檔案管理制度總則：為進一步加強和規范公司檔案管理，有效地保護和運用檔案，結合我司實際狀況，特制訂以下規定。合用范疇：公司全體員工正文條款：一、公司的檔案范疇1、公司行政文書檔案。涉及法規性文獻；多個合同及合同書；會議文獻；工作計劃、規劃和工作總結；有關干部的任免、獎勵和處分、調配人事材料；職工花名冊、人事檔案等。2、公司管理檔案。涉及公司生產經營計劃、多個指標類定額類文獻、公司管理方面的多個市場信息勞開工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、顧客檔案等。3、公司技術檔案。涉及技術研究檔案、產品檔案等。4、公司業務檔案。涉及與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據等。5、公司聲像檔案。涉及照片、錄音、錄像檔案等。二、公司檔案管理體制1、公司檔案管理機構：行政部統一管理公司各類檔案（會計檔案除外）。2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人必須維護檔案的完整與安全并接受必要的培訓。三、立卷歸檔制度1、檔案的收集：收集工作是建立關歸檔制度上的。各業務部門將辦理完畢的文獻材料，通過挑選、立卷，定時移交各檔案室集中保存。2、歸檔范疇：但凡本單位含有考察運用價值的文獻材料。涉及與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據，以及工作日志、照片等多個形式、載體的文獻3、歸檔時間：辦理完畢的文獻，按工作階段性進行歸檔：3.1、按年形成的文獻，第二年上六個月歸檔。3.2、但凡有法律效用的文獻材料，一生效就歸檔。3.3、但凡有機密性的文獻，隨時形成，隨時歸檔。3.4、工程項目，科研課題，鑒定，竣工驗收后，三個月內歸檔。4、歸檔規定4.1、材料完整潔全。4.2、系統、條理、保持有機聯系。但凡歸檔文獻材料，均要按其不同特性組卷，盡量保持它的內在聯系，分辨它們不同的保存價值。文獻分類精確、立卷合理。4.3、立卷時，規定將文獻的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。4.4、在進行卷內文獻排列時，要合理安排文獻的先后秩序，準時間先后排列。對于同一事情的同一文獻，應統一規定進行，例如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。4.5、由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續，雙方在移交清冊簽字。5、部門歸檔規定5.1、編制立卷項目，將辦理完畢的文獻按有關條款歸入卷內，便于第二年立卷。5.2、文獻準時間次序排列，近來的在最上面。5.3一種客戶一種立卷，一種檔案盒。5.4、貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的發票流水號放在文獻袋里。5.5、定時交檔案室：文獻量少的，一年交一次，第二年上六個月收集。文獻量大的，一年交兩次，第二年上六個月和下六個月各一次。6、檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文獻后進行分流排列編目，作進一步的整頓和局部調節等。7、統計檔案文獻材料須用碳素筆寫。在無特殊狀況下，需用A4紙。四、檔案管理工作1、檔案的管理：分辨全宗，對的立檔單位；分類，根據檔案來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。2、檔案保管：公司設立專用文獻庫保存檔案。3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，擬定各類檔案的保管期限，編制成表。4、檔案的銷毀編制銷毀清冊：辦理銷毀手續，經總經理同意，方能銷毀；銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。五、檔案運用工作1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，根據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。2、檔案運用方式有：提供檔案原件；提供檔案復印件；提供文獻索引資料。3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，重要方面為政策信息、管理信