辦公室工作手冊全套PAGEPAGE27辦公室工作手冊（征詢意見稿）二〇〇七年十一月辦公室工作手冊全套全文共1頁，當前為第1頁。

目錄辦公室工作手冊全套全文共1頁，當前為第1頁。TOC\o"1-2"\h\z\u前言 3上篇綜合辦公室主要職責 4中篇辦公室相關制度匯編 6下篇辦公室工作程序 7第一章會務工作程序 7第二章公文處理程序 14第三章接待工作程序 28第四章協調工作程序 32第五章辦公服務程序 35第六章信訪工作程序 56第七章印信管理程序 63第八章調查研究程序 73第九章安全保衛工作程序 76第十章重要文稿撰寫程序 78辦公室工作手冊全套全文共2頁，當前為第2頁。辦公室工作手冊全套全文共2頁，當前為第2頁。前言一直以來，局綜合辦公室及局屬各單位辦公室的同志們，密切融入局中心工作，服務企業改革發展的大局，堅持高效、細致、務實的工作作風，不斷強化責任意識、全局意識和服務意識，充分發揮承上啟下、協調左右和參謀助手作用，扎實推進辦公室工作的精細化、制度化、規范化、標準化管理，成果顯著，成績斐然，為我局實現持續快速穩定發展提供了堅強有力的保障。局綜合辦公室充分利用總公司整體上市的有利契機，經過總結多年的辦公室工作經驗，汲取局屬各單位先進管理辦法，結合現代企業內部控制規范，精心編制了該《辦公室工作手冊》。本次編制辦公室手冊的目的是：明確部門職責、貫徹制度文件、規范運行機制、理順工作關系、細化操作程序，全面加強內部控制，切實實現科學管理。辦公室工作手冊分為上中下三篇。上篇為辦公室部門職責，中篇收錄了局現行的辦公室工作相關制度文件，下篇為十個辦公室工作模塊管理程序。工作模塊管理程序是手冊的重點內容，全面涵蓋了辦公室會務工作、公文處理、接待工作、協調工作、辦公服務、信訪工作、印信管理、調查研究、保衛工作、重要文件起草等內容。這些工作程序中蘊含著辦公室工作的全局意識、服務意識、開放意識，成本意識、效率意識、勤儉意識和廉潔意識，是對我局辦公室工作內容的梳理和形式的提煉，是辦公室工作內涵的豐富和外延的擴展，凝結著許多屆辦公室工作者的智慧和精神。希望大家集思廣益、再接再厲，對手冊不斷進行更新和完善，形成我們成熟的工作指導典冊。辦公室工作手冊全套全文共3頁，當前為第3頁。我們相信，只要我們大家統一思想，齊心協力，我局辦公室工作就一定能夠開創出嶄新的局面，取得更加令人滿意的成績。讓我們繼續以改革的精神，創新的思維，務實的態度，扎扎實實抓好辦公室的各項工作，把辦公室工作提高到一個新水平，為我局實現又好又快發展作出更大的貢獻。辦公室工作手冊全套全文共3頁，當前為第3頁。上篇綜合辦公室主要職責（建二通〔2006〕223號2006年10月10日）綜合辦公室由局董事會辦公室、局總經理辦公室和局黨委辦公室合署組成。綜合辦公室主任由局董事會秘書兼任，綜合辦公室設兩名副主任，均屬局總部部門正職崗位，其中一名副主任為局總經理辦公室主任崗位，一名副主任為局黨委辦公室主任崗位。局總經理辦公室下設行政保衛部，行政保衛部經理為局總部部門副職崗位。一、局董事會辦公室1．負責局董事會會議籌備、董事會會議資料管理及其它日常工作；2．負責對局重大經營活動和重大決策事項相關資料的收集、檢查、跟蹤；3．負責持續向董事提供、提醒并確保其了解有關實行國有獨資企業董事會制度后公司運作的法規、政策及要求；4．負責局董事會對外重大信息披露工作；5．負責督辦董事長、各董事批示事項的落實工作；6．負責董事會董事（含外部董事）的日常聯系、接待等工作，并為董事工作提供服務等事項；7．負責董事會基金的籌集、管理和使用，向董事會提出意見和建議。8．完成領導交辦的其它事項。二、局總經理辦公室1．負責參與局重大事項的調研工作，研究局貫徹和落實上級有關方針、政策的意見，提出建議，供領導決策參考；2．負責局總經理議事會議的組織、文件起草工作與會議記錄、會議紀要整理及會議決定事項的跟蹤檢查、督辦工作；3．處理行政方面的綜合事務，協調局總部辦公，保證正常的工作秩序；4．負責局領導的外事活動、外賓接待工作和局總部室內辦公系統CI工作；5．負責局總部的公文處理、文秘、核稿工作、機要管理、印信管理和檔案管理，指導子公司的檔案管理工作；6．負責局總部辦公活動和服務中環境、職業健康安全目標、管理方案和應急預案的編制、實施、評審、考核和分析；7．完成領導交辦的其它事項。辦公室工作手冊全套全文共4頁，當前為第4頁。行政保衛部：辦公室工作手冊全套全文共4頁，當前為第4頁。1．負責局總部固定資產（房產、車輛、復印機等）和辦公用品的管理工作，提供局總部文印、收發、交通、通訊及接待服務工作；2．負責局總部的基建和后勤事務工作，做好后勤事務的管理工作；3．負責局總部保衛、消防管理、戶籍管理和治安綜合治理等工作；4．負責局總部環境綜合整治等社會事務性工作；5．負責對局簽約的重點項目和分公司易燃、易爆、危險化學品的管理和消防工作等進行監控；6．負責對局總部辦公所需資源、能源、廢棄物的處置、電梯安全、交通安全、飲食安全等進行控制；7．完成領導交辦的其它事項。三、局黨委辦公室1．負責局黨委各類工作會議的組織籌備工作及文件、報告的起草工作；2．圍繞局黨委的中心工作,開展督促檢查工作,推動重大決策和重要工作部署的落實；3．發揮綜合協調作用，組織、協調、配合黨群各部門開展黨群系統各方面的工作；4．負責維護企業穩定工作，及時、正確處理職工群眾來信和來訪接待工作；5．負責建立、健全保密工作制度，加強保密工作的宣傳教育；6．完成領導交辦的其它事項。辦公室工作手冊全套全文共5頁，當前為第5頁。辦公室工作手冊全套全文共5頁，當前為第5頁。中篇辦公室相關制度匯編（目錄）中國建筑第二工程局章程中國共產黨中國建筑第二工程局委員會工作規則中國建筑第二工程局董事會議事規則中國建筑第二工程局總經理工作規則中國建筑第二工程局總經理議事會議制度（建二通﹝2006﹞119號）中國建筑第二工程局重大信息內部報告制度（建二通〔2007〕297號）中國建筑第二工程局印章管理規定（待發）中國建筑第二工程局總部公文處理辦法（建二通﹝2006﹞223號）中國建筑第二工程局行政管理用資產管理規定（建二通﹝2007﹞191號）中建二局黨委、中建二局維護企業穩定工作應急預案（建二黨辦﹝2006﹞3號）中國建筑第二工程局關于實行重大事項報告的通知（建二通﹝2006﹞203號）辦公室工作手冊全套全文共6頁，當前為第6頁。辦公室工作手冊全套全文共6頁，當前為第6頁。下篇辦公室工作程序第一章會務工作程序一、會務工作概述會議的構成要素包括：會議名稱、會議主題、會議時間、會議地點、會議主持、與會人員、會議程序、會議結果等。會務工作包括會議的組織安排、生活服務、會議文書及保衛保密工作。會議類別依次為：1．一類會議，即全局大型會議：局黨代會、局職代會、局工代會、局團代會、局黨委（擴大）會議、局紀委（擴大）會議、局年度工作會議、局年中工作會議、上級單位及外單位在我局召開的會議等，經董事長或總經理批準后，由綜合辦公室組織召開，歸口業務部門準備會議資料及協助會務工作。2．二類會議，即全局專業工作會，經分管領導審核，報總經理批準，由主辦部門組織召開。3．三類會議，即部門工作會，經分管領導批準后，由部門組織召開。綜合辦公室不參與部門會議籌備工作。4．董事會（含董事會專業委員會，下同）、總經理辦公會、總經理專題會、部門經理例會及總經理層召開的臨時會議等。董事會、總經理辦公會、部門經理例會由綜合辦公室負責組織籌備；由董事長或總經理提議召開的總經理臨時性會議，由綜合辦公室組織召開；由副總經理或部門提議召開的總經理臨時性會議，由專題歸口部門負責組織召開，并形成會議紀要。二、會務工作流程圖會議編組會議選址確定會議議題會議編組會議選址確定會議議題及名稱坐席排序經費預算會議用具坐席排序經費預算會議用具會議通知及回執準備會議資料確定會議規模及人員會議通知及回執準備會議資料確定會議規模及人員食宿行安排食宿行安排會場布置確定會議會期及議程會前準備會場布置確定會議會期及議程會前準備主題報告會務手冊總結講話擬定文件發言材料開閉幕詞主題報告會務手冊總結講話擬定文件發言材料開閉幕詞文體活動會場服務文體活動會場服務報到接待簽到發資料報到接待簽到發資料辦公室工作手冊全套全文共7頁，當前為第7頁。