視覺的觸動--如何在PPT演示中使用視覺效果排版與制作技巧課程目標：前言在課程開始之前，需要強調：不是作為藝術家在教美學不是在教廣告設計人員畫很炫的圖過于炫目的形式會對內容喧賓奪主所教的是技巧、規則、程序，它們會幫助你更好的交流和溝通在學習完本課程之后，你將可以：更有效地使用PPT創作出使人印象深刻的演示效果排版與制作技巧基本理論對效率的感覺對空間的感覺對步驟的感覺排版與制作技巧對效率的感覺所畫的幻燈片應該可以被分成許多小的動作，效率就產生于這些動作之中。復制時應將原對象和復件對齊使用Shift鍵會使這一動作快14秒排版與制作技巧對空間的感覺就好像布置一所空房子。不要浪費空間，但也不要過于擁擠。哪一個看起來更好？排版與制作技巧對空間的感覺：要胸有成竹事先考慮好：本張幻燈片需要表現些什么，以什么順序？

（這樣可以了解如何放置對象）在本張幻燈片中需要放入多少圖表？

（這樣可以對對象的大小有個概念。如果在一張幻燈片中有太多的對象，將它分為兩張）還會在這張幻燈片上加東西嗎？

（為了擴展性而故意留下一些空白，但要看起來平衡）先畫個草稿是個好方法排版與制作技巧對步驟的感覺如何畫這樣一張圖？排版與制作技巧對步驟的感覺改變步驟會極大的改變效果不需要輸入很快，也不需要鼠標移動很快就可以改變效果的方法。好的步驟可以：使創作時間縮短一半以上保證幻燈片的平衡性容易修改排版與制作技巧非常重要的一點在完成一張幻燈片或一個復雜的對象后不要忘了保存！排版與制作技巧基本技能定制界面使用快捷鍵移動和復制選中交換順序調整文本格式調整行格式調整對象格式排版與制作技巧為什么需要定制界面定制一個你更為熟悉的界面可以方便你的操作如何定制：在菜單欄上選擇“工具”->“自定義”，然后點擊“命令”，將所需的圖標移動到工具欄上。按住Alt鍵，可以將圖標拖入工具欄中或從工具欄中拖出。排版與制作技巧常用的圖標排版與制作技巧定制模板使用SlideMaster來做好一個模板。然后點擊“另存為”，保存類型為

PPT模板，然后將它替換為系統默認模板。SlideMaster：定義標題格式定義多級格式排版與制作技巧定制界面之其它在創作PPT時，最好將對象顯示為最大，這樣可以看清楚更多的細節。這是為什么只保留那些常用按鈕的原因。一般來說，橫豎各只需要兩行工具欄就夠了。請比較：排版與制作技巧使用快捷鍵復制：Ctrl+C（copy,復制到剪貼板）剪切：Ctrl+X粘貼：Ctrl+V保存：Ctrl+S全選：Ctrl+A撤銷：Ctrl+Z復制：Ctrl+D（duplicate,比copy多一個粘貼動作， 但不復制到剪貼板）打開：Ctrl+O右手使用鼠標，左手使用快捷鍵排版與制作技巧最常使用的動作：移動和復制按住Shift鍵，可以水平或豎直的移動對象，這節約了對齊的時間。按住Ctrl鍵拖動，可以在釋放鼠標的位置復制出一個對象。同時按住Ctrl和Shift鍵進行拖動，則會在原對象的水平或豎直方向上復制出一個對象。這在畫組織結構圖或其它圖形時非常有用。排版與制作技巧選中在對象上點擊鼠標則可選中該對象。但如果該對象沒有填充內容，則只能點擊其邊界來選中它。這比較麻煩，因此建議用白底填充而不是不填充。按住鼠標左鍵拖動可以選中一個區域。按住Shift鍵，在一個個點擊對象，可以將它們都選中。按Ctrl+A全選在文本框中三擊左鍵可以選中整段，雙擊可以選中一個詞。選中一個文本框最方便的方法時按住Shift鍵，然后點擊文本的任何位置。這樣將該文本框作為一個整體對象，而不是待編輯的文本對象。排版與制作技巧較復雜但非常有用的操作交換簡單圖形：選中兩個圖形，組合，然后水平或豎直翻轉。交換復雜圖形：排版與制作技巧調整文本格式：字體大小利用工具欄上的圖標調整字體大小。理論上說可以在圖標框中輸入1到4000之間的整數，但建議不要使用大于96pl或小于6pl的字體。排版與制作技巧編輯項目列表可以從“格式”菜單中選擇項目符號的格式排版與制作技巧縮進和制表位在編輯文本框時使用水平標尺：注意：不要使用空格來對齊文本，這會浪費時間，并且會使得格式調整不方便。控制首行縮進控制二級文本制表符號控制首行之外行的縮進制表符號排版與制作技巧縮進和制表（續）點擊標尺，可以定義多個制表符。它們可以指出對齊格式：該功能可用于調整文本框中的表格格式。左對齊制表符右對齊制表符排版與制作技巧畫線在畫線時按住Shift鍵，可以畫出垂線，或成15、30、45、60、75度的線。如何畫這樣一條線：

