生成后需要將發票號傳輸到DMS系統的結算單中。選擇金稅系統的“發票傳出”。八、在金稅系統發票傳出時，“截止日期”選擇今天，然后在“銷售單據編號”中選擇DMS系統的結算單號并確認，系統默認導出的文件保存在C盤根目錄下，文件名為Invout.txt。九、打開DMS系統的結算單，選擇“功能”“金稅接口”“導入文本文件”。十、在導入金稅接口對話窗口的“選型”頁面中，選擇C盤下的Invout.txt文件，確認之后在金稅系統中所開的增值稅發票號就顯示在結算單“外部單據”號中。結算單過賬結算員在系統中找出服務結算單與打印單進行核對，確認無誤后，收款并過賬結算單。由結算員給客戶開真實發票并蓋章確認一、點擊“過賬”過賬：出現“服務過賬提示”，系統默認為“發運并開票”，確認后系統進行結算過賬，并自動產生相關分錄，如下圖：注意：1、當結算單過完賬后，原單據被刪除，可以到“服務管理”“已過賬結算單”中查看。2、結算單過完賬后，對應服務單也將被刪除歸檔，可以到“服務管理”“定期行動”“已歸檔訂單”中查看。3、當結算單過賬成功后，系統會自動創建一張服務回訪單，便于進行服務跟蹤。保修結算單過賬實際作業：當客戶車輛維修施工時，其施工項目或零件屬于保修范疇時需要在系統內做保修操作。當維修項目類型為機電維修、鈑金、噴漆，同時開票客戶為TMCI（索賠客戶）時，表示此項目單據為保修類的單據，由服務顧問在系統內提出保修申請并通過接口將申請傳到L-DMACS系統中，待申請被批準或被退回后，相關信息會傳到本系統中，再由服務顧問按審批的結果做結算及后續工作。保修申請運作流程：1、按一般流程創建服務單。維修項目類型為機電維修、鈑金、噴漆，同時開票客戶為TMCI（索賠客戶）時，表示此項目單據為保修類的單據。2、按一般流程派工、零件出庫、創建結算單3、在待申請結算單中選擇要申請的結算單，并點擊“創建保修申請”，或直接在結算單中做創建4、對創建的申請做檢查，檢查無誤后提交給TMCI5、當申請通過接口傳到TMIC相關部門后，由TMCI對經銷商的保修申請做判定。最后，TMCI將批準、退回等判定結果通過接口傳到L-DMS系統的保修申請單中.6、TMCI將經銷商需要開立保修的增值稅發票通過接口傳入L-DMS系統的保修發票中。7．經銷商確認待開立保修發票的明細及金額等后，開立增值稅發票給TMCI,再在L-DMS系統的保修發票明細中填寫”經銷商發票號”，發送發票給TMCI.8.TMCI收到經銷商的發票后，與L-DMACS接收到的發票核對，確認經銷商的保修賬款。最后，TMCI依據經銷商的保修發票，整理統計每個經銷商的《PaymentRequestforservicefees》，再將“DIST支付依賴書”通過接口傳入L-DMS系統對應的保修發票中。9.經銷商查詢確認“DIST支付依賴書”傳過后，在L-DMS系統的保修發票作業中，點擊“發送入金確認”，發送并通知TMCI已確認收到,同時保修發票中自動填入“關閉確認”和“關閉確認日期”。10.經銷商根據TMCI判定并支付的保修金額修改結算單，并過賬。保修發票上傳TMCI相關部門對經銷店的保修批復并判定金額后，經銷店需要開相應的發票給TMCI，并將發票號通過系統上傳至TMCI。一、選擇“服務管理”“保修發票”，進入發票操作界面。二、在保修發票列表中顯示所有從TMCI判定回的信息，可以通過“狀態過濾”選擇未上傳過發票的信息。在“狀態過濾”欄選擇“未發送”，然后選擇功能按鈕“發票明細”，輸入發票信息。三、在“保修發票明細”界面中，輸入“經銷商發票號”、“經銷商確認用戶”、“經銷商確認日期”，并選擇“發送發票”，將經銷店所開發票號信息上傳到TMCI。四、當信息上傳后，該信息狀態變為“已發送”。五、TMCI正式付款后，由相關人員在其系統中操作，并有“DIST支付信賴書編號”信息傳輸到本系統中。同時經銷店人員要在“保修發票明細”界面中，做