會場驗收會議紀要會議記錄會中服務辦公室工作手冊全套全文共7頁，當前為第7頁。會場驗收會議紀要會議記錄會中服務報道宣傳保密保衛報道宣傳保密保衛會后工作會后工作決議催辦印發文件立卷歸檔費用結算安排離會決議催辦印發文件立卷歸檔費用結算安排離會三、會前準備1．會議議題及名稱安排會議議題應遵循必要性、可行性、明確性和適量性的原則，一般由主辦部門收集、篩選并書面提出議題，說明議題上會理由，經領導同志批準后確定。準備部分后備議題，以便在會議進展順利、時間充裕時提交會議討論。根據審定的議題，確定會議名稱。會議名稱一般由會議主辦單位名稱、年份、會議主題及會議類型組成，如“中國建筑第二工程局有限公司2007年項目管理研討會”。2．會議規模及人員主辦部門按照會議議題、組織職能分工、業務接口關系及相關規定提出會議規模及參加人員名單，報領導審批。3．會議會期及日程綜合考慮會議的內容、規模及復雜程度確定會期。會議日程一般以表格形式呈現，按照時間順序說明會議具體安排。主要包括：日期時間、會議內容、活動方式、地點、主持人、參加人等。會期及日程表須經領導審批。4．會議資料（1）開幕辭（主持辭）會議初始，由領導致開幕詞，旨在說明會議的指導思想、宗旨、意義，并向與會人員提出會議任務和要求。重要會議或者慶典、頒獎會議需要主持人根據會議需要撰寫主持詞。（2）會議主題報告根據會議議題，主辦部門撰寫會議主題報告，交由辦公室核稿后，報領導閱批，主辦部門根據領導意見協商修改文稿，定稿提前報領導審閱。（3）其他發言材料其他發言材料，由發言單位或發言人自行撰寫，包括經驗交流材料、分組討論發言等。主辦部門審核其他發言材料，保證發言材料水平，確保會議質量。（4）擬定文件辦公室工作手冊全套全文共8頁，當前為第8頁。擬定文件，指需聽取大會討論意見以資完善或擬通過大會表決的文件，主要涉及企業發展戰略、決策決定、規章制度和管理方法等。由主辦部門起草，辦公室核稿，領導閱批。辦公室工作手冊全套全文共8頁，當前為第8頁。（5）會議總結講話主辦部門起草領導總結講話，辦公室核稿，領導閱批，形成總結講話初稿。（6）閉幕詞閉幕詞，用以說明會議成果，總結會議經驗，表達未來希望，對主辦單位及會務人員表示感謝等。（7）會議手冊會務手冊由主辦部門制作，內容包括：會議須知、會議日程、與會人員名冊、會議坐席表、分組討論名冊、分組討論議題、會務組聯系方式等。（8）胸卡5．會議選址會議地址由主辦部門選定，綜合辦公室協助聯系會址單位、洽談價格及會場布置工作。會址一般根據會議規模、規格和內容等要求，按照距離適當，環境適宜、交通方便等條件來確定。對不熟悉的會址，要安排專人提前與會址單位溝通協調，對會場、餐廳、住宿、醫療、交通及綜合配套設施進行全面實地考察。6．會議用具為參會人員準備胸卡、文件袋、筆記本、簽字筆等文具，將文具與其他會議資料統一裝入手提袋中。在外部會場開會，會務組赴會需攜帶便攜式電腦、投影儀、打印機、打印紙、桌簽及簡單的辦公用具等。7．會議經費預算主辦部門根據會議前期籌備，形成會議經費預算，報總經理批準。8．會議通知主辦部門發出會議通知，并接收統計回執。會議通知一般具備9個要素：會議名稱、內容、時間安排、地點、參加人員范圍、會議須知、食宿行安排、聯系人及回執。會議通知必須簡明扼要，語言準確無歧義。會議回執應該包括：參會人員姓名、性別、民族、職務、聯系方式、抵達時間（航班或車次）、是否接站（主辦部門可設定集中接站時間）、返程訂票、備注及單位（蓋章）。電話確認會議通知發放到位，必要時需催報回執。9．會議編組辦公室工作手冊全套全文共9頁，當前為第9頁。大型會議或需要分組討論的會議，要進行會議編組。主辦部門要及時收集會議回執，審核參會人員是否符合會議要求，將參會人員名單錄入電子表格形成簽到簿。根據會議需要、單位性質、所屬區域或專業劃分進行編組，并打印桌簽，切忌遺漏和重復。辦公室工作手冊全套全文共9頁，當前為第9頁。10．坐席排序按照前排高于后排、中央高于兩側、中心高于外圍、左高右低（當事人的左和右）原則或企業傳統習慣，結合會址情況，為參會人員會場、餐廳等場所的坐席進行排序，切忌遺漏和重復。11．食宿行安排根據會議回執安排接送站；根據參會人員情況訂餐訂房（分餐桌、分房間），為減少開支，會餐酒水一般自帶；考慮少數民族同志的餐飲習慣，給與特別照顧。食宿行標準應嚴格按照局有關財務規定執行。12．會場布置按照會議坐席擺放桌簽、會議資料、茶杯、主席臺及發言臺桌花等，大型會議要懸掛橫幅和標語，調試燈光、音響、話筒、投影儀、電腦等設備，發現問題及時調換。會場是否懸掛國旗、企業旗幟或其他標識根據會議需要，經領導同志同意后執行。四、會中服務1．報到及接待工作會議前，要認真組織參會人員報到，統計到會人數，核查重要人員（主席臺就座的領導、會議主持人、報告人等）是否到會，做好房間安排，向大家介紹有關情況等。2．會場驗收會議前一天晚上，主辦部門負責人檢查驗收會場布置情況，查漏補缺。3．簽到與分發會議資料在會場入口設置簽到臺，與會人員簽到后領取會議資料，需要與會人員提前閱讀的會議資料可在人員報到時分發。及時統計到會人數及缺席人員，根據領導需要報送簽到結果。會議資料涉及保密內容需要收回的，須在會務手冊中說明，并在簽到時逐一提醒。4．會場服務包括燈光、音樂、攝影攝像、錄音、飲水服務，涉外會議還需要翻譯服務等。5．會議記錄主辦部門要安排專人做好會議記錄。會議記錄是記錄會議基本情況、會議報告、討論的問題、發言、決議等內容的書面材料，是會議的正式文件，是落實會議精神、進行檢查督促的依據。會議記錄一般包括以下部分：會議名稱、會議時間、會議地點、會議出席人及列席人、會議缺席人、會議主持人、會議記錄人、會議主要議題、發言紀錄及決議事項等。辦公室工作手冊全套全文共10頁，當前為第10頁。6．完善總結講話辦公室工作手冊全套全文共10頁，當前為第10頁。會議期間，主辦部門要積極聽取各方意見，繼續完善總結講話，并及時報告領導，形成總結講話二次稿，請示領導下發時間（會中或會后）。7．會議紀要主辦部門及時撰寫會議紀要，報領導簽批前交由辦公室核稿。會議紀要是根據會議記錄和會議文件等材料加工整理而成的，用來記載和傳達會議基本情況、主要精神和議定事項的會議文書。一般包括：會議名稱、時間、地點、會議出席人及列席人、會議主持人、會議主要議題、決議事項及對會議的總體評價等。8．報道宣傳大型會議期間或結束后，要把會議決議、會議報告、發言材料、領導講話、會議簡報、會議紀要等文件編成宣傳提綱，經領導批準后進行宣傳。9．文化活動召開大型會議，為加強與會人員的溝通和了解，經領導批準，可圍繞會議主題適量選擇合適的文化體育活動。主辦單位要做好前期策劃、實地考察、往返交通等組織工作。10．會議保密工作根據會議密級，選擇性做好會議的時間、地點、參加人員、會議內容、會議議程、會議文件、會場秩序、宣傳報道等各環節的保密工作。11．會議費用控制在企業外部召開的會議，主辦單位要安排費用總負責人，會議各分項費用要實行專人確認機制，對分項費用負責，將會議費用控制在預算之內。五、會后工作1．安排離會根據會議回執，為外地與會人員預定返程票，安排車輛和人員送站。2．費用結算在企業外部召開的會議，會議費用總負責人及各項費用確認人與會議中心做好結算工作，做到費用明細、單據清楚。3．編發會議文件根據會議最終決議，主辦部門要對會議通過的文件進行匯總整理，經領導審批，交辦公室編發正式文件。4．決議催辦會議結束后，主辦部門對會議決定辦理的事項，根據緩急和承辦時限要求，適時對其執行情況進行責任分解和督促檢查。5．立卷歸檔辦公室工作手冊全套全文共11頁，當前為第11頁。按照企業檔案管理規定，對會議資料進行立卷歸檔。辦公室工作手冊全套全文共11頁，當前為第11頁。附件：會務工作跟蹤單辦公室工作手冊全套全文共12頁，當前為第12頁。