不要分別畫三條不同的線段再把它們連在一起，而應使用“自由變形”功能。排版與制作技巧放大和縮小按住Shift鍵，可按比例放大或縮小。如果想要放大或縮小復雜的對象，先將它們組合。在對象上點擊右鍵，選擇設置格式，可以精確指定想要放大或縮小的百分比。排版與制作技巧畫不規則圖形先使用自選圖形庫中的圖形，然后使用變形工具來繪制不規則圖形，如：排版與制作技巧改變形狀如何畫出下面的圖形：畫一堆小圖再排列它們？不，那樣會浪費時間。正確的方法是：先畫出一組同樣的圖形然后對所需的圖形進行變形排版與制作技巧基本規則文本規則圖表規則數量圖：柱狀圖、餅狀圖、線狀圖等形狀圖：組織結構圖、流程圖、矩陣等特殊效果排版與制作技巧文本的一致性風格一致的文本將有利于受眾的熟悉和理解。一致性一致的字體一致的標題、子標題、符號格式一致的圖表格式一致的縮寫和術語一致的大小寫一致的敘述風格排版與制作技巧不一致的例子排版與制作技巧不一致的例子排版與制作技巧文本格式：字體、斜體和粗體使用各種字體、斜體和粗體來區別不同的文本字體大小是由文本的重要性決定的。每頁的標題最大，其它文本一般都要比它小。子標題會稍小一些，可以進行調整。其它文本的字體最小。但一般都應在10pl以上，因為再小就看起來不舒服了；在屏幕演示的時候應該使用14或更大的字體。靈活使用粗體和斜體來強調重要的文本或區分開不同的文本。排版與制作技巧舉例排版與制作技巧項目符號與Word不同，PowerPoint使用短而小的句子來表達中心思想。因此建議使用項目列表的方式。不要對所有的文本使用同樣的項目符號。子標題等的項目符號應該有所區別。排版與制作技巧孤行控制孤行是指一段的最后一行只有一個很短的單詞或字。應該盡可能避免孤行的出現，因為它會使段落看起來不平衡。通過調整文本框可以很容易消除孤行。排版與制作技巧柱狀圖柱狀圖是演示中用得最多得圖示之一。當用于少于5個時間點的情景中時，它比折線圖要好。通常會去掉垂直刻度，這會使柱狀圖看起來更大一些。每一列的值會標在柱圖的上面。避免使用網格，它會使圖形看起來更復雜。使用相同的刻度來比較不同的柱狀圖。使用白色來填充柱圖。只在有需要時才使用彩色。同一頁上的柱圖的寬度應該一致，標簽字體也一致。同一頁上的柱圖應該對齊，標簽和標題也應該對齊。排版與制作技巧柱狀圖（例子）哪些地方需要改進？排版與制作技巧柱狀圖（例子）改進后：排版與制作技巧柱狀圖（從Excel中導入）在繪制數量圖方面，Excel比PowerPoint要好。但導入圖形后需要對它進行修改，使之適合ppt的標準，如：排版與制作技巧柱狀圖（從Excel導入）改進的地方在圖形區域沒有顏色因為只有一組數據，去掉了圖例去掉網格去掉垂直刻度，將值標在柱圖上方擴展柱寬，使之大于之間空隙的寬度去掉了水平線上的記號，它是用于別的圖表的，在柱狀圖上不需要。改變了默認色不需要邊框但是不需要在PowerPoint中來做這些改動，在Excel中就可以完成了。排版與制作技巧柱狀圖（續）多類別柱圖可將多組數據放在同一個圖表中，從而便于比較：多類別圖表的規則：避免有三個以上的類別使用不同的顏色和圖例來區分不同的類別。需要強調的類別以最深的顏色顯示。柱圖之間的空隙大于單個的柱寬，但小于總體寬度圖例必須置于圖表下方，采用一致的字體排版與制作技巧柱狀圖（續）修改柱狀圖來表現百分比：這兩個圖表都表示的是不同類別的百分比，但右圖更強調百分比而不是總量。規則如下：三到四個類別就夠了，不需要更多。在最右邊使用標注而不是圖例來表示不同的類別。可以使用彩色來強調某個類別。百分比和總值的字體應該不同。排版與制作技巧餅狀圖餅狀圖最主要的作用是用于表達百分比。規則如下：餅狀圖中的項目最好少于5個，不要超過8個。太多的項目通常沒有意義。可以將太小的部分合并在一起。不要用彩色和圖例來區分不同的類別，這將不容易識別。使用白色和圖注。如果想要強調某一個項目，可以使用彩色或箭頭等來強調它。如果可能，按升序或降序排列各個項目。如果空間有限，將圖注置于圖表內部。排版與制作技巧餅狀圖（續）可以將具體值放在圖注中，并將總值置于圖表下方。