會務工作任務跟蹤單辦公室工作手冊全套全文共12頁，當前為第12頁。序號項目責任人開始時間關閉時間備注確定會議名稱及議題收集議題，確定會議名稱12.12.112.12.3確定規模及人員確定會議規模及參會人員名單確定會期及議程根據議題定會期和議程會議選址要求實地全面考察會議用具主辦人員檢查是否完備經費預算費用明細準備會議資料開閉幕詞主題報告發言材料擬定文件總結講話會務手冊會議通知及回執發出會議通知并收集統計回執會議編組坐席排序食宿行安排食，安排與會人員餐飲宿，預定房間行，安排送接車輛報到接待會場布置燈光、音響、鮮花、桌簽等簽到發資料會場驗收會場服務會議記錄會議紀要報到宣傳保密保衛文體活動安排離會通知和組織參會人員退房安排返程車輛，預定返程車票費用結算印發文件決議催辦立卷歸檔注：1．本表由綜合辦公室填制，會務人員每人執一份，每項工作完成后責任人要向主任匯報，在備注一欄簽字；2．責任人不超過兩人，第一位為主要責任人；辦公室工作手冊全套全文共13頁，當前為第13頁。3．完成時間格式為“月份.日期.時點”，最后一位數字“1”代表上午，“2”代表下午，“辦公室工作手冊全套全文共13頁，當前為第13頁。第二章公文處理程序一、公文處理概述公文處理主要呈現兩大程序：收文程序和發文程序。收文和發文應嚴格按照國務院《國家行政機關公文處理辦法》（國發﹝2002﹞23號）、國家標準局《國家行政機關公文格式》（GB/T9704-1997）及《中國建筑第二工程局總部公文處理辦法》（建二通﹝2006﹞223號）相關要求辦理。二、公文處理流程圖1．收文處理流程圖審核審核登記發送擬辦批辦承辦收文歸檔歸檔立卷清退查辦注辦催辦銷毀2．發文處理流程圖修改修改審核簽發復核注冊繕印草擬催辦催辦登記裝封裝訂用印校對歸檔三、收文處理程序（一）收文1．機關收文種類（1）上級機關的指令性和指導性公文；（2）上級機關的批復性和平行機關、不相隸屬機關對商洽和詢問事宜的答復性公文；（3）下級機關的請求性和平行機關、不相隸屬機關的商洽和詢問性公文；（4）各部門的調查性和下級機關的陳述性公文；（5）內部刊物和“簡報”、“通訊”等；（6）其他文書材料，如公開刊物和群眾來信等。2．收文渠道（1）電子收文；（2）機要交通局送的機要信件；辦公室工作手冊全套全文共14頁，當前為第14頁。（3）各機關和部門直接報送的信件；辦公室工作手冊全套全文共14頁，當前為第14頁。（4）傳真；（5）收發室轉來的信件。（二）審核收文審核應注意：（1）檢查公文的收件機關、部門或姓名是否應由本部門收文；（2）清點公文數量，查看公文是否完整、有無破損；（3）是否符合行文規則；（4）簽收，注明收文時間。（三）登記1．確定登記與不登記的范圍需要登記的公文有：（1）上級機關的指令和指導性公文；（2）下級機關的請求性公文；（3）平行機關和不相隸屬機關的商洽和需要答復的公文；（4）一切機密性公文；（5）其他重要公文。不需要登記的公文有：（1）公開的和內部無密的刊物和簡報；（2）一般性抄件；（3）行政事務性的通知、介紹信和請柬等；（4）私人信件、公開信、公開發布的公文等。2．采用簿記帳進行分類登記填寫《收文登記簿》，局收文登記一般按照發文單位分為機關行政和機關黨委兩大類，每類中又按照上行、平行、下行分單位登記，編寫收文流水號。機要秘書根據文件內容要求，在收文右上角簽章（只需閱知的公文，簽閱文章，需要辦理的公文，簽辦文章），注明密級、緩急程度、流水號及簽收時間。（四）發送1．對外部收文需要向各部門及所屬企業發送的，需要填寫《收文分發分送簿》；重要公文需要接收人簽字確認收悉；電子公文網上發送，需要設置閱讀回執。2．需擬辦、批辦的文件應先送領導提出擬辦、批辦意見，再分送承辦單位或承辦人。3．報刊、雜志、便函、請柬、簡報、資料和臨時性、事務性通知可直接分送承辦單位、承辦人或存查。辦公室工作手冊全套全文共15頁，當前為第15頁。（五）擬辦辦公室工作手冊全套全文共15頁，當前為第15頁。需擬辦的公文，黨委公文和行政公文分別報送黨委辦公室主任和總經理辦公室主任提出擬辦意見，在《收文處理單》上注明。需要擬辦的文件：1．上級機關發來的命令、決議、指示、批復及其需要傳達、貫徹、執行的文件；2．下級機關報送的重要請示或報告；3．其他單位送來需要答復或者辦理的重要文件；4．需本企業領導人參考或了解的文件、材料等。擬辦意見的擬寫要求：1．言簡意賅，便于執行；2．可具體指出承辦單位或承辦人員；3．多個部門聯合辦理的，應指明主辦單位；4．敏感事項或緊急公文，應提出承辦的原則和完成時限；5．需一定范圍閱知的文件，應指明傳閱范圍和方式；6．文件中涉及到之前其他文件時，應將這些文件一并送領導批辦；7．對不符合規范的公文，經辦公室主任批準后，可退回呈報單位并說明理由。（六）批辦擬辦意見提出需要批辦的文件，送分管領導在《收文處理單》上注明批辦意見。對具有請示事項的文件，應由主批人簽批，其他審批人圈閱視為同意；無請示事項的，圈閱表示閱知。（七）承辦公文承辦由具體業務部門或人員承擔，辦公室應根據領導批辦意見及時發送文件至承辦部門或人員。只需閱知的文件，傳閱人應在當天閱完，在《收文處理單》上簽名并及時退還文件，不得自行傳閱。承辦部門認為不屬于其職權范圍或不宜由本部門辦理的，辦公室應積極協調或報分管領導裁定。（八）收文催辦收文催辦主要指對內催辦，即對局系統內部文件承辦部門或人員的催促檢查。1．送負責人批示或交有關部門辦理的重要公文，辦公室應負責催辦；2．在文件要求辦理期限結束時尚未辦理的，辦公室應催辦；3．催辦對象包括局領導、局總部各部門負責人及所屬單位負責人；3．緊急公文應跟蹤催辦，重要公文應重點催辦，一般公文應定期催辦；4．填寫《重要事項催辦單》，發送承辦部門；5．承辦部門收到《重要事項催辦單》后應及時給與書面答復；6．催辦后三天仍未辦妥的，應查問承辦部門或人員，并限時辦完。辦公室工作手冊全套全文共16頁，當前為第16頁。（九）注辦辦公室工作手冊全套全文共16頁，當前為第16頁。收文處理完畢，要在《收文處理單》上注明辦理結果：傳閱的文件，要有傳閱人簽名；承辦完畢的文件，要有承辦部門或人員簽注的承辦結果及辦結時間。（十）查辦辦公室要對上級單位來文的落實情況進行督促檢查，查辦項目包括針對來文的辦理情況，文件要求的落實情況，回復報告及統計數字的真實性和客觀性。（十一）清退重要文件或保密文件待處理完畢或承辦完畢后，主辦單位應將其退回辦公室，辦理清退手續。（十二）立卷局機關采用分散式立卷，即機關收文、綜合性的文件及綜合性的會議文件材料由辦公室立卷；業務性文件、以部門名義發文的存本和定稿、以局名義召開的專業會議文件由業務部門立卷；會計核算文件材料由財務會計部門立卷；科技文件材料及其他業務文件，由有關業務部門立卷。（十三）歸檔和銷毀文件歸檔和銷毀詳見制度匯編有關檔案管理規定。四、發文處理程序（一）草擬文件起草工作包括交擬、議擬和撰擬三個程序：1．交擬：根據管理工作的客觀需要，文件主辦部門要認真領會和記錄領導交待的寫作意圖和重要問題、措施等。2．議擬：查找與該文件有關的文件、法律法規、企業相關規定等，通過調研收集相關材料和信息，形成文件提綱。3．撰擬：對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門負責人應當面協調，仍不能取得一致意見時，主辦部門可列舉各方理由和依據，提出建設性意見，并于有關部門會面后，報請上級機關協調和裁定。（二）修改文件起草后，應字斟句酌認真修改，修改的標記及文字應用彩色筆拉出版心，明顯標注，修改完畢填寫《發文稿紙》中擬稿人、文件標題、附件、文件類別、主送、抄送等內容，請部門負責人審閱文稿并簽署意見。領導要求提前審閱的文件及只需報領導閱批不需要發文的報告、請示等，填寫《簽報》后由主辦部門直接送領導。辦公室工作手冊全套全文共17頁，當前為第17頁。（三）審核辦公室工作手冊全套全文共17頁，當前為第17頁。公文送負責人簽發前，應由辦公室進行審核，審核重點：1．行文必要性、合法性，與企業現行規章制度的協調性；2．政策界限清晰，措施方法可行，執行期限妥當，涉及的相關問題能夠妥善安排；3．公文格式、標題、語體、文字、標點符號、層次序號、數字、引文、簡稱、譯名、密級、緩急等是否符合規范；4．主送和抄送是否得當，閱讀和發放范圍是否合適等；5．核稿人提出修改意見，擬稿人修改后擬稿人簽字并確定關鍵詞、密級、緩急程度及簽發人等。（四）簽發1．以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或主持工作的負責人簽發；2．以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或其授權的其他負責人簽發；3．同級機關方可聯合行文，聯合發文應經聯合行文的相關機關會簽方能生效。（五）復核公文正式印制前，辦公室應進行復核，復核重點：1．發文名義是否妥當，審批和簽發手續是否完備，附件材料是否齊全、規范；2．聯合發文是否經過了會商和會簽，發文機關是否同級，排列是否妥當；3．復核后對文稿進行了實質性修改的，應按程序進行復審。（六）注冊發文注冊指按發文順序給每份文件編著發文字號。1．按發文的先后順序編注發文字號；2．聯合發文只編注主辦機關發文字號；3．發文字號結構為：發文機關代字+﹝年度﹞+發文順序號；4．不得一文多號，也不得一號多文；5．確定發送范圍和印制數量；6．帶密級文件應編注發文份號。（七）繕印與校對經過簽發程序，無須任何修改的文件，按照公文格式要求印制一份供主辦部門校對清稿，校對人員在正確無誤的校樣上簽字后，按照文件數量要求印制相應份數。（八）用印企業印章應由專人管理，用印應嚴格履行程序，合乎規范要求。文件用印規范請詳見“印信管理程序”。辦公室工作手冊全套全文共18頁，當前為第18頁。（九）裝訂裝封辦公室工作手冊全套全文共18頁，當前為第18頁。按照文件裝訂要求進行裝訂，向外發出的文件應裝入信封，發文裝封應注意：1．多級行文、普發文件應編寫文件信封號碼；2．有密級的文件，應在信封上標識密級，封口處貼密封條；3．有緩急程度的文件，應在信封上標識緩急程度。（十）登記發送文件發送，應在《發文登記簿》上登記，文件發送的方式有：專人遞送、收文單位專人領取、公文交換站遞送、郵寄、網絡傳送、傳真、電傳等。（十一）發文催辦發文催辦為對外催辦，即向收到文件的所屬單位或外機關單位發出催促辦理文件的意見。1．重要公文確認接收后3個工作日未辦理的，根據需要可用電話、傳真等快捷方式向對方查詢辦理情況；2．緊急公文或電話催辦多次未果的事項，需要催辦；3．填寫《重要事項催辦單》，發送至承辦單位，要求立即給與答復；4．《重要事項催辦單》發出3日后未見回音，主辦部門查辦該文件。（十二）歸檔和銷毀文件歸檔和銷毀詳見制度匯編有關檔案管理規定。為便于歸檔，保證檔案的完整性和節約存放空間，收文登記簿、收文分發分送簿、發文登記簿等均使用活頁筆記本。五、公文管理1．各單位及各部門應設專人管理文件。2．上級單位帶有密級的公文，除絕密級和注明不能翻印的公文嚴禁翻印以外，必須經下一級負責人或辦公室主任批準，方可翻印。中央、國務院文件的翻印須經辦公室主任批準。翻印時，應當注明翻印的單位、日期、份數和引發范圍。3．公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印部門證明章。4．公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。5．部門合并時，全部公文應隨之合并管理。公司或機構撤銷時，需要歸檔的公文整理立卷后按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。6．與質量體系有關的文件，按照局程序文件《文件和資料的控制程序》執行。辦公室工作手冊全套全文共19頁，當前為第19頁。7．電子版公文管理工作按照《中國建筑第二工程局電子文件歸檔與管理規范》（建二辦﹝2006﹞6號）執行。辦公室工作手冊全套全文共19頁，當前為第19頁。附件：1．收文登記簿2．收文分發分送簿3．收文處理單4．發文稿紙5．簽報6．發文登記簿辦公室工作手冊全套全文共20頁，當前為第20頁。7．重要事項催辦單辦公室工作手冊全套全文共20頁，當前為第20頁。附件1：收文登記簿收文日期文號/編號來文單位文件名稱密級緩急份數流水號備注辦公室工作手冊全套全文共21頁，當前為第21頁。辦公室工作手冊全套全文共21頁，當前為第21頁。附件2：收文分發分送簿文號來文單位文件名稱密級緩急分發分送對象簽名備注辦公室工作手冊全套全文共22頁，當前為第22頁。