排版與制作技巧折線圖折線圖通常被用來表示趨勢，尤其是在時間節點超過5個的時候。規則如下：使用不同的線型（實線、虛線）對最重要的趨勢使用最粗的線型將折線的數量控制在3到4個使用圖例或箭頭來進行標注當在不同的圖之間進行比較時使用相同的刻度在折線圖中通常標注有豎直刻度，包括零刻度當具體值和趨勢一樣重要時，在折線中進行標注不要使用Excel的默認格式，要進行改進排版與制作技巧聯合圖表如果單一圖表無法表達含義，則使用聯合圖表，如：只顯示出了增長的趨勢顯示出增長的趨勢，同時表明增長率在下降排版與制作技巧餅狀圖（例子）聯合圖表的另一種用法：排版與制作技巧遇到負值的情況排版與制作技巧區域圖在既要表達值又要表達比例的情況下，使用網格和Y軸刻度：排版與制作技巧對照圖用于性別比較等排版與制作技巧條狀圖條狀圖看起來像柱狀圖的變形。在需要在圖表中加上文字的情況下，條狀圖比柱狀圖更合適。排版與制作技巧點狀圖點狀圖有兩個維度，用一條直線來表示兩個因素之間的統計關系。排版與制作技巧泡狀圖用于顯示各個組件的位置。如果想要強調某一個組件，使用彩色來填充它排版與制作技巧形狀圖的規則形狀圖比起數量圖來更為復雜。沒有死板的格式，發揮創造力。排版與制作技巧組織結構圖采用橫排或豎排的方式清晰的表明組織結構。將相同的部門組合在一起。使用垂直線和水平線，而不是斜線使用來避免交叉線的混淆使同一層級的方框大小一樣使用不同的線型來表示不同的關系如果圖表過于復雜，先畫一個概略圖，再在后面的頁面中分部分畫圖表示文本最好采用中央對齊的方式在不同的層之間留出空隙排版與制作技巧組織結構圖（例子）越清晰越好。請比較：排版與制作技巧組織結構圖（例子）如果在同一層沒有足夠的空間，可以采取這種形式：排版與制作技巧組織結構圖（文本框）兩種添加文本的方式：直接在框中添加文本使用文本框（調整文本時不用改變方框形狀）推薦使用白色填充方框而不是不填充排版與制作技巧流程圖示例一：排版與制作技巧流程圖示例二：排版與制作技巧流程圖規則如下：使用箭頭來顯示流程方向使用不同的線型來顯示流程類型使用不同的框型來表示不同的功能可以在箭頭上加上百分比目的是易于閱讀和理解排版與制作技巧矩陣確保最高點在圖表右上角或左上角如果需要強調，用彩色填充某些部分排版與制作技巧演進圖示例：排版與制作技巧表表是圖形化的文本。用簡短的詞和數字來表達意思。示例：排版與制作技巧月亮圖（MoonChart）用于表示品級，有時需加上一些說明文字。示例：排版與制作技巧構成圖（Mark-upChart)用于表示價格、成本等的構成示例：排版與制作技巧構成圖（Mark-upChart）示例二：排版與制作技巧顏色的使用使用顏色可以使ppt頁面變得更生動，更具有吸引力。但是也要避免誤用顏色。區分一些基本的灰色陰影，避免混淆在深色區域的文本以白色顯示不要在組織結構圖、流程圖等圖表中過量使用顏色，簡單的使用白色填充就可以了。排版與制作技巧漸變色漸變色看起來更美觀：排版與制作技巧其它色彩樣式紋理方格三維排版與制作技巧步驟在開始前，必須充分理解各項工作的難易程度：排版與制作技巧幫你減少麻煩的方法在開始之前，花幾分鐘考慮一下各個部分的難易程度從整個工作中較復雜的部分開始，然后進行較容易的部分在修改時盡量修改那些較容易修改的地方使用某種方式來度量圖表在畫一個復雜的圖之前先畫草稿，并為可能的修改預留下空間排版與制作技巧舉例：完成一個組織結構圖排版與制作技巧第一步：觀察必須已經有了一個草稿。觀察關鍵的部分：該圖由方框、文本和線組成，其中一些方框帶有填充色。該圖有標題和圖例。垂直的等級數：6單一等級上的最大對象數：15第二級上的方框比起其余的要更高一些，其它的方框大致一樣大小由于圖表中有太多內容，字體必須較小，大約在10或以下排版與制作技巧第二步：度量首先找出整個圖表的瓶頸：第4級。該級一共有15個對象，在水平方向上非常擁擠。選出含有最多文本的一個方框，先畫它，用10號字體：復制出15個這樣的方框，頂對齊，并在水平方向上均勻排列空間不夠，縮小字體