附件3：辦公室工作手冊全套全文共22頁，當前為第22頁。收文處理單領導批示閱者意見承辦情況辦公室擬辦意見來文單位收文日期文件標題來文文號辦公室工作手冊全套全文共23頁，當前為第23頁。

附件4：辦公室工作手冊全套全文共23頁，當前為第23頁。發文稿紙辦公室工作手冊全套全文共24頁，當前為第24頁。密級：緩急程度：辦公室工作手冊全套全文共24頁，當前為第24頁。領導批示：月日部門會簽：月日擬稿人：電話：月日部門負責人：月日辦公室核稿：月日文件標題：附件：文件類別：文件、報告、請示、決定、決議、通知、通報、紀要、批復、函、簡報主題詞：主送：打字：校對：抄報：抄送：發文編號：﹝20﹞（共印份）附件5：中國建筑第二工程局有限公司簽報領導批示標題（或事由）主辦部門負責人簽發請同志批示。簽字：主辦部門主管審核部門會簽緊急程度密級辦公室工作手冊全套全文共25頁，當前為第25頁。主辦部門：聯系人：電話：年月日辦公室工作手冊全套全文共25頁，當前為第25頁。附件6：發文登記簿序號發文日期文號文件名稱發放范圍發送形式份數收者簽名接收時間備注辦公室工作手冊全套全文共26頁，當前為第26頁。注：“收者簽名”與“接收時間”兩項只在紙面發文時使用。辦公室工作手冊全套全文共26頁，當前為第26頁。PAGEPAGE64附件7：重要事項催辦單催辦對象催辦時間催辦依據文件發文字號催辦事項催辦原因催辦要求進展情況：負責人：聯系人：電話：年月日局領導批示催辦聯系人聯系電話電子郵箱辦公室工作手冊全套全文共27頁，當前為第27頁。辦公室工作手冊全套全文共27頁，當前為第27頁。第三章接待工作程序一、接待工作概述接待工作是一項“窗口性”工作，指企業在公務活動中對來訪者所進行的迎接、招待、洽談、聯系等輔助管理活動，基本要素包括：來訪者、來訪意圖、接待者、接待任務和接待方式。辦公室要重視接待工作的廣泛性、禮儀性和務實性。二、接待工作流程圖接待方針接待方針接待規格接待形式日程安排人員安排經費預算收到接待任務收集來賓情況分析判斷意圖擬定接待方案收到接待任務收集來賓情況分析判斷意圖擬定接待方案準備材料禮品食宿行安排布置接待環境安全保衛工作準備材料禮品食宿行安排布置接待環境安全保衛工作接待及會談宴請送別三、接待工作基本程序（一）收集來賓情況我局主要來賓包括：政府機關領導、中建總公司領導、兄弟單位領導、重要業主、重要活動及大型會議來賓等。收到接待任務后，要積極從多方收集來賓情況，主要包括：來賓人數、姓名、性別、職務、民族、宗教信仰、生活習俗等。（二）分析判斷來訪意圖對于非企業邀請的來訪，應通過多種途徑和渠道收集這方面的信息，分析判斷其真實來訪目的和意圖，以確定接待方針和接待任務。非企業邀請的來訪主要有：（1）黨政機關領導視察工作；（2）中建總公司領導檢查指導工作；（3）兄弟單位業務交流與合作洽談；（4）重要業主來訪；（5）其他日常來訪。辦公室工作手冊全套全文共28頁，當前為第28頁。（三）擬訂接待方案辦公室工作手冊全套全文共28頁，當前為第28頁。重要的接待活動，要事先擬訂接待方案，提交領導審批。內容包括：來訪意圖、來訪者基本情況、接待方針、規格、形式、日程安排、接待人員安排、費用預算等。1．接待方針根據對方來訪意圖、雙方關系和對我方的態度制定接待方針，明確接待目標和原則。2．接待類別一類接待：黨政機關、總公司、兄弟單位局級以上領導的接待；二類接待：黨政機關、總公司處級以上領導，兄弟單位副局級以上領導及重要業主的接待；三類接待：其他日常來訪。3．接待形式包括迎送、宴請、會見、會談、文藝招待、參觀游覽等儀式和活動。4．接待日程安排主要包括接待具體時間、接待形式和內容、接待實施地點、陪同人員工作安排等，一般以表格形式列出。5．接待人員安排接待人員主要包括陪同人員和組織工作人員。主要陪同人員包括主要陪同領導和相關職能部門負責人；組織工作人員包括事務秘書、翻譯及后勤人員。一類接待陪同人員：局董事長、總經理，其他班子成員；二類接待陪同人員：局分管領導、業務相關部門負責人；三類接待陪同人員：視來訪者情況而定。6．接待經費預算對接待經費的來源和列支明細做出具體說明，按照企業財務相關規定做好接待經費預算。（四）準備接待材料和禮品1．接待材料包括：匯報介紹類材料和禮儀類材料（歡迎辭、歡送辭、祝酒辭等）。2．接待禮品：禮品要體現企業的形象，要具有紀念意義和象征意義，同時要尊重客人的習俗和愛好；根據實際需要選擇贈送時間（見面初、會議上、送別時等）。（五）做好食宿行安排接待食宿安排優先選擇與企業簽署合作協議的酒店和賓館。1．預定房間：根據來訪人數、性別、職務等預定房間，若對方費用自理，則根據對方具體要求預定房間。辦公室工作手冊全套全文共29頁，當前為第29頁。2．準備膳食：接待活動有宴請的，根據接待規格及企業財務規定確定宴請規格、標準、地點和席位，除必要陪同人員外，盡量減少主方人員。辦公室工作手冊全套全文共29頁，當前為第29頁。宴請形式包括：正式宴會、便宴、茶話會、工作餐或客飯（填寫《客飯申請單》）。特殊注意事項（1）來訪者的飲食習慣、喜好、禁忌；（2）提前訂餐，必要時需報領導審批菜單；（3）隆重宴會，應擺放名牌；（4）準備主賓雙方的致辭，主人先致辭，客人致答謝辭。3．安排交通：根據接待規格和人數確定車輛類型、數量和時間。（六）布置接待環境接待環境主要包括：前廳、會客廳、接待室、走廊、樓梯等；前廳準備歡迎條幅、標識，接待室準備宣傳資料、報刊雜志、衣帽架、電話、花卉等，會客廳或會議室準備資料、茶水，必要時開設來訪專用電梯。（七）安全保衛工作對主要領導來訪，要同安全保衛部門聯系，選調有關人員，做好警衛工作。（八）迎接及會談按照接待規格安排迎接人員，重要迎接應組織歡迎隊伍。根據日程安排雙方會談，確保會議資料發放到每位與會人員；需要使用投影儀、便攜式電腦的會談，主辦部門要提前調試器材；涉外會談，要注意器材的兼容性；辦公室秘書或主辦部門安排專人做好會談記錄。（九）送別安排交通工具，根據接待規格和以往慣例確定送客人員，主方領導要陪同來訪重要領導前往機場或車站。附件：客飯申請單辦公室工作手冊全套全文共30頁，當前為第30頁。

附件：辦公室工作手冊全套全文共30頁，當前為第30頁。客飯申請單日期部門人數事由經辦人部門領導簽字辦公室簽字辦公室工作手冊全套全文共31頁，當前為第31頁。辦公室工作手冊全套全文共31頁，當前為第31頁。第四章協調工作程序一、協調工作概述企業辦公室綜合協調工作就是調節企業內部及內外之間的關系，在企業內部實現目標趨同、分工合理、步調一致，同時為企業發展壯大創造良好的環境。辦公室協調作用主要體現在：政策制度協調、計劃協調、事務協調、會議協調、受理請示報告工作中的協調、公務協調、公文協調、對外關系協調等。協調方式方法有：磋商洽談、會議討論、文件會簽、信息交流等。辦公室協調工作者要具有把握大局的綜合素質、承擔責任的勇氣、良好的工作作風、敏銳的洞察力、準確的判斷能力、健康的心理、良好的性格及和諧的人際關系。二、協調工作流程圖確定協調方式確定協調內容分析矛盾本質問題調查發現問題確定協調方式確定協調內容分析矛盾本質問題調查發現問題落實情況反饋意見跟蹤落實達成處理意見協商落實情況反饋意見跟蹤落實達成處理意見協商（注：協調工作分板塊闡述）三、政策制度協調政策制度協調是指辦公室在企業各項政策和管理制度制定中的協調及政策制度本身的協調作用。政策制度協調內容：1．政策制度各項條目內容的可行性和一致性；2．政策制度所涉及的各種關系能夠妥當處理，權責利分配合理；3．該政策制度與國家法律法規及其它企業管理制度的一致性；4．利用政策制度協調企業內部各種關系。政策制度協調的主要方式：會議討論、文件會簽。全局性政策制度發布前須經總經理辦公會研究討論通過，重要政策須報董事會批準，綜合辦公室督促政策制度文件主辦部門進行文件會簽。四、戰略計劃協調戰略計劃協調是指在企業制定和執行長期和短期發展規劃中的協調作用。戰略協調側重長期和全局，計劃協調側重短期和局部，戰略是計劃的指導思想和發展方向，計劃是戰略的分解步驟和具體方法。辦公室工作手冊全套全文共32頁，當前為第32頁。戰略計劃協調內容：辦公室工作手冊全套全文共32頁，當前為第32頁。1．企業戰略要符合國家經濟政策和發展趨勢，按照政策導向調整戰略目標；2．企業戰略與企業發展目標的一致性和服務性，協調相關部門修改與企業目標不一致的部門；3．企業計劃能夠合理分解和有效落實戰略目標，協調有關部門補充漏洞和正確處理內容的輕重關系；4．企業各部門計劃應具有前瞻性、銜接性、可操作性，避免計劃沖突、歸口不清或重復工作。戰略計劃協調的主要方式：會議討論、文件會簽、信息交流。企業戰略規劃須經董事會討論研究制定，綜合辦公室督促戰略規劃文件的會簽工作。五、公文協調公文協調主要指公文草擬、發文、會簽及收文擬辦等公文處理過程中的協調。公文協調的主要內容：1．草擬文件的協調。擬稿人要認真領會領導意圖，對多位領導的指示進行綜合分析，抓住意見共同點，形成統一觀點后報領導審定。2．發文協調辦公室拿到要求發文的文稿，應認真分析：（1）是否確需發文，以何種形式發文，是否需要聯合發文及部門會簽；（2）文稿內容是否與國家法律法規及企業管理制度相悖，是否與其它部門工作沖突；（3）除純文書規范的處理，文稿處理意見須報主管領導審定簽發。3．會簽協調（1）文件會簽中出現部門意見不一致，主辦部門負責、辦公室協助與涉及部門溝通協調；（2）文件涉及財務、資產、部門或機構成立等事宜的，辦公室應督促主辦部門與相關部門會簽。4．擬辦協調（1）總公司或黨政機關來文須報分管局領導閱示，重要來文須報領導班子閱示；（2）總公司部門來文，報分管局領導閱示，送歸口部門承辦；（3）不相隸屬單位來文，根據文件內容報分管局領導或者直接送歸口部門處理；（4）所屬企業報送的通知性文件，報送分管領導和歸口部門。5．請示報告文件協調（1）所屬企業報送的請示報告文件，屬于局部門處理的業務，轉交局部門處理；（2）文件陳述不清或依據不足，要求請示單位改寫重報；辦公室工作手冊全套全文共33頁，當前為第33頁。（3）文件涉及多個部門的，需要會簽取得一致意見，辦公室可協助召集各部門溝通研究；辦公室工作手冊全套全文共33頁，當前為第33頁。（4）請示報告文件不得“多頭報送”，一律由綜合辦公室按照公文處理程序報送分管領導批示。六、公務協調領導公務活動包括出席政府機關和總公司的會議、部門和所屬公司的會議、重要項目簽字儀式和開工儀式、重要領導和業主的接待以及各種慶典、表彰活動等。辦公室收到領導公務邀請或通知，根據各類公務活動性質和時間，合理擬定領導參加或出席意見（是否參加、哪位領導參加），報請局董事長或總經理批準后，及時通知參加公務活動的領導，如有沖突，及時反饋董事長或總經理定奪。確定參加公務活動的領導后，辦公室負責為領導安排車輛或預定機票、車票。七、關系協調1．上下關系協調。辦公室承擔著局與政府機關或總公司（上級單位）以及局與所屬單位的協調工作，主要包括接收政府機關或總公司任務指令和向所屬單位發送工作要求兩個方向的協調。對上級單位任務指令存在沖突的，辦公室應及時向上級單位請示報告；對所屬單位之間存在的摩擦和惡性競爭，辦公室應適時組織相關負責人協商解決；上級單位指令在所屬單位的落實情況（暢通或不暢通）應注意廣泛收集材料，分析匯總報上級單位。2．左右關系協調。包括與總公司所屬兄弟單位、同行業大型建筑企業等的合作洽談、業務往來等。辦公室要注意積累和維護左右關系，認真做好關系管理工作，在處理有關左右關系的活動中做好服務保障工作。3．業主關系協調。包括與業主關系對接、維護、聯誼、團拜、領導層互訪等協調工作。辦公室應建立重要業主數據庫，與業主辦公室部門建立穩固關系，為業主關系維護提供信息支持。4．局各部門關系協調。在局各部門意見相悖時，經總經理同意，辦公室可及時與各方聯系，了解情況，必要時召集相關部門負責人會議，共同商討解決，并將解決方案報總經理閱示。5．辦公室內部協調。辦公室負責人應根據本部門員工在社會閱歷、知識結構、性格氣質、能力素養等方面的不同，合理安排工作崗位，充分調動員工積極性，實現優勢互補、默契和諧、有序高效。八、會議協調（詳見第一章）辦公室工作手冊全套全文共34頁，當前為第34頁。辦公室工作手冊全套全文共34頁，當前為第34頁。第五章辦公服務程序一、辦公服務概述辦公室辦公服務工作包括行政管理用（固定）資產管理、低值易耗品管理、辦公用品及物料消耗管理、會議室管理、郵件收發管理、票務管理、費用報銷管理、大型設施改造維修管理、公務用車管理及辦公環境規劃和整治等。高效優質的辦公服務是企業正常運轉的后勤保障。二、辦公服務流程圖1．行政管理用（固定）資產管理流程（低值易耗品管理參照執行）物品驗收移交領導批準采購部門物品需求聯合采購詢價物品驗收移交領導批準采購部門物品需求聯合采購詢價企業采購計劃報廢處理轉讓調撥清查盤點使用維護報廢處理轉讓調撥清查盤點使用維護2．辦公用品管理流程（物料消耗參照執行）統計分析監督使用登記發放領用申請驗收統一采購審批購置申請統計分析監督使用登記發放領用申請驗收統一采購審批購置申請3．會議室管理流程會議室清潔會議服務工作辦公室批準會議室使用申請安排會議室會議室清潔會議服務工作辦公室批準會議室使用申請安排會議室4．郵件管理流程聯系快遞公司（1）郵件發送管理流程聯系快遞公司跟蹤監控送遞情況郵寄登記辦公室批準郵件發送申請跟蹤監控送遞情況郵寄登記辦公室批準郵件發送申請郵局郵遞郵局郵遞（2）郵件接收管理流程郵件查詢郵件領取郵件分發郵件登記接收郵件郵件查詢郵件領取郵件分發郵件登記接收郵件5．票務管理流程出差任務單管理接受訂票任務出差任務單管理接受訂票任務訂票交票報銷6．費用報銷管理流程月度預算費用申請月度預算費用申請收集報銷單據上網填單領款轉交辦公室工作手冊全套全文共35頁，當前為第35頁。辦公室工作手冊全套全文共35頁，當前為第35頁。7．大型設施改造維修管理流程驗收入賬簽約領導審批評標改造維修招標改造維修申請驗收入賬簽約領導審批評標改造維修招標改造維修申請8．資料借用流程驗收歸檔歸還借用總經審批申請利用資料驗收歸檔歸還借用總經審批申請利用資料9．公務用車管理流程（1）車輛維修管理程序結算報銷車管驗收入場維修行政部批準提出維修申請確定維修廠家結算報銷車管驗收入場維修行政部批準提出維修申請確定維修廠家（2）車輛使用管理程序檢查分析返回任務單派出車輛行政部批準提出用車申請檢查分析返回任務單派出車輛行政部批準提出用車申請三、辦公服務程序（一）行政管理用（固定）資產管理行政管理用（固定）資產，如公務車輛、機電設備、電子辦公設備、辦公家具等的管理，執行《中國建筑第二工程局行政管理用資產管理規定》（建二通﹝2007﹞191號），低值易耗品管理參照執行。（二）辦公用品管理程序局總經理辦公室為局總部辦公用品主管部門，財務部門和信息部門為協管部門；物料消耗參照辦公用品管理程序執行。1．辦公用品購置申請與審批總經理辦公室行政保衛部根據辦公用品庫存情況和以往消耗水平，確定購買數量，填寫《物品購置申請單》，經行政保衛部經理批準形成采購計劃。電腦耗材（墨盒、硒鼓、電腦配件、軟盤、光盤等）由局信息中心填寫《物品購置申請單》，經信息中心主任批準形成采購計劃。局其他部門對物品有特殊要求或者需求量較大時，可填寫《物品購置申請單》，經部門負責人審核、總經理辦公室主任批準后形成采購計劃。2．統一采購辦公室工作手冊全套全文共36頁，當前為第36頁。物品采購由總經理辦公室牽頭，財務部門與信息部門協助工作。電子辦公設備由總經理辦公室與信息部門聯合采購。辦公室工作手冊全套全文共36頁，當前為第36頁。（1）常規采購。每季度采購一次，每季度第二個辦公周完成采購。（2）特殊采購。局各部門需要特殊物品或需求量較大時，填寫《物品購置申請單》，經部門負責人審核、總經理辦公室主任批準后，由局總經理辦公室與物品需求部門聯合采購。（3）緊急采購。在庫存不足或特殊緊急情況下，按照成本最小原則，經行政保衛部經理批準，可由辦公室單獨采購。3．入庫驗收物品管理人員要做好入庫驗收，核查物品數量、質量，建立《物品臺帳》，做到帳物相符。4．領用申請各部門應指定專人負責物品領取工作，每月13、28日前（遇休息日順延）編制電子版《物品領用申請單》,打印后請部門負責人審核確認交總經理辦公室，并將電子版《物品領用申請單》利用網絡平臺發送至總經理辦公室物品管理員。5．登記發放物品領取時間為每月15、30日下午（遇休息日順延），局總經理辦公室根據各部門《物品領用申請單》發放物品，遇有不便應明確可領取時間，并將各部門《物品領用申請單》匯總形成《部門物品領用統計表》及《年度物品領用統計表》，每年報局領導審閱。6．辦公物品使用監督各部門負責人應監督部門物品領取使用情況，嚴格審核部門物品領用申請；總經理辦公室在物品領用統計中發現的問題，要及時反饋各部門負責人，要求給與解釋和答復。7．統計分析行政保衛部每年年底或根據需要對物品使用情況進行統計分析，查找有效利用和縮減成本的空間，提出工作改進意見，為次年物品采購預算提供依據。（三）會議室管理這里的會議室管理，主要指局總部機關的會議室使用管理工作。1．局機關會議室主要供總部召開會議和舉行活動使用。各部門使用會議室，要提前一天到總經理辦公室填寫《會議室申請單》。2．總經理辦公室負責會議室安排，發揮會議室最大使用效率，會議室使用時間如有沖突，集團會議優于部門會議，上級會議優于下級會議，緊急會議優于普通會議。辦公室工作手冊全套全文共37頁，當前為第37頁。3．會議室由總經理辦公室指定專人負責管理，管理人員負責會議室的物品保管、安全及衛生工作。辦公室工作手冊全套全文共37頁，當前為第37頁。4．各部門使用會議室，會議結束后，辦會部門要關好空調、燈具、熱水器和門窗等，并及時通知辦公室。（四）郵件管理局總經理辦公室負責局機關公務郵件接收與發送工作。局總經理辦公室與郵局和快遞公司簽署上門服務協議，按照實際發生郵寄費用定期結算。1.郵件發送管理（1）平信及掛號信發送。各部門需發送平信及掛號信的，向辦公室提出口頭申請，在《發送信件登記本》上登記發信日期、發送單位及姓名、郵件種類、郵件內容、發件部門及發件人等，辦公室須及時向郵局索要信件發送記錄及掛號信號碼。（2）特快專遞發送：緊急郵件需要特快專遞發送的，需填寫《特快專遞申請單》，說明申請部門、經辦人、發往單位、發件內容，由部門經理簽字確認，交總經理辦公室機要秘書審核后交快遞公司發送，注意留存“發件人留存聯”備查。（3）跟蹤監控郵件送遞情況。掛號信5個工作日后仍未收到，辦公室聯系郵局查詢郵件送遞情況；特快專遞郵件3個工作日仍未送達，辦公室負責聯系快遞公司查詢郵件送遞情況。2．郵件接收管理（1）郵件接收。辦公室郵件管理員每天早上按時接收郵件，休假或請假期間應委托他人負責郵件管理工作。（2）郵件登記。郵件管理員按照郵件性質和送達人進行分類，分別在《接收信件登記本》上登記郵件名稱、收件人、領取人、領取日期，雜志報刊需記錄期號。（3）郵件分發與領取。局領導郵件，由郵件管理員送達領導辦公室；部門報紙及部門個人平信郵件放入部門郵箱內；公務掛號信件通知部門到辦公室登記領取。（4）郵件查詢。部門對收到或未收到郵件有疑問的，可在總經理辦公室郵件管理員處查詢登記資料。（五）票務管理程序局綜合辦公室票務服務對象為局領導及局一類會議參會人員。1．出差任務單管理（1）局副職領導、三總師出差，事前通知局綜合辦公室填寫出差任務單，綜合辦公室報總經理或董事長批準；辦公室工作手冊全套全文共38頁，當前為第38頁。（2）董事會秘書、總經理助理、副三總師、部門正職（含主持工作的副職）出差由分管局領導批準，并把出差任務單交局綜合辦公室備案。辦公室工作手冊全套全文共38頁，當前為第38頁。2．接受訂票任務根據事務秘書編排的《領導工作計劃表》或《出差任務單》，及時請示領導訂票需求，根據《局總部費用報銷規定》（建二通﹝2006﹞209號）確定出差人員交通工具。3．訂票總經理辦公室要注意積累訂票資源和渠道，與優秀票商簽訂服務協議；可利用網絡訂票，方便快捷，提高效率。4．交票訂票完成，及時向領導交票。5．報銷及時收集領導差旅票據，按照局財務報銷規定執行報銷程序。（六）費用報銷管理程序1．月度預算費用申請綜合辦公室負責編制局三總師以上領導及本部門的月度預算費用申請，每月28日前向資金部申報次月預算費用指標，當月預算有節余的可自動轉到下月預算中，當月費用超預算的，需追加當月預算，年度預算不足的可在每年10月7日前向局預算委員會提出調整預算申請，由局預算委員會確定是否增加預算。2．定期收集報銷單據綜合辦公室每周周二收集局三總師以上領導及本部門的費用發票和報銷單據，在費用報銷單上貼票，交董事會秘書、綜合辦公室主任或總經理辦公室主任審核，辦公室報銷專員要做好票據登記工作。3．上網填報費用報銷單按照財務管理規定，辦公室及時上網填報費用報銷單，關注報銷審批情況。4．財務領款待網上報銷單處于可報銷狀態，持紙質報銷單去財務領款。5．交款及時將領取的報銷款項轉交付款人。（七）大型設施改造維修管理程序1．改造維修申請辦公室工作手冊全套全文共39頁，當前為第39頁。局總經理辦公室行政保衛部和大廈物業公司根據設施實際使用情況及企業員工反映的問題，經過調查研究，設施確需改造維修的，行政保衛部向局書面提出設施改造維修申請。辦公室工作手冊全套全文共39頁，當前為第39頁。2．改造維修招標由行政保衛部發出設施改造維修招標公告，收集投標單位的資料。3．評標局合約部與總經理辦公室聯合審核投標單位的資料，提出評標意見，擬定中標單位。4．領導審批將評標意見書面報局總經理審批。5．簽約總經理辦公室與改造維修單位簽訂合同，監督改造維修單位組織施工。6．驗收入賬改造維修工程竣工后，總經理辦公室聯合物業公司共同驗收，驗收合格后納入固定資產管理程序。（八）榮譽證書等資料管理程序本節所稱資料是指局所獲榮譽證書及局領導的身份證復印件等。1．資料借用申請需要借用上述資料的單位派專人到總經理辦公室填寫《資料借用申請單》，說明借用目的、借出日期、歸還日期、借用單位、借用人及聯系方式等。2．審核批準借用榮譽證書類的《資料借用申請單》須經局總經濟師簽字批準；借用局領導身份證需要總經理辦公室主任簽字批準。3．借用榮譽證書類資料需按照每份200元交付押金，局領導身份證復印件不需要押金。4．歸還資料使用完畢，借用單位要派專人及時歸還資料。5．驗收歸檔總經理辦公室驗收合格后，記錄實際歸還日期、歸還人及押金退還情況，將資料妥善存檔。（九）公務用車管理程序局總部公務用車管理詳見《中國建筑第二工程局公務用車管理辦法》（建二綜辦﹝2006﹞24號）。辦公室工作手冊全套全文共40頁，當前為第40頁。（十）辦公環境規劃和整治程序辦公室工作手冊全套全文共40頁，當前為第40頁。局機關辦公環境規劃和整治由局總經理辦公室負責，嚴格執行中建總公司CI規范等管理規定。總經理辦公室可與大廈物業管理公司簽署服務協議，并負責與物業公司溝通處理臨時出現的問題。附件：1．物品購置申請單2．物品臺帳3．物品領用申請單4．年度物品領用統計表5．部門物品領用統計表6．會議室申請單7．發送信件登記本8．特快專遞申請單9．接收信件登記本10．領導工作計劃表11．出差任務單12．資料借用申請單辦公室工作手冊全套全文共41頁，當前為第41頁。

附件1：辦公室工作手冊全套全文共41頁，當前為第41頁。物品購置申請單申請購置部門：年月日序號擬購物品名稱規格型號單位數量金額使用人備注申購理由批準：審核：編制：辦公室工作手冊全套全文共42頁，當前為第42頁。

附件2：辦公室工作手冊全套全文共42頁，當前為第42頁。物品臺帳辦公室工作手冊全套全文共43頁，當前為第43頁。辦公室工作手冊全套全文共43頁，當前為第43頁。序號物品名稱單位單價購置數量費用金額入庫時間驗收人庫存備注辦公室工作手冊全套全文共44頁，當前為第44頁。

附件3：辦公室工作手冊全套全文共44頁，當前為第44頁。辦公室工作手冊全套全文共45頁，當前為第45頁。物品領用申請單辦公室工作手冊全套全文共45頁，當前為第45頁。部門：年月日物品名稱需求數量使用人物品名稱需求數量使用人復印紙A4修正液復印紙A3修正帶記錄本(大)直別針記錄本(小)曲別針(大)復寫紙(大)曲別針(小)復寫紙(小)尺子簽字筆書立簽字筆芯長尾夾51mm鉛筆長尾夾32mm橡皮長尾夾19mm裁紙刀長尾夾15mm轉筆刀拉桿夾雙面膠(大)檔案盒雙面膠(小)文件夾透明膠帶(大)印油透明膠布(小)印臺(大)信封（大）印臺(小)信封（中）點鈔盒信封（小）計算器記事貼紙蔞膠水紙杯膠棒手提袋剪刀其他：筆筒訂書器訂書訂起訂器批準：審核：編制：辦公室工作手冊全套全文共46頁，當前為第46頁。

附件4：辦公室工作手冊全套全文共46頁，當前為第46頁。20年物品領用統計表辦公室工作手冊全套全文共47頁，當前為第47頁。辦公室工作手冊全套全文共47頁，當前為第47頁。部門

物品綜合辦公室發展研究部人力資源部資金部財務部經營部合約估算部工程管理部質量安全部科技部法律清欠部基礎設施部實業投資部黨委工作部紀檢監察室工會工作部審計部離退休工作部國際工程事業部復印紙記錄本復寫紙簽字筆簽字筆芯鉛筆橡皮裁紙刀轉筆刀雙面膠信封記事貼膠水剪刀筆筒訂書器別針尺子書立長尾夾拉桿夾檔案盒文件夾印油印臺點鈔盒計算器紙蔞紙杯手提袋其他：費用合計附件5：辦公室工作手冊全套全文共48頁，當前為第48頁。辦公室工作手冊全套全文共48頁，當前為第48頁。20年部門物品領用統計表部門:名稱物品性質月份統計合計單位單價1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月數量金額復印紙記錄本復寫紙簽字筆簽字筆芯鉛筆橡皮裁紙刀轉筆刀雙面膠信封記事貼膠水剪刀筆筒訂書器別針尺子書立長尾夾拉桿夾檔案盒文件夾印油印臺點鈔盒計算器紙蔞紙杯手提袋其他：費用合計附件6：會議室申請單申請部門使用時間參會人數會議議題申請時間申請會議室□19層大會議室（16席，30列席）□19層董事會會議室（16席，20列席）□21層會議室（16席，10列席）□23層會議室（10席，20列席）參會局領導會議服務項目A類□會議簽到□錄音與記錄□用餐安排□攝像□媒體報道□投影設備□水果□公關禮品□桌簽□車輛B類□落實出席領導□引導牌□專梯□車位□會場布置□花卉□茶水□相關協調工作申請人辦公室簽字注：A類服務項目由主辦部門主辦，總經理辦公室協辦；辦公室工作手冊全套全文共49頁，當前為第49頁。B類服務項目由總經理辦公室主辦。

附件7：辦公室工作手冊全套全文共49頁，當前為第49頁。發送信件登記本序號目期發送單位及姓名郵件種類郵件內容發件部門發件人辦公室工作手冊全套全文共50頁，當前為第50頁。

附件8：辦公室工作手冊全套全文共50頁，當前為第50頁。特快專遞申請單申請部門經辦人發往單位發件內容部門領導簽字辦公室機要秘書簽字辦公室工作手冊全套全文共51頁，當前為第51頁。

附件9：辦公室工作手冊全套全文共51頁，當前為第51頁。接收信件登記本序號雜志名稱信件編碼期號收件人領取日期領取人辦公室工作手冊全套全文共52頁，當前為第52頁。辦公室工作手冊全套全文共52頁，當前為第52頁。附件10：局領導工作計劃表月日-月日日期內容姓名月日星期一月日星期二月日星期三月日星期四月日星期五制表人：年月日辦公室工作手冊全套全文共53頁，當前為第53頁。

附件11：辦公室工作手冊全套全文共53頁，當前為第53頁。中國建筑第二工程局有限公司出差任務單申請部門：申請人出差地點出差時間出差事由同行人員名單預計差旅費標準交通工具飛機單程□雙程□火車□輪船□汽車□住宿標準60元以內□100元以內□120元以內□200元以內□200元以上□財務部核實預算領導批準意見任務完成后反饋信息情況任務完成情況匯報超標事由經辦人：部門意見領導批示辦公室工作手冊全套全文共54頁，當前為第54頁。

附件12：辦公室工作手冊全套全文共54頁，當前為第54頁。資料借用申請單單位借用人聯系方式借用時間歸還日期借出人資料名稱1．2．3．4．利用目的押金(200元/件)領導簽字批準備注1．實際歸還日期：年月日，歸還人：，驗收人：；2．押金已退還；3．其他事項：辦公室工作手冊全套全文共55頁，當前為第55頁。辦公室工作手冊全套全文共55頁，當前為第55頁。第六章信訪工作程序一、信訪工作概述本程序中，信訪是指群眾、法人或其他組織采用書信、電子郵件、傳真、電話、走訪等形式，向我局及所屬各單位反映